Otwarcie pierwszego zakładu Bama Companies w Europie to inwestycja typu „green field”. Związane z nią plany wymagały sprawnej i efektywnej implementacji organizacyjnego „know-how” poprzez wdrożenie systemu klasy ERP do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa.

 

Zakład poszukiwał zatem takiego rozwiązania ERP, którego sposób funkcjonowania i moduły wspomagałyby wprowadzenie wydajnych procesów w kluczowych obszarach działalności firmy, czyli w finansach, sprzedaży, zakupach, obsłudze zapasów, a przede wszystkim w obszarze produkcji i kontroli jakości. Dbałość o wysoką jakość wyrobów stanowiła kluczowy wyznacznik organizacji procesów. Dlatego też konieczne było wdrożenie mechanizmów umożliwiających nadzorowanie przebiegu produkcji poprzez ewidencję zużycia materiałowego i czasu pracy na gniazdach roboczych oraz elastyczne harmonogramowanie zleceń produkcyjnych, a także wdrożenie mechanizmów śledzenia partii wyrobów na etapie produkcji i w magazynie. Śledzenie partii miało odbywać się w oparciu o globalnie stosowane identyfikatory jednostki logistycznej, czyli o seryjne numery jednostki logistycznej (SSCC). Zastosowanie tej metody identyfikacji miało umożliwić skrócenie procesu logistycznego poprzez etykietowanie już na etapie produkcji oraz ułatwić współpracę z międzynarodowymi odbiorcami wyrobów.

W rezultacie Bama zdecydowała się na wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV, którego mapa procesów spełniała zasadnicze oczekiwania firmy. Spółka postanowiła bazować na wypróbowanym rozwiązaniu, traktując je jako zbiór najlepszych praktyk i procesów w zakresie organizacji przedsiębiorstwa. Dlatego w obszarach takich jak księgowość, raportowanie, sprzedaż i zakupy zdecydowano się na wdrożenie standardowych funkcjonalności systemu Microsoft Dynamics NAV. Nieznaczne modyfikacje wymagane były w zakresie produkcji oraz magazynowania, a także wydruków. W tym przypadku dużą zaletą okazała się otwarta architektura systemu umożliwiająca szybkie dodawanie nowych obiektów i proste wprowadzanie modyfikacji istniejących elementów aplikacji.

Wykorzystanie metodyki Microsoft Sure Step w realizacji projektu wdrożeniowego gwarantowało sprawną implementację typowych procesów i zmian odpowiadających specyficznym wymaganiom Bama. Projekt implementacji powierzono spółce IT.integro, posiadającej wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu systemu Microsoft Dynamics NAV w branży produkcyjnej. IT.integro jest również twórcą i dostawcą polskiej funkcjonalności systemu Microsoft Dynamics NAV, co znacząco przyśpieszyło proces wdrożenia warstwy lokalnej rozwiązania w Bama. Firma wdrożyła również własny moduł Systemy Bankowe, zaprojektowany jako rozszerzenie funkcjonalności Microsoft Dynamics NAV.

Wybierając IT.integro jako dostawcę usług wdrożeniowych kierowaliśmy się głównie doświadczeniem spółki w zakresie implementacji systemów ERP w branży produkcyjnej. Konsultanci IT.integro zaproponowali nam szereg rozwiązań dotyczących parametryzacji Microsoft Dynamics NAV, które nie tylko umożliwiły sprawne wdrożenie systemu, lecz także pozwoliły na maksymalną optymalizację przepływu procesów – mówi Marlena Lubieszko-Siewruk, Dyrektor Finansowy i Kierownik Projektu Wdrożeniowego w Bama Europa Sp. z o.o.

Wykorzystanie know-how nabytego we wdrożeniach systemu Microsoft Dynamics NAV w branży spożywczej umożliwiło nam szybkie przejście przez proces implementacji rozwiązania w firmie Bama” – stwierdza Mariusz Gościniak, Kierownik Projektu, IT.integro.

Projekt wdrożenia był realizowany etapowo zgodnie z metodyką Microsoft Sure Step. W pierwszej fazie wdrożono procesy księgowości, zakupów, sprzedaży i produkcji. Natomiast w drugiej – zaawansowane mechanizmy kontroli zleceń produkcyjnych oraz logistykę magazynową opartą na miejscach odkładczych i kodzie SSCC (Serial Shipping Container Code), a także moduły dodane – Zaawansowaną Księgowość i Systemy Bankowe. Mimo, iż założeniem projektu było odwzorowanie mapy procesów Microsoft Dynamics NAV przez spółkę Bama, konsultanci IT.integro zaznajomili się szczegółowo ze specyficznymi aspektami działalności i oczekiwaniami klienta w trakcie analizy przedwdrożeniowej. Dzięki temu mogli optymalnie wykorzystać standardowe możliwości i elastyczność systemu.

Standaryzacja i elastyczność

W przypadku spółki Bama duże znaczenie odgrywał fakt, że system Microsoft Dynamics NAV umożliwia elastyczne definiowanie elementów aplikacji w ramach standardowego rozwiązania. Na przykład, w związku z koniecznością definiowania specyficznych przekrojów analitycznych w obszarze księgowości konieczne było zdefiniowanie dodatkowych wymiarów. W ramach standardowej funkcjonalności Microsoft Dynamics NAV można tworzyć własne wymiary i kontrolować ich poprawność. Podobnie w przypadku operacji walutowych – system umożliwia wprowadzanie własnej konfiguracji przy pomocy funkcji wielowalutowości. Dzięki temu operacje realizowane w Bama są rejestrowane w walucie oryginalnej z uwzględnieniem informacji o kursie waluty dla poszczególnych operacji. Ma to duże znacznie przy rozliczeniach z zagranicznymi nabywcami i dostawcami. System umożliwia również generowanie raportów w walucie dodatkowej i oryginalnej, czyli w złotych polskich i dolarach amerykańskich, co ułatwia realizację zadań sprawozdawczych na potrzeby centrali w Stanach Zjednoczonych. Możliwość definiowania dodatkowych ustawień w ramach standardowego rozwiązania to duża zaleta systemu Microsoft Dynamics NAV, wynikająca z wieloletniego doświadczenia i pracy nad systemem.

Zautomatyzowane monitorowanie produkcji

W Bama wykorzystano standardowe narzędzia planowania produkcji w Microsoft Dynamics NAV, takie jak prognozy produkcji, arkusze i harmonogramy planowania, kalendarze produkcji oraz marszruty. W związku z koniecznością zastosowania kodów SSCC w ewidencji wyrobów gotowych opracowano dodatkową tabelę, w której zapisywane są dane wyrobu gotowego. Ewidencja wyrobów gotowych odbywa się na bieżąco, bezpośrednio po wydrukowaniu etykiety SSCC za pomocą czytników kodów kreskowych. Usprawnia to znacząco przekazanie wyrobu do magazynu oraz procesy logistyczne.

Podobne udogodnienia wprowadzono w zakresie ewidencji czasu pracy stanowisk i gniazd roboczych. W związku z dużą liczbą stanowisk i gniazd roboczych zautomatyzowano proces rejestracji czasu. W dzienniku produkcji dodano możliwość zeskanowania kodu kreskowego wydrukowanego na specjalnie przygotowanym meldunku pracy gniazda i stanowiska roboczego. Dane zawarte w kodzie (numer zlecenia produkcyjnego, numer gniazda/stanowiska roboczego, numer operacji) są odczytywane i walidowane w wierszu dziennika produkcji, a następnie przekazywane kierownikowi produkcji.

Dzięki zastosowaniu kodów kreskowych usprawniono również ewidencję zużycia surowców. Na podstawie kodu na formularzu zużycia system odczytuje takie informacje jak numer zlecenia produkcyjnego czy kod powiązania marszruty, i tworzy w dzienniku wiersz w celu rozliczenia zużycia surowców.

Jakość pod kontrolą

Rozwiązania wprowadzone na etapie produkcji związane z oznaczaniem poszczególnych wyrobów gotowych i partii mają kluczowe znaczenie dla kontroli jakości. Poza śledzeniem partii proces kontroli jakości jest realizowany poprzez rejestrację informacji dotyczących jakości w kartotece partii w formie opisowych komentarzy. Microsoft Dynamics NAV umożliwia także blokowanie i odblokowanie partii na kartotece partii na etapie kontroli jakości. W przypadku wykrycia niepełnowartościowej lub wadliwej partii system rejestruje podjęte działania.

Zorganizowany magazyn

Kwestie związane z jakością są istotne także w obszarze magazynu. Podział lokalizacji na strefy umożliwia odpowiednie przyporządkowanie surowców i wyrobów gotowych. Konieczne było na przykład wyznaczenie stref „Alergeny” i „Niealergeny”. Taki podział można zdefiniować w ramach standardowej funkcjonalności systemu. Rozwiązanie zostało jednak wzbogacone o automatyczną blokadę przesunięć alergenów do strefy niealergenów. Podobnie rozszerzono standardową funkcjonalność blokady partii. Ponieważ system standardowo nie zezwalał na podział partii, wprowadzono modyfikację pozwalającą na nadawanie dodatkowego, unikalnego numeru palety dla partii częściowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu można zablokować tylko tę część partii, która nie spełnia wymagań. Oznacza to również, że przesunięcia międzymagazynowe są realizowane z dokładnością do części partii.


System Microsoft Dynamics NAV umożliwił realizację najistotniejszych zadań w kluczowych obszarach działalności firmy, czyli w logistyce, gospodarce magazynowej, kontroli jakości oraz raportowaniu. W zakresie tych obszarów uzyskano korzyści takie jak:

• Wdrożenie identyfikacji wyrobów gotowych w oparciu o kody SSCC,
• Automatyzacja ewidencji zapasów i ich zużycia oraz czasu pracy dzięki zastosowaniu kodów kreskowych, 
• Usprawnienie i skrócenie procesu logistycznego dzięki etykietowaniu na etapie produkcji,
• Wdrożenie mechanizmów wspomagających kontrolę jakości,
• Ułatwione raportowanie na potrzeby centrali w Stanach Zjednoczonych, 
• Usprawnienie rozliczeń bankowych dzięki wdrożeniu Systemów Bankowych, 
• Efektywniejsza współpraca z międzynarodowymi odbiorcami wyrobów.

Podstawowym założeniem projektu wdrożeniowego w Bama Europa było przyjęcie rozwiązań zastosowanych w Microsoft Dynamics NAV w jak najszerszym zakresie. Przyjmując, że te rozwiązania to zbiór najlepszych praktyk sprawdzonych w wielu innych przedsiębiorstwach, zminimalizowano liczbę modyfikacji. Nie bez znaczenia było również doświadczenie IT.integro w zakresie optymalizacji procesów oraz projektów w branży spożywczej. Dzięki takiemu podejściu uzyskano dodatkowe korzyści takie jak: