Rozwiązania Business Intelligence, dedykowane do analiz i controllingu, zasysają informacje z zewnętrznych systemów (np. ERP, CRM), a następnie przekształcają je w zrozumiałą wiedzę. M.in. o niedostrzegalnych trendach, obszarach generujących niepotrzebne koszty, sposobach na usprawnienie działań operacyjnych i zarządczych. Wiedza bezcenna. Zwłaszcza dziś, gdy firmy budują swoje pozycje w trudniejszych warunkach. Popyt na produkty i usługi wszakże słabnie, rynki walutowe są rozchwiane. W tym chaosie Business Intelligence daje odpowiedzi na liczne pytania.

Jak w takich warunkach zaplanować rozwój firmy? Czy i o ilu pracowników zredukować zatrudnienie, by zachować rentowność i nie ponosić wydatków na szkolenia, gdy wrócą lepsze czasy? Czy i z którymi kontrahentami podpisywać umowy długoterminowe? Jaką marżę nałożyć na oferowane usługi?

Odpowiedzi kryją się w masie informacji, ale ich poznanie, bez narzędzi analitycznych, przypominałoby poruszanie się po wirtualnej rzeczywistości bez internetowej przeglądarki. Długo i z marnym skutkiem, bo nawet jeśli wiedzielibyśmy o tym, że „gdzieś tam” kryją się cenne wskazówki, to nie potrafilibyśmy do nich dotrzeć – mówi Marek Grzebyk, Dyrektor Departamenty Rozwiązań QlikView w firmie Hogart.

Co na to Gartner?

Rozwiązania Business Intelligence tymczasem pozwalają odnajdywać między informacjami ukryte zależności, zamieniając je w bezcenną wiedzę, a tę na realne oszczędności i przychody firmy (sama informacja generuje wyłącznie koszty, wynikające z konieczności jej przechowywania). Dlatego, jak przyznają respondenci w badaniach Gartner Group, wdrożenia BI uznawane są obecnie za najważniejszą inwestycję – ważniejszą nawet od instalacji popularnych systemów ERP.

Jednym z powodów jest wzrost świadomości polskich przedsiębiorstw (choć wciąż mniej niż połowa z nich planuje działania w oparciu o dogłębne analizy), a także rewolucja w architekturze narzędzi analitycznych. Według badań rynku, przeprowadzonych przez IDC Business, jeszcze kilka lat temu średni czas potrzebny na wdrożenie systemu BI wynosił półtora roku (25 proc. firm potrzebowało na to 6-11 miesięcy, 23 proc. 12-17 miesięcy, a 27 proc. 18-48 miesięcy, ale byli też respondenci, którzy przyznawali się do projektów ciągnących się jeszcze dłużej).

Sytuacja w gospodarce jednak wymusiła na dostawcach systemów informatycznych radykalne skrócenie tego czasu. Obecnie rozwiązania Business Intelligence wdrażane są w ekspresowym tempie, szkolenia liczone są w godzinach, a inwestycja zwraca się po kilku dniach, kilku tygodniach. Niewiarygodne?

Egis Polska, należący do koncernu farmaceutycznego EGIS Pharmaceuticals PLC wdrożył rozwiązanie QlikView klasy Business Intelligence in-memory w 9 dni. Równie sprawnie przebiegło wdrożenie w Pfizer i 3M. W obu firmach w QlikView pracuje ponad 11 tys. użytkowników, w Procter & Gamble i Sandvik z kolei - od półtora do dwóch i pół tysiąca osób. Mocną stroną takich rozwiązań jak QlikView jest też szybki zwrot z inwestycji (q Shell koszty zwróciły się po 10 dniach)

Kosztowna 'kostka'

Tego typu projektów, szybko realizowanych i dających szybki zwrot z inwestycji, będzie coraz więcej. W czasach kryzysu menedżerowie oczekują szybkich wdrożeń i natychmiastowych efektów. Czekanie, jak dotąd, przez sześć lub więcej miesięcy aż Business Intelligence zacznie pracować, skutecznie zniechęca przed inwestycją. Firma musi wszakże opłacać pracę zewnętrznych konsultantów, choć wcale nie wie, czy projekt idzie we właściwym kierunku. Ta niepewność tkwi(ło) w ‘kostkach’ OLAP - wielowymiarowych bazach danych, które umożliwiają oglądanie i analizowanie informacji z różnych perspektyw.

Bez tych ‘kostek’ wiele Business Intelligence (opartych na starej architekturze) nie potrafi efektywnie pracować. Tymczasem ich zaprojektowanie jest czasochłonne, trudne i obarczone dużym ryzykiem. Zawczasu bowiem, już na etapie projektowania, należy przewidzieć wszystkie możliwe pytania (perspektywy), jakie będą chcieli zadać użytkownicy rozwiązania. W dobie kryzysu zadanie wyjątkowo trudne.

Wiele przedsiębiorstw reorganizuje się, zmienia profil i strategię. Może się więc okazać, że po zakończeniu wdrożenia Business Intelligence nie potrafi współgrać z biznesem, bo ten ma już inne priorytety.

Wdrożenie i praca z rozwiązaniami Business Intelligence, które nie potrzebują do wykonywania analiz ‘kostek’ OLAP, przebiega inaczej. Nowa generacja na wdrożenie potrzebuje kilka dni, kilka tygodni, łączy się z zewnętrznymi systemami bezpośrednio, dane z tych systemów poddawane są silnej kompresji, co redukuje ich rozmiar nawet o 10 proc. Tak przygotowany zestaw informacji jest automatycznie ładowany do pamięci operacyjnej RAM. Tutaj następują kalkulacje z ogromną prędkością.

Limitem jest ludzka wyobraźnia

Korzyści z takiego rozwiązania od niedawna czerpie jeden z dostawców technologii budowlanych, który współbudował m.in. jeden z najwyższych wieżowców na świecie – Etihad Tower w Emiratach Arabskich. Polski oddział firmy wdrożył na swój użytek rozwiązanie Business Intelligence in-memory w obszarze Gospodarki Magazynowej, Zakupów i Zobowiązań zaledwie w sześć dni.

Zaimplementowana w firmie rozwiązanie nie korzysta z ‘kostek’ OLAP, dane pobiera bezpośrednio z zewnętrznych systemów (np. ERP, CRM). Model analityczny rozwiązania jest szybko zasilany (w większości analiz trwa to kilka minut), a kalkulacje wykonywane są we ‘własnej’ pamięci operacyjnej z ogromną prędkością. Wcześniej analiza tych samych danych magazynowych trwała dwie i pół godziny.

Tak szybki dostęp do wyników analiz umożliwia sprawniejsze zarządzanie środkami trwałymi, redukcję stanów magazynowych i, wreszcie, szybszą reakcję na efekty realizowanej strategii. Firma bowiem potrafi skuteczniej prognozować m.in. popyt i regulowanie wierzytelności.

Wyniki w formie raportów mogą być generowane w tym samym momencie (bez wpływu na spadek wydajności rozwiązania) zarówno przez handlowców, jak i kadrę kierowniczą, którzy - w razie takiej potrzeby – wiedzą, co zmienić w strategii.

W porównaniu z ofertą sprzed 10 lat to rewolucyjna zmiana (Icopal, po pilotażowym wdrożeniu Business Intelligence w polskim oddziale, zdecydował się na jego wykorzystanie także w Anglii, Danii i Szwecji).

Jedynym ograniczeniem zastosowania Business Intelligence jest ludzka wyobraźnia, choć zdaje się, że i ona przestaje być barierą – dodaje Marek Grzebyk.

Niewiarygodne?

Chirurg Daniel Stålhammar ze szwedzkiego szpitala Sahlgrenska (jednego z największych w Europie Pn.) wdrożył na własny użytek system QlikView. System został tak zaprojektowany, by analizować kartę pacjentów pod kątem niebezpieczeństw, jakie mogą wyniknąć w następstwie operacji chirurgicznej czaszki.

Ryzyko było duże. Jeszcze w czasie wdrożenia 10 na 100 pacjentów cierpiało na infekcje pooperacyjne. Trzy miesiące później Stålhammar wyeliminował wszystkie tego typu przypadki praktycznie do zera, a szpital mógł zaoszczędzić w ciągu roku 750 tys. euro. Wcześniej pieniądze te były przeznaczane na leczenie powikłań.

Warto o tym pamiętać. Business Intelligence potrafi wskazać wyjście z chirurgiczną precyzją.

Źródło: HOGART