Business Intelligence dla Bacardi Martini Polska

Uzyskane efekty podniesienia jakości oraz przyspieszenia budżetowania przy jednoczesnym włączeniu w ten proces znacznie większej liczby zainteresowanych osób spowodowało podjęcie decyzji o dalszej rozbudowie systemu do wersji PROPHIX SQL. Implementacji systemu dokonała gdyńska firma Solemis Group SA, przedstawiciel kanadyjskiego producenta systemu PROPHIX w Polsce.

Martini „wstrząśnięte a nie mieszane” kojarzy się z Jamesem Bondem, a rum Bacardi to gorące karaibskie rytmy i kultowe drinki takie jak Cuba Libre i Mojito….

Sukces i wzrost firmy Bacardi Martini Polska na coraz bardziej konkurencyjnym polskim rynku wymaga stałej obserwacji rynku i szybkich reakcji na zachodzące na nim zmiany. Niezbędne są do tego narzędzia jest to możliwe bez odpowiednich narzędzi dostarczających dane zmniejszające ryzyko podjęcia nietrafnych biznesowo decyzji.

Firma wybrała do tego celu kanadyjski system klasy Business Intelligence PROPHIX Enterprice umożliwiający grupowe przygotowywanie budżetu, a następnie monitorowanie jego bieżącej realizacji i wprowadzanie niezbędnych korekt. Kupiono 5 licencji dla zwykłych użytkowników + jedną dla administratora. Oznacza to, że jednocześnie z systemu korzystać może 5 użytkowników i administrator. Ogólna liczba użytkowników upoważnionych do korzystania jest większa - w ten sposób wszystkie osoby związane z budżetowaniem mają dostęp do systemu. Są to osoby pracujące w dziale planowania sprzedaży, controlingu, marketingu (plany budżetów marketingowych) Administratorem jest dyrektor finansowy zarządzający m.in. zakresem dostępu do danych i możliwością ich edycji.

Przed implementacją PROPHIX weryfikacja budżetu odbywała się praktycznie tylko raz, w połowie roku finansowego. Teraz, zarówno kontrole wykonania budżetu jak i jego ewentualne korekty odbywają się praktycznie „na bieżąco”.

Wdrożenie nowego narzędzia do budżetowania, a potem do jego bieżącej weryfikacji było dla firmy sprawą życia i śmierci – mówi Rafał Czekaj, dyrektor finansowy Bacardi Martini Polska. Pozwoliło nam dokonać całkowitej przebudowy naszych procesów planowania i analizy . Dotychczas stosowane narzędzia bazujące na arkuszach Excela były tak rozbudowane i skomplikowane, że praktycznie hamowało nam to rozwój firmy, gdyż uniemożliwiało rozbudowę zespołu – włączanie kolejnych osób we wszystkie procesy biznesowe - szczególnie planowania i analiz.

Bacardi Martini Polska jest częścią ogólnoświatowej sieci produkcyjnej, handlowej i marketingowej Grupy Bacardi. Grupa wykorzystuje oprogramowanie ORACLE jako globalny system raportowania dodatkowo w niektórych krajach wdrożony został SAP jako szeroko rozumiany system wsparcia dla lokalnych firm (ERP – Enterprise Resource Planning).

Budżetowanie roczne na poziomie globalnym odbywa się w Bacardi Martini w systemie ORACLE. Lokalnie natomiast budżety przygotowywane są innymi narzędziami, zależnie od wielkości konkretnej firmy. W Polsce, początkowo posługiwano się skoroszytami w Excelu, w miarę wzrostu wymagań ze strony Grupy zwiększył się stopień skomplikowania i wzajemne powiązania pomiędzy arkuszami co wydłużyło czas przygotowywania budżetu, a co ważniejsze praktycznie uniemożliwiało włączenie kolejnych działów i ich pracowników do wspólnego procesu opracowywania budżetu.

Dlatego decyzja o wdrożeniu usystematyzowanego i zhierarchizowanego narzędzia do budżetowania, które pewne funkcjonalności ma już w sobie (różne okresy rozliczeniowe, waluty, itp.) została podjęta bardzo szybko. Istotnym czynnikiem wyboru był wskaźnik funkcjonalność/cena oraz możliwość integracji z wykorzystywanymi w firmie systemami SAP i ORACLE.

Pracę z systemem PROPHIX rozpoczęto od nowego roku finansowego (rozpoczyna się 1 kwietnia). Potrzebne dane historyczne – tylko z poprzedniego roku – zostały przeniesione do nowego systemu i od tego momentu wszystko działo się już w nowym systemie.

Za ogromy sukces uważam iż ani przez moment nie pracowaliśmy równolegle na dwóch systemach – mówi Rafał Czekaj. Od chwili zakończenia wdrożenia PROPHIX stał się jedynym systemem do budżetowania, analiz wykonania i weryfikacji.

Uzyskane efekty biznesowe

Wdrożenie systemu PROPHIX było jednym z elementów zmiany polityki biznesowego działania w Polsce – przejścia na precyzyjne planowanie i dogłębne analizy – także w marketingu.

Najważniejsze korzyści z implementacji systemu Business Intelligence w Bacardi Martini Polska to:

• Umożliwienie rozpoczęcia realizacji zmian w planowaniu biznesu w Polsce
• Łatwe wykorzystanie w planowaniu rzeczywistych i historycznych danych o sprzedaży – dotychczas tak pracochłonne, że wykorzystywane w niewielkim stopniu.
• Łatwość analizowania danych – dzięki możliwościom szybkiej agregacji danych w różnych przekrojach PROPHIX znacznie ułatwił możliwości badania przyczyn i powiązań różnych zdarzeń biznesowych
• Wielodostęp – umożliwienie korzystania z zasobów znacznie większej liczbie osób i możliwość jednoczesnej pracy, na tych samych, rzeczywistych danych.
• Oszczędność czasu zarówno na poszczególnym stanowisku pracy (prostota) jak i synergia całego procesu budżetowania.
• Podniesienie jakości budżetowania – przygotowanie, przeanalizowanie i przedyskutowanie wielu nawet wariantów jest teraz możliwe w krótkim czasie.
• Zwiększenie bezpieczeństwa danych – rozumianego zarówno jako kontrolowany dostęp różnych osób do różnych danych jak i bezpieczeństwa zdefiniowanych formuł i procedur przetwarzania danych.
• Łatwość zarządzania i administrowania systemem i prawami jego użytkowników.
• Zmniejszenie uciążliwości i przyspieszenie przygotowywania raportów dla centrali – zarówno tych stałych jak i a vista.
• Rozbudzenie potrzeb analitycznych wśród użytkowników – skoro uzyskanie odpowiedzi na różne, nawet skomplikowane pytanie dotyczące sprzedaży nie wymaga teraz pracochłonnego gromadzenia i przetwarzania danych – to pracownicy więcej czasu poświęcają na analizowanie rzeczywistości i planowanie

Cały zespół bardzo szybko odczuł korzystne zmiany po wdrożeniu systemu PROPHIX. Zauważono nowe możliwości i pojawiły się nowe potrzeby. Dlatego podjęto decyzję o rozszerzeniu liczby użytkowników systemu oraz o implementacji systemu PROPHIX SQL dającego znacznie większe możliwości dalszych modyfikacji procesów biznesowych w firmie. Są to m.in. dodatkowe modele planowania i analiz sprzedaży, kosztów, marketingu oraz rozbudowane narzędzia do tworzenia graficznych prezentacji analizowanych danych.

Źródło: www.solemis.com