Infor LN 10.5 w AWECO: Jak S&T uzyskało ponad 90% redukcji kastomizacji w ERP?

 

W wersji 10.5 polska lokalizacja jest dostępna na standardowym poziomie Infor LN, co jest najlepszym rozwiązaniem zarówno dla firm globalnych, jak i polskich, planujących szeroką ekspansję międzynarodową. Projekt migracji Infor LN do nowej wersji w firmie AWECO Polska Appliance rozpoczął się wiosną 2017 r. W procesie uczestniczył kilkunastoosobowy zespół ze strony AWECO i S&T, który podjął następujące, bardzo ciekawe wyzwania.

 

Wyzwanie 1: Wdrożenie polskiej lokalizacji Infor LN

Głównym celem a jednocześnie wyzwaniem podczas migracji było przeniesienie spółki na standardową polską lokalizację Infor LN. AWECO nie korzystało dotychczas z polskiej lokalizacji ze względu na dużą liczbę działających w różnych krajach, własnych globalnych kastomizacji w systemie. Tym sposobem obsługiwano również funkcjonalności wymagane prawnie. Migracja do Infor LN 10.5 wiązała się więc z zasadniczą korzyścią, ponieważ w tej wersji producent (przy pomocy S&T) włączył funkcjonalność polskiej lokalizacji do standardowego poziomu Infor LN. Firmom o globalnym zasięgu gwarantuje to wygodę obsługi i utrzymania oprogramowania.

Wyzwanie 2: Redukcja liczby kastomizacji

Przygotowanie do projektu migracji objęło szczegółową ewidencję kastomizacji AWECO i ich analizę przez S&T pod kątem możliwości wykorzystania standardowych funkcjonalności systemu. W ten sposób udało się wyeliminować większość własnych rozwiązań AWECO: przykładowo, w obszarze finansów, z 214 kastomizacji zachowano jedynie 19. W zamian uruchomiono standardowe funkcjonalności Infor LN, takie jak elastyczne raportowanie czy usprawnienia w sposobie ewidencji wyciągów bankowych, które umożliwiają automatyczne wyliczanie różnic kursowych dla rachunków. Do zastąpienia kastomizacji wykorzystano też możliwości, które w wersji 10.5 dają personalizacje i pola definiowane przez użytkowników.

Wyzwanie 3: Zmniejszenie zakresu danych

Następne wyzwanie stanowił geograficzny zakres projektu. Dane w Infor LN znajdowały się w kilkudziesięciu firmach, co było związane z prowadzeniem działalności przez SANHUA AWECO na wielu kontynentach. Ostatecznie, w środowisku docelowym znalazły się 22 aktywne firmy oraz 6 archiwalnych. Kwestia archiwizacji danych w projekcie również została ciekawie rozwiązana: dane archiwalne sprzed migracji zostały jednorazowo przeniesione na kopie zapasowe, natomiast do firm archiwalnych Infor LN trafiają wyłącznie dane pomigracyjne. Takie zmniejszenie zakresu potrzebnych danych pozwoliło na ich sprawną migrację do nowego środowiska.

Wyzwanie 4: Skrócenie czasu migracji

Kolejnym wyzwaniem w projekcie była konieczność dokonania migracji w krótkim czasie, zapewniającym ciągłość pracy firmy, która z racji działalności w branży motoryzacyjnej nie może sobie pozwolić na jakikolwiek przestój. Po odpowiednim przygotowaniu danych i czterech iteracjach migracji, potrzebne informacje zostały przeniesione do nowego systemu w całości, a czas okna serwisowego wymaganego do migracji skrócono dodatkowo dzięki wykorzystaniu mechanizmu replikacji danych. Dzięki temu produkcyjny start Infor LN 10.5 miał miejsce w trakcie miesiąca – w połowie listopada 2017 r. Uruchomienie przebiegło sprawnie i bez większych problemów.

Wyzwanie 5: Modernizacja infrastruktury

Aktualizacji oprogramowania i migracji danych towarzyszyła też modernizacja infrastruktury. W toku projektu podniesiono do najnowszych wersji serwer, system operacyjny i bazę danych. Zadbano także o migrację rozwiązań towarzyszących Infor LN (m.in. HiDOX, system kadrowo-płacowy) i ich pełną integrację z wersją 10.5. Wersja Infor LN 10.5 oznacza również zmianę doświadczenia pracy użytkownika poprzez przejście na nowy interfejs do obsługi systemu. Wiekowy interfejs oparty o technologię Java został zastąpiony nowoczesnym Infor LN UI, który korzysta z HTML5. Obecnie interfejs użytkownika nie jest w żaden sposób ograniczony sprzętem czy oprogramowaniem – wystarczy przeglądarka internetowa obsługująca HTML5.

Rezultat: ponad 90-proc. redukcja kastomizacji w ERP

Dzięki dobrze przygotowanej i przeprowadzonej migracji do Infor LN 10.5 AWECO znacznie uprościło administrację systemem (redukując liczbę kastomizacji) oraz usprawniło obsługę wymagań prawnych (poprzez wykorzystanie polskiej lokalizacji m.in. do wydruków ksiąg rachunkowych, rejestrów podatkowych, Jednolitych Plików Kontrolnych, not odsetkowych i Intrastatu). Wdrożony Infor LN 10.5 ze standardową polską lokalizacją ujednolica procedury, reguły biznesowe oraz sprawozdawczość finansową na poziomie całej grupy SANHUA AWECO. Dodatkowo, wspólny centralny system i mniejszy zespół obsługujący administrację ułatwiają zarządzanie aplikacją, co także obniża koszty eksploatacji.

Jednym z ważniejszych wyzwań projektu było ograniczenie liczby modyfikacji systemowych, które przez lata osiągnęły pokaźne rozmiary. Największą redukcję, o 91%, udało się uzyskać w obszarze finansów i księgowości dzięki uruchomieniu standardowej polskiej lokalizacji z gotowym zestawem dostępnych raportów; wykorzystaniu nowych funkcji dostępnych w wersji 10.5, związanych z przygotowaniem raportów i sprawozdań finansowych; wykorzystaniu personalizacji; wreszcie ograniczeniu dążenia użytkowników do kastomizowania systemu.

Przy okazji migracji uruchomiono też procesy realizowane poprzednio poza systemem. Przykładem może być obsługa deklaracji Intrastat czy automatyczny import kursów NBP.

Użytkownicy systemu podkreślają dużo większą wygodę pracy z nowym interfejsem, łatwość w dostosowaniu ekranów do swoich indywidualnych potrzeb, możliwości filtrowania i wyszukiwania danych, formatowania warunkowego, bardziej przejrzyste układy sesji służących analizie danych, jak również nowe panele kontrolne. - Maciej Sitko, Architekt systemowy, S&T

Jesteśmy już tydzień po migracji i poza niewielkimi problemami, które na bieżąco rozwiązujemy, można uznać, że projekt został zakończony sukcesem. Dlatego też chciałbym bardzo podziękować za wsparcie S&T uzyskane podczas migracji, w szczególności za profesjonalne podejście zespołu do tego zadania - Dawid Dudek, Kierownik IT, AWECO

Źródło: S&T Services Polska