W Fabryce Łożysk Tocznych w Kraśniku informatyka ma długie tradycje. Już w latach 70. do przetwarzania danych wykorzystywano w firmie polski superkomputer Odra. W roku 2000 firma przeszła na nowsze technologie, a wysłużoną Odrę zastąpiły komputery PC. Dział informatyki od początku swego istnienia przygotowywał własne rozwiązania projektowe i programistyczne. Stworzono m.in. oprogramowanie do rozliczania płac i do wspomagania zarządzania magazynem i sprzedażą, system finansowo-księgowy i moduły do usprawnienia produkcji.

Oprogramowanie nie było ze sobą zintegrowane i nie zapewniało użytkownikom możliwości pracy w tym samym czasie na tych samych, aktualnych danych. Problemem był brak systemu obiegu dokumentów i możliwości pracy grupowej w sieci. Ponadto wykorzystywane w firmie oprogramowanie systemowe i sieciowe było już przestarzałe i nie stwarzało możliwości dalszego rozwoju. W tej sytuacji odkładanie w czasie decyzji o inwestycji w IT zagrażało bezpieczeństwu funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Zdawaliśmy sobie sprawę, że przestarzałe technologie zwiększają ryzyko, że w pewnym momencie nie będziemy mogli sprawnie funkcjonować w dotychczasowym środowisku IT. Tym bardziej, że zakres stosowania informatyki w firmie jest szeroki. Poszukiwaliśmy więc bezpiecznego rozwiązania, które pozwoliłoby nam dalej spokojnie działać – wyjaśnia Tomasz Skorupa, Kierownik Projektu Wdrożenia w FŁT-Kraśnik SA.

W 2005 r. rozpoczęto przygotowania do wyboru zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie klasy ERP. W pierwszej fazie przygotowań przeprowadzono szczegółową analizę przedwdrożeniową, opisano realizowane w firmie procesy biznesowe oraz zdefiniowano cele i przewidywane korzyści z wdrożenia systemu zintegrowanego. Na tej podstawie sformułowano wymagania wstępne i przygotowano zapytanie ofertowe, które zostało skierowane do dostawców.

WYBÓR SYSTEMU ERP

W celu jak najlepszego przeglądu rynku dostawców systemów klasy ERP przyjęto zasadę dwuetapowego wyboru. Pierwszy etap posłużył do szerokiego przebadania potencjalnych dostawców, m.in. pod względem wiarygodności, kosztów wdrożenia oraz świadczonych usług wsparcia technicznego.

W czerwcu 2006 r. wysłano zapytanie ofertowe do 23 dostawców, uzyskując 12 odpowiedzi. Po analizie ofert do drugiego etapu zaproszono trzy firmy, wśród nich IFS Poland. Wszyscy trzej dostawcy zaprezentowali szczegółowo swoje rozwiązania, koncepcję ich wdrożenia oraz opis procesów docelowych. Po zapoznaniu się z możliwościami poszczególnych rozwiązań zespół opiniujący jednogłośnie wybrał ofertę firmy IFS.

Najważniejsze zalety, które wyróżniały system firmy IFS na tle rozwiązań konkurencji, to szeroka funkcjonalność rozwiązania, duże możliwości harmonogramowania, funkcja pozwalająca określić termin wykonania zamówienia klienta i zarezerwowanie potrzebnych zasobów, integracja z systemami CAD, natychmiastowe ostrzeganie o wynikłych problemach, wbudowany moduł obiegu dokumentów, statystyczne metody prognozowania oraz księgowość zarządcza.

Nasza firma miała długą historię, jeśli chodzi o korzystanie z IT, ale brakowało nam kontaktów z innymi firmami i możliwości wymiany doświadczeń. Bardzo pożyteczne okazały się dla nas wizyty referencyjne, które odbyły się w drugim etapie. Zdecydowaliśmy wtedy, że nie chcemy systemu stworzonego pod nasze dyktando. Oczekiwaliśmy, że doświadczony dostawca podpowie nam dobre praktyki z innych wdrożeń i dlatego wybraliśmy IFS. Referencje były bardzo obiecujące, zainteresował nas przede wszystkim rozbudowany moduł produkcyjny. Doszliśmy do przekonania, że to rozwiązanie zapewni nam największe korzyści – informuje Tomasz Skorupa.

PRZEBIEG WDROŻENIA

Umowę dotyczącą wdrożenia systemu IFS Applications™ podpisano w połowie 2007 r. i od razu przystąpiono do realizacji projektu.

Podczas pierwszego spotkania z konsultantami IFS ustaliliśmy sposób działania. Zgodnie z metodologią IFS powołaliśmy zespół wdrożeniowy, który został przeszkolony ze standardowej funkcjonalności systemu IFS Applications. Zespół liczył dwadzieścia kilka osób i był podzielony na kilka sekcji tematycznych, takich jak produkcja, dystrybucja, finanse oraz kadry i płace. Dział IT, którym kieruję, zajmował się wsparciem kluczowych użytkowników – informuje Tomasz Skorupa.

W ramach prac przygotowawczych opracowano szczegółowy projekt rozwiązania oraz przygotowano specyfikację migracji do IFS Applications™ danych niezbędnych do realizacji procesów opisanych w koncepcji wdrożenia. Zdefiniowano również wymagania sprzętowo-programowe dotyczące serwerów, stacji roboczych oraz firmowej sieci komputerowej.

Firma ma bardzo dużą różnorodność działania – mamy wydziały produkcyjne oraz wydziały pomocnicze, takie jak narzędziownia, zakład remontowy czy własny wydział budowy maszyn produkcyjnych. Zakres wdrożenia sytemu był olbrzymi i objął w zasadzie pełny obszar działania naszej firmy. Powodowało to duży natłok działań, ale na szczęście mieliśmy duże wsparcie ze strony konsultantów IFS” – podkreśla Tomasz Skorupa. Współpracowało nam się bardzo dobrze, aczkolwiek pojawiały się czasem pewne różnice zdań, co moim zdaniem, przy trudnych projektach jest nieuniknione. Wynikało to głównie z odmiennego podejścia. Nasza firma ma długą historię, biznes działa od wielu lat i uważaliśmy, że skoro do tej pory to funkcjonowało, to widocznie tak powinno być. Konsultanci IFS, mając świeże podejście, na podstawie swoich doświadczeń oraz wiedzy sugerowali pewne zmiany. Wiele zadań musieliśmy przygotować we własnym zakresie, ale muszę przyznać, że dostęp do wiedzy dzięki konsultantom IFS był nieograniczony. To nam bardzo pomogło.

W końcowej fazie wdrożenia, pod koniec 2008 r., przeprowadzono testy aplikacyjne oraz testy procesów opisanych w koncepcji rozwiązania. Odbyły się również szkolenia użytkowników końcowych. Uruchomienie produkcyjne systemu nastąpiło 12 stycznia 2009 r.

Wdrożenie trwało ponad rok. Po opracowaniu projektu założyliśmy, że projekt zakończymy pod koniec trzeciego kwartału 2008 roku. Później doszliśmy jednak do wniosku, że ze względu na olbrzymi zakres projektu korzystniej będzie, jeśli poczekamy jeszcze trzy miesiące i wystartujemy z początkiem roku 2009. Było to wskazane przede wszystkim z punktu widzenia księgowości – wyjaśnia Tomasz Skorupa.

Implementacja systemu IFS Applications™ objęła wszystkie główne obszary działalności firmy, takie jak: finanse, dystrybucja, produkcja, CRM, zasoby ludzkie i płace, gospodarka remontowa i zarządzanie dokumentacją.

KORZYŚCI Z WDROŻENIA

Jako główne korzyści z wdrożenia systemu w firmie FŁT-Kraśnik SA wymienia się: szybszą informację o bieżącym poziomie należności i zobowiązań, większą produktywność pracowników umysłowych, możliwość bieżącej kontroli stanów magazynowych materiałów, półfabrykatów i wyrobów gotowych, poprawę przepływu informacji dotyczących potrzeb, dostaw oraz stanów magazynowych, poprawę kontroli wydatków wydziałów oraz możliwość sprawniejszego planowania i realizacji budżetu.

Pierwsze korzyści z wdrożenia systemu IFS Applications™ w firmie dostrzegliśmy bardzo szybko. Miał na to wpływ sam moment wdrożenia systemu, gdyż w roku 2008 nastąpił początek spowolnienia gospodarczego. Wtedy nasza firma miała jeden cel główny – utrzymać pozycję na rynku. Dzięki temu, że w styczniu 2009 roku mieliśmy już wdrożony system ERP, mogliśmy zacząć efektywniej działać i szukać sposobów na ograniczenie kosztów. W tym momencie doceniliśmy zalety systemu – fakt, że możemy na bieżąco szybko i precyzyjnie przeanalizować źródła powstawania kosztów, powiązać wynik z transakcją i ocenić rentowność naszych wyrobów – ocenia Tomasz Skorupa.

Dodatkowym efektem wdrożenia jest integralność systemu, która powoduje, że procesy, do tej pory traktowane jako niezależne, są ze sobą powiązane. Wymaga to dużej dyscypliny w rejestracji zdarzeń gospodarczych w systemie, ale za to po wprowadzeniu danych można łatwo wyłapać błędy i korygować działania na bieżąco. Dzięki temu system jest najważniejszym źródłem informacji o firmie, skutecznie wspomagając decyzje na szczeblu kierownictwa oraz zarządu.

Co więcej, wdrożenie nowoczesnego systemu wspomagania planowania zasobów przedsiębiorstwa na zaawansowanym technologicznie rozwiązaniu sprzętowym daje efekt bezpieczeństwa i bezawaryjności systemu, a tym samym podnosi prestiż naszej firmy na rynku i zwiększa zaufanie klientów” – dodaje Tomasz Skorupa.

System został wdrożony i uruchomiony w 2009 r. zgodnie z planem. Jak podkreślają przedstawiciele firmy, koszty wdrożenia były mniejsze od zaplanowanych, a trzy lata pracy z systemem IFS Applications™ potwierdzają słuszność wyboru tego rozwiązania. Dzięki doświadczeniu kadry użytkowników IFS Applications™ oraz możliwości odpowiedniej parametryzacji systemu kierownictwo firmy może bezpiecznie opierać się na danych z systemu przy podejmowaniu decyzji zarządczych.

Z punktu widzenia IT największą zaletą jest to, że jesteśmy w stanie pozyskać z systemu i przeanalizować praktycznie każdą informację. Jeśli biznes potrzebuje określonych informacji, a niezbędne dane są dostępne w systemie, to my te informacje w każdej chwili możemy przygotować. To jedna z wielu korzyści, jakie nam zapewnia system IFS Applications™” – podsumowuje Tomasz Skorupa.

KORZYŚCI Z WDROŻENIA IFS APPLICATIONS™:

• Dostęp do informacji zarządczej na bieżąco
• Szybka informacja o bieżącym poziomie należności i zobowiązań
• Bieżąca kontrola stanów magazynowych materiałów, półfabrykatów i wyrobów gotowych
• Sprawniejsze planowanie i budżetowanie
• Usprawnienie procesu obiegu i przetwarzania dokumentów
• Zapewnienie spójności informacji w całej spółce
• Możliwość monitorowania kosztów produkcji
• Usprawnienie zarządzania gospodarką remontową
• Usprawnienie procesu zarządzania jakością

MODUŁY IFS APPLICATIONS™:

• IFS Finanse™
• IFS Dystrybucja™
• IFS Produkcja™
• IFS CRM™
• IFS Remonty™
• IFS Zarządzanie Dokumentacją™
• IFS Zasoby Ludzkie™
• IFS Płace™

Liczba użytkowników: 250

O FIRMIE FŁT-KRAŚNIK

Fabryka Łożysk Tocznych – Kraśnik SA jest największym polskim producentem łożysk tocznych. Od początku działalności w 1948 r. spółka wyprodukowała ponad miliard łożysk dla wielu gałęzi przemysłu, głównie dla motoryzacji, energetyki, hutnictwa, górnictwa, rolnictwa i przemysłu stoczniowego. Przedsiębiorstwo posiada własne biuro konstrukcyjno-projektowe oraz laboratorium badawcze, w którym są testowane nowe produkty. FŁT-Kraśnik posiada sieć dystrybucyjną w kraju i za granicą, która gwarantuje pełną obsługę w zakresie dostaw łożysk, także dostaw bezpośrednio na linie produkcyjne w systemie Just-in-Time. Głównym odbiorcą łożysk z Kraśnika jest przemysł motoryzacyjny. Firma współpracuje ze światowymi producentami samochodów i podzespołów, takimi jak Peugeot-Citroen, Renault, Fiat, Scania, BPW, Daewoo czy GKN. Łożyska FŁT-Kraśnik SA znajdują również zastosowanie w silnikach elektrycznych, wózkach widłowych, motoreduktorach i reduktorach oraz maszynach rolniczych.

Źródło: www.ifsworld.com