Jak Hilton wdrożył system ERP?

Katgoria: ERP / Utworzono: 30 marzec 2010

Jak Hilton wdrożył system ERP ?

Warszawski hotel Hilton wykorzystuje Microsoft® Dynamics AX, jako system administracyjny obsługujący księgowość, zarządzanie aktywami oraz sprawozdawczość wewnętrzną i zewnętrzną.

Plan był prosty – system miał działać od dnia otwarcia hotelu. To założenie towarzyszyło nam w czasie planowania i wdrażania systemu. Ograniczyliśmy zakres przedsięwzięcia by nie poświęcać czasu funkcjom, które nie są nam niezbędne – Grzegorz Bigos, kierownik projektu ze strony firmy Microplan Polska Sp. z o.o.

Prowadzenie hotelu to jak prowadzenie kilkudziesięciu odrębnych firm pod jednym dachem. I to bardzo sprawnie. Każda działalność: pokoje, restauracje i bary, ośrodek fitness, butiki, usługi dla biznesu, agencje podróży, parkingi i tym podobne, musi być nadzorowana pod kątem efektywności i dochodowości. Problem polega jednak na tym, że każda z tych działalności jest inna i nie da się ich sprowadzić do jednego wspólnego mianownika.

Przy środkach trwałych i wyposażeniu wartym miliony, absolutnie niezbędna jest ich właściwa inwentaryzacja i amortyzacja. Między innymi z tego powodu Atlas Estates, licencjobiorca prowadzący hotel Hilton w Warszawie, wybrał system ERP Microsoft Dynamics AX.

Konieczność śledzenia tak wielu cennych danych rozrzuconych po różnych firmach Grupy Atlas spowodowała, że firma zdecydowała się wprowadzić jeden standardowy pakiet oprogramowania, pozwalający łatwo obsługiwać ogromne ilości danych i nietracący elastyczności w miarę wzrostu skali działalności. Dlatego właśnie HGC SA, operator hotelu Hilton w Warszawie, używa Dynamics AX pomimo, że większość innych placówek sieci Hilton korzysta z Microsoft Dynamics NAV – mówi Tomasz Rusak, dyrektor finansowy w HGC SA.

Biorąc pod uwagę ekstremalnie napięte terminy, wdrożenie Dynamics AX nie było łatwym zadaniem. Kompletne rozwiązanie zostało uruchomione w dwa miesiące od podjęcia decyzji o jego wdrożeniu.

Chcieliśmy zdążyć na otwarcie hotelu i zdążyliśmy. Nie obyło się bez problemów i ciężkiej pracy, ale udało się. Nie chcieliśmy wdrażać zbyt wielu specjalizowanych funkcji, ponieważ wiedzieliśmy, że niedługo przejdziemy na Dynamics AX w nowszej wersji – dodaje Grzegorz Bigos, kierownik projektu ze strony firmy Microplan Polska Sp. z o.o.

Sytuacja

Hotel Hilton w Warszawie należy do Hilton Hotels, jednej z czołowych firm hotelarskich, założonej w 1919 roku, prowadzącej blisko 2700 hoteli w ponad 80 krajach. Hilton dysponuje ponad 500 000 pokoi hotelowych na całym świecie i zatrudnia ponad 100 000 pracowników. Otwarty w marcu 2006 roku hotel „Hilton Warsaw” jest pierwszą placówką sieci w Polsce. Ma 314 pokoi w 26 piętrowym budynku, 13 stałych sal konferencyjnych i salę kongresową o powierzchni 1400m2 mogącą pomieścić ponad 1800 osób. Hotel może się również pochwalić obiektami fitness i spa o powierzchni 3800m2, w tym 25 metrowym basenem pływackim, salą ćwiczeń i wieloma innymi udogodnieniami. Warszawski hotel Hilton działa na licencji Hilton Hotels pod zarządem HGC SA, oddziału grupy Atlas Estates, międzynarodowej firmy budowlanej, deweloperskiej i usługowej, notowanej na londyńskiej giełdzie. Grupa podjęła strategiczną decyzję o wprowadzeniu w skali całego świata oprogramowania Microsoft Dynamics, dlatego Hilton Warsaw korzysta w swojej administracji systemu Microsoft Dynamics AX.

Rozwiązanie

System realizuje wszystkie główne funkcje administracyjne, w tym rachunkowość finansową i podatkową, sprawozdawczość korporacyjną oraz gospodarkę środkami trwałymi i zapasami. Microsoft® Dynamics AX współpracuje z aplikacjami zewnętrznymi, jak na przykład programem obsługi listy płac i programami obsługi recepcji oraz restauracji, standardowo używanymi we wszystkich placówkach sieci Hilton. Największym wyzwaniem było wdrożenie systemu w terminie, dlatego harmonogram prac był bardzo napięty. Plan był prosty – system miał działać od dnia otwarcia hotelu. To założenie towarzyszyło nam w czasie planowania i wdrażania systemu. Ograniczyliśmy zakres przedsięwzięcia by nie poświęcać czasu funkcjom, które nie są nam niezbędne – mówi Grzegorz Bigos, Microplan Polska Sp. z o.o. W skład zespołu projektowego weszli kierownicy działów hotelu w Warszawie i specjaliści do spraw produktu z firmy Microplan Polska, partnera firmy Microsoft, odpowiedzialnego za przygotowanie zmian zgodnie ze specyfikacjami użytkowników biznesowych. Dodatkową trudnością, a także potencjalnym zagrożeniem przedsięwzięcia było to, że większość hoteli Hilton na świece używa oprogramowania Microsoft® Dynamics NAV, a nie Dynamics AX.

Dobre opracowanie harmonogramu wdrożenia było tu ogromnym wyzwaniem szczególnie dlatego, że funkcje sprawozdawcze wymagały znacznych modyfikacji, aby mogły spełnić wymagania korporacyjne zarówno Hiltona jak i Atlasu. Aby utrzymać terminowość prac i zmieścić się w budżecie, wykorzystywaliśmy metodologię Sure Step firmy Microsoft oraz Narzędzie Błyskawicznej Konfiguracji (Rapid Configuration Tool) – mówi Grzegorz Bigos, Microplan Polska Sp. z o.o.

Ograniczenie zakresu prac wynikało też z innych powodów. Management warszawskiego hotelu Hilton zdawał sobie sprawę z tego, że przejście na już wtedy dostępną, nowszą wersję systemu będzie nieuniknione więc postanowiono, że nie ma sensu wprowadzać znacznych zmian w wersji standardowej. W warszawskim hotelu Hilton system został wdrożony i uruchomiony w okresie około 2 miesięcy, rozpoczynając przetwarzanie danych i wykonywanie sprawozdawczości w normalnym trybie. Podstawą przedsięwzięcia było przygotowanie sprawozdawczości podatkowej – zarówno dla sieci Hilton jak i firmy Atlas Estates. Wszystkie pozostałe aspekty, nawet rachunkowość zarządczą, pozostawiono na drugim planie.

Rachunkowość zarządcza i wspomaganie podejmowania decyzji wymaga dysponowania danymi historycznymi, których nasz Klient nie posiada. W dalszym ciągu można wyliczyć tylko uproszczone wskaźniki KPI pozwalające ogólnie porównywać wydajność w stosunku do wewnętrznych poziomów odniesienia obowiązujących w Hiltonie – mówi Grzegorz Bigos, Microplan Polska Sp. z o.o.

Z drugiej strony obszar najbardziej interesujący HGC SA – środki trwałe – został w pełni uwzględniony od samego początku. Wydaje się to zrozumiałe w świetle skali inwestycji, a także specyfiki zasadniczej działalności Atlas Estates: nieruchomości i zarządzania aktywami.

Konieczność śledzenia tak wielu cennych danych rozrzuconych po różnych firmach Grupy Atlas spowodowała, że firma zdecydowała się wprowadzić jeden standardowy pakiet oprogramowania, pozwalający łatwo obsługiwać ogromne ilości danych i nietrącący elastyczności w miarę wzrostu skali działalności – mówi Tomasz Rusak z HGC SA.

Zakres i dokładność śledzenia aktywów w Microsoft Dynamics AX może być bardzo precyzyjny, ponieważ system pozwala na bardzo elastyczną konfigurację i ustawienia.

Korzyści

Hotel Hilton w Warszawie zdążył z implementacją systemu administracyjnego na swoje otwarcie. Ponieważ platforma działa już od blisko dwóch lat, nadszedł czas skokowego przejścia do nowszej wersji.

Chcieliśmy zdążyć na otwarcie hotelu i zdążyliśmy. Nie obyło się bez problemów i ciężkiej pracy, ale udało się. Teraz możemy zacząć szukać sposobów optymalizacji procesów i wydobywania większej ilości użytecznych informacji z danych, które zbiera system – mówi Grzegorz Bigos, Microplan Polska Sp. z o.o.

Podstawowe korzyści osiągnięte przez warszawski hotel Hilton obejmują:

Elastyczność i łatwość wdrożenia, jaką daje system pozwoliły, aby administrację hotelu uruchomiono w terminie, mimo bardzo napiętego harmonogramu.
Prowadzenie gospodarki środkami trwałymi w wymaganym zakresie i z odpowiednią dokładnością.
Możliwość automatycznego tworzenia dwóch różnych zestawów raportów dla centrali firmy i dla licencjodawcy.
Możliwość rejestrowania danych do wykorzystania w przyszłym systemie wspomagania decyzji.

Załoga hotelu wciąż uczy się narzędzia, które zaimplementowano, przygotowując się do nadchodzącej modernizacji.

Wdrożony system zaspokoił wszystkie podstawowe potrzeby Klienta, ale wiele aspektów można jeszcze ulepszyć. Aktualnie opracowujemy specyfikacje funkcji, które warto zmienić, usunąć lub dodać. Gdy rozpocznie się modernizacja, zarówno Klient, jak i my sami będziemy na nią gotowi i skupimy działania na realizacji konkretnego zakresu zadań – dodaje Grzegorz Bigos, Microplan Polska Sp. z o.o.

Źródło: www.microsoft.com

Najnowsze wiadomości

Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes

W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF

SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.

Czytaj całość

Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.

Czytaj całość

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP

Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.

Czytaj całość

SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP

Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.

Czytaj całość

Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)

Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.

Czytaj całość

Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników

Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.

Czytaj całość

Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej

Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".

Czytaj całość