Przed wdrożeniem systemu ERP Impuls 5 w firmie Ekoplon funkcjonowały aplikacje stworzone własnymi siłami, na bazie wieloletnich doświadczeń. Były to „DOSowe” aplikacje funkcjonujące na strukturach bazowych DBF. Oprogramowanie obejmowało wszystkie obszary funkcjonalne i pozwalało na stworzenie w miarę zintegrowanego środowiska. Jednak z biegiem czasu narastał problem niewystarczającej szybkości, wydajności oraz możliwości modyfikacji własnego systemu. Możliwości reagowania na kolejne potrzeby okazywały się coraz bardziej ograniczone. Rosnąca liczba zamówień, tras dostarczenia towarów oraz wszelkich dokumentów, a co ważniejsze uruchomienie nowej linii produkcji pasz, coraz bardziej wskazywała na konieczność wdrożenia nowoczesnego rozwiązania.

Nowi klienci, nowa produkcja, nowy system ERP

Decyzji o pozyskaniu zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie klasy ERP towarzyszyło poszerzanie asortymentu i pozyskiwanie nowych grup klientów. Najistotniejsze było uruchomienie produkcji pasz pełnoporcjowych luzem, co pozwoliło dotrzeć do zupełnie nowych odbiorców, wymagających innych form polityki sprzedażowej czy transportu. W biznesowym wymiarze nowe narzędzia informatyczne miały nie tylko wspomóc wzrost sprzedaży, ale również ułatwić szybką reakcję na dynamiczne zmiany kosztów produkcji. Głównym kryterium wyboru dostawcy oprogramowania ERP był w związku z tym dobry moduł produkcyjny.

Pod uwagę braliśmy jedynie firmy posiadające doświadczenie we wdrożeniach rozwiązań dla firm produkcyjnych. Kolejnym ważnym elementem mającym wpływ na wybór oprogramowania było oparcie na standardowych bazach danych. Decyzja o wyborze systemu klasy ERP zapadła w najlepszym dla firmy momencie. Przeciąganie sprawy zbiegło by się w czasie z intensywnym rozwojem, co mogłoby spowodować całkowitą utratę wydolności wcześniej stosowanych rozwiązań IT – podkreśla Elżbieta Dziurzyńska, koordynująca wdrożenie w firmie Ekoplon.

Bardzo dobrą decyzją, w ocenie Elżbiety Dziurzyńskiej, było również utrzymanie terminu uruchomienia systemu. Przesuwanie go z różnych powodów mogłoby również pociągnąć za sobą niekorzystne konsekwencje.

Ostatnim ważnym czynnikiem było doświadczenie na rynku oraz potencjał kadrowy dostawcy.

Właściwy wybór – szybkie wdrożenie

System Impuls 5 i jego produkcyjne rozwiązanie informatyczne autorstwa BPSC dobrze wpasowało się w realia producenta pasz i nawozów. Specyfika firmy wymusiła jedynie nowe podejście do kwestii planowania. Wynikało to z dużej ilości zleceń produkcyjnych, które wymagają specyficznego podejścia do informacji o konkretnych zamówieniach oraz terminach ich realizacji, buforach czy stanach magazynowych.

Sprzedaż wspomagana jest poprzez sieć handlowców - doradców, którzy są specjalistami w zakresie żywienia czy nawożenia. Produkty firmy sprzedawane są głównie pod własną marką. Spora część produkcji trafia do odbiorców końcowych poprzez dystrybutorów. Bezpośrednio sprzedaż realizowana jest jedynie w przypadku dużych odbiorców indywidualnych (fermy, duże gospodarstwa rolne). System ERP został w trakcie wdrożenia dostosowany do specyficznej polityki upustowej stosowanej przez Ekoplon. Zgodnie z nią cena nie jest stała dla danego asortymentu. Zależy od kilku czynników, m.in. od wielkości zamówienia czy miejsca dostawy. Ostateczna wartość generowana jest dopiero w momencie tworzenia faktury. Ponieważ na koszt duży wpływ ma transport, polityka ta skłania klientów do zamawiania w większych ilościach, przy jak najmniejszej liczbie kolejnych dostaw. System sprzedaży obsługuje zarówno obrót wewnątrz kraju, jak i eksport. Plany sprzedaży tworzone w ramach systemu ERP wykorzystywane są do ustalania, jakie surowce będą w najbliższym czasie najbardziej potrzebne, tak aby uniknąć przestojów. Pozwala to również ocenić ryzyko produkcji „na magazyn”.

Integracja ze specjalistycznymi rozwiązaniami

System ERP Impuls 5 został zintegrowany ze specjalistycznym oprogramowaniem dedykowanym procesom produkcyjnym. Aplikacja BESTMIX odpowiada za optymalizację cenową produktu przy składzie surowcowym zapewniającym wymagany poziom białka, energii, witamin i minerałów, jakie są potrzebne odbiorcom produktu, czyli zwierzętom. Taka receptura BESTMIX trafia do modułu technologii systemu Impuls 5. Dlatego np. zmiany cen surowców czy składu mogą wprost przekładać się na procesy optymalizacyjne. System ERP zintegrowany jest również z oprogramowaniem linii produkcyjnych do automatycznego naważania. Do systemu sterującego linii produkcyjnych trafiają zlecenia produkcyjne z ilościami składników przypisanymi danej recepturze. Na tej podstawie automaty pobierają określone ilości składnika do mieszania. Do systemu Impuls 5 wracają dane dotyczące rzeczywistych naważeń w postaci raportu.

Impuls 5 – terminowo i z korzyścią

Wdrożenie realizowane było w oparciu o zespoły dedykowane poszczególnych obszarom. Wymiar wdrożenia sprawił, że tylko z góry ustalona specjalizacja poszczególnych grup wdrożeniowych pozwoliła na sprawne przeprowadzenie prac. Całość prac wdrożeniowych nie została podzielona na etapy. Jedynie rozwiązania płacowe zostały uruchomione miesiąc wcześniej, ze względu na konieczność sprawnego rozpoczęcia realizacji wypłat z początkiem nowego roku (rozliczenie grudnia w styczniu). Proces wdrożenia zamknął się w kilku miesiącach – pomiędzy kwietniem a grudniem. Pierwsze pięć miesięcy zajęły analizy, kolejne cztery wdrożenia oraz szkolenia pracowników firmy. Styczeń kolejnego roku to rozruch systemu oraz analizy jego funkcjonowania.

Po roku użytkowania zintegrowanego systemu klasy ERP za największego beneficjenta w firmie Ekoplon uważa się dział księgowości. To właśnie tu odczuwalny jest największy wzrost wartościowych informacji kosztowych, które wcześniej nie były dostępne. W wymiarze ogólnym wyraźnie odczuwalne jest przyspieszenie oraz ułatwienie dostępu do informacji. Nowoczesna i bezpieczna technologia pozwala obecnie na sprawny eksport i import danych.

W planach firmy jest również wdrożenie funkcjonalności kodów kreskowych. Planowany rozruch drugiej linii produkcyjnej i związany z tym wzrost produkcji sprawi, że korzystanie z takiego rozwiązania stanie się koniecznością.

Impuls 5 ERP:

• Finanse, Księgowość, Koszty
• Kadry - Płace
• Środki Trwałe
• Gospodarka Materiałowa
• Dystrybucja
• Transport
• CRM
• Produkcja Gospodarka remontowa
• 68 użytkowników

• Serwer SUN X4200
• Macierz SUN SE6140

Źródło: www.bpsc.com.pl