Spółka KBR Poland (dawniej BE&K Europe), jest obecna na polskim rynku od 18 lat. Firma specjalizuje się w realizacji kompleksowych projektów z zakresu prac inwestycyjno-remontowych, konstrukcyjno-montażowych oraz utrzymania ruchu. Odbiorcy usług KBR Poland to przede wszystkim przedsiębiorstwa z przemysłu papierniczego, drzewnego, energetycznego i chemicznego. Firma wyróżnia się w branży wszechstronnością świadczonych usług zarówno z zakresu mechaniki, jak i elektryki oraz automatyki. Większość obrotów KBR Poland generują usługi dla przedsiębiorstw z branży celulozowo-papierniczej. Od początku działalności w Polsce jednym z głównych odbiorców usług KBR Poland jest zakład celulozowo-papierniczy International Paper – Kwidzyn Sp. z o.o., dla którego oprócz usług utrzymania ruchu firma KBR Poland rokrocznie przeprowadza szereg prac związanych z remontami i modernizacją urządzeń oraz instalacji wchodzących w skład ciągów technologicznych. KBR Poland nie ogranicza działalności do rynku polskiego. Z roku na rok poszerza się grono zagranicznych klientów spółki, którzy doceniają wszechstronność oferty usług dla przemysłu.

Od roku 2002 zarządzanie w firmie KBR Poland wspomaga system klasy ERP – IFS Applications™ obejmujący obszar finansów, dystrybucję, kadry i płace oraz zarządzanie serwisem.

UPGRADE SYSTEMU ERP

W ubiegłym roku Zarząd Spółki podjął decyzję o aktualizacji IFS Applications™ do nowej wersji. Głównym celem tej inwestycji miała być poprawa efektywności przedsiębiorstwa poprzez zwiększenie szybkości przetwarzania danych i łatwiejszy dostęp do informacji w systemie przy jednoczesnym zapewnieniu wysokiego poziomu ich bezpieczeństwa.

Zgodnie ze wstępnymi założeniami nowe rozwiązanie miało zapewnić optymalną obsługę procesów biznesowych realizowanych w przedsiębiorstwie oraz ułatwić szybkie pozyskiwanie kluczowych informacji zarządczych. Uruchomienie nowej wersji oprogramowania było zatem poprzedzone analizą aktualnych potrzeb biznesowych, weryfikacją dotychczasowego wykorzystania systemu oraz przygotowaniem zaktualizowanego projektu rozwiązania dla KBR Poland opartego na nowej wersji systemu.

Jednym z celów aktualizacji systemu miało być maksymalne wykorzystanie standardowych możliwości nowej wersji IFS Applications™. Zgodnie z założeniem potencjalne zmiany funkcjonalne w systemie miały wystąpić tylko w minimalnym zakresie.

Liczyliśmy na to, że upgrade systemu IFS Applications™ pozwoli na wyeliminowanie dotychczasowych rozwiązań pozasystemowych na rzecz wykorzystania nowych funkcji systemu zintegrowanego – wyjaśnia Rafał Bzymek, Dyrektor ds. Finansowych KBR Poland Sp. z o.o.

PRZEBIEG WDROŻENIA

Prace nad projektem aktualizacji systemu ERP do nowej wersji rozpoczęły się we wrześniu 2011 r. Zespoły wdrożeniowe KBR Poland i IFS wspólnie opracowały sposoby wykorzystania nowej wersji IFS Applications™ do wsparcia podstawowej działalności KBR Poland.

W pierwszej fazie prac przygotowano harmonogram i procedury wdrażania, zdefiniowano procesy główne oraz przeprowadzono pierwsze szkolenie użytkowników z metodyki aktualizacji IFS Applications™. Odbyły się również przygotowania do instalacji systemu.

Szkolenie naszego zespołu wdrożeniowego z nowych możliwości obsługi systemu IFS Applications™ przeprowadzili konsultanci IFS, natomiast testy weryfikacyjne i szkolenia dla użytkowników końcowych zorganizowaliśmy we własnym zakresie. Nie było potrzeby przeprowadzania szkoleń z obsługi nowych narzędzi do definiowania raportów i zestawień dodatkowych, gdyż odpowiednie umiejętności uzyskaliśmy już podczas wdrożenia poprzedniej wersji systemu – tłumaczy Rafał Bzymek.

Mając na celu wypracowanie najbardziej optymalnego dla KBR Poland rozwiązania docelowego, a jednocześnie mając na względzie minimalizację modyfikacji oprogramowania, zespoły wdrożeniowe KBR Poland i IFS wspólnie dyskutowały zakresy oczekiwań i potrzeb zmian w stosunku do standardowej funkcjonalności systemu.

Wprowadziliśmy tylko kilka drobnych zmian funkcjonalnych w systemie IFS Applications™, takich jak dostosowanie struktury pliku wymiany danych z bankiem w zakresie elektronicznych przelewów czy modyfikacja wyglądu faktury uwzględniająca potrzeby naszych klientów w zakresie elektronicznego przetwarzania danych – informuje Rafał Bzymek.

W styczniu 2012 roku, po zatwierdzeniu projektu rozwiązania, rozpoczęła się realizacja kolejnych faz projektu, takich jak przygotowanie rozwiązania, przygotowanie uruchomienia oraz uruchomienie produkcyjne. W miarę postępu prac udział przedstawicieli zespołów wdrożeniowych KBR Poland w realizacji wdrożenia sukcesywnie wzrastał.

IFS przeprowadził szkolenia z obsługi narzędzi do migracji danych, pomagał nam przy eksporcie danych z obecnej wersji systemu i asystował przy próbnej migracji danych. Natomiast sam proces migracji został przeprowadzony przez administratorów i wyznaczonych użytkowników kluczowych KBR Poland przy wsparciu konsultantów IFS. Na szczególne podkreślenie zasługuje determinacja i fachowość zespołów wdrożeniowych, dzięki czemu prace zostały zakończone przed zaplanowanym terminem w ramach przewidywanego budżetu – podkreśla Rafał Bzymek.

Nowa wersja systemu IFS Applications™ wdrożona w KBR Poland współpracuje z bazą danych Oracle 11. System wdrożono w obszarze finansów, dystrybucji, remontów/serwisu oraz kadr i płac. W ramach modułu IFS Finanse™ wdrożono następujące komponenty: IFS/Księga Główna™, IFS/Należności™, IFS/Zobowiązania™ i IFS/Środki Trwałe™. W ramach modułu IFS Dystrybucja™ wdrożono: IFS/Magazyn™, IFS/Zakupy™ oraz IFS/Zamówienia Klientów™. W ramach modułu IFS Remonty™: IFS/Wyposażenie™, IFS/Profilaktyka™, IFS/Zlecenia Robocze™ oraz IFS/Pomiary Wyposażenia™. W ramach modułu IFS Zasoby Ludzkie™: IFS/Zarządzanie Czasem Pracy™.

KORZYŚCI

Aktualizacja systemu ERP do nowej wersji pozwoliła na wprowadzenie szeregu usprawnień funkcjonalnych w obszarach objętych wdrożeniem.

W dziedzinie finansów nowa wersja systemu pozwala nam na zwiększoną kontrolę kosztów rzeczywistych oraz zapewnia bardziej wydajne mechanizmy bieżącego rozliczania i uzgadniania kont księgowych bezpośrednio w systemie – wyjaśnia Rafał Bzymek. Ponadto usprawniliśmy obsługę rejestracji i zatwierdzania faktur zakupowych, a dzięki rozbudowanej funkcjonalności do obsługi podatków sprawniej odbywa się także obsługa rozliczenia podatku VAT. Bardziej efektywny stał się również proces budżetowania.

W zakresie dystrybucji zyskano m.in. możliwość obsługi w systemie materiałów powierzonych oraz wykorzystania funkcjonalności MRP w procesie automatycznego generowania zapotrzebowań zakupu na podstawie zdefiniowanego minimalnego stanu magazynowego.

Obsługa sprzedaży i fakturowanie odbywa się teraz poprzez zamówienia klienta, co oznacza wyeliminowanie obsługi fakturowania poza systemem – tłumaczy Rafał Bzymek.

Nasza główna działalność biznesowa z zakresu utrzymania ruchu i produkcji skupia się wokół modułu remontowego. W tym obszarze uzyskaliśmy automatyczne powiązanie w systemie faktur sprzedaży ze zleceniami roboczymi, nastąpiło również uproszczenie struktury i zmniejszenie liczby zleceń roboczych. System wydajnie wspomaga nas w fazie planowania i kosztorysowania dużych, oszacowanych na wiele miesięcy projektów realizowanych zarówno w kraju, jak i za granicą. Wykonywane przez nas prace konstrukcyjno-montażowe oraz utrzymania ruchu wymagają stałej kontroli nad posiadanym parkiem maszynowym i zapleczem technicznym. System wspomaga nas w zakresie optymalnej alokacji tych środków – dodaje Rafał Bzymek.

Nowa wersja IFS Applications™ pozwoliła również na wprowadzenie szeregu usprawnień w obszarze kadr i płac.

Algorytm naliczania płac został uproszczony dzięki wielu nowym funkcjom pozwalającym zmniejszyć liczbę składników płacowych i jednocześnie zwiększyć automatyzację naliczeń. Zyskaliśmy m.in. przyspieszenie naliczania, dekretowania i księgowania składników płacowych oraz usprawnienie w administrowaniu danymi naszych pracowników poprzez wykorzystanie wbudowanych narzędzi systemowych. Skutkiem tego jest bezproblemowe i wcześniejsze zamykanie miesiąca – podkreśla Rafał Bzymek.

Użytkownicy nowej wersji systemu dostrzegają zalety intuicyjnego interfejsu użytkownika IFS Enterprise Explorer™. Zapewnia on szereg udogodnień w zakresie ergonomii pracy, takich jak możliwość komunikacji pomiędzy użytkownikami systemu bezpośrednio z poziomu aplikacji, tworzenie uproszczonego menu dostępu do wybranych funkcji użytkownika czy zaawansowane możliwości zapytań przeglądowych z wykorzystaniem funkcji grupowania, sortowania, agregowania i in. Interfejs IEE daje ponadto możliwość formatowania warunkowego danych wyświetlanych w oknie oraz możliwość łatwego wyszukiwania okien systemowych w nawigatorze systemu.

Wdrożenie nowoczesnego, zintegrowanego systemu do zarządzania przedsiębiorstwem, zgodnego z aktualnymi standardami technologicznymi systemów klasy ERP, pozwoliło nam na poprawę efektywności pracy i usprawniło przepływ informacji w firmie – podsumowuje Rafał Bzymek.

• Skrócenie czasu zamknięcia miesiąca
• Uproszczenie obsługi rozliczania podatków
• Usprawnienie procesu budżetowania
• Fakturowanie bezpośrednio na podstawie zlecenia roboczego w oparciu o zamówienie klienta
• Optymalizacja procesu i uproszczenie algorytmu naliczania płac
• Sprawniejsza obsługa zamówień klientów
• Automatyczne generowanie zamówień magazynowych mające na celu utrzymanie założonych poziomów niezbędnych materiałów
• Uproszczenie struktury i sprawniejsza obsługa zleceń roboczych
• Łatwy i szybki dostęp do informacji

MODUŁY IFS APPLICATIONS™:

• IFS Finanse™
• IFS Dystrybucja™
• IFS Remonty™
• IFS Zarządzanie Dokumentacją™
• IFS Zasoby Ludzkie™
• IFS Płace™ Liczba użytkowników: 80

O FIRMIE KBR POLAND SP. Z O.O.

Spółka KBR Poland (d. BE&K Europe) działa na polskim rynku od 1994 r., specjalizując się w kompleksowej obsłudze projektów remontowych i budowlano-montażowych dla przemysłu papierniczego, drzewnego, energetycznego i chemicznego. Firma zatrudnia ponad 700 pracowników. Główna siedziba spółki mieści się w Kwidzynie, a oddziały w Świeciu i Kluczach.

Koncern KBR, do którego należy KBR Poland, działa w ponad 45 krajach i zatrudnia na całym świecie około 45 000 pracowników. Przewidywane obroty w roku 2012 szacowane są na 11 mld USD. KBR posiada biura w USA, Wielkiej Brytanii, Rosji, Singapurze, Australii, Indonezji, Egipcie, Afryce Południowej, Azerbejdżanie i Nigerii. Firma działa przede wszystkim na rynku energetycznym, petrochemicznym, usług rządowych oraz infrastruktury cywilnej.

Źródło: www.ifsworld.com