Analiza procesów biznesowych jest dziedziną, która dostarcza niezbędnej wiedzy potrzebnej do podejmowania decyzji dotyczących rozwoju w przedsiębiorstwie. Korzystając z odpowiednich narzędzi Business Intelligence, można skutecznie przeprowadzać ją w swojej firmie, również w dziale księgowości.

 

Business Intelligence - co to jest?

Narzędzia Business Intelligence (BI) to technologie informatyczne, które umożliwiają przeprowadzanie szerokiej analizy danych, poprzez ich wizualizację i interpretację. Narzędzia te są łączone z systemami ERP, które pozwalają na przetwarzanie i przechowywanie kluczowych informacji dotyczących firmy. Dzięki temu, użytkownik systemu Business Intelligence może stworzyć wirtualną przestrzeń, zwaną panelem, w której gromadzi ważne dla niego informacje, zarówno dotyczące całej firmy, jak i poszczególnych działów.

Narzędzia Business Intelligence zdobywają coraz większą popularność w świecie biznesowym. Bez względu na wielkość oraz branżę, w jakiej działa, przedsiębiorstwo regularnie analizujące swoją sytuację, jest w stanie wyciągać wnioski z przeszłości, a także przewidywać zmiany rynkowe i trendy, a co za tym idzie – lepiej się na nie przygotować.

Analiza procesów biznesowych zaprocentuje w każdym obszarze działalności firmy. Jednym z najczęściej wykorzystywanych jest księgowość. Z racji kluczowej pozycji tego działu w strukturze organizacji, ważne jest, aby mieć możliwość analizy aktualnej sytuacji dzięki odpowiednio dobranym wskaźnikom. Co warto mierzyć w księgowości?

Business Intelligence w księgowości – co można analizować?

Dział księgowości łączy ze sobą wiele innych działów w firmie. To przez niego przechodzą wszelkie dokumenty zakupowe i sprzedażowe, tutaj również wyliczane są podatki, a często nawet pensje pracowników. Z tego też powodu system Business Intelligence w księgowości może być jednym z kluczowych elementów dobrego zarządzania jej zasobami.

Co warto mierzyć w dziale księgowości? Oto lista wskaźników, dzięki którym zyskasz najlepszą wiedzę na temat kondycji swojego przedsiębiorstwa.

Płynność finansowa, zyskowność oraz rentowność

Zdaniem wielu ekonomistów, te trzy wskaźniki są nie tylko najbardziej kluczowe w kontekście analizy księgowości, ale również całej firmy. Ich regularne sprawdzanie pozwoli Ci zauważyć ogólną kondycję biznesową. W momencie, gdy narzędzia BI zasygnalizują w niej pierwsze spadki, wciąż będziesz mieć czas, aby podjąć kroki mające na celu poprawienie wyników.

Wynik finansowy za ostatni miesiąc lub kwartał

Ten wskaźnik pokaże Ci, w jakim stopniu Twoja firma realizuje plan finansowy założony w rocznej strategii. Jeśli okaże się, że jest on niższy niż zakładany, masz możliwość natychmiastowego wprowadzenia konkretnych zmian.

Zestawienie kosztów

Mając do dyspozycji wiedzę o kosztach ponoszonych w danym okresie, możesz na bieżąco analizować, które z nich warto pozostawić, bo umożliwiają realizację celów przedsiębiorstwa, a które z kolei są dla biznesu zbędne. Dbanie o prawidłowy stosunek kosztów do przychodów jest kluczowe dla prawidłowego rozwoju organizacji.

Należności i zobowiązania

Moduł BI posiada szereg raportów umożliwiających analizowanie płatności, zarówno tych bieżących, jak i zaległych. Analiza należności wyposażona w przedziały czasu pozwoli na wyłapanie zagrożonych płatności, których termin jest powyżej ustalonej w Twojej firmie granicy dopuszczalności. Dodatkowo analiza średnich terminów płatności należności, pozwoli Ci lepiej rozplanować w czasie spłatę zobowiązań Twojej firmy.

Aktualne obroty i salda na kontach

Raporty z tej grupy analiz pokażą Ci, co się dzieje na kontach księgowych. Dzięki nim masz możliwość regularnego sprawdzania, w jaki sposób księgowane są wszystkie wpływy oraz wydatki przedsiębiorstwa.

Koszty według miejsc powstawania kosztów (MPK) vs. koszty rodzajowe

W zależności od potrzeb biznesowych możesz przyporządkować koszty do miejsc ich powstania (MPK – Miejsca Powstawania Kosztów) i analizować je według takich miejsc. Możesz także analizować koszty według ich rodzajów. Pierwsza kategoria pomoże Ci zobrazować, które działy generują najwyższe koszty utrzymania. Druga kategoria zweryfikuje, jakie rodzaje kosztów stanowią największy udział w wydatkach, jakie ponosi twoja organizacja/firma. 

Koszty amortyzacji środków trwałych

Jeśli posiadasz w swojej firmie środki trwałe, ten wskaźnik pokaże Ci, jakie koszty ponosisz w związku z ich amortyzacją oraz jaka jest ich aktualna wartość bilansowa i podatkowa.

Koszty związane z pojazdami firmowymi

Podobnie, jak w poprzednim przypadku, przy pomocy narzędzi BI możesz śledzić również koszty związane z posiadaną przez Twoją firmę flotą pojazdów.

Powyższa lista to tak naprawdę jedynie szczyt góry lodowej w kontekście możliwości, jakie dają narzędzia Business Intelligence w zakresie przetwarzania informacji. Dzięki zastosowaniu wielu innych wskaźników możesz dokładnie dostosować swój Panel BI do potrzeb. Co jeszcze warto wiedzieć o możliwościach narzędzi BI w księgowości?

Filtrowanie i analizy na dowolnym poziomie szczegółowości

Przede wszystkim warto pamiętać, że raporty dostępne w Business Intelligence enova365 wyposażone są w szereg dodatkowych parametrów, dzięki którym możesz dowolnie filtrować dane, na przykład, według wybranych przez Ciebie:

• okresów obrachunkowych, 
• wycinków kont księgowych,
• statusu zapisów – zaksięgowane lub w buforze.

Narzędzie umożliwia również analizę danych względem ustawionej przez Ciebie szczegółowości, kont analitycznych i syntetycznych, ale także pozabilansowych, czy wynikowych.

Business Intelligence w księgowości – dlaczego warto?

Analiza procesów biznesowych pozwala regularnie sprawdzać aktualny stan firmy i daje możliwość szybkiej interwencji w obszarach, które wymagają zmian. Dotyczy to również księgowości, a zwłaszcza dokumentów, które przechodzą przez ten dział. Przykładowo – analizowanie comiesięcznych kosztów pozwoli Ci je zoptymalizować, analiza przychodów z kolei sprawi, że lepiej zaplanujesz zbliżające się inwestycje. Możliwości jest naprawdę wiele. 

Narzędzia BI dzięki temu, że dostarczają różne metody wizualizacji danych, sprawiają, że możesz wygodnie analizować nawet bardzo rozbudowane zakresy informacji. Jeśli dodatkowo BI będzie częścią systemu ERP, z jakiego korzystasz (lub możesz korzystać) w swojej firmie, analiza będzie nie tylko wygodna, ale też szybka.

Opcję taką daje system enova365, który posiada dedykowany moduł analityczny Business Intelligence. Zapewnia on możliwość przygotowywania Paneli BI na podstawie danych zawartych w wewnętrznej bazie przedsiębiorstwa. Dzięki temu masz dostęp do wszystkich swoich historycznych informacji, które to z kolei szybko zwizualizujesz w postaci tabel, wskaźników czy wykresów. 

Źródło: www.enova.pl