SKOK Ziemi Rybnickiej pracował na systemie SkokCom będącym wewnętrznym systemem transakcyjnych. Jest on zintegrowanym pakietem programów komputerowych służącym do kompleksowej obsługi kas w zakresie prowadzenia: rachunków klientów, działalności depozytowej, pożyczkowej, rozliczeniowej, ubezpieczeniowej, kasowej oraz obsługi księgowej. Jak każde narzędzie służące ewidencji finansowo księgowej SKOKCom nie dysponuje możliwościami analitycznymi informacji zarządczej. Menadzęrom SKOKu Rybnickiego brakowało narzędzi pozwalających analizować działalności pod kątem centrów powstawania kosztów.

O firmie

Spółdzielcze Kasy Oszczędnościowo-Kredytowe działają w Polsce od 1992 roku. W chwili obecnej w Polsce dysponują 1837 punktami kasowymi i zrzeszają ponad 2 miliony członków. W skali globalnej w 2010 r. prawie miliard ludzi należy do spółdzielni. W Kanadzie i Japonii co trzeci obywatel jest członkiem spółdzielni, w Niemczech i USA – co czwarty.

Siedziba SKOK-u Ziemi Rybnickiej mieści się w Czerwionce – Leszczynach. Spółdzielnia zrzesza osoby fizyczne – pracowników oraz emerytów i rencistów zakładów pracy, których siedziba znajduje się na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej. Celem Spółdzielczej Kasy jest propagowanie oszczędności i gospodarności, upowszechnianie idei finansowej samopomocy, kształtowanie umiejętności zarządzania finansami w sposób efektywny i demokratyczny, jak również zapewnienie członkom źródła pożyczek i kredytów o umiarkowanym oprocentowaniu. SKOK Rybnicki działa na terenie 4 województw poprzez 27 punktów kasowych. SKOK Ziemi Rybnickiej trzykrotnie została uhonorowana prestiżowym wyróżnieniem „Firmy Nieprzeciętnie przyjaznej matkom”. Surowe kryteria konkursu spełniło tylko 118 firm w Polsce, a wyróżnionych zostało 37.

Wyzwanie

Firma w cierpiała na niedosyt danych zarządczych w przysłowiowym morzu danych.Sam proces udostępnia danych do sprawozdawczości kontrolingowej był bardzo kłopotliwy zarówno dla działu księgowości jak i komórki analiz.

Ograniczenia wynikające z transferu danych ograniczały rozwój i zakres procesów biznesowych poddawanych poddawanych kontroli. Dodatkowym ograniczeniem była sama częstotliwość i szybkość generowania analiz. Przysparzało to problemów w procesie oceny rentowności poszczególnych oddziałów.

Prócz ewaluacji działania punktów kasowych SKOK nie dysponował systemem pozwalającym agregować dane kosztowe w podziale na obszary, zespoły, zadania, projekty. Było to kolejne ograniczenia w obszarze decyzji zarządczych, co znacznie spowalniało rozwój sieci nowych placówek.

Ograniczenia wynikające z transferu danych ograniczały rozwój i zakres procesów biznesowych poddawanych poddawanych kontroli. Dodatkowym ograniczeniem była sama częstotliwość i szybkość generowania analiz. Przysparzało to problemów w procesie oceny rentowności poszczególnych oddziałów.

Prócz ewaluacji działania punktów kasowych SKOK nie dysponował systemem pozwalającym agregować dane kosztowe w podziale na obszary, zespoły, zadania, projekty. Było to kolejne ograniczenia w obszarze decyzji zarządczych, co znacznie spowalniało rozwój sieci nowych placówek.

Dlaczego Macrologic

SKOK ziemi Rybnickiej szukał systemu poprzez rekomendacje płynące z innych Spółdzielczych Kas. Zarząd Spółdzielni szukał sprawdzonego w branży rozwiązania. Przedstawiciele firmy prowadząc rozpoznanie oferty rynkowej pytali głównie o możliwości z obszarów analizy zarządczej, efektywność i przebieg wdrożenia oraz faktyczne rezultaty działania rozwiązania. Tą droga Rybnicki SKOK trafił do oddziału Macrologic w Katowicach. Spółka współpracuje ze SKOK-ami od przeszło 6 lat i przeprowadziła kilkanaście udanych projektów informatycznych w zakresie ERP oraz systemów zarządzania przepływem informacji

Rozwiązanie

SKOK Rybnicki zdecydował się na zakup systemu Xpertis w obszarze finanse. Instalacja dotyczyła modułu finanse, środków trwałych, modułu analiz OLAP.

Przebieg wdrożenia

W drożenie oparte o metodologię pracy z dotychczasowymi klientami należącymi do Krajowego SKOK przebiegło sprawnie. Przeanalizowano potrzeby rybnickiej kasy pod kątem oferowanego rozwiązania. Określono zakres parametryzacji systemu pod kątem analityk controllingowych oraz obszary dostosowania pod specyficzne potrzeby SKOK. Wdrożenie wraz z asystą oraz szkoleniami trwało 4 miesiące.

Po zakończeniu prac wdrożeniowych SKOK Ziemi Rybnickiej osiągną zakładane cele związane z informacją zarządczą. System pozwolił na rozwój działalności i usamodzielnienie działu controllingu.

Korzyści biznesowe

Nie ukrywam, że nowy system przyspieszył prace Zarządu i uwolnił od ryzyka operacyjnego zarządzanie rozwojem sieci. Lepsze i dokładniejsze analizy pozwoliły obniżyć koszty funkcjonowania sieci placówek. Bezpośrednio zarząd nie pracuje na systemie, ale dostęp do informacji ma szybszy i dokładniejszy. Wprawdzie nie pracuje na systemie ale potrzebne informacje otrzymuje bez konieczności długiego oczekiwania. - mówi Franciszek Barakomski Dyrektor Generalny SKOK Ziemi Rybnickiej

System okazał się tak efektywny, iż po analizie danych dotyczących użytkownia bankowamtów Rybnicki SKOK jako jedna z pierwszych w kraju kas spółdzielczych mógł udostępnić wszystkie bankomaty bez opłat. Dzięki bardzo pozytywnemu odbiorowi rozwiązania SKOK zdecydował się na wdrożenie modułu OLAP Analizy finansowe. Dużym ułatwienie pracy z punktu widzenia pracy SKOKu jest możliwość przyporządkowania kosztów już na etapie dekretowania dokumentów księgowych. Dzięki temu zespół controllingowy nie musi analizować dokumentów papierowych, ale opiera się na danych bezpośrednio z systemu. Daje to duże oszczędności czasu a dane, które trafiają do obróbki są uporządkowane a nie prezentowane jako agregaty - sumy końcowe – ogólne koszty na koniec miesiąca.

W przeszłości np. kontrolując rachunki telefoniczne musieliśmy się zastanawiać, który numer należy przyporządkować do konkretnego punktu kasowego. Takie ręczne poszukiwanie danych niezmiernie spowalniało prace. Dodatkowo tonęliśmy w stosach faktur. – mówi Izabela Biłas Kierownik Działu Analiz

Rozwiązanie Xpertis Finanse pozwala obecnie prowadzić bardzo wszechstronne analizy rentowności, śledzenia trendów, identyfikowanie źródeł kosztów. Zarząd SKOK dzięki systemowi może określić, czy koszty to wynik pracy osób, koniunktury, czy innych czynników. Przetworzone informacje umożliwiają szybsze reakcje tj. zmiana lokalizacji punktu kasowego, zmiana organizacji pracy oddziału.

Zastosowanie Xpertis pozwoliło zarządzającym SKOK gromadzić, agregować i przetwarzać w jednym miejscu dane z niecoreowych obszarów np. wynajem powierzchni, koszty komunikacji etc.

Wprowadzenie sprawnego systemu kontrolującego i wspierającego zarząd zmieniło hierarchię organizacji. Księgowość z punktu widzenia zarządczego przestała pełnić w SKOK Ziemi Rybnickiej funkcji nadrzędną i stała się ośrodkiem porządkującym dane. Natomiast dział controllingu z punktu nadzoru efektywności prowadzenia biznesu stał się bardzo sprawnym i użytecznym wsparciem zarządu.

Xpertis dał zarządowi SKOK dostęp do pełnych danych o kosztach wraz z opisem. Możliwości definiowania raportów pozwoliła na bieżące zasilanie menadżerów w niezbędne dane. Wprowadzenie modułu OLAP dało realną kontrolę na sytuacją bieżącą, gdyż po zaciągnięciu danych z systemu SkokCom raport jest generowany w kilka sekund. Dostęp do danych okazał się kluczowy w obszarze zarządzania rentownością całej sieci. W czasach papierowych analiz, z uwagi na bardzo dużą ilość wymagających obróbki taki raport był generowany raz na pół roku. Obecnie SKOK dokonuje kwartalnych przeglądów rentowności.

Zwiększenie możliwości analitycznych na potrzeby zarządu odniosło bardzo dobry efekt psychologiczny wśród pracowników. System pozwala zarządowi SKOK prześledzić w chwili bieżącej, jaki w rozkładzie w czasie każdy rodzaj kosztów: koszty ogólne zarząd, koszty pośrednie, bezpośrednie, amortyzację, IT, administracji. Już w pierwszym okresie działania systemu w poszczególnych obszarach można było zaobserwować obniżenie kosztów związanych np. z wykorzystaniem materiałów biurowych. Kolejnym elementem wykorzystywanym przez menadżerów SKOK są symulacje. Są one tworzone na podstawie danych okresowych z OLAP. Zarząd może w ten sposób analizować scenariusze „what if „ i tworzyć długofalowe plany rozwoju.

Źródlo: www.macrologic.pl