Technologiczny misz-masz - efekty porządków na półce z narzędziami

 

Wyzwania

Zespół informatyków Rotopino.pl przez długi czas tworzył rozwiązania potrzebne do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jednak w pewnym momencie problemem stała się ich mnogość oraz różnorodność - każde nowe narzędzie mające wspierać procesy zachodzące w firmie tworzone było w różnych technologiach. Jednocześnie wciąż funkcjonowały stare rozwiązania, które już dawno zdezaktualizowały się i przestały być wykorzystywane przez pracowników. Dlatego pojawiła się potrzeba uporządkowania stosowanych narzędzi i wprowadzenie rozwiązań, które usprawniłyby funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

O wyborze Sente jako partnera do wsparcia zmian zaplanowanych przez Rotopino.pl zadecydowały doświadczenie i kompetencje zebrane przez nas podczas realizacji tego typu projektów. Wdrożenie objęło kilka kluczowych dla branży e-commerce obszarów: Sprzedaż, CRM, Logistyka, Workflow i Dokumenty, Personel, Finanse i Księgowość,. Dodatkowo integracja z obecnym autorskim systemem eCommerce. Ponad to, ponieważ Rotopino.pl korzysta z usług magazynu zewnętrznego, potrzebna była integracja z zewnętrznym systemem WMS. Rozwiązania miały być gotowe do wsparcia pracy 30 stanowisk. Uporządkowanie wszystkich funkcjonujących dotąd w firmie naszego partnera rozwiązań rozpoczęliśmy od analizy sytuacji i nakreślenia ścieżki zmian. Kluczowymi celami do zrealizowania były zwiększenie efektywności głównych procesów operacyjnych i wyeliminowanie funkcjonujących dotąd w firmie systemów pomocniczych. Udało nam się w 100% dopasować do oczekiwań Rotopino, realizując w pełni pomysły mające doprowadzić do osiągnięcia postawionych celów - również dzięki sprawnie przebiegającej współpracy z zespołem informatyków zatrudnionych w Rotopino.

Punkt zwrotny

Cele zostały postawione, a procesy zaprojektowane, więc prace ruszyły. Kiedy działania programistów nabrały tempa, potrzeby biznesowe naszego partnera zaczęły zmieniać się bardzo dynamicznie. Chcąc uniknąć sytuacji, w której stworzone rozwiązania będą rozmijać się z potrzebami przedsiębiorstwa, wspólnie zdecydowaliśmy o zmianie metodyki prowadzenia wdrożenia. Projekt zaczęliśmy realizować zgodnie z założeniami metodyki zwinnej, dostosowując tworzone narzędzia do bieżących potrzeb i wymagań Rotopino, rezygnując jednocześnie z początkowych założeń, które w miarę upływu czasu z perspektywy biznesu naszego partnera stałyby się zbędne lub mniej istotne niż nowe pomysły i potrzeby.

Dzięki zmianie podejścia, ujednoliciliśmy stosowane wcześniej technologie informatyczne, eliminując tym samym różnorodne rozwiązania systemowe. Przełożyło się to m.in. na zaoszczędzenie czasu pracowników działu IT. Jednym z kluczowych efektów było zautomatyzowanie obsługi zamówień - aż 80% z nich, czyli ponad 200 zamówień dziennie nie wymaga już zaangażowania pracowników BOK. Dalsze oszczędności i szybszą realizację zamówień przyniosło wprowadzenie dropshippingu i jego automatycznej obsługi. Dropshipping ma być dalej rozwijany, żeby jeszcze efektywniej napędzać biznes naszego partnera.

Oprócz tego została usprawniona praca działu księgowości: dzięki wprowadzeniu Homebankingu i automatycznych rozliczeń płatności, z których około 300 dziennie rozliczanych jest bez udziału pracowników. Samoczynnie odbywa się także wystawianie i wysyłka faktur do klientów.

Pomyślne zostało też przeprowadzone zintegrowanie systemu z zewnętrznym magazynem. Pozwoliło to na weryfikację stanów magazynowych oraz ułatwiło ich bieżącą kontrolę.

Wdrożenie nowego systemu to dopiero początek zmian w Rotopino. Po wprowadzeniu rozwiązań wspierających przebieg kluczowych procesów w firmie, nie mamy zamiaru spoczywać na laurach. Poza obszarami, które objęło wdrożenie, wciąż pozostało sporo miejsca na wprowadzenie usprawnień do kolejnych sfer działalności, aby przedsiębiorstwo naszego partnera mogło działać w sposób jeszcze bardziej zautomatyzowany i efektywny.

Jednak współpraca Rotopino.pl z Sente Systemy Informatyczne już teraz zaowocowała oszczędzeniem czasu pracowników, dzięki zautomatyzowaniu wielu procesów i ujednoliceniu zastosowanych rozwiązań informatycznych. Skutkiem zrealizowanego projektu jest także skrócenie czasu potrzebnego na wdrożenie nowych pracowników oraz ograniczenie liczby błędów, które zdarzały się operatorom kompletującym zamówienia. Wszystko to składa się na sukces wspólnie przeprowadzonego przedsięwzięcia. Najważniejszym jednak efektem dla Rotopino.pl jest możliwość dalszego rozwoju biznesu bez obaw, że na drodze do rozwoju staną systemy informatyczne.

Źródło: www.sente.pl