Przejdź do głównej treści

System ERP Microsoft Dynamics NAV w firmie Cognifide

Katgoria: ERP / Utworzono: 06 listopad 2016

System ERP Microsoft Dynamics NAV w firmie Cognifide

itintegro logo2015W 2015 roku poznańska spółka Cognifide, wchodząca w skład grupy WPP, zdecydowała się na wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV. Wybór oprogramowania ERP wiązał się z intensywnym rozwojem firmy, zarówno w Polsce, jak i na arenie międzynarodowej. Wdrożeniem zajął się strategiczny partner Microsoft Dynamics – IT.integro.

REKLAMA
ERP-VIEW.PL- STREAMSOFT
 
Autor innowacyjnych narzędzi IT wybrał system ERP od Microsoft

Cognifide zajmuje się tworzeniem zaawansowanych platform marketingowych w oparciu o systemy zarządzania treścią. W Poznaniu powstają aplikacje internetowe takich marek, jak Ford, Shell, Lincoln, GSK, Investec, czy Telegraph Media Group.

W kwietniu 2014 roku firma Cognifide dołączyła do grupy WPP, globalnego holdingu komunikacji marketingowej. W 3 000 biur, w 110 krajach grupa WPP zatrudnia ponad 170 000 osób. Cognifide stała się częścią sieci Wunderman, skupiającej agencje interaktywne, pracujące dla takich klientów, jak Coca-Cola, Best Buy, Citibank, Ford, Land Rover, Microsoft, Nokia, Novartis, Telefonica oraz weszła w skład WPP Digital, części WPP, odpowiedzialnej za obszar mediów cyfrowych.

Obecnie, w Cognifide pracuje prawie 300 osób, z czego ponad 200 tworzy zespół w Poznaniu. W ciągu ostatnich 2 lat zatrudnienie w poznańskim biurze zwiększyło się trzykrotnie.

Wyzwania

Cognifide, jako firma o profilu programistycznym, jest klientem szczególnie wymagającym, świadomym swoich celów. Tym większe wyzwanie zostało postawione przed IT.integro.

O specyfice firmy Cognifide decyduje jej międzynarodowy charakter. W momencie wdrożenia grupa składała się z dwóch spółek. Pierwsza z nich mieści się w Londynie. Jest to siedziba główna, w której zawierana jest większość transakcji sprzedaży oraz realizowana jest obsługa klienta. Druga znajduje się w Poznaniu. Ma charakter centrum rozwoju, które wdraża projekty.

Od momentu wdrożenia firma kontynuowała intensywny rozwój, otwierając oddział w USA i planując otwarcie kolejnych oddziałów na świecie.

Wśród celów biznesowych, które determinowały wybór systemu ERP, znalazły się:
  • spójne, transparentne raportowanie,
  • automatyzacja tworzenia raportów i analiz,
  • dostęp do aktualnych, ujednoliconych danych niezbędnych w procesie podejmowania decyzji,
  • stworzenie uniwersalnego modelu księgowości.

 

Głównym powodem wdrożenia systemu Microsoft Dynamics NAV był rozwój firmy. Ze start-up’u, Cognifide stała się dynamicznie rozwijającym przedsiębiorstwem, które w znaczącym stopniu zwiększyło zatrudnienie i obroty. Wcześniej w Polsce korzystaliśmy z systemu Comarch ERP Optima, natomiast partner angielski używał prostego systemu księgowego Quickbooks. Poszukiwaliśmy jednak wspólnego, bardziej kompleksowego rozwiązania, które pomoże nam efektywnie prowadzić księgowość, raportować wyniki finansowe oraz zarządzać naszymi kosztami, tak na poziomie spółek jak i grupy kapitałowej– mówi Ewa Łusiak – Jędra, Finance Director, Cognifide Polska.

Spójne raportowanie

Raportowanie Cognifide wiązało się z kilkoma wyzwaniami. Do tej pory, obie spółki, polska i angielska, pracowały na osobnych systemach oraz na odrębnych bazach danych. Tworzenie spójnych raportów było bardzo czasochłonne. Utrudnione było porównywanie danych, płynących z obu spółek. Cognifide poszukiwał narzędzi, które pozwoliłyby na tworzenie raportów zarówno na poziomie spółek, jak i grupy.

Stanęliśmy przed wyzwaniem wdrożenia rozwiązania, które skonsoliduje dane z trzech źródeł. Polskiego i angielskiego oddziału oraz zewnętrznego systemu do zarządzania projektami OpenAir, który stanowił osobną bazę danych. Aby osiągnąć zamierzony cel, wdrożono system Microsoft Dynamics NAV zintegrowany z rozwiązaniem Business Intelligence - Targit Decision Suite. Narzędzia Business Intelligence pozwalają przekształcić dane w informacje, a informacje w wiedzę konieczną do efektywnego zarządzania wydajnością i procesami w przedsiębiorstwie – powiedział Jakub Abram, Kierownik Projektu, IT.integro.
Automatyzacja wprowadzania danych oraz raportowania

Raportowanie przez długi czas bazowało na formularzach Excel. Związane było ze żmudnym, ręcznym wprowadzaniem danych. Brakowało automatyzacji, która skróciłaby czas tworzenia raportów, a jednocześnie gwarantowałaby ich bezbłędność. Targit zapewnia możliwość generowania raportów, bez dodatkowych czynności. Tworzenie analiz wymaga jedynie kilku kliknięć zamiast czasochłonnego wprowadzania danych.

Wdrożenie zunifikowanego modelu księgowości oraz metod księgowania

Do potrzeby spójnego raportowania dołączyła także chęć posiadania uniwersalnego oraz ujednoliconego modelu księgowości. Do 2015 roku, działy księgowości z obu krajów działały równolegle, bazując na odmiennych wymiarach. Pojawiło się także wyzwanie konsolidowania wyników w różnych przekrojach.

Rozwiązanie

W firmie Cognifide wdrożono system Microsoft Dynamics NAV 2013 w obszarach finansów, środków trwałych, zakupów, sprzedaży oraz budżetów księgi głównej. Wśród powodów, dla których firma Cognifide zdecydowała się na wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV znalazły się, m.in. wielojęzyczność oraz łatwy w obsłudze, przyjazny interfejs systemu. Wielojęzyczność wymagana była ze względu międzynarodowy charakter wdrożenia. Podobnie intuicyjność i prostota użytkowania były w szczególności oczekiwane przez angielskich partnerów.

Dodatkowo zaimplementowano w pełni zintegrowany moduł Kadry i płace, stanowiący rozszerzenie standardowej funkcjonalności systemu ERP oraz Targit Decision Suite - nowoczesne rozwiązanie Business Intelligence.
Zależało nam, by system ERP usprawnił procesy księgowe, począwszy od wprowadzenia dokumentów, aż po jak najbardziej zautomatyzowane raportowanie. Ogromną wartością projektu było zunifikowanie podejścia do kosztów zarówno w Anglii, jak i w Polsce. To był dla nas prawdziwy przełom – powiedziała Ewa Łusiak – Jędra.

Targit

Kompletna wiedza na temat procesów zachodzących w firmie jest fundamentem dobrych decyzji. Pozwala zrozumieć przyczyny zmian i przebieg działań. Ułatwia także interpretację skutków podjętych czynności.

Targit Decision Suite to nowoczesny system Business Intelligence, w pełni kompatybilny z systemem ERP – Microsoft Dynamics NAV, umożliwiający samodzielne tworzenie analiz, raportów z różnego typu źródeł oraz pulpitów menedżerskich. Narzędzie dostarcza kluczowych informacji służących podejmowaniu efektywnych decyzji biznesowych. Targit Decision Suite wspiera także prace analityczne, kontrolingowe, prognozowanie wyników i zarządzanie ryzykiem. Wykorzystuje najnowsze technologie in-memory i hurtownie danych.

Obecnie, Targit to ważna platforma do raportowania. Jest ona dla nas szczególnie istotna, gdyż łączy kilka systemów, w których przechowujemy różnego typu dane. Hurtownia danych pozwala nam gromadzić informacje z wielu źródeł oraz je analizować w różnych przekrojach– powiedziała Ewa Łusiak – Jędra.
Spółka Cognifide szczególną wagę przykładała do rozwoju narzędzi analitycznych Business Intelligence w oparciu o system ERP oraz system OpenAir. Oczekiwała kompletnego rozwiązania, które zapewni sprawne zarządzanie oraz przejrzystą, prostą analitykę. Dla pracowników Cognifide ważna była nie tylko jakość procesów, ale również prezentowania danych. Oczekiwano także ustalenia ścisłych standardów przy przydzielaniu uprawnień do danych pracownikom firmy.

Konsolidacja danych z 3 źródeł

Dane do raportowania były pobierane pierwotnie z trzech źródeł – oddziałów z Polski i Wielkiej Brytanii oraz z systemu OpenAir. W ostatnim czasie Spółka dołączyła do hurtowni oddział w Stanach Zjednoczonych. Oprogramowanie ERP zintegrowane z narzędziami analitycznymi Targit pozwoliło na spójne, zautomatyzowane raportowanie na własne potrzeby oddziałów, jak i na potrzeby grupy.

Część danych pochodzi z systemu ERP (na podstawie np. operacji księgowych, budżetów, czy danych związanych z projektami), a część pobierana jest automatycznie z systemu OpenAir. Targit równolegle zasilany jest danymi z Microsoft Dynamics NAV oraz OpenAir.

Raportowanie w dwóch walutach

Cognifide miał szczególne oczekiwania dotyczące raportowania. Ze względu na międzynarodowy charakter firmy, wymagane było rozwiązanie, które w sposób zautomatyzowany tworzy raporty w dwóch walutach – polskim złotym i angielskim funcie, a obecnie także w dolarze amerykańskim – powiedział Jakub Abram - Aby uprościć raportowanie, wdrożyliśmy funkcję Kurs wymiany do raportowania, która pozwala na automatyczne konwertowanie wartości do waluty funkcjonalnej grupy – dodał.

Rozbudowane dashboardy

Najczęściej, dane analityczne są przedstawiane w postaci tabel. W Cognifide wypracowano inny, prostszy sposób prezentacji danych, w postaci graficznych dashboard’ów. Ich atutem jest czytelność oraz prostota.

Targit oraz cała hurtowania danych pozwalają wygenerować szereg informacji dotyczących rentowności zespołów sprzedażowych, projektów, wykonanych budżetów. Pozwala wyciągnąć informacje na temat trendów w kosztach. Dołączając informacje z innych źródeł, spółka Cognifide otrzymuje pełen obraz realizowanych projektów w obecnej fazie, jak i możliwego rozwoju.

Raporty są na bieżąco rozbudowywane i doskonalone, tak by w niedalekiej przyszłości osoby kierujące poszczególnymi działami w firmie miały możliwość korzystania z nich we własnym zakresie.

Business Intelligence w Cognifide ma szczególne znaczenie. Rozwiązanie jest stale rozbudowywane, a w przyszłości planowane jest wdrożenie mobilnej wersji oprogramowania, które umożliwi dostęp do analiz z dowolnego miejsca.

Kadry i płace

W firmie Cognifide zdecydowano się na wdrożenie modułu Kadry i Płace. Jest to autorskie rozwiązanie opracowane przez firmę IT.integro. Moduł stanowi rozszerzenie funkcjonalności systemu Microsoft Dynamics NAV w zakresie zarządzania personelem i rachuby płac. Umożliwia tworzenie kadrowej bazy danych, generowanie licznych dokumentów, prowadzenie ewidencji czasu pracy i absencji, wyliczanie wynagrodzeń i zasiłków, księgowanie płac wg zdefiniowanych kryteriów i wiele innych.

Moduł Kadry i Płace wspiera cały, formalny cykl życia pracowników w firmie, począwszy od momentu przygotowania umowy o pracę, poprzez wprowadzanie podstawowych danych, comiesięczne wyliczanie wynagrodzeń, aż po świadectwo pracy. Dodatkowo Dynamics NAV umożliwia automatyczny import czasu pracy z systemu OpenAir, co w znaczącym stopniu usprawniło proces pobierania danych do kalkulacji płac. Teraz jest to kwestia naciśnięcia przycisku, a kiedyś dane były wprowadzane do systemu manualnie – opowiada Magdalena Siwka, Senior HR Manager w Cognifide - Ponadto, istnieje możliwość automatycznego importu czasu pracy pracowników z innego systemu. Wzrost liczby zatrudnionych spowodował, że ręczne wprowadzanie danych o projektach oraz ich uczestnikach czy nadgodzinach byłoby zbyt pracochłonne. Zintegrowany z systemem ERP moduł Kadry i płace pozwala zaimportować te dane automatycznie – dodaje.
Proces wdrożeniowy

Wdrożenie systemu ERP rozpoczęło się w listopadzie 2014 roku. Proces przebiegał etapowo, zgodnie z metodyką Microsoft Dynamics Sure Step. Był prowadzony równolegle w Polsce i w Wielkiej Brytanii. Ostatecznie, projekt został zakończony w kwietniu 2015 roku.

Plany na przyszłość

Firma Cognifide w dalszym ciągu planuje rozbudowę możliwości narzędzi Business Intelligence w oparciu o Microsoft Dynamics NAV. Spójne raportowanie przyniosło firmie ogromne korzyści. Rozważany jest upgrade systemu do najnowszej wersji, a także jego kolejne, cykliczne aktualizacje. Wśród planów, znajduje się również umowa w zakresie wsparcia modułu Kadry i płace.

Korzyści biznesowe

Wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV oraz dodatkowych rozwiązań, jak Kadry i Płace oraz Targit Decision Suite, zapewniło osiągnięcie podstawowych celów biznesowych, jakie stawiała sobie firma Cognifide. Wśród osiągniętych korzyści warto wymienić:
  • Uzyskanie dostępu do aktualnej, wiarygodnej bazy danych
  • Automatyzację procesów
  • Generowanie raportów w oparciu o wiarygodne dane 
  • Lepsze prognozowanie
  • Unifikację modelu księgowości
  • Szybsze procesy analityczne i raportowanie
  • Sprawną obsługę kadrowo-płacową 
  • Lepsze planowanie i ewidencja czasu pracy
Wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV pozwoliło na ujednolicenie metodologii prezentowania oraz zarządzania kosztami w grupie. Wcześniej, każda firma posiadała własny plan kont, metody księgowania. Dodatkowo, raportowanie grupowe przygotowywane było w Excelu. Obecnie, dane można z łatwością zinterpretować, niezależnie od tego czy pochodzą z polskiej, angielskiej czy amerykańskiej spółki – podsumowuje Ewa Łusiak – Jędra.
Partner wdrożeniowy

Partnerem wdrożeniowym została firma IT.integro – Złoty Partner Microsoft Dynamics NAV oraz członek elitarnej grup Microsoft Dynamics President’s Club. Decyzja o wyborze związana była z doświadczeniem IT.integro w realizacji projektów międzynarodowych, która zrealizowała około 50 zagranicznych wdrożeń oraz obsługuje ponad 1 000 obcojęzycznych użytkowników systemu ERP. Cognifide oczekiwała od swojego partnera kompletnego wsparcia w zakresie wdrożenia oraz zapewnienia dostępu do aktualizacji, związanych ze zmieniającymi się uwarunkowaniami prawnymi.

Źródło: www.it.integro.pl

Oceń systemy
RAPORT ERP SPRAWDZ POROWNAJ OCENMicrosoft na stronie www.raport-erp.pl



Najnowsze wiadomości

Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
BPSCEuropejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.



Najnowsze artykuły

5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".

Przeczytaj Również

Wydawnictwo, e-commerce i logistyka w jednym systemie ERP

Nowoczesny ERP pozwala wydawnictwu jednocześnie kontrolować produkcję, sprzedaż online i logistykę… / Czytaj więcej

Wdrożenie systemu ERP IFS Cloud w firmie Airpol

Airpol, jeden z największych polskich producentów sprężarek powietrza, stanął przed wyzwaniem związ… / Czytaj więcej

ERP Epicor Kinetic w praktyce: jak Novameta zbudowała zintegrowaną i skalowalną produkcję

Novameta osiągnęła pełną integrację procesów produkcyjnych, inżynieryjnych i finansowych dzięki wdr… / Czytaj więcej

Wdrożenie systemu ERP IFS Cloud w Fabryce Mebli WUTEH

W branży meblarskiej, charakteryzującej się wysoką złożonością procesów oraz równoległą realizacją… / Czytaj więcej

Jak Teads w 3 miesiące zautomatyzował finanse i skrócił raportowanie do 2 dni w Dynamics 365 Finance

Teads zdołał w zaledwie trzy miesiące zautomatyzować kluczowe procesy finansowe w Niemczech i Szwaj… / Czytaj więcej

SAP Business One w Grupie Azoty: sprawny system ERP

Dynamiczny rozwój Grupy Azoty Zakłady Fosforowe wymagał systemu ERP, który nie tylko poradzi sobie… / Czytaj więcej