Wprowadzenie Bibus Menos Sp. z o.o. powstała w wyniku połączenia polskiej firmy Menos i szwajcarskiej spółki Bibus. Firma działa w obszarach pneumatyki, mechatroniki, hydrauliki siłowej oraz filtracji, techniki szynowej, a także pomp i systemów. Istotną pozycję w ofercie firmy stanowią usługi projektowe, a także szybkie prototypowanie w postaci wydruków 3D. Misja firmy

W oparciu o zasoby materialne i finansowe firmy, doświadczony zespół pracowników oraz potencjał grupy BIBUS AG, dążymy do systematycznego umacniania pozycji naszej firmy wśród dostawców elementów, układów, urządzeń i rozwiązań z zakresu dziedzin, w których firma prowadzi swoją aktywność biznesową. Dążymy do zapewnienia naszym klientom produktów dobrze wykonanych, nowoczesnych i bezpiecznych w eksploatacji. Wspieramy na rynkach przemysłowych rozwój nowoczesnych technologii.

Wyzwanie

Głównym wyzwaniem dla I&B Consulting – partnera wdrożeniowego Microsoft Dynamics AX, było takie przygotowanie systemu, aby odpowiadał on wszystkim obszarom zdywersyfikowanej działalności firmy i umożliwiał realizację procesu w ramach produkcji seryjnej jak i niestandardowych, indywidualnych zamówień. Stosowane wcześniej przestarzałe i rozproszone aplikacje funkcjonujące w przedsiębiorstwie były kolejnym wyzwaniem, z którym I&B Consulting musiał sobie poradzić. Wraz z rozwojem firmy, przedsiębiorstwo zaczęło dotkliwie odczuwać problemy związane z rozliczaniem zamówień. Autorska aplikacja, na której pracował Bibus Menos, nie realizowała obsługi nieszablonowych zleceń. Od Microsoft Dynamics AX oczekiwano wsparcia dla kadry kierowniczej w procesie decyzyjnym i zarządczym, a także możliwości tworzenia prognoz rentowności.

Rozwiązanie

W Bibus Menos wdrożono system Microsoft Dynamics AX 2009, dedykowany dla średnich i dużych przedsiębiorstw prowadzących szeroko zakrojoną działalność. Firma zdecydowała się kompleksowo wesprzeć swój biznes wdrażając niemal wszystkie dostępne w najnowszej wersji moduły oprogramowania. Zintegrowany system, łączący ze sobą narzędzia usprawniające działalność przedsiębiorstwa na różnych polach, zapewnia sprawną wymianę danych pomiędzy poszczególnymi działami, co znacznie przyspiesza realizację zleceń i automatyzuje liczne procesy, niwelując tym samym pomyłki spowodowane tzw. „czynnikiem ludzkim”, czy błędy występujące przy ręcznym przenoszeniu informacji z jednej aplikacji do drugiej.

Zaimplementowane narzędzie wspiera procesy związane z działalnością usługową, produkcyjną i handlową. Dzięki wdrożeniu Dynamics AX istnieje możliwość śledzenia kosztów na wszystkich etapach działalności produkcyjnej i usługowej. System dostarcza zaawansowanych narzędzi analitycznych umożliwiających monitorowanie i raportowanie kluczowych parametrów firmy oraz pozwala na rozliczenie rzeczywistych kosztów produkcji i usług. Microsoft Dynamics AX wspiera również obszar sprzedaży, podnosząc tym samym efektywność prowadzonych działań. Dzięki modułowi Projekty ulepszona została kontrola poszczególnych zamówień, a także ewidencja czasu pracy przy zleceniach i rozliczanie kosztów związanych z obsługą zleceń.

Znacznym udogodnieniem jest moduł CRM usprawniający organizację działań handlowych, obsługi klienta oraz marketingu. Natomiast dzięki modułowi portalu internetowego AX wykorzystywanemu w działaniach sprzedażowych, poprawiła się jakość i szybkość obsługi grupy dystrybutorów towarów i wyrobów Bibus Menos. Ergonomia, a także łatwość obsługi klienta jest kolejną korzyścią bardzo docenianą przez pracowników firmy Bibus Menos. Ponieważ użytkownicy różnią się między sobą zakresem obowiązków i kompetencjami, w systemie zdefiniowano role dla każdego stanowiska, co mocno podnosi satysfakcję użytkowników. Zindywidualizowany interfejs zawiera tylko te funkcjonalności i dostęp tylko do tych danych, które są konieczne do wykonywania pracy na określonym stanowisku, czyniąc codzienną pracę łatwiejszą i bardziej klarowną. Wszystkie te funkcjonalności znacznie ułatwiają obsługę procesów biznesowych, obniżają koszty i czas niezbędny do wdrożenia nowego pracownika w niuanse dotyczące korzystania z systemu.

Jak to działa

Dzięki wysokiemu poziomowi kompetencji zespołu firmy I&B Consulting podstawowe wdrożenie trwało zaledwie 8 miesięcy. Dobra współpraca między zespołami wdrożeniowymi – I&B Consulting i wewnetrzną grupą projektową przedsiębiorstwa – pozwoliła przeprowadzić implementację bez zakłóceń normalnego funkcjonowania firmy i zakończyć projekt sukcesem.

Realizacja zamówień

Bibus Menos prowadzi działalność w zakresie kilku różnych dziedzin, dlatego realizacja poszczególnych zleceń bardzo się od siebie różni i nosi znamiona unikalności oraz jednostkowości. Taka sytuacja jest widoczna szczególnie w przypadku prototypowania w postaci wydruków 3D czy makiet. Rzadko zdarzają się dwa identyczne zamówienia. Realizację każdego zlecenia trzeba oddzielnie zaprojektować, oszacować jego koszty i określić przypuszczalny czas dostarczenia gotowego produktu do klienta. Moduł Projekty oraz Narzędzia, umożliwiające wielowymiarowe analizy, wspierają firmę na tym polu poprzez znaczne uproszczenie planowania kosztów, czasu pracy, zużycia materiałów i obciążenia maszyn. Dzięki zaawansowanym funkcjom, system Microsoft Dynamics AX pozwala harmonogramować pracę nad poszczególnymi zleceniami z optymalnym wykorzystaniem zasobów firmy, maksymalizując tym samym zyski. W przypadku konieczności równoległej realizacji kilku zleceń, narzędzia analityczne dostarczają specjalistycznych kalkulacji ułatwiających ustanowienie najbardziej priorytetowych zadań i zidentyfikowanie najbardziej rentownych zamówień.

Wsparcie sprzedaży

Moduły CRM zintegrowane z funkcjonalnością portalu AX zaoferowały Bibus Menos rozległe możliwości sprzedażowe, umacniając tym samym pozycję firmy na rynku. Przed wdrożeniem firma otrzymywała liczne zamówienia za pośrednictwem portalu internetowego. Jednak informacje o zamówieniach trzeba było następnie ręcznie przenosić do innych systemów, co znacznie wydłużało czas potrzebny na obsługę klienta i niosło ze sobą ryzyko błędu. Obecnie, wszystkie dane o zamówieniach automatycznie przepływają do odpowiednich modułów, dzięki czemu pracownicy działu obsługi klienta efektywniej realizują powierzone im zadania, a dzięki osiągnięciu znacznej oszczędności czasu mogą efektywniej i produktywniej zaangażować się w budowanie relacji z klientami. Zaimplementowane rozwiązanie spowodowało, że sprzedaż odbywa się szybciej, sprawniej, jest mniej absorbująca oraz bardziej efektywna i satysfakcjonująca – zarówno dla pracowników, jak i klientów firmy Bibus Menos.

Moduł CRM wspiera wszystkie etapy obsługi sprzedaży – poczynając od nawiązania kontaktu, przez ofertowanie, realizację zamówień, bieżące działania jak i obsługę posprzedażową, np. serwis. Obsługa indywidualnych zleceń wymaga innego podejścia do klienta niż w przypadku standardowych, powtarzalnych zamówień. Klient nie tylko zamawia produkt, ale określając swoje wymagania niejako go współtworzy. W takiej sytuacji skuteczna komunikacja pomiędzy klientem a dostawcą jest kluczem do sukcesu, choć nierzadko okazuje się jednocześnie wąskim gardłem. Moduły CRM dostarczają rozwiązań, które ułatwiają komunikację i rozwijają relację klient-dostawca w najbardziej efektywnym kierunku.

Pełna kontrola

Przy realizacji tak złożonych i zróżnicowanych zleceń konieczne jest zapewnienie maksymalnej kontroli na każdym etapie. System został zaimplementowany w taki sposób, aby odwzorowywał swoją strukturą procesy zachodzące w firmie, dzięki czemu o wiele łatwiej jest je monitorować, kontrolować i udoskonalać. Takie rozwiązanie pozwala trafniej ocenić koszty zlecenia, czas potrzebny na jego realizację i rentowność. Co więcej, system umożliwia śledzenie kosztów na wszystkich otwartych działaniach, przez co firma może zidentyfikować najbardziej kosztowne etapy realizacji i w miarę możliwości optymalizować wydatki.

Raportowanie i analizy

System Microsoft Dynamics AX umożliwia automatyczne monitorowanie i rejestrowanie procesów zachodzących w firmie, dzięki czemu zyskuje ona cenne informacje na temat wydajności poszczególnych działań. Na podstawie danych o popycie na poszczególne produkty czy cen materiałów, managerowie mogą podejmować trafne decyzje oparte na rzeczywistych danych, a nie tylko polegać na swojej intuicji. Ogranicza to ryzyko związane z nadprodukcją towarów, na które nie będzie zbytu i tym samym zamrożenie kapitału oraz wzrost kosztów magazynowania. Z drugiej strony, narzędzia analityczne zintegrowane z modułem sprzedaży i modułami CRM ułatwiają identyfikację niezagospodarowanych nisz i szans biznesowych, pozwalając wyprzedzić konkurencję i zwiększyć zyski przedsiębiorstwa.

Co więcej, Microsoft Dynamics AX przyspiesza proces przygotowania raportów, zapewniając dostęp do informacji przekrojowej w czasie rzeczywistym przy mniejszym nakładzie czasu na opracowanie analiz i raportów.

System przyjazny użytkownikom

System Microsoft Dynamics AX został wybrany nie tylko ze względu na jego wysoką skalowalność i wydajność, ale także ze względu na interfejs przypominający użytkownikom oprogramowanie Microsoft Office. Dzięki temu, system szybciej zyskuje akceptację użytkowników i jest przez nich chętniej i sprawniej używany.

Korzyści biznesowe

Mimo, że Bibus Menos od niedawna korzysta z systemu, efekty wdrożenia są widoczne już teraz.

Dane firmy zgromadzone są w jednym miejscu, więc odszukanie poszczególnych informacji i korzystanie z nich jest o wiele prostsze i wygodniejsze, zajmując znacznie mniej czasu. System centralizując dane zapewnia pracownikom dostęp do najświeższych informacji, pochodzących także z innych placówek firmy, co znacznie ułatwia planowanie dalszych działań i komunikację pomiędzy poszczególnymi oddziałami.

Dużym ułatwieniem dla handlowców jest zintegrowanie systemu z portalem sprzedażowym, co zwiększa skuteczność ich działań i skraca czas realizacji zamówień. System przyspiesza i automatyzuje realizację projektu, np. wyprodukowanie modelu projektowego w CAD zaledwie w ciągu 12 godzin. Moduły CRM pozwalają na maksymalne wykorzystanie wiedzy o klientach i ich zamówieniach, przekładające się na zacieśnienie relacji i dopasowanie oferty do ich indywidualnych potrzeb. Moduł Serwis dostarcza narzędzi, dzięki którym pracownicy firmy mogą zapewnić swoim klientom właściwą obsługę posprzedażową. W efekcie każda interakcja z klientem jest rejestrowana, a obsługa utrzymana na jednakowo wysokim poziomie. Natomiast analizy i raporty „podpowiadają” managerom następne kroki i pomagają kształtować odpowiednią politykę firmy oraz planować jej dalsze działania.

Wdrożenie Microsoft Dynamics AX w polskim oddziale było projektem o najszerszym zakresie funkcjonalnym w ramach grupy Bibus. Mimo, że w polskiej firmie zachodzą najbardziej skomplikowane i zróżnicowane procesy, system dobrze się sprawdza i można prognozować, że wdrożenie powiedzie się także w pozostałych jednostkach.

Podeszliśmy do implementacji z dużym rozmachem. Gdy podejmowaliśmy decyzję o wdrożeniu tak skomplikowanego systemu, liczyliśmy się z tym, że jest to proces długotrwały i kosztowny. Dlatego postawiliśmy na najnowocześniejsze i kompleksowe rozwiązanie tak, abyśmy wkrótce po jego implementacji nie musieli martwić się o to, czy firma szybko z niego „wyrośnie”. Już teraz widzimy korzyści, jakie przynosi wykorzystanie tego oprogramowania, a to dopiero początek naszej przygody z Microsoft Dynamics AX.” – mówi Zbigniew Gotartowski, Prezes Zarządu Bibus Menos.

Stawiamy na nowoczesność i rozwój. Nie boimy się wyzwań. Stale rozbudowujemy naszą ofertę i dlatego potrzebowaliśmy spójnego systemu, który automatyzując maksymalną liczbę procesów pozwoliłby nam poświęcać więcej czasu na ambitniejsze zadania. Szukaliśmy narzędzia, które wsparłoby nas w planowaniu dalszych działań w taki sposób, aby odpowiadać na potrzeby naszych klientów i wyprzedzać konkurencję, a przede wszystkim nie tkwić w miejscu.” – wyjaśnia Michał Stankiewicz, Dyrektor Handlowy Bibus Menos.

Nie jesteśmy typowym przedsiębiorstwem produkcyjnym. Nasze działania w ogromnej mierze zależne są od wymagań naszych klientów, dlatego musimy szczególnie dbać o relacje z nimi. CRM będący integralną częścią zaimplementowanego rozwiązania wraz z modułem Serwis, dostarcza bezcennej pomocy w nawiązywaniu i utrzymywaniu kontaktu z naszymi kontrahentami, a także realizacji zamówień zgodnie z ich wymaganiami. – tłumaczy Tomasz Szczechowski, Dyrektor Produkcji Bibus Menos.

Źródło: MICROSOFT