docFlow S.A. z rozwiązaniem SENTE

sente logoFirma docFlow S.A. mając jasno określone założenia biznesowe i kompetencje w zakresie profilu działalności stała przed wyborem Partnera, który będzie w stanie dostarczyć system informatyczny mogący sprostać specyficznym wymaganiom związanym ze świadczonymi usługami. Zadaniem poszukiwanego oprogramowania miało być wsparcie Centrum Zarządzania Dokumentami, z uwzględnieniem ogromnej skali ilości dokumentacji przetwarzanej przez docFlow, tak by obsługiwał zarządzanie gospodarką magazynową (WMS) również od strony logistycznej oraz koordynował całość procesów archiwizacyjnych.


 REKLAMA 
 RISE WITH SAP 
 
Analiza portfolio producentów oferujących systemy magazynowo-logistyczne pozwoliła stwierdzić, że dostępne na rynku zestandaryzowane oprogramowanie oferuje jedynie niektóre z potrzebnych funkcjonalności. Dodatkowo poziom wielu rozwiązań odbiegał od przyjętych założeń w obszarach bezpieczeństwa i efektywności.

Na tym tle zdecydowanie pozytywnie wyróżniała się oferta Sente. Choć firma pojawiła się jako potencjalny dostawca WMS, szybko stało się jasne, że jest w stanie zapewnić znacznie bardziej kompleksowy system, co więcej w czasie pozwalającym na uruchomienie świadczenia usług już w ciągu trzech miesięcy od podpisania umowy, W świetle priorytetu, jakim był jak najszybszy start działalności docFlow był to dodatkowy atut.

Wyzwanie dla Sente – ochrona danych założeniem nadrzędnym

Priorytetem, którego konsekwentne przestrzeganie stanowi o sukcesie firmy docFlow, jest kompleksowa, wielopoziomowa i wykraczająca poza obowiązujące standardy ochrona danych. Niezależnie od bezpiecznej archiwizacji i składowania w siedzibie docFlow, rozpoczyna się ona już w trakcie skanowania i przekazywania dokumentacji. Całość tego procesu musiała być obsługiwana w ramach spójnego systemu software’owego.

Zabezpieczenie danych zaczyna się… przed ich przyjęciem na stan!

docFlow szczególną wagę przywiązuje do zarządzania bezpieczeństwem, tak w warstwie fizycznych operacji logistycznych, jak i oprogramowania, w którym – zgodnie z zamówieniem – zostały zaimplementowane dodatkowe poziomy zabezpieczeń. Przykładowo jeden z nich ma za zadanie błyskawiczne wychwycenie niezgodności między specyfikacją dostawy, a rzeczywistym stanem dostarczonej do archiwum dokumentacji. System Sente S4, to znacznie więcej niż narzędzie WMS (choć z powodzeniem realizuje jego zadania), ale przede wszystkim - dzięki zintegrowanym procedurom - środowisko zarządzania, autoryzacji i monitoringu bezpieczeństwa.

Przebieg procesu – logistyka, skanowanie, hierarchizacja

Kontrahent składając do docFlow zlecenie przetworzenia dokumentów, po ich fizycznym zgromadzeniu, na etapie pakowania, przygotowuje plik w którym jest zestawienie przesyłanych dokumentów oraz ich unikalne identyfikatory, wnikające ze specyfiki określonej dokumentacji. Dodatkowo określane jest, w jaki sposób dokumenty powinny być opisane. Na podstawie tej specyfikacji tworzone są kategorie atrybutów przypisywane dokumentom w systemie (np. umowa, wniosek, wezwanie, etc). Pozwala to na uproszczoną indeksację i wyszukiwanie, co z kolei skutkuje sprawną obsługą zamówień klienta - dokumenty określonej kategorii za dany okres dostępne są praktycznie „od ręki”.

Po zeskanowaniu i przypisaniu atrybutów wszystkich dokumentów dotyczących jednej osoby lub podmiotu dana teczka trafia do kartonu, który oznaczany jest indywidualnym kodem. Pozwala to na intuicyjną hierarchizację danych (np.: karton, teczka, dokument), tak z poziomu bazy danych, jak i fizycznej struktury przechowywania magazynowego, co pozwala na szybkie odnalezienie dokumentu w razie zgłoszenia zapotrzebowania.

Zalety dobrego sytemu: zwinność, otwartość na integrację, adaptacja

W miarę przeprowadzanej przez architektów-programistów analizy przebiegu procesów w docFlow stawało się jasne, że w projekcie uda się wykorzystać już uprzednio stworzone funkcjonalności, co znacznie skróci czas wdrożenia.Miarą intensywności i efektywności prac developerskich Sente jest fakt, że rozpoczęcie prac nad systemem w kwietniu 2015, od pierwszego przyjęcia dokumentów na magazyn w lipcu tego roku, dzieli jedynie 12 tygodni. Tak sprawne działanie było możliwe dzięki połączeniu modułów tworzonych od podstaw pod kątem potrzeb Klienta, z wykorzystaniem opracowanych uprzednio elementów oprogramowania.

Inną kluczową zaletą Sente w porównaniu do oferty konkurencji było posiadanie autorskiego środowiska Neos – technologii budowania aplikacji biznesowych. Oprócz kompleksowości i wsparcia wielu platform dostępowych, Neos oferuje swobodę dostępu na poziomie developerskim: klienci mogą samodzielnie rozbudowywać system otrzymując te same narzędzia, którymi posługują programiści Sente.

Dodatkowo system został zaprojektowany w taki sposób, by docFlow jako klient i aktywny użytkownik mógł we własnym zakresie modyfikować i rozwijać go zgodnie ze swoimi potrzebami. Kolejnym wymogiem zamawiającego, który został w stu procentach spełniony, było oparcie oprogramowania na technologii otwartej, w celu umożliwienia integracji z innymi, także już działającymi, systemami firmy.

Narzędzia Sente są dostosowywane do rzeczywistych potrzeb i odpowiadają na definiowane na bieżąco wyzwania biznesowe. O wyjątkowości tego wdrożenia świadczy fakt, że oprogramowanie powstaje równocześnie z definiowaniem ścieżek procesów i określaniem potrzeb, w miarę rozwoju firmy docFlow i implementacji kolejnych usług. W tej sytuacji logicznym wyborem była metodyka zwinnego prowadzenia projektu (agile) - SCRUM .

Poza komfortem na etapach tworzenia systemu i jego implementacji, otwarte środowisko, to także gwarancja szybkiego dołączania kolejnych potrzebnych funkcjonalności w przyszłości. Oprogramowanie Sente nie jest statycznym, zamkniętym środowiskiem WMS, lecz rozwija się płynnie, adekwatnie do wzrostu organizacji, w której jest wdrożone.

Atuty współpracy z Sente: podwojenie mocy przerobowych, rozwój biznesu

Zgodnie z filozofią pracy Sente, podobnie jak w innych wdrożeniach, procedury są dostosowywane do potrzeb danego odbiorcy. W przypadku docFlow najistotniejsza była możliwość dokonywania bieżących korekt w systemie i jego procesach.

Właśnie ta funkcjonalność, w połączeniu z niezawodnością narzędzia, pozwoliła na uzyskanie wymiernej korzyści biznesowej, w postaci skrócenia czasu wdrożenia nowego pracownika do 10 minut. To z kolei pozwoliło na stworzenie w krótkim czasie wykwalifikowanego zespołu, który był warunkiem niezbędnym do rozpoczęcia działalności w wymiarze gwarantującym odpowiednią stabilność przychodów.

Efektywność szkolenia nowych członków zespołu docFlow, w połączeniu z płynnością i automatyzacją operacji, daje solidne podstawy do planów dynamicznego pozyskiwania kolejnych klientów i rozwoju firmy docFlow.

Kolejnym planowanym krokiem do zwiększenia wydajności docFlow, jest integracja środowiska Sente S4 z systemem zawierającym skany dokumentów, oferując funkcjonalność podglądu dokumentu w ramach jednego narzędzia.

Źródło: www.sente.pl

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top