Ze względu na ciągły rozwój firmy szukaliśmy rozwiązania, które usprawniłoby zarządzanie kluczowymi procesami zachodzącymi w firmie. Microsoft Dynamics AX spełnił nasze wymagania. Zarządzanie poszczególnymi obszarami działalności firmy jest teraz prostsze, szybsze i bardziej dokładne -Piotr Pawłowski, dyrektor generalny Telecom Sp. j.

Wprowadzenie

Telecom Kubera i Pawłowski Spółka Jawna to firma dynamicznie działająca w branży telekomunikacyjnej od ponad 12 lat. Głównym obszarem działalności firmy jest budowa sieci telefonii komórkowej. Firma uczestniczyła w budowie pierwszej stacji bazowej Plus GSM oraz realizowała projekt dla Centertel – IDEA, rozpoczynając instalacje sieci SDH na bazie radiolinii dla Centertel. W marcu 2002 roku firma uzyskała certyfikat ISO 9001.

Obecnie Telecom bierze udział w projektach firm Polkomtel, Orange oraz Era. Telecom wykonywał również instalacje dla znanych operatorów światowych tj.: diAX (Szwajcaria), Sonofon (Dania), Vodafon (Rosja), Telefonica (Hiszpania), Eurotel (Szwecja), Optimus (Portugalia).

Wyzwanie

W ostatnim czasie firma Telecom dynamicznie rozwija wszystkie obszary swojej działalności.

Nie mogliśmy pozwolić, aby dotychczas wykorzystywany przez naszą firmę system IT hamował rozwój firmy. Brak powiązania pomiędzy świetnie działającymi modułami znacznie wydłużał czas opracowania potrzebnych informacji. Czas, za który nie chcieliśmy płacić. Stawiane przez naszych Klientów pytania wymagają szybkiej analizy i precyzyjnej odpowiedzi, przy jak najmniejszym marginesie błędu – mówi Piotr Pawłowski, dyrektor generalny Telecom Sp. j.

Zarząd firmy zdecydował się na wdrożenie nowego systemu ze względu na znaczne zwiększenie obszaru działalności. Telecom od początku swojej działalności był firmą usługową – TI. Od stycznia 2009 roku firma oferuje wszystkie występujące w procesie TurnKey usługi – od wyszukania lokalizacji, uzyskania pozwolenia na budowę, prace budowlane oraz TI, dlatego potrzebowała solidnego wsparcia do zarządzania projektami. Niestety, wcześniej wdrożone w firmie aplikacje nie posiadały funkcjonalności wystarczających do tego celu.

Od nowego sytemu IT oczekiwano także wsparcia i usprawnienia procesu raportowania pracy do zleceniodawcy (Nokia). Zgromadzone informacje były rozmieszczone w rożnych miejscach oraz obarczone błędem. Pracownicy spędzali dużo czasu na weryfikowanie danych przesyłanych z Nokii oraz na sprawozdawczość powykonawczą.

Brak synchronizacji między poszczególnymi pracownikami działów a przełożonymi przyczynił się do nie przekazywania kluczowych informacji, a tym samym do zakłócenia procesów wykonawczych w firmie.

Przed implementacją Telecom używał rozbudowanego arkusza Microsoft Excel oraz autorskiego rozwiązania Implant – przeznaczonego tylko dla jednego oddziału firmy. Dodatkowo, korzystano z systemu finansowo – księgowego. Wymienione aplikacje nie obsługiwały jednak zarządzania firmą w zakresie szacowania kosztów na poszczególnych projektach. Potrzebny był zatem system zintegrowany, który obsłużyłby wszystkie obszary działalności firmy.

Rozwiązanie

Zdecydowano o implementacji w Telecom systemu Microsoft Dynamics AX w wersji Advanced Management. Początkowo, alternatywą dla narzędzia Microsoft Dynamics był SAP. Jednakże o wyborze Microsoft Dynamics AX zadecydował ostatecznie zakres funkcjonalności systemu, jego elastyczność oraz wydajność. Nie bez znaczenia była tu również godna zaufania marka producenta.

Jako że Dynamics AX jest produktem firmy Microsoft, praca z systemem jest dość intuicyjna i nie wymaga od pracowników przechodzenia długich skomplikowanych szkoleń. Ponadto, system jest bardzo elastyczny i może być w szybki i prosty sposób modyfikowany wraz z postępującym rozwojem firmy.

Zrozumieliśmy potrzeby Klienta i wystąpiliśmy w roli Jego doradcy. Szybko zdiagnozowaliśmy wymagania firmy względem systemu i na tej podstawie zebraliśmy komplet kluczowych potrzeb Klienta. Następnie zbudowaliśmy model rozwiązania. Jako jedyni z partnerów chcieliśmy obsłużyć Telecom kompleksowo pod względem infrastruktury i obsługi informatycznej. Zaproponowaliśmy również najnowszą technologię dostępną na rynku – rozwiązanie Microsoft Dynamics AX– mówi Dariusz Sobczyk, dyrektor handlowy i prezes zarządu firmy Response, partnera Microsoft.

Jak to działa

Przy implementacji systemu Microsoft Dynamics AX w wersji Advanced Management szczególną uwagę zwrócono na pełne wykorzystanie modułu „projekty”. Dodatkowo, aplikacja zawiera zintegrowane rozwiązanie kadrowo – płacowe AX People, miejsce do zarządzania dokumentacją, punktowy system motywacyjny dla pracowników działający w oparciu o osiągane rezultaty oraz narzędzie do raportowania dla zleceniodawcy.

Głównym celem wdrożenia było ułatwienie zarządzania dużą liczbą małych projektów realizowanych w Polsce i na świecie. Ponieważ w tej realizacji uczestniczy duże grono osób, istotne stało się zarządzanie personelem. Z tego względu wdrożyliśmy również moduł kadrowo – płacowy AX People. Jesteśmy dostawcą kompletnej infrastruktury pod Dynamics AX. Dla firmy Telecom rozwinęliśmy ją o rozwiązania backup’u – mówi Dariusz Trela, kierownik projektu ze strony Response.

Zaproponowaliśmy i wdrożyliśmy w firmie specjalne archiwum danych. Jest to mechanizm umożliwiający budowanie struktur projektowych na serwerze. W ten sposób firma zyskuje centrum informacji o etapach wykonywanych zleceń oraz dysponuje kompletną dokumentację w jednym miejscu, bez konieczności logowania się do systemu AX – dodaje Dariusz Trela.

Proces realizacji i kalkulacji zleceń

Dzięki zastosowaniu narzędzia firma może przyjmować zlecenia i oszacowywać opłacalność realizacji poszczególnych projektów. Jest to tzw. symulacja kosztów, przychodów i zysków firmy. Dodatkowo, Microsoft Dynamics AX umożliwia ewidencjonowanie postępów prac na poszczególnych zleceniach, dostarcza informacje o zakończeniu prac i zafakturowaniu poszczególnych zleceń.

Proces zarządzania zasobami ludzkimi

Microsoft Dynamics AX wspomaga zarządzanie kadrą pracowniczą. System znacznie ułatwia ewidencję uprawnień pracowniczych oraz czasu pracy. Ponadto, pracodawca zyskuje informacje o aktualnych badaniach i uprawnieniach pracowników. Aplikacja daje możliwość zarządzania odzieżą roboczą i sprzętem przypisanym do pracownika oraz generowanie wynagrodzeń z uwzględnieniem punktowego systemu motywacyjnego.

Proces zarządzania dokumentacją

System ułatwia kompletowanie i przechowywanie dokumentów. Na bieżąco można śledzić status dokumentów i ich obieg. Dzięki temu wzrasta wydajność pracy, maleją koszty operacyjne oraz minimalizowanie jest ryzyko zagubienia lub przeterminowania dokumentu czy transakcji. Gromadzone informacje i możliwość przygotowywania specjalistycznych raportów na ich podstawie pozwalają menadżerom firmy na trafną analizę sytuacji biznesowej przedsiębiorstwa.

Proces zarządzania firmą

System wyposażony został w funkcję wczesnego ostrzegania menadżera, która obrazuje sytuację finansową firmy. Wdrożone aplikacje ułatwiają planowanie i kontrolę centrum zysków oraz kosztów z perspektywy osoby zarządzającej firmą. Zaawansowane i elastyczne narzędzia analityczne dają pełny obraz firmy – od perspektywy ogólnej po najdrobniejsze szczegóły, umożliwiając szybkie i dokładne podejmowanie strategicznych decyzji.

Wielojęzyczność aplikacji oraz wdrożenie modułu „projekty” zwiększyło efektywność zarządzania jakością wykonywanych przez nas usług. Ścisła integracja kontrolingu ze strefą działalności operacyjnych spowodowała uzyskiwanie rzetelnych i dokładnych informacji, niezbędnych do podejmowania decyzji podczas planowania i budowy sieci GSM – mówi Piotr Pawłowski, Telecom Sp. j.

• Integracja wszystkich aplikacji w jednym miejscu.
• Oszczędność czasu wynikająca z użytkowania systemu o wyglądzie znanym już pracownikom firmy oraz dokładnego planowania czasu wykonania zlecenia.
• Możliwość automatycznego szacowania kosztów poszczególnych zleceń.
• Niższy koszt zarządzania firmą, ze względu na zmniejszenie ilości zatrudnionych osób.
• Łatwość zlecania prac podwykonawcom i nadzorowanie postępów realizacji projektu.
• Możliwość obsługiwania większej liczby zleceń przez dany zespół, a tym samym łatwiejsze zarządzanie nim.
• Łatwiejsze i szybsze raportowanie do zleceniodawcy.
• Możliwość raportowania z rożnych poziomów – z poziomu głównego managera, managera strefy, zleceniobiorcy.
• Automatyczne wyliczanie wynagrodzeń od osiąganych rezultatów pracowników.

Dlaczego wybór padł na Microsoft Dynamics AX? Kiedy zobaczyłem możliwości Dynamics AX i listę firm, które używają tego narzędzia, nie miałem wątpliwości co do wyboru – podsumowuje Piotr Pawłowski, Telecom Sp. j.

Źródło: www.mircosoft.com