Wdrożenie systemu ERP w firmie KONSBUD

Firma Konsbud została założona w Szczecinie w 2002 roku. Początkowo jej działalność ograniczała się do projektowania i nadzorów montaży konstrukcji z drewna klejonego. Zebrane doświadczenia oraz rosnąca liczba zleceń pozwoliły na rozbudowę działu projektowania oraz rozszerzenie oferty o montaże konstrukcji. Kolejnym krokiem było uzyskanie wyłączności na dystrybucję wyrobów jednego z najstarszych i największych producentów drewna klejonego na świecie. Dzięki temu Konsbud rozszerzył swoją ofertę o sprzedaż i dostawy konstrukcji.



Obecnie firma oferuje wszelkie konstrukcje z zastosowaniem technologii drewna klejonego warstwowo. Długoletnie doświadczenie zespołu projektowego oraz wysokiej klasy sprzęt i elektronarzędzia zapewniają najwyższą jakość usług oraz krótkie terminy wykonania. Firma realizuje także rozwiązania autorskie oraz indywidualne koncepcje architektoniczne inwestorów.

Decyzja o wdrożeniu

Przed wdrożeniem systemu Microsoft Dynamics NAV firma Konsbud wykorzystywała stosunkowo nieskomplikowane środowisko informatyczne. Posługiwano się prostym systemem księgowym, bazując na dokumentacji papierowej oraz arkuszach kalkulacyjnych.

Zasadniczą niedogodnością był brak spójnej informacji, która wraz z rozwojem przedsiębiorstwa stała się niezbędna do podejmowania kluczowych decyzji biznesowych.

W związku z tym właściciel firmy zdecydował o wdrożeniu zintegrowanego systemu klasy ERP. Po przeanalizowaniu rozwiązań dostępnych na rynku wybrano Microsoft Dynamics NAV, a jego wdrożenie powierzono firmie SEETECH, która jest wieloletnim partnerem Microsoft.

SEETECH profesjonalnie przeprowadził analizę przedwdrożeniową, wskazał słabe punkty oraz zaproponował rozwiązania optymalizujące pracę oraz minimalizujące ryzyko powstawania błędów. Z perspektywy czasu stwierdzam, iż zarówno decyzja o zakupie systemu ERP, jak też wybór partnera wdrożeniowego otworzyły nas na nowe możliwości biznesowe i utorowały drogę do podniesienia konkurencyjności naszej firmy – komentuje Przemysław Żurowski, właściciel firmy Konsbud.

Wyzwanie

Zdecydowano, iż implementacja obejmie swym zakresem dział sprzedaży, zakupów, zleceń, gospodarki materiałowej oraz dział finansowy. Głównym celem wdrożenia było usprawnienie procesów biznesowych w całym przedsiębiorstwie – w szczególności takich obszarów jak obsługa zleceń budowlanych, tworzenie budżetów i harmonogramów rozpoczętych projektów oraz śledzenie postępów ich realizacji. Dodatkowym wymogiem firmy było uruchomienie systemu elektronicznej wymiany dokumentów – EDI, jak również wdrożenie funkcjonalności B2B, która pozwoliłaby na bieżące monitorowanie postępów prac w ramach realizowanych zleceń, udostępnienie informacji finansowych partnerom biznesowym firmy oraz automatyzację obsługi zapytań ofertowych.

Już na początku procesu wdrożenia precyzyjnie określono zakres działania modułu elektronicznej wymiany danych - EDI Dynamics NAV e-Documents Platform – który miał wspierać zarówno procesy zakupowe, jak i sprzedażowe, a przede wszystkim umożliwić wdrożenie automatycznego systemu komunikacji przetwarzającego wygenerowane dokumenty logistyczne i finansowe.

Z kolei moduł B2B / B2C Dynamics NAV e-Commerce Platform miał stanowić platformę komunikacyjną pomiędzy firmą Konsbud a jej partnerami biznesowymi – dostawcami, nabywcami, podwykonawcami oraz klientami. Założono, iż partnerzy powinni uzyskać dostęp do wybranych informacji i dokumentów związanych z realizowanym przez nich zleceniem.

Wdrożenie

Jednym z pierwszych wyzwań podczas wdrożenia było znormalizowanie i ujednolicenie procesów zachodzących wewnątrz firmy, gdyż sprawne działanie zintegrowanego systemu wymaga systematyzacji wykonywanych działań oraz zrewidowania dotychczasowych rozwiązań proceduralnych. Wymierną korzyścią tych zmian jest dostęp w czasie rzeczywistym do aktualnych informacji, dotyczących np. nowych zapytań ofertowych, postępu realizacji zleceń, wystawionych dokumentów finansowych, płatności, itp. W celu pozyskania kluczowych informacji dla firmy konieczne okazało się stworzenie pełnego repozytorium danych, z możliwością aktualizacji przez uprawnionych użytkowników systemu, odpowiedzialnych za poszczególne etapy prac czy też procesy biznesowe w firmie Konsbud.

Dla firmy bazującej wcześniej na prostych rozwiązaniach informatycznych, wprowadzenie systemu tak elastycznego i rozwojowego, jak Microsoft Dynamics NAV, stanowiło znaczący przeskok technologiczny i koncepcyjny. Należało więc przygotować wcześniej platformę sprzętową, uruchomić serwery dostępowe i bazodanowe, przeszkolić personel oraz nauczyć go pracy grupowej. Kluczowi użytkownicy musieli dobrze zrozumieć ideę zintegrowanej pracy, aby w przyszłości móc efektywnie korzystać z systemu i jego możliwości.

Dzięki doświadczeniu i wiedzy firmy SEETECH oraz sprawdzonym praktykom zalecanym przez Microsoft cały proces okazał się mniej czasochłonny i skomplikowany niż zakładano w początkowej fazie wdrożenia – mówi Przemysław Żurowski.

System dopasowany do indywidualnych potrzeb

Oprócz standardowych funkcjonalności Microsoft Dynamics NAV dla wygody pracowników firmy Konsbud system wzbogacono o szereg dodatkowych modyfikacji pozwalających na pełne dopasowanie rozwiązania do potrzeb klienta. Wśród najciekawszych rozwiązań warto wyróżnić:

• automatyczne rozksięgowanie zespołów kont kosztowych 5 (wg miejsc powstawania kosztów) na zespoły kont 4 (wg rodzajów powstawania kosztów),
• automatyczne pobieranie kursów walut,
• dedykowaną funkcjonalność rozliczania zaliczek, 
• ograniczenie dodawania zdublowanych kontrahentów, 
• autorski moduł SEETECH – Dokumenty magazynowe,
• opcjonalną blokadę sprzedaży ze stanów ujemnych oraz funkcjonalności ograniczonego dostępu użytkowników do poszczególnych lokalizacji,
• dostosowanie szeregu wydruków oraz raportów do specyfiki firmy,
• funkcjonalność rozliczeń VAT-u specyficznego dla branży budowlanej, 
• funkcjonalność kaucji (np. gwarancyjnych, dobrego wykonania),
• rozbudowanie funkcjonalności wariantów zapasów,
• rozszerzenie funkcjonalności zleceń,
• wprowadzenie szablonu zleceń realizowanych przez Konsbud.

Korzyści biznesowe

Wdrożenie Microsoft Dynamics NAV w zasadniczy sposób wpłynęło na redukcję opóźnienia we wprowadzaniu danych, usprawniło obieg informacji w firmie i usystematyzowało zachodzące w niej procesy. Wśród funkcjonalności, które przyniosły firmie największe korzyści, warto wymienić:

• Uruchomienie gospodarki materiałowej oraz ewidencji elektronicznych zapytań ofertowych, które sprawiło, że obecnie wszystkie zapytania trafiają do systemu ERP oraz są w nim przetwarzane, co eliminuje możliwość pominięcia któregoś z zapytań.
• Rozbudowaną funkcjonalność zleceń, która kontroluje czas reakcji powiązanych ze zleceniem osób, co wyklucza opóźnienia w interakcji z klientami i zwiększa konkurencyjność firmy na rynku.
• Rejestrację wszystkich operacji wraz z pełną dokumentacją oraz powiązanymi wątkami dyskusji prowadzonymi w danej sprawie z klientami czy kooperantami, dzięki czemu właściciel firmy posiada bieżący wgląd w prowadzone działania i może łatwiej podejmować kluczowe decyzje biznesowe.
• Wprowadzanie oraz aktualizację danych, które zostały odpowiednio rozdysponowane na pracowników, co przyczyniło się do optymalizacji pracy na poszczególnych stanowiskach. Uruchomiono opcję powiadomień mailowych, w której system przypomina użytkownikowi o niezbędnych czynnościach w strategicznych obszarach dla firmy.
• Możliwość dopisywania komentarzy do poszczególnych dokumentów systemu i przesyłania ich do wybranych użytkowników Dynamics NAV, która znacząco usprawniła pracę działów, ułatwiając przepływ informacji i minimalizując prawdopodobieństwo zagubienia komunikatów ważnych dla pracowników firmy.
• Elektroniczną wymianę danych, która pozwoliła firmie Konsbud dołączyć do modnego obecnie trendu „EKO” poprzez znaczące ograniczenie ilości generowanych dokumentów papierowych.

Co więcej, rozwiązanie pozwoliło na usprawnienie współpracy z partnerami biznesowymi.

Wdrożony system B2B / B2C Dynamics NAV e-Commerce Platform pozwolił uprawnionym użytkownikom zewnętrznym na swobodny dostęp do wydzielonych dla nich, bieżących informacji dotyczących Konsbudu. Dzięki temu partnerzy biznesowi oraz klienci nie muszą zasięgać informacji, angażując pracowników firmy Konsbud. Takie rozwiązanie ułatwia pracę wszystkim zainteresowanym stronom, podnosząc standard świadczonych usług, oraz wpływa na pozytywne postrzeganie firmy przez jej kontrahentów.

Szybka reakcja na zapytania ofertowe oraz pełna kontrola nad prowadzonymi projektami okazały się kluczowym czynnikiem w budowaniu wysokiej jakości obsługi klienta oraz kreowaniu pozytywnego wizerunku naszej firmy – przyznaje Przemysław Żurowski.

Z kolei uruchomienie elektronicznej wymiany dokumentów z partnerami – w wersji pełnej (w oparciu o dokumenty XML) lub półautomatycznej (na bazie dokumentów PDF) przygotowało Konsbud na rosnące zainteresowanie tego typu wymianą pomiędzy partnerami biznesowymi oraz wpłynęło na pozytywne postrzeganie firmy jako organizacji otwartej na nowe rozwiązania oraz idącej z duchem czasu.

Źródło: MICROSOFT