Controlling dla MSP – w modelu SaaS lub w leasingu

Koszty i obawa przed skomplikowaną codzienną eksploatacją, jest podstawową barierą wykorzystania systemów klasy Business Intelligence w firmach MSP (małe i średnie przedsiębiorstwa). Leasing i korzystanie z systemów BI w modelu SaaS (Software as a Service czyli oprogramowanie jako usługa) – to rozwiązanie jakie firmom z tego sektora oferuje Gdyńska firma Solemis Group SA, przedstawiciel i dystrybutor systemów klasy Business Intelligence – PROPHIX i TARGIT w Polsce i Europie Wschodniej. W modelu SaaS klient płaci za wykorzystywane przez siebie funkcjonalności, a nie za licencje, obsługę i sprzęt niezbędny do prawidłowego działania systemu na co dzień. Ten model sprzedaży budzi zainteresowanie szczególnie wśród Partnerów Solemis świadczących usługi consultingowe oraz będących biurami rachunkowymi.

Systemy klasy Business Intelligence to kolejne narzędzie wspomagające zarządzanie – m.in. controlling, budżetowanie, wielowymiarowe analizy sprzedażowe i marketingowe – i wykorzystujące zgromadzone w firmowych systemach ERP i CRM dane. BI wspomaga budowanie strategii, analizy rentowności działań i podejmowanie codziennych decyzji – dając analizy bazujące na aktualnych danych a nie tylko na doświadczeniu i wyczuciu menedżerów.

Wiele małych i średnich firm swoje finanse i księgowość prowadzi w modelu outsourcingowym tzn. zleca ich wykonanie zewnętrznym firmom. Unika dzięki temu instalacji i obsługi u siebie systemów księgowych czy ERP. Jednocześnie menedżerowie potrzebują narzędzi analitycznych umożliwiających bardziej dokładną i elastyczną analizę danych. Z drugie jednak strony obawiają się kłopotów związanych z ich instalacją i codzienną eksploatacją, o kosztach nawet nie wspominając – mówi Justyna Borkowska, dyrektor sprzedaży i marketingu w Solemis Group SA. Dla firm takich mamy idealne rozwiązanie – narzędzia, a dokładniej mówiąc funkcjonalności BI udostępniamy zdalnie, jako usługę – poprzez przeglądarkę internetową. Użytkownik unika w ten sposób kosztów rozbudowy swojej infrastruktury informatycznej (o nowe serwery) oraz kosztów instalacji i wdrożenia systemu. Za nowe funkcjonalności płaci na podobnych zasadach jak za zewnętrzne usługi finansowo-księgowe. Jeśli użytkownik chce jednak mieć system na własnych serwerach, to może go sfinansować w formie leasingu realizowanego przez Europejski Fundusz Leasingowy.

SaaS – jak to działa w praktyce

Aktualnie systemy SOLEMIS BI – PROPHIX i TARGIT w modelu SaaS (oprogramowanie jako usługa) udostępniają dwie firmy partnerskie Controlling Online (www.c-online.pl) i Extor (www.extor.pl) – obydwie zajmują się consultingiem i usługami finansowo-księgowymi. Systemy BI w modelu SaaS są uzupełnieniem usług, jakie firmy te świadczą swoim obecnym klientom, a także stanowią ofertę dla nowych klientów.

Z punktu widzenia klienta zysk jest ogromny – konsultanci obydwu firm pomagają klientowi zbudować pierwsze raporty i analizy oraz zorganizować mechanizm tworzenia i bieżącej kontroli wykonania budżetu. Klient korzysta z nich potem samodzielnie – zdalnie, z poziomu swojej przeglądarki internetowej – logując się bezpiecznie do systemu. Firma korzystająca z BI w modelu SaaS nie musi rozbudowywać swojej bazy informatycznej – kupować nowych serwerów czy dodawać pracy swoim informatykom (jeśli w ogóle ich ma, a nie korzysta z zewnętrznej obsługi).

Systemy BI korzystają z firmowych danych klienta gromadzonych w systemach ERP – jeśli systemy te zainstalowane są u dostawcy usług – to bezpośrednio i na bieżąco, a jeśli system ERP zainstalowany jest u klienta – to pośrednio, czerpiąc z niego dane np. raz dziennie.

Klient jest tylko użytkownikiem systemu BI i płaci w formie miesięcznej opłaty za korzystanie z usług. Właścicielem systemu BI jest usługodawca i to on ponosi opłaty licencyjne i koszty wsparcia technicznego świadczonego przez Solemis.

Finansowanie BI w formie leasingu

Firmy, które dysponują już własnym zapleczem informatycznym – serwery, systemy informatyczne, wykształcony personel techniczny - starają się zwykle mieć wszystkie wykorzystywane systemy na swoich serwerach. Kolejne rozwiązania instalują i wdrażają u siebie. I tu napotykają często trudności z finansowaniem kolejnej inwestycji w informatykę – brak im własnych rezerw na zakup i wdrożenie systemu Business Intelligence.

Pierwszą myślą jest wówczas sięgnięcie po kredyt bankowy. Jednak obecnie pojawiła się na rynku bardziej elastyczna alternatywa w postaci leasingu IT. Dobrze zastosowany przynosi firmie znacznie większe korzyści. Solemis w zakresie finansowania zakupów systemów informatycznych współpracuje z Europejskim Funduszem Leasingowym (EFL), liderem rynku leasingu w Polsce mającym duże doświadczenie w leasingowaniu informatycznych środków trwałych w tym oprogramowania.

W przypadku oprogramowania, standardowy okres leasingu wynosi 24 miesiące i po tym terminie użytkownik może wykupić oprogramowanie za 1% wartości. Wkład własny firmy w inwestycję jest ustalany indywidualnie dla klienta i rozpoczyna się od 5% wartosci środka trwalego. Klient ma możliwość elastycznego dopasowania rat leasingowych do struktury i sezonowości przychodów. Raty leasingowe w leasingu operacyjnym stanowią ponadto koszt uzyskania przychodu, zmniejszając podstawę opodatkowania. Wybierając stała stopę przedsiębiorca może obliczyć całkowitą wartość inwestycji. Dzięki tym zaletom leasing leasing IT staje się jednym z najważniejszych sposobów racjonalizacji wydatków na nowe technologie.

Z doświadczeń EFL wynika, że rynek leasingu oprogramowania rozwija się w tempie dwucyfrowym, a przedsiębiorcy najczęściej leasingują systemy ERP, BI i CRM orazi CAD/CAM (wspomaganie projektowania i wytwarzania).

Źródło: www.solemis.com