Korzystając z dostępnych funkcji systemu trudno było przygotować analizę wiekowania faktur, czy ranking odbiorców. Poprzedni dostawca systemu oferował jedynie sztywne wydruki a pozostałe badania wykonywaliśmy w Excelu. Proces ten komplikowała dodatkowo konieczność ręcznego przenoszenia danych. Natomiast w obszarze produkcji, który jest dla firmy produkcyjnej kluczowym obszarem, dane analizowane były na bardzo ogólnym poziomie. - mówi Mariusz Hochman Prezes Zarządu.

Spółka PZG, szczególnie w momencie zmian koniunktury, potrzebowała szybkiego dostępu do danych o kosztach bezpośrednich, pośrednich, narzutach wydziałowych. Oprogramowanie umożliwiało śledzenia produkcji w toku w bardzo wąskim obszarze. Z uwagi na dużą ilość danych, które wymagały ręcznego przenoszenia, obsługa pozostałych procesów administracyjnych również była bardzo skomplikowana i czasochłonna. Jednym z bardzo pracochłonnych procesów była rejestracja i fakturowanie sprzedaży, oraz rozliczanie VAT-u. Specyfiką branży jest fakturowanie z 60 – 90 dniowym okresem karencji. Drukarnia posługuje się notą debetową, która to rejestruje w systemie sprzedaż gazet, czasopism i książek oraz rozlicza przychody firmy dla celów podatku dochodowego CIT. W momencie zapłaty za wykonaną usługę lub w 60/90 dniu od wykonania usługi wystawia fakturę, która to rozlicza podatek VAT.

Proces obsługi płatności wspierany przez poprzednie rozwiązanie systemowe, wymagał ręcznego wprowadzania danych na każdym z etapów. Chcąc realnie kontrolować bieżącą sytuację firmy, wykorzystać możliwości rachunkowości zarządczej oraz dostosować program do często zmieniających się przepisów podatkowych zarząd PZG SA musiał zdecydować się na zmianę systemu.

O firmie

Pabianickie Zakłady Graficzne zostały założone w 1945 roku. W obecnej formie organizacyjnej (Spółka Akcyjna) funkcjonują od 1994 roku. Spółka została zarejestrowana w Sądzie Rejonowym w Łodzi.

Wg danych GUS w Polsce zarejestrowanych w rejestrze REGON wg klas PKD jest ponad 18 000 podmiotów prowadzących działalność w obszarze poligrafii. Rynek charakteryzuje się dużym rozdrobnieniem. W segmencie działają podmioty o zatrudnieniu od kilku do blisko 500 osób. Na tym tle Pabianickie Zakłady Graficzne z zatrudnieniem 67 osób zaliczane są do średniej wielkości drukarni. W ramach działalności spółka świadczy szeroką gamę usług w zakresie druku książek, broszur, czasopism, gazet, plakatów, kalendarzy etc. Spółka aktywnie poszukuje zleceń od wydawnictw oraz bazuje na stałych umowach. PZG świadczy bardzo bogaty asortyment usług. Firma dysponuje nowoczesnymi urządzeniami, co pozwala realizować bardzo złożone zlecenia. W swoim portfolio posiada setki produktów, które mogą zostać wykonane na zlecenia klientów.

W ostatnich latach PZG S.A. unowocześniły park maszynowy m.in. dzięki współfinansowaniu inwestycji ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach wsparcia na inwestycje dla małych i średnich przedsiębiorstw SPO WKP działanie 2.3. Rynek druku w Polsce

Rynek druku w Polsce jest bardzo konkurencyjny, mocno odczuwa zmiany koniunktury w gospodarce (zwłaszcza w mediach), wszelkie zmiany cen surowców i energii. Kryzys gospodarczy oraz malejące czytelnictwo w Polsce nie ułatwia życia podmiotom poligraficznym. Wpływ nowych technologii powoduje dodatkowo, że im więcej treści dystrybuowanych będzie w formie elektronicznej, tym mniej będzie miejsca dla poligrafii i księgarstwa. Część klientów drukarń, m.in. wydawcy prasy i magazynów, redukuje koszty. Muszą ograniczać nakłady gazet, nie mówiąc o wstrzymaniu jakichkolwiek dużych, nowych projektów wydawniczych. Powodem jest recesja w reklamie – do kieszeni wydawców trafia mniej pieniędzy. Według CR Media Consulting firmy ograniczyły wydatki na reklamę w mediach o 11 proc., czyli około 170 mln zł, a w 2009 roku były one niższe o ponad 10 proc., czyli o blisko 700 mln zł. Cięcia dosięgły także wydatków na druki reklamowe dołączane do gazet czy wkładane do skrzynek pocztowych. Nikt dokładnie nie policzył do tej pory wartości rynku usług poligraficznych w Polsce. W ciągu trzech lat dobrej koniunktury, do 2007 roku, wartość tego rynku rosła średnio o 5–6 proc. rocznie.

Spadek czytelnictwa powoduje, że wydawcy książek muszą ograniczać koszty m. in. ograniczając nakłady bądź wstrzymując nowe projekty wydawnicze. Kryzys gospodarczy powoduje zaś, że firmy różnych branż tną budżety na reklamę i reprezentację (producenci kalendarzy tym samym zostają zmuszeni do zmniejszania nakładów wydawanych kalendarzy).

Duża wrażliwość branży skłania firmy do dbałości o jakość informacji zarządczej.

Przebieg wdrożenia

Wdrożenie zostało poprzedzone analizą potrzeb w obszarze produkcyjnym w celu określenia zakresu parametryzacji i dostosowania modułu produkcyjnego. Samo wdrożenie systemu Xpertis zostało podzielone na trzy etapy. Pierwszy obejmował wdrożenie systemu w obszarze produkcyjnym, w kolejnym równocześnie rozpoczęto prace w obszarach: Finanse i księgowość, Kadry i płace, Logistyka, Kasa, Środki trwałe, Informacja finansowa i Bankowość elektroniczna. W trzecim etapie zakończono prace wdrożeniowe w zakresie parametryzacji w zakresie kadr i informacji finansowej. Szkolenia dla użytkowników systemu rozpoczęły się po zakończeniu pierwszego etapu prac wdrożeniowych. Wdrożenie trwało od X 2009 r. do V 2010 r. , a ostateczny odbiór systemu nastąpił w X 2010 r. Po zakończeniu wdrożenia PZG SA zdecydował się podpisać umowę serwisową – Pakiet Brązowy.

Zakres wdrożenia

System Xpertis w obszarach zarządzania finansami, personelem, logistyką, produkcją na platformie Windows. System został zainstalowany na 11 stanowiskach natomiast serwer bazy danych został przystosowany do pracy 10 użytkowników jednocześnie. W PZG SA zastosowano rozwiązanie typu „thin client” zapewniające mniejsze obciążenie stacji roboczych.

Korzyści biznesowe

Wraz z wdrożeniem rozwiązania Xpertis zarząd spółki otrzymał pełen obraz bieżącej działalności operacyjnej. Wdrożenie systemu ERP Xpertis umożliwiło powiązanie wszystkich danych w logiczno-biznesowy ciąg informacji, dający pełen obraz rentowności procesów. Łatwiejsze stało się zarządzanie danymi oraz obieg informacji. W konsekwencji finalną zmianą jakościową, odczuwalną przez zarząd PZG SA, jest możliwość obserwacji i analizowania wszystkich składowych kosztów oraz produkcji w toku.

Powiązanie informacjami w systemie Xpertis pozwoliło na szybsze przetwarzanie danych. Jest to możliwe dzięki rejestrowaniu w systemie ERP Xpertis danych dot. zużytych materiałów oraz kart pracy. Raporty wykonania danego zlecenia dla zarządu są zatem szczegółowe, a ich przygotowanie nie wymaga dodatkowych czynności.

Poszczególne maszyny w naszym ciągu technologicznym mogą wykonywać od kilku do kilkunastu zadań. Dzięki oprogramowaniu Xpertis wszystkie kombinacje operacji składające się na poszczególne zlecenie są rejestrowane i mogą być analizowane. Wydrukowanie jednej książki składa się z 40-60 operacji. Bez sprawnego systemu nie jest możliwa tak szczegółowa analiza. Raport w kilka chwil po wprowadzeniu danych może być dostępny nie tylko dla zarządu, ale i dla technologów kontrolujących wykonanie danego zlecenia. Nas szczególnie interesuje wydajność, ilość produkcji, czasochłonność, rentowności na poziomie kosztów bezpośrednich oraz technicznego kosztu wytworzenia. Użytkowanie Xpertisa znacząco poprawiło kontrolę w tym zakresie oraz utwierdziło w przekonaniu o poprawności wyliczania kosztów na etapie kalkulacji - mówi Mariusz Hochman Prezes Zarządu Dzięki systemowi Xpertis osoba odpowiedzialna za produkcję może łatwo sprawdzić zakres wykonanego zlecenia, czy zużycie materiałów. Menadżerowie nie muszą czekać obecnie do zakończenia realizacji, ale mając dostęp do danych również w trakcie produkcji. Powiązanie danych z poszczególnych obszarów zautomatyzowało większość operacji administracyjno-biurowych firmy. Jednym z procesów, który w ten sposób uległ usprawnieniu jest naliczanie wynagrodzeń. Dzięki nowemu rozwiązaniu dane potrzebne do naliczania płac czerpane są wprost z modułu produkcyjnego. Nie ma zatem możliwości popełnienia błędu przy wprowadzaniu danych, są one automatycznie porównywane z danymi planowanymi przy zakładaniu zleceń.

Również procesy rejestracji sprzedaży i fakturowania nie wymagają kilkukrotnego ręcznego wprowadzania danych. Zastosowanie rozwiania Xpertis poprawiło komfort pracy w obszarze finansów. System uelastycznił pracę działu finansowego, który może jednocześnie pracować w kilku okresach, zamykając zlecenia z poprzednich miesięcy. Dodatkowo nieobecności jednego z pracowników działu finansowego nie powoduje niemożności procesu generowania dokumentów i wprowadzania danych. System Xpertis dostosowany jest do wprowadzenia czytników umożliwiających szybszą rejestrację kart pracy, a jego dodatkową zaletą jest możliwość łatwego przystosowania do zmieniających się regulacji prawnych.

Źródło: www.macrologic.pl