System ERP w BIOGENED

Wprowadzenie

BIOGENED S.A. jest niezależną polską firmą farmaceutyczną z siedzibą w Łodzi, która specjalizuje się w produkcji i dystrybucji leków, suplementów diety i dermokosmetyków. Przedsiębiorstwo może się poszczycić ponad 60-letnią tradycją. Spółka przez dziesięciolecia znana była lekarzom, farmaceutom i pacjentom pod nazwą ŁPF „POLON”. W 2000 roku nastąpiło przekształcenie formy jej własności i restrukturyzacja, i w 2007 firma przyjęła nazwę BIOGENED, określając kluczowe obszary swojej działalności na rynku farmaceutycznym.

Przedsiębiorstwo zajmuje się produkcją leków neurologicznych, psychiatrycznych oraz onkologicznych, a także opracowywaniem innowacyjnych, bezpiecznych receptur i wytwarzaniem suplementów diety i dermokosmetyków. W 2002 roku firma wprowadziła na rynek dermokosmetyki znane pod nazwą „DERMEDIC”, zaś od niedawna oferuje także szeroki wybór nutriceutyków i suplementów diety.

Od początku swojego istnienia BIOGENED stawia na nowoczesne receptury, przygotowywane w oparciu o najwyższe standardy. Firma posiada certyfikat GMP, potwierdzający spełnienie wszystkich wymogów Dobrej Praktyki Wytwarzania (Good Manufacturing Practice) i gwarantujący najwyższą jakość produktów.

Zespół BIOGENED tworzą doświadczeni specjaliści, posiadający zarówno teoretyczną, jak i praktyczną wiedzę w dziedzinach leżących w obszarze działania firmy. Wieloletnie doświadczenie, profesjonalizm i rzetelne podejście do produkcji i współpracy sprawiły, że znak firmowy BIOGENED S.A. stał się jednym z najbardziej rozpoznawalnych w Polsce. Firma nieustannie intensyfikuje swoje starania o zdrowie i dobre samopoczucie pacjentów, będąc jednocześnie partnerem dla lekarzy i farmaceutów.

Wyzwanie

Firma BIOGENED S.A., działająca w branży przemysłu farmaceutycznego, jest zobowiązana do przestrzegania polskiego i międzynarodowego prawa farmaceutycznego oraz tzw. Dobrych Praktyk Wytwarzania (GMP). Oznacza to, że różne obszary jej działania powinny być podporządkowane określonym standardom. Jednym z wymagań prawnych w Polsce w zakresie wytwarzania produktów leczniczych jest zwalidowanie systemu komputerowego stosowanego w procesie produkcji.

Działając w tak specyficznej branży, jaką jest przemysł farmaceutyczny, mamy obowiązek zepewnić naszym klientom najwyższą jakość i bezpieczeństwo oferowanych produktów oraz zgodność z wymogami prawa farmacetycznego. Nie możemy sobie pozwolić nawet na najmniejsze uchybienia w tym zakresie. Dlatego od lat cieszymy się zaufaniem lekarzy i pacjentów na rynku polskim. – mówi Małgorzata Kazimierczak-Gruca, Dyrektor Działu Jakosci, BIOGENED S.A.

Dynamiczny rozwój przedsiębiorstwa, nieustanne poszerzanie portfolio produktów i rosnąca liczba klientów sprawiły, że BIOGENED potrzebował nowoczesnego systemu informatycznego, który usprawniłby kompleksowe zarządzanie poszczególnymi obszarami firmy. Kluczowym wyzwaniem było znalezienie systemu, który można by było zwalidować w zakresie zgodności z wymaganiami GMP.

Zależało nam na rozwiązaniu, które z jednej strony posiadałoby funkcjonalności charakterystyczne dla nowoczesnych systemów klasy ERP, z drugiej zaś odpowiadało na specyficzne potrzeby branży farmaceutycznej w zakresie walidacji. Liczyliśmy także na znalezienie skalowalnego systemu, który można będzie zintegrować z naszymi zewnętrznymi aplikacjami, między innymi z systemem FarmaProm, w celu wymiany danych w zakresie zleceń sprzedaży. – przyznaje Jacek Płucienniczak, Prezes Zarządu, BIOGENED S.A.

Wymiana danych miała nastąpić pomiędzy Microsoft Dynamics NAV a rozwiązaniem FarmaProm służącym klientom do składania zamówień przez przedstawicieli handlowych oraz firm aptekarskich. Firma potrzebowała więc systemu „szytego na miarę”, który zapewniłby zgodność z wymogami prawa farmaceutycznego i standardami GMP, a jednocześnie usprawnił takie obszary jej działania jak produkcja, magazynowanie, sprzedaż, zakupy, księgowość i zarządzanie jakością.

Rozwiązanie

BIOGENED zdecydował się na współpracę z firmą PROBIT, partnerem firmy Microsoft, posiadającym wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu systemów klasy ERP w branży farmaceutycznej, poparte uzyskaniem 41 certyfikatów w tym zakresie.

Wybraliśmy firmę PROBIT, która jako dostawca systemów Microsoft Dynamics NAV specjalizuje się we wdrożeniach w branży farmaceutycznej. Bardzo dobrze przygotowany zespół konsultantów zagwarantował realizację naszych wymagań, odpowiedni poziom usług i wsparcie w walidacji dostarczanego systemu. – mówi Jacek Płucienniczak, Prezes Zarządu, BIOGENED S.A.

Wybrane przez BIOGENED rozwiązanie – Microsoft Dynamics NAV w wersji Advanced Management – zostało wzbogacone dodatkowymi granulami. Najważniejsza z nich – „Pharmaceutica & LS” jest zwalidowanym rozwiązaniem dedykowanym branży farmaceutycznej.

Rozwiązanie Microsoft Dynamics NAV oferowane przez PROBIT dzięki narzędziom dedykowanym branży farmaceutycznej mogło zostać zwalidowane. System spełniał również nasze oczekiwania względem elastyczności i skalowalności. – dodaje Jacek Płucienniczak, Prezes Zarządu, BIOGENED S.A.

Nasze rozwiązanie dedykowane branży farmaceutycznej pozwala przede wszystkim na pełniejsze wykorzystanie funkcjonalności Microsoft Dynamics NAV. Po szczegółowej analizie potrzeb firmy BIOGENED opracowaliśmy harmonogram wdrożenia w taki sposób, aby jego realizacja przebiegała sprawnie, a jednocześnie nie zakłócała płynności funkcjonowania firmy w obszarach objętych systemem. – wyjaśnia Gerard Halski, Kierownik Projektu wdrożeniowego ze strony dostawcy, PROBIT.

Wdrożenie nowego rozwiązania rozpoczęło się od instalacji bazy danych Microsoft Dynamics NAV połączonej ze szkoleniem administratora systemu. Założone zostały 3 instancje – produkcyjna, szkoleniowa i walidacyjna. Po uruchomieniu bazy danych administrator systemu zainstalował użytkowników NAV na 60 stanowiskach. W ramach prac przygotowawczych opracowano również materiały szkoleniowe oraz wersję szkoleniową programu, ze szczególnym uwzględnieniem granuli farmaceutycznej.

Kolejnym etapem było opracowanie map procesowych: zakupowej, produkcyjnej i sprzedażowej, które stanowiły trzon dalszego wdrożenia. Po zakończeniu prac koncepcyjnych oraz zdefiniowaniu dodatkowych wymagań i potrzeb firmy BIOGENED przystąpiono do implementacji systemu. W pierwszej kolejności przeprowadzono adaptację oraz konfigurację systemu ze szczególnym uwzględnieniem definiowania uprawnień. Następnie dokonano walidacji rozwiązania, w ramach której wykonano testy end-to-end.

Po zwalidowaniu aplikacji odbyły się szkolenia użytkowników końcowych zakończone egzaminem potwierdzającym znajomość systemu. Następnym etapem był import danych początkowych (np. kartotek produkcyjnych, kartotek nabywców i dostawców, planu kont) oraz weryfikacja, zakończenie pracy na poprzednim systemie i import stanów początkowych.

Zaimportowano stany początkowe na zapasach z dokładnością do poszczególnych partii zapasów, z uwzględnieniem danych istotnych w zakresie GMP – między innymi informacje o dacie ważności partii, numerze dowodu kontroli jakości, jak i statusie KJ danej partii. Zaimportowano również salda dotyczące nabywców i dostawców oraz bilans otwarcia na kontach księgowych. – komentuje Barbara Biegańska, Dyrektor Finansowy, BIOGENED S.A.

Kolejnym etapem była eksploatacja systemu w zakresie obszarów produkcji i logistyki oraz finansów i kontrolingu.

Jak to działa?

Wdrożone rozwiązanie Microsoft Dynamics NAV wspiera działanie firmy w obszarze logistyczno-produkcyjnym oraz finansowo-księgowym. Z systemu korzysta obecnie około 60 użytkowników.

Zgodność w zakresie GMP

Dostarczone rozwiązanie jest zgodne z obowiązującymi wymogami prawnymi w zakresie produkcji, zarządzania serią, zaopatrzenia i zbytu. Dzięki temu firma zyskała pewność, że oferowane przez nią wyroby będą produkowane z wsparciem systemu wysokiej jakości i zapewniającego bezpieczeństwo przetwarzania danych.

W produkcji farmaceutycznej zgodność ze standardami GMP jest absolutnym priorytetem. Nie możemy sobie pozwolić na najmniejsze nawet błędy ze strony oprogramowania, które mogłyby się przyczynić do niezachowania odpowiednich parametrów produktu końcowego. Nic więc dziwnego, że firmy farmaceutyczne podlegają tak rygorystycznym obostrzeniom prawnym. Dlatego tak ważna jest walidacja systemów wykorzystywanych w produkcji. – mówi Małgorzata Kazimierczak-Gruca, Dyrektor Działu Jakości, BIOGENED.

Usprawnienie produkcji i logistyki

Microsoft Dynamics NAV znacząco usprawnił procesy produkcyjno-logistyczne. Zapewnił zgodność planowania potrzeb materiałowych i produkcji ze standardem MRP2 oraz przyspieszył obsługę naważania i przeważania materiałów wyjściowych. Co więcej, system umożliwił zarządzanie zleceniami produkcyjnymi dla wielu serii produktu końcowego z uwzględnieniem wielu szarż materiałów wyjściowych. Rozwiązanie pozwoliło też na kontrolę zwalniania serii surowca do produkcji na podstawie daty ważności, retestu i statusu serii oraz na kontrolę dopuszczenia do obrotu serii wyrobu gotowego.

Niezwykle ważna okazała się też kompleksowa obsługa zagadnień dostaw i nabycia do oraz z krajów Unii Europejskiej oraz eksportu i importu.

Finanse pod kontrolą

Wdrożone rozwiązanie pozwoliło także na pełną, zweryfikowaną w praktyce obsługę księgowości z uwzględnieniem przepisów bilansowych i podatkowych. Księgowanie obrotu magazynowego oraz ewidencja środków trwałych zostały w pełni dostosowane do polskich przepisów.

System zapewnia nam wysoką wiarygodność generowanych raportów i sprawozdań finansowych. Możemy na nim w pełni polegać. – przyznaje Barbara Biegańska, Dyrektor Finansowy, BIOGENED S.A.

Rozwiązanie pozwoliło też na rozliczanie kosztów pełnych działalności z uwzględnieniem danych wejściowych (produkcyjnych) oraz kalkulację kosztów zleceń produkcyjnych. Pełna sprawozdawczość księgowa i finansowa jest natomiast możliwa dzięki grupie 70 specjalnie przygotowanych raportów księgowych.

Pełna automatyzacja

Microsoft Dynamics NAV uporządkował wiele procesów zachodzących w firmie i zautomatyzował żmudne, rutynowe czynności, które zajmowały dużo czasu jej pracownikom.

Dla firmy BIOGENED ważna okazała się obsługa zwalniania dokumentów w zależności od uprawnień oraz wsparcie dla obiegu dokumentów poprzez kwalifikowanie zmiany statusu. Nie mniej istotna jest również obsługa e-raportu z produkcji, dzięki której osoby zarządzające firmą mają stały wgląd w procesy produkcji i mogą je na bieżąco kontrolować.

To pozwala nam szybko podejmować decyzje dotyczące wielkości i tempa produkcji oraz regulować je w zależności od popytu na określone produkty.”– komentuje Jacek Płucienniczak, Prezes Zarządu BIOGENED S.A.

Korzyści biznesowe

Od czasu wdrożenia systemu, BIOGENED odnotował szereg wymiernych korzyści. Przede wszystkim rozwiązanie zostało zwalidowane na zgodność z GMP, dzięki czemu firma zyskała pewność, że wszystkie procesy obsługiwane w systemie będą zgodne z wymaganiami użytkownika oraz odpowiednimi regulacjami prawnymi.

Co więcej, Microsoft Dynamics NAV usprawnił i zautomatyzował procesy produkcyjno-logistyczne, co przełożyło się na większą oszczędność czasu i bardziej uporządkowane zarządzanie organizacją. Zarząd firmy zyskał lepszy wgląd w zachodzące procesy, a dzięki automatycznemu raportowaniu z produkcji może podejmować trafniejsze decyzje oparte o rzetelne dane.

Bardzo przydatne okazały się także narzędzia wspierające procesy finansowo-księgowe. Klarowna sprawozdawczość finansowa oraz księgowanie i ewidencja, dostosowane do polskich przepisów prawnych umożliwiają łatwy wgląd w sytuację finansową firmy.

Ponadto, wdrożone rozwiązanie bez problemu zostało zintegrowane z wewnętrznymi systemami przedsiębiorstwa, dostarczając pracownikom aktualną, pełną bazę wiedzy na temat stanu produkcji, istniejących zasobów, potrzeb materiałowych i zleceń produkcyjnych. Dzięki temu firma zyskała możliwość bieżącego monitorowania procesu produkcji i zarządzania zleceniami.

Referencje

Microsoft Dynamics NAV wraz z granulą „Pharmaceutica & LS” to zwalidowane rozwiązanie dedykowane branży farmaceutycznej, które spełniło nasze oczekiwania w zakresie zarządzania procesami produkcyjno-logistycznymi i finansowymi. – mówi Jacek Płucienniczak, Prezes Zarządu, BIOGENED S.A.

Pełny profesjonalizm i zaangażowanie specjalistów z firmy PROBIT pozwoliły na terminowe uruchomienie systemu, które było dla nas bardzo ważne, ponieważ każde opóźnienie mogłoby negatywnie wpłynąć na funkcjonowanie naszej firmy. Dzięki sprawnemu wdrożeniu i kompleksowym szkoleniom mogliśmy praktycznie od razu korzystać z systemu, zachowując płynność zachodzących procesów. Niezwykle ważna okazała się także asysta końcowa, świadczona przez konsultantów, którzy zapewnili nam wsparcie merytoryczne i poczucie bezpieczeństwa w początkowej fazie funkcjonowania systemu. – przyznaje Barbara Biegańska, Dyrektor Finansowy, BIOGENED S.A.

Sukces wdrożenia oraz przeprowadzenie go w ustalonym terminie zależały także od postawy końcowych użytkowników systemu i wysokiej kultury organizacyjnej firmy. Pracownicy BIOGENED wykazali się dużym profesjonalizmem i zaangażowaniem, dzięki czemu bardzo szybko udało się przeprowadzić kolejne fazy wdrożenia. Łatwość korzystania z nowego systemu zapewnił także znajomy interfejs systemu, znany pracownikom z popularnych programów pakietu Microsoft Office. To sprawiło, że korzystanie z rozwiązania było niemal intuicyjne. – komentuje Gerard Halski, Kierownik Projektu ze strony dostawcy, PROBIT.

Microsoft Dynamics

Dynamics jest integralną częścią Microsoft, oferującą szeroki zakres zintegrowanych rozwiązań biznesowych dla rynku dużych i średnich przedsiębiorstw. Oferta firmy w tym zakresie obejmuje systemy wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem (ERP) oraz systemy wspomagające zarządzanie relacjami z klientami (CRM). Rozwiązania te pomagają dużym i średnim przedsiębiorstwom w tworzeniu i ulepszaniu łączności z klientami, pracownikami, partnerami i dostawcami.

Głównymi produktami Microsoft Dynamics oferowanymi na rynku polskim są: Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV oraz Microsoft Dynamics CRM.

Aplikacje Microsoft Dynamics optymalizują strategiczne procesy biznesowe w organizacji, tj.: zarządzanie finansami, zasobami ludzkimi, łańcuchem dostaw i usługami, projektami, relacjami z klientami oraz e-handel, analitykę i produkcję.

Rozwiązania Microsoft Dynamics są sprzedawane przez sieć firm współpracujących – Partnerów, którzy posiadają wyspecjalizowane zespoły wdrożeniowe, szkoleniowe i serwisowe. Obecnie do sieci Partnerów Microsoft Dynamics na świecie należy ponad 4500 resellerów (VAR), integratorów systemowych, konsultantów, niezależnych dostawców oprogramowania (ISV), firm doradczych oraz dostawców zintegrowanych rozwiązań biznesowych i usług.

Ponad 305 000 firm i organizacji na całym świecie używa rozwiązań Microsoft Dynamics.

Źródło: MICROSOFT