Spółka FCPK Bytów działa na polskim rynku od 1993 r., specjalizując się od początku w produkcji elementów ze stali przeznaczonych do form wtryskowych i tłoczników. Warto podkreślić, że wykorzystuje się do tego celu wyłącznie polskie technologie. Firma jako jedyny producent w Polsce dysponuje technologią wylewania tulei z brązem. Głównymi odbiorcami produktów FCPK Bytów są narzędziownie związane z przemysłem motoryzacyjnym i branżą AGD, a asortyment obejmuje m.in.:

• korpusy i płyty do form wtryskowych i ciśnieniowych,
• części znormalizowane i specjalnych do form, takie jak: wypychacze, elementy prowadzące, szybkozłącza, multizłącza i inny osprzęt do chłodzenia form, zamki boczne i zamki górne do form oraz szerokiej gamy innych normaliów do form,
• oprawy i płyty do tłoczników i wykrojników,
• części standardowe i specjalne do tłoczników.

Przed wdrożeniem IFS Applications™ w spółce FCPK Bytów działały niezależnie dwa systemy informatyczne: pierwszy był wykorzystywany w obszarze finansów i sprzedaży, a drugi wspomagał zarządzanie produkcją. Taka sytuacja wymagała przenoszenia danych z jednego systemu do drugiego, co było bardzo uciążliwe. Jednak główna przyczyna decyzji o zmianie systemu ERP była czysto techniczna – fakt zaprzestania serwisowania rozwiązania przez jego dostawcę.

Brak wsparcia technicznego oraz możliwości uzyskania aktualizacji w odpowiedzi na zmiany przepisów prawnych spowodował, że wystąpiła potrzeba zakupu nowego systemu. Ponadto poprzednie rozwiązanie po dziesięciu latach eksploatacji było już przestarzałe technologicznie – informuje Sławomir Boniecki, Dyrektor ds. Technicznych w FCPK Bytów.

WYBÓR IFS APPLICATIONS™

Poszukiwania nowego systemu klasy ERP rozpoczęto w marcu 2009 r. Zapytanie ofertowe, w którym określono podstawowe wymagania funkcjonalne rozwiązania, skierowano do największych dostawców na rynku. Odbyły się pierwsze prezentacje, podczas których zapoznano się z możliwościami poszczególnych systemów.

Bardzo duże znaczenie miała dla nas cena – jako nieduża firma, nie mogliśmy sobie pozwolić na system bardzo drogi nie tylko przy zakupie, ale i w utrzymaniu. Ważnym aspektem była też łatwość obsługi oraz możliwość wyceny zapasów metodą LIFO, co było niezbędne ze względu na potrzeby księgowości spółki-matki Superior Die Set Corporation w Stanach Zjednoczonych – wyjaśnia Sławomir Boniecki. „W rezultacie wybraliśmy trzy rozwiązania spełniające te warunki. Wśród nich znalazł się system IFS Applications. Po kolejnych rozmowach i negocjacjach cenowych zdecydowaliśmy się na ofertę IFS. Wybraliśmy firmę stabilną, z długą historią na rynku, w przekonaniu, że to na długie lata zagwarantuje nam wsparcie techniczne i serwis systemu.

Celem wdrożenia było usprawnienie i optymalizacja procesów biznesowych w firmie, w szczególności usprawnienie pracy działu finansowego i uproszczenie działań związanych z przygotowaniem bilansu. Wdrożenie IFS Applications™ miało umożliwić prowadzenie operacji na bieżąco, eliminując konieczność przepisywania danych. Nowy system miał ponadto polepszyć zarządzanie kosztami, wspomóc planowanie produkcji, ułatwić zarządzanie informacją i podejmowanie właściwych decyzji biznesowych.

Naszym założeniem było, by nie wprowadzać modyfikacji do systemu lub modyfikować go tylko w minimalnym stopniu. Wynikało to z przekonania, że system, który funkcjonuje od lat w wielu przedsiębiorstwach, jest dobrze zaprojektowany, a jego struktura i filozofia działania wspiera prawidłowy rozwój przedsiębiorstwa. Chcieliśmy od początku dostosować nasze procesy biznesowe do wymagań nowego systemu i jego struktury, tak żeby system był wyznacznikiem działania naszych procesów, a nie odwrotnie – mówi Sławomir Boniecki.

WDROŻENIE SYSTEMU

Pierwsze spotkanie z konsultantami IFS odbyło się w kwietniu 2010 r. Powołano grupę wdrożeniową, w skład której weszli liderzy zespołów z poszczególnych obszarów działalności przedsiębiorstwa: finansów, dystrybucji, produkcji oraz logistyki. Te osoby współpracowały z konsultantami IFS nad przygotowaniem projektu wdrożenia i były odpowiedzialne za późniejsze przeszkolenie swoich pracowników.

Wdrożenie trwało osiem miesięcy – od kwietnia do grudnia 2010 r., z przerwą wakacyjną. System wdrażano jednocześnie w centrali w Bytowie oraz oddziale w Kielcach. W tym czasie w centrali w Bytowie powstała nowa serwerownia, którą wyposażono od podstaw w nowy sprzęt, m.in. zaawansowane serwery IBM. Start produkcyjny systemu nastąpił w styczniu 2011 r.

Wiedzieliśmy, że samo wdrożenie nie rozwiąże naszych problemów, bowiem system wymaga danych. Przygotowywaliśmy się więc wcześniej, żeby zdążyć na czas z danymi produkcyjnymi, takimi jak marszruty technologiczne. Trzeba też było zdefiniować, jakie są wymagania dla poszczególnych stanowisk pracy i jakie normatywy należy im przypisać w celu prawidłowego planowania obciążenia maszyn i pracowników. Te dane należało wprowadzić do systemu, by potem można było je kontrolować, zarządzać nimi i planować produkcję – wyjaśnia Sławomir Boniecki.

Niestety, okazało się, że w starym systemie było dużo błędów. Żeby zapewnić prawidłową migrację danych, trzeba było przeprowadzić najpierw dokładną ich weryfikację, co zajęło zespołowi wdrożeniowemu sporo czasu.

Zdecydowaliśmy, że ze względu na presję czasu wprowadzimy tylko dane, które są niezbędne w nowym systemie do utrzymania produkcji. Przygotowaliśmy tylko standardowe marszruty różnych materiałów, rezygnując tymczasowo z wprowadzania marszrut alternatywnych. Zrezygnowaliśmy ponadto z wielu danych historycznych, które nie były istotne z punktu widzenia standardowej produkcji. Dzięki temu zdążyliśmy na czas – informuje Sławomir Boniecki.

Gdy prace były już prawie na ukończeniu, pojawił się jeszcze jeden niewielki problem. Okazało się, że szablony raportów, np. faktur, kwitów kompletacyjnych i innych dokumentów, które otrzymują klienci FCPK Bytów, trzeba było przystosować do dotychczasowej postaci, do której byli przyzwyczajeni klienci.

Zmiana była potrzebna dlatego, żeby klienci nie odczuli, że coś się u nas zmieniło. W rozwiązaniu tej kwestii bardzo nam pomogli konsultanci IFS – mówi Sławomir Boniecki.

Procesy biznesowe w FCPK Bytów zostały dostosowane do systemu ERP. Wprowadzono tylko lekkie modyfikacje usprawniające pracę, takie jak np. stworzenie nowego okna do raportowania produkcji, by wyglądem przypominało dotychczasowe, znane pracownikom z działu produkcji. Zdaniem Sławomira Bonieckiego, ważne jest to, że po wdrożeniu systemu informacja przepływa między procesami i każdy etap procesu można dokładnie sprawdzić. Pracownikom przybyło wprawdzie obowiązków ze względu na konieczność wprowadzania danych, ale w efekcie przyniosło to korzyści – zapewniło przejrzystość wszystkich operacji, dało możliwość szybkiego wykrycia miejsca i przyczyny błędów czy nieprawidłowości i wreszcie, co równie ważne, zmniejszyło „papierologię”.

W FCPK Bytów wdrożono IFS Applications™ wraz z nowym interfejsem użytkownika IFS Enterprise Explorer. (IFS EE). Warto podkreślić, że to jedno z pierwszych wdrożeń rozwiązania IFS EE w Polsce. Nowy interfejs, działający na zasadzie przeglądarki internetowej, jest bardzo przyjazny dla użytkownika, a jego intuicyjność i łatwość użycia przekłada się na większą efektywność pracy. Zdaniem Sławomira Bonieckiego, już z perspektywy kilku miesięcy widać, że decyzja o wdrożeniu rozwiązania najnowszej generacji z interfejsem IFS Enterprise Explorer była właściwa.

OSIĄGNIĘTE KORZYŚCI

Jedną z głównych korzyści z wdrożenia IFS Applications™ jest usprawnienie obiegu informacji w przedsiębiorstwie. Wyeliminowana została konieczność przepisywania danych z jednego systemu do drugiego, co bezpośrednio przełożyło się na oszczędność czasu i papieru. Wszelkie informacje są dostępne dla uprawnionych pracowników w czasie rzeczywistym.

Kolejna korzyść to znaczne skrócenie czasu tworzenia bilansu. Księgowość na bieżąco ma zapewniony dostęp do danych. Dzięki temu bilans powstaje obecnie w ciągu godzin, podczas gdy wcześniej zajmowało to nawet kilka dni.

Mamy obecnie lepsze możliwości zarządzania finansami, na bieżąco widzimy w systemie wszystkie koszty, mamy dostęp do pełnych danych z obszaru finansów, logistyki, magazynu. Kadra kierownicza może obserwować przebieg procesów w jednym systemie, w łatwy sposób można prześledzić całą ścieżkę każdego niemal działania – informuje Sławomir Boniecki. Na początku pewnym utrudnieniem było dla nas to, że system ze względu na swoją strukturę wymaga wprowadzania bardzo dużej ilości danych. Żeby je wprowadzić, potrzebny jest czas, a wiadomo, czas to pieniądz. Jeśli jednak patrzymy na to od strony przebiegu procesów, to korzyść jest duża, bo dzięki temu mamy strukturę, która niweluje chaos, doraźne działania czy ukrywanie pomyłek – każde działanie jest widoczne od razu w systemie, a wszystkie ścieżki można dokładnie sprawdzić. To duży plus.

W FCPK Bytów system wspomagający zarządzanie IFS Applications™ objął produkcję, dystrybucję, finanse oraz zasoby ludzkie i płace. Umowa obejmowała również zakup komponentu do harmonogramowania produkcji z ograniczeniami, ale nie został on jeszcze wdrożony. Kierownictwo FCPK Bytów wychodzi bowiem z założenia, że wcześniej trzeba w organizacji przeprowadzić zmiany, które pozwolą na ustabilizowanie procesów i zweryfikowanie wprowadzonych danych technologicznych, umożliwiając skuteczne planowanie produkcji.

Zależy nam na tym, żeby wartość dodana z harmonogramowania produkcji była jak największa, a to oznacza, że będą konieczne zmiany organizacyjne. Specyfika produkcji w każdym z naszych zakładów jest inna. Ze względu na profil produkcji przygotowanie technologii marszrut zupełnie inaczej przebiega w Bytowie, a inaczej w Kielcach. Ponadto w zakładzie w Bytowie procesy produkcyjne są zróżnicowane – dla przykładu wykorzystuje się tu 10 rodzajów stali, a każdy z nich jest poddawany innej obróbce. Każda marszruta wygląda inaczej, do tego dochodzi jeszcze produkcja jednostkowa na specjalne zamówienia. Sposobem na zwiększenie możliwości planowania mogłoby być ograniczenie produkcji jednostkowej i skupienie się na produkcji wyrobów standardowych – podsumowuje Sławomir Boniecki.

• Dostęp w czasie rzeczywistym do informacji o produkcji
• Szybki dostęp do informacji zarządczej
• Lepsze wykorzystanie systemu w procesie planowania
• Lepsze zarządzanie kosztami
• Sprawna inwentaryzacja magazynów
• Zamknięcie miesiąca w ciągu jednego dnia
• Efektywniejsze zarządzanie utrzymaniem ruchu

• IFS Finanse™
• IFS Dystrybucja™
• IFS Produkcja™
• IFS Zasoby Ludzkie™
• IFS Płace™

Liczba użytkowników: 50

O FIRMIE FCPK BYTÓW

FCPK Bytów Sp. z o.o. rozpoczęła działalność w 1993 r. Założycielem spółki jest amerykańska firma Superior Die Set Corporation z Milwaukee, Wisconsin – zakład z 85-letnią tradycją w produkcji opraw do tłoczników i wykrojników oraz korpusów do form. FCPK Bytów specjalizuje się w produkcji korpusów i płyt do form wtryskowych i ciśnieniowych, części znormalizowanych i specjalnych do form, opraw i płyt do tłoczników i wykrojników oraz części standardowych i specjalnych do tłoczników. FCPK Bytów jest największym dostawcą tego typu wyrobów w Polsce. Ponad 40% produktów eksportuje m.in. do USA, Niemiec, Wielkiej Brytanii, Włoch, Szwajcarii, Szwecji, Finlandii, Czech, a także na Słowację, Litwę i Ukrainę. W Polsce firma zatrudnia ponad 220 osób. Od 2011 r. zarządzanie przedsiębiorstwem wspomaga system klasy ERP – IFS Applications™.

Źródło: www.ifsworld.com