W 21 WIEK Z IFS APPLICATIONS

 

W tej sytuacji zarząd doszedł do wniosku, że niezbędne są nowe narzędzia informatyczne. Po przeanalizowaniu potrzeb stworzyliśmy listę priorytetowych funkcji i okazało się, że jedynie oprogramowanie z najwyższej półki dostarczy satysfakcjonującego rozwiązania. Poszukiwaliśmy odpowiedniego systemu u różnych dostawców. Bardzo istotna była dla nas funkcjonalność wielopozycyjnego rabatowania, którą system IFS Applications zapewniał w standardzie, a której nie znaleźliśmy w żadnej innej aplikacji. Całości dopełniły pozostałe funkcje systemu, które uznaliśmy za niezwykle przydatne. Pozostało uzgodnić warunki i rozpocząć przygodę z IFS.

 

PIERWSZE DOŚWIADCZENIA

W roku 2001 uruchomiliśmy system IFS Applications w centrali w Żywcu. Początkowo obejmował on magazyn, sprzedaż i dystrybucję z elementami produkcji. Dzięki integracji procesów mogliśmy na bieżąco śledzić produkcję i etapy realizacji. Już po kilku miesiącach użytkowania zauważyliśmy znaczne zmniejszenie poziomu stanów magazynowych. Zwiększyła się też szybkość realizacji wysyłek. W tamtym czasie korzystaliśmy jeszcze z własnego transportu, który obsługiwał wszystkie nasze składy fabryczne na terenie Polski. W związku z tym, że one również były objęte systemem IFS Applications, mieliśmy zapewniony w czasie rzeczywistym przepływ informacji dotyczących stanu zapasów. Dzięki temu realizacja zamówień przebiegała znacznie sprawniej. W miarę jak zmieniały się realia gospodarcze w Polsce i rozwijały się usługi transportowe, znikała potrzeba utrzymywania składów fabrycznych. Stopniowo je likwidowaliśmy, rezygnując również z utrzymywania własnej bazy transportowej.

PORA NA UPGRADE

Kolejne lata przyniosły dynamiczny rozwój i coraz mocniej odczuwaliśmy potrzebę ponownego usprawnienia gospodarki magazynowej i poprawy przepływu informacji w zakresie produkcji. Początkowo planowaliśmy jedynie rozszerzenie zakresu operacji realizowanych przy użyciu czytników kodów kreskowych, ale po zapoznaniu się z możliwościami nowej wersji systemu IFS Applications nasz apetyt wzrósł. Doszliśmy do wniosku, że zamiast rozwijania dotychczasowej wersji, przeprowadzimy upgrade do nowej i w ten sposób — z punktu widzenia informatyki — przeniesiemy naszą firmę w 21 wiek. W 2009 roku zdecydowaliśmy się na upgrade do najnowszej wersji IFS Applications 7.5. Jednocześnie postanowiliśmy wdrożyć moduł IFS WMS do zarządzania magazynem.

REORGANIZACJA PROCESÓW

Wdrożenie wersji 7.5, wprowadzenie systemu przenośnych czytników kodów kreskowych i objęcie systemem ERP pozostałych obszarów działalności firmy spowodowało znaczną reorganizację procesów. Ogromne zmiany nastąpiły w obszarze sprzedaży. Nasi przedstawiciele handlowi, którzy wcześniej nie pracowali w IFS Applications, dostali „do ręki” potężne narzędzie, zyskując w ten sposób możliwość zdalnego śledzenia na bieżąco zamówień klientów, zatwierdzania cen, składania wniosków rabatowych i inwestycyjnych itd. Udało się zwiększyć efektywność procesów w obszarze logistyki. Bardzo istotna jest dla nas np. możliwość przyjęcia do magazynu produktów ze zlecenia, które nie zostało jeszcze zamknięte. Towar, który schodzi z linii produkcyjnej, jest automatycznie rejestrowany w magazynie, może być też od razu skierowany do wysyłki. To oznacza skrócenie czasu dostaw do klientów — czas realizacji zamówienia nie przekracza teraz 48 godzin. Zmniejszył się poziom zapasów magazynowych. Wyeliminowaliśmy praktycznie ryzyko pomyłek przy załadunku towaru w magazynie, a to się przekłada na spadek liczby reklamacji.

PORTAL B2B

Na podstawie IFS Applications stworzyliśmy sklep internetowy B2B dla naszych odbiorców. Dzięki temu mają oni możliwość śledzenia na bieżąco statusu zamówień, realizacji wysyłek, składania zamówień itp. Po zalogowaniu klient automatycznie uzyskuje informacje dotyczące asortymentu, ma dostęp do swoich wniosków rabatowych i inwestycyjnych, otrzymuje informacje zwrotne o fakturach, płatnościach, może samodzielnie skompletować dostawę, dobrać towar do palety, a po złożeniu zamówienia otrzymuje szczegółowe informacje o realizacji dostawy.

PLANY ROZWOJU

Cały czas się rozwijamy. Otwieramy nowe spółki za granicą: w Wielkiej Brytanii i we Francji. Naszym celem jest objęcie systemem całej organizacji. Warto wspomnieć, że nasza spółka na Ukrainie jest objęta IFS Applications już od 2013 roku — pracujemy na jednej instancji systemu.

W przyszłym roku planujemy przejście na najnowszą wersję IFS Applications. Przy tej okazji nastąpi ponowny przegląd procesów biznesowych w firmie i zaadaptowanie ich do nowej funkcjonalności systemu. Dostrzegamy nowe możliwości usprawnienia wielu procesów, w tym m.in. zarządzania kontaktami z klientami. Wobec wciąż rozwijającego się asortymentu zasadnicze znaczenie ma dla nas rozbudowa systemu magazynowego i zaawansowane funkcje kompletacji wysyłki.

WDROŻONE MODUŁY:

Źródło: www.ifsworld.com