Usprawnić dystrybucję

Przeprowadził je krakowski oddział Sage Symfonia. Tomasz Kozłowski, kierownik ds. kluczowych klientów z filii Sage Symfonia w Krakowie żartuje:

Może właśnie dlatego, że to specjaliści IT instalowali system u innych specjalistów, to skomplikowane przedsięwzięcie przebiegło tak sprawnie. W sytuacjach, w których pojawiał się jakikolwiek problem do rozwiązania, nasi fachowcy mogli liczyć na współpracę ze strony programistów w Gambit. To oznacza, że prace przebiegały zdecydowanie szybciej niż zazwyczaj.

Handlowcy wreszcie mogą pracować

Przed instalacją systemu Forte dla Handlu w spółce Gambit korzystano z własnej aplikacji, napisanej w MS Access. Był to jeden z najważniejszych powodów, dla których zarząd spółki Gambit zdecydował się na zmianę systemu. Dzięki temu pracownicy działu marketingu oraz działu handlowego mogą więcej czasu poświęcać na kontakty z klientami firmy.

Zbyt dużo czasu zajmowało pracownikom Gambitu uzgadnianie stanów magazynowych we własnej aplikacji z funkcjonującym w firmie systemem księgowym Forte. Pracochłonna była także ręczna kontrola poprawności zamówień otrzymywanych od klientów z wysyłanymi dokumentami do dostawców - mówi Tomasz Kozłowski, Sage Symfonia.

W efekcie w Gambicie wdrożono Forte dla Handlu na pięciu stanowiskach komputerowych (po kilku miesiącach liczba licencji została zwiększona do 10). Oprogramowanie zainstalował zespół krakowskiej Filii Sage Symfonia. Tomasz Kozłowski wyjaśnia powody, dla których wybór Gambitu padł na produkty Sage Symfonii: Klient zgłosił się do nas między innymi z uwagi na nietypowy charakter projektu. Dzięki temu, że doskonale znamy własny produkt stworzyliśmy aplikację uszytą na miarę. Między innymi dzięki temu, że pracownicy Gambitu doskonale znali system – sami go przecież napisali i utrzymywali – udało się nam także skrócić skomplikowany proces analizy przedwdrożeniowej z kilku dni do jednego. Gambit wybrał Forte dla Handlu także ze względu na to, że poza standardowymi operacjami narzuconymi przez wymogi gospodarki magazynowej, gwarantowała również rejestrację zamówień obcych oraz ich przetwarzanie na zamówienia własne do dostawców. Spore znaczenie miało również to, że system charakteryzuje się nieograniczoną możliwością rozbudowy kartoteki towarów poprzez import danych z pliku tekstowego, a także dużymi możliwościami dopasowania do potrzeb klienta. Zbigniew Galon podkreśla:

Najważniejsze dla nas było wprowadzanie wielu dodatkowych informacji opisujących towar oraz szybka i efektywna obsługa zamówień. To kluczowe dla prowadzonego biznesu. Zarządowi spółki zależało również na usprawnieniu komunikacji pomiędzy magazynem i działem finansowo-księgowym.

Obrót towarami na indywidualne zamówienie oznacza codzienne przetwarzanie dużej liczby wpływających zamówień. Kluczowe jest to, by proces ten odbywał się automatycznie. W realizacji tego zadania pomogła dokładna analiza przedwdrożeniowa - tłumaczy Tomasz Kozłowski.

Baza towarów pod kontrolą

Wdrożenie składało się z dwóch etapów. W pierwszym pracownicy Sage Symfonia zaimportowali dane z działającego systemu sprzedaży wykorzystującego rozwiązanie własne Gambitu i wdrożyli Forte dla Handlu. Drugi etap polegał na asyście po implementacji, wychwyceniu błędów, oraz wprowadzeniu niezbędnych poprawek.

Wdrożenie tylko na pierwszy rzut oka było typowe. Zainstalowano bowiem specyficzne rozwiązania służące do automatyzacji procesów logistycznych. W oparciu o zamówienie obce program Forte Dla Handlu automatycznie generuje zamówienia własne do dostawców.

Wspomina Marcin Rafa, wdrożeniowiec z krakowskiej filii Sage Symfonia, odpowiedzialny za implementację w Gambit:

Największym wyzwaniem było dokładne opisanie produktów – informacje o książkach musiały zawierać m.in. dane dotyczące autora, numeru ISBN, notatki opisowe. Na początku baza zawierała 10 tys. produktów, teraz jest zdecydowanie obszerniejsza a na dodatek cały czas powiększana.

Obecnie program Forte dla Handlu pobiera dane z bazy podręczników, wydawnictw oraz aplikacji składającej się z około 100 tys. tytułów. System optymalizuje także zapasy magazynowe – stany minimalne oraz maksymalne. W trakcie wdrożenia ujednolicono i zautomatyzowano także cenniki. Wprowadzono również dodatkowe pola edytowalne w kartotece towaru, np. autorzy książki lub podręcznika, producent oprogramowania, rok wydania, itp.

Zapomnieliśmy o tym, że mamy system

Dla zarządu Gambitu największą korzyścią jest wynikające z wdrożenia odciążenie handlowców oraz specjalistów od marketingu, co przekłada się na wzrost sprzedaży towarów. Zbigniew Galon nie kryje zadowolenia:

Pracownicy, zajmujący się do tej pory rozwojem aplikacji magazynowej, mogą teraz więcej czasu poświęcić na działalność marketingową, bezpośredni kontakt z klientem, sprzedaż produktów a także na analizę informacji zbieranych przez oprogramowanie. System obsługi sprzedaży stanie się efektywnym narzędziem pracy, a nie tak jak było do tej pory – systemem, którego utrzymywanie i serwis było też celem naszej działalności.

Kolejną korzyścią jest możliwość szybkiego importu towarów z plików tekstowych, dzięki czemu oferta firmy jest częściej aktualizowana, a więc szersza niż do tej pory. Nowy system został także połączony z systemem finansowo-księgowym, co przyczyniło się do usprawnienia pracy działu finansowego.

Obecnie proces składania i obsługi zamówień wygląda następująco: klient zamawia produkt, zaś na koniec dnia wysyłane są automatycznie zapytania do naszych dostawców w postaci zapytań zbiorczych. Mechanizm ten zdecydowanie uprościł obsługę zleceń. Co ważne, z uwagi na to, że naszymi dostawcami są w dużej mierze firmy działające poza granicami Polski, zautomatyzowano także przeliczanie wartości zamówień na walutę obcą po aktualnym kursie, a także wprowadzono formularze zamówień w językach obcych - wyjaśnia Zbigniew Galon.

Łatwe i szybkie raportowanie

Po kilku miesiącach od wdrożenia oprogramowania obsługującego sprzedaż literatury fachowej, zarząd Gambitu zdecydował się także na rozszerzenie zakresu działania komputerowych. Zintegrowano także działające systemy z platformą sklepu internetowego. Marcin Rafa tłumaczy:

Mechanizm jest bardzo prosty. Dane dotyczące produktów są eksportowane z Forte dla Handlu do pliku txt. Następnie są importowane przez platformę sklepu internetowego, Najwięcej pracy było z wymyśleniem sposobu, w jaki można jak najszybciej wyeksportować dane.

Bliska współpraca z klientem, zarówno przed wdrożeniem jak i w jego trakcie, pozwoliła skrócić czas realizacji projektu o kilka dni. Z uwagi na to, że był on niestandardowy, mieliśmy okazję do wymiany wielu cennych doświadczeń z zakresu logistyki i handlu specjalistyczną. Osiągnęliśmy sukces dzięki precyzyjnemu określeniu potrzeb klienta - mówi Tomasz Kozłowski, Sage Symfonia, Kraków.

Obecnie w Gambit wdrażane są kolejne generatory raportów, pozwalające przygotowywać raporty dotyczące dostawców produktów a także samych towarów. Jeden z ostatnio przygotowanych ewidencjonuje licencje wydane użytkownikom aplikacji. Zbigniew Galon wyjaśnia:

Wciąż dostosowujemy system do naszych przyzwyczajeń i potrzeb, na szczęście jest on bardzo elastyczny. Dlatego nieustannie tworzymy nowe raporty, istniejące modyfikujemy. Dzięki temu możemy lepiej wykorzystywać zebrane informacje. Wychodzę z założenia, że to system informatyczny powinien zostać wpasowany w specyfikę firmy a nie odwrotnie.

Zarząd Gambitu planuje w przyszłym roku wdrożyć dodatkowe stanowiska Forte Dla Handlu a także umożliwić zdalną pracę poza siedzibą główną firmy. Zbigniew Galon nie kryje zadowolenia: - Wybór systemu okazał się strzałem w dziesiątkę, oprogramowanie oferowane przez Sage Symfonia umożliwia nam realizację naszych planów.