Praca staje się łatwiejsza

 

Przeszkoda w rozwoju

Mal-Pol to drukarnia, której klienci mają coraz większe oczekiwania. Składają coraz więcej zamówień i oczekują ich błyskawicznej realizacji. Firma, chcąc jak najlepiej odpowiadać na potrzeby rynku, stale poszukuje nowych dróg rozwoju. Otwiera nową halę, inwestuje w maszyny. Do pełni szczęścia brakowało jednej rzeczy - systemu, który rozwijałby się razem z firmą.

Niewystarczające rozwiązanie

Dotychczas wykorzystywane rozwiązanie w obszarze finansów i księgowości stanowiło ograniczenie, stąd decyzja o jego wymianie. Dotychczasowy system nie uwzględniał wielowalutowości. Z tego względu część operacji musiała być przeprowadzana za pomocą arkuszy excel lub na kartkach. Przy stale zwiększającej się ilości zamówień taka sytuacja powodowała utrudnienia, wymagała zwiększonych nakładów pracy i mogła prowadzić do powstawania pomyłek. Poza tym system nie był nowoczesnym rozwiązaniem, a pracownicy zwracali uwagę na jego mało intuicyjny interfejs. O rozwiązaniach Sente firma Mal-Pol dowiedziała się od firmy Digiprint, która od lat korzysta z systemu Sente S4. Pozytywne opinie partnerów i dobrze przyjęta prezentacja systemu zaowocowała decyzją o rozpoczęciu współpracy.

Zwinne podejście

Projekt od samego początku realizowany był w metodyce zwinnej. Pierwsze sesje analityczne pozwoliły stworzyć zarys projektu i wstępnie wyszczególnić to, co zostanie zrealizowane w jego ramach. Zgodnie z metodyką SCRUM, prace na bieżąco były dzielone na kolejne etapy (tzw. sprinty - 1-3 tygodniowe odcinki czasu). Przed każdym kolejnym sprintem konsultanci Sente ustalali z osobami zaangażowanymi w projekt po stronie firmy Mal-Pol to, co zostanie w jego ramach zrealizowane. Pracownicy Mal-Polu sami również zgłaszali swoje pomysły i potrzeby w trakcie prac. Były one na bieżąco analizowane i wspólnie podejmowano decyzję, czy zgłaszane kwestie są na tyle pilne, że trzeba je zrealizować od razu czy mogą one zaczekać kilka dni i wejść do planu kolejnego sprintu.

Dostosowanie do potrzeb

Podczas wdrożeń rozwiązań informatycznych obszar finansów i księgowości uważany jest zwykle za jeden z bardziej standardowych i przewidywalnych. Okazuje się, że w wielu przypadkach niesłusznie. Często specyfika danego przedsiębiorstwa silnie wpływa na kształt tego obszaru. Tak też było w przypadku firmy Mal-Pol. Dla firmy istotne było np. uwzględnienie w module mechanizmu wyliczania marży dla dostawców na podstawie wyciągów bankowych. Standardowo rozwiązanie to jest elementem obszaru sprzedaży. Jednak organizacja procesów w firmie Mal-Pol była skonstruowana w ten sposób, że pracownikom o wiele wygodniej było korzystać z niego w ramach obszaru finansów i księgowości. Dlatego też ten mechanizm został uwzględniony właśnie w tym module.

Zwinna realizacja projektu pozwoliła modyfikować jego założenia zgodnie z tym, jak rozwijała się firma Mal-Pol. Dzięki temu swobodnie można było rezygnować z pomysłów, które powstały podczas analiz, a w trakcie wdrożenia okazały się zbędne. Co więcej, takie podejście umożliwiało realizację rozwiązań, które początkowo z różnych powodów uznane zostały za niekonieczne. Tak było w przypadku mechanizmu do wysyłki przelewów walutowych. Specyfika działania firmy Mal-Pol powodowała, że przygotowanie rozwiązania do obsługi tego procesu byłoby czasochłonne. Przelewów tego typu było wówczas tylko kilka miesięcznie, więc uznano, że nakład pracy potrzebny do zautomatyzowania ich wysyłki byłby zbyt duży w stosunku do uzyskanych korzyści. Po kilku miesiącach okazało się jednak, że liczba przelewów systematycznie wzrasta i jest ich już na tyle dużo, że warto poświęcić czas, aby stworzyć mechanizm ich wysyłki.

Indywidualne podejście kluczem do sukcesu

Projekt zakończył się sukcesem. W zaplanowanym czasie udało się zrealizować wstępne założenia i pojawiające się w trakcie prac pomysły. Co więcej, ostateczne koszty wdrożenia były o 10% niższe niż szacowano. Firma Mal-Pol była bardzo zadowolona z przebiegu prac. Po stronie Sente nad projektem czuwał dedykowany konsultant - Mateusz Jawulski. Kiedy pracownicy firmy Mal-Pol zgłaszali problem, Mateusz natychmiast zajmował się jego rozpatrzeniem.

Wspólnie z zespołem zdecydowaliśmy, że projekt w Mal-Polu będzie przeze mnie traktowany priorytetowo. Elastyczność systemu pozwoliła na wprowadzanie modyfikacji na potrzeby Mal-Polu, a duża wiedza merytoryczna po stronie pracowników firmy bardzo ułatwiała współpracę. - podkreśla Mateusz. Obie zaangażowane w prace strony czuły się komfortowo. Pan Mateusz był bardzo cierpliwy i wyrozumiały. Odpowiadał na wszelkie pytania, wszystko pokazywał i tłumaczył. Cierpliwie, bez humorów. Jestem bardzo zadowolona ze współpracy. - opowiada Ewa Kamińska, księgowa w firmie Mal-Pol.

Pracownicy firmy Mal-Pol podkreślają, że wdrożenie nowego rozwiązania bardzo ułatwiło ich pracę.

Wcześniej dużo czasu zajmowało nam ręczne wpisywanie bardzo dużej liczby danych. Teraz robi to za nas system, a my możemy poświęcić czas na inne obowiązki - dodaje Iwona Kaczmarek, która zajmuje się księgowością w Mal-Polu.

Rozwiązanie w obszarze finansów i księgowości tak dobrze sprawdziło się w firmie Mal-Pol, że podjęto decyzję o wdrożeniu systemu Sente do zarządzania personelem.

Źródło: www.sente.pl