Pod pełną kontrolą

Zaawansowane narzędzia informatyczne klasy Business Intelligence, podobnie jak prostsze systemy, muszą teraz spełniać podstawowe zadanie - ewidentne biznesowe efekty ich zastosowania muszą się pojawić szybko.

Kryzysowe realia są nieubłagane - firma nie zainwestuje w rozwiązania IT, jeżeli nie dostrzeże w nich narzędzia do oszczędności, ograniczenia kosztów i zwiększenia możliwości biznesowych. Dotyczy to także systemów klasy Business Intelligence.

Najważniejszymi argumentami za sięgnięciem po konkretne rozwiązanie są obecnie okres zwrotu z inwestycji, całkowity koszt posiadania i potencjał dla rozwoju biznesu oraz wpływ projektu na sprawność procesów biznesowych i efektywność firmy w konkretnych obszarach działalności - mówi Marek Bulka, architekt rozwiązań biznesowych SAP Polska.

Rozwiązania BI pozwalają na szybką reakcję na zmiany zachodzące w firmie i w jej zewnętrznym otoczeniu biznesowym.

Dzięki temu przedsiębiorstwo ma możliwość śledzenia na bieżąco stanu realizacji danego procesu oraz błyskawicznego reagowania na zdarzenia poprzez elastyczne modyfikowanie zmian w procesach.

Łatwiej, szybciej, mądrzej

Narzędzia klasy BI dostarczają wiedzy o funkcjonowaniu firmy w oparciu o dane historyczne, natomiast analityka pozwala na dogłębną i szybką analizę procesów biznesowych w czasie rzeczywistym. W ten sposób kadra zarządzająca otrzymuje całościowy obraz przebiegu zdarzeń biznesowych i może zareagować na nieprawidłowości jeszcze w trakcie trwania danego procesu.

Dla firm ogromne znaczenie ma przyspieszenie dostępu do danych i usprawnienie analizy informacji - przekonuje Bulka.

Dotyczy to zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i sektora MŚP, ponieważ w obu segmentach ilość danych stale się zwiększa i pochodzi z coraz bardziej zróżnicowanych i rozproszonych źródeł. Zaawansowane narzędzia analityczne, wspomagane innowacyjnymi sposobami przetwarzania danych, stają się bardzo pomocne w nowych realiach.

Przedstawiciel SAP wskazuje przy okazji na technologię przetwarzania danych w pamięci, tzw. in-memory, która zmienia sposób pracy aplikacji BI. Technologia oferowana pod nazwą SAP HANA, przyspiesza przetwarzanie danych nawet do stu tysięcy razy, co wprowadza zupełnie nową jakość w przebiegu procesów biznesowych.

Aplikacja pozwala zbierać i analizować dane transakcyjne i analityczne w czasie rzeczywistym, a następnie przetwarzać i prezentować je w ciągu sekund.

Zaawansowane narzędzia informatyczne klasy BI, podobnie jak prostsze systemy, muszą teraz spełniać podstawowe zadanie - ewidentne biznesowe efekty ich zastosowania muszą się pojawić szybko.

Przemysław Kosek, dyrektor sprzedaży w sektorze przemysł w Infovide-Matrix, nie zauważa bezpośredniego powiązania między przydatną funkcjonalnością narzędzi BI a sytuacją gospodarczą.

Na pewno obecne trendy, takie jak przetwarzanie "in-memory", większa "samoobsługowość" narzędzi czy też mobilny BI powodują, że rozwiązania z tego obszaru są coraz łatwiejsze i efektywniejsze w użyciu, a przez to lepiej pełnią swoją rolę, pomagając w podejmowaniu właściwych decyzji, co w aktualnej sytuacji gospodarczej ma duże znaczenie - przyznaje Kosek.

Jednak jego zdaniem, prawdziwa wartość systemów tej klasy leży gdzie indziej. BI ze swojej definicji jest rozwiązaniem umożliwiającym pobieranie danych z różnych źródeł i dostarczanie informacji oraz analiz decydentom.

Dlatego nawet podstawowe narzędzia systemów Business Intelligence, jak np. KPI (kluczowe wskaźniki efektywności), już mogą służyć jako materiał wczesnego ostrzegania dla menedżerów.

Przy podejmowaniu decyzji w czasach niepewnej sytuacji gospodarczej pomocne stają się narzędzia analityczne czy bardziej wyspecjalizowane rozwiązania.

Wydaje się, że główne akcenty w strategiach biznesowych będą położone na zwiększenie efektywności przedsięwzięć - uważa Przemysław Kosek. - Newralgiczna dla wartości systemów BI będzie ilość i wiarygodność danych oraz ich źródeł, będących przedmiotem analizy, a także technologie ich spójnego prezentowania.

A to z kolei wiąże się z kosztami wdrożenia, utrzymania i łatwością czy też trudnością przystosowywania systemu do zmieniających się wymagań.

Dużo mniej istotne są w tej sytuacji zautomatyzowane algorytmy decyzyjne, które raczej nie uwzględniają zmieniających się realiów.

Raport to za mało

Najczęściej przedsiębiorcy postrzegają BI jako narzędzie do sporządzania raportów, co jest podejściem mocno ograniczającym.

Business Intelligence to narzędzie analityczne, którego funkcjonalność obejmuje niemal wszystkie obszary biznesowe przedsiębiorstwa, począwszy od ruchu towarów, po nadzór nad produkcją czy stanami magazynowymi.

Możliwość monitorowania kluczowych dla rozwoju firmy procesów wpływa na jakość zarządzania przedsiębiorstwem, tym bardziej jeśli mamy do czynienia ze spółką o rozproszonej lub rozbudowanej strukturze - wyjaśnia Edward Jędrzejowski, solutions engineer Epicor Software Poland.

Zaawansowane narzędzia informatyczne klasy BI, podobnie jak prostsze systemy, muszą teraz spełniać podstawowe zadanie - ewidentne biznesowe efekty ich zastosowania muszą się pojawić szybko.

Szczególnie w okresie spowolnienia gospodarczego BI można porównać do osobistego doradcy finansowego, który potrafi przetworzyć natłok informacji firmowych i wydobyć te, które z punktu dalszego funkcjonowania są kluczowe. Warto jednak docenić BI nie tylko w obszarze monitorowania procesów, ale również działań tzw. new biznesowych.

Gdy spadają słupki sprzedaży, dla większości przedsiębiorstw następuje czas intensywnych poszukiwań nowych kanałów sprzedaży. BI, będąc bazą kontaktów i transakcji biznesowych, może wówczas służyć jako podstawa do opracowania nowych modeli i ofert sprzedaży. Poszukując nowych rynków zbytu w czasie spadku zainteresowania, można wykorzystać dane, które udostępnia nam system Business Intelligence.

Analiza historii kontaktów, liczby zamówień, terminów czy sygnalizowanych potrzeb zawarta w raportach BI może być kluczem do stworzenia specjalnego modelu sprzedaży.

Jedną z najczęściej wykorzystywanych funkcjonalności w systemach BI jest obecnie analiza wyników finansowych.

Dzięki możliwości natychmiastowego wglądu w całościowy obraz ekonomiczny przedsiębiorstwa menedżerowie mogą w każdej chwili ocenić możliwości redukcji niektórych kosztów i wpływu takiej decyzji na wyniki przedsiębiorstwa oraz szybko reagować na sytuację "nieszczelności" przychodów.

Natomiast analiza wykonania planów oraz prognozowania trendów sprzedaży może pomóc we wczesnej identyfikacji zagrożeń - wskazuje Aneta Suchanecka, ekspert BI w BCC.

Nasza rozmówczyni zwraca również uwagę na przydatność narzędzi typu "co się stanie, jeśli?", które pozwalają w prosty sposób, często z pomocą ilustracji graficznej, analizować potencjalne skutki różnych wariantów decyzyjnych i ich wpływ na kondycję firmy.

Od systemów klasy BI firmy oczekują także wsparcia w analizowaniu trendów dla grup klientów i produktów.

W tym zakresie przedsiębiorstwa najczęściej korzystają z funkcjonalności do kontroli kosztów, w tym raportów stanów magazynowych według materiałów nierotujących, czyli tych, które najwięcej kosztują firmę lub narzędzi do monitorowania średniego czasu spływania należności, umożliwiających ocenę wiarygodności partnerów biznesowych - wylicza Mariusz Papiernik, dyrektor departamentu sprzedaży SAP Software AG Polska.

Inteligencja dla każdego

Rozwiązania klasy BI sprawdzają się raczej w dużych rozbudowanych przedsiębiorstwach. Korzyści z użytkowania BI mogą uzyskać firmy, w których liczba procesów i obszarów wymagających zoptymalizowania jest na tyle duża, że wymaga zaangażowania specjalnego rozwiązania. W przypadku mniejszych firm, które są w stanie własnymi siłami zarządzać przepływem danych, potencjał BI byłby niewyeksploatowany.

Jest to związane także z udostępnianiem narzędzia coraz szerszemu gronu pracowników, nie tylko kadrze zarządzającej - wyjaśnia Jędrzejowski. - Trudno mówić o efektywnym zarządzaniu korporacją, jeżeli z informacji niezbędnych do określenia kosztów produkcji czy dostaw korzysta wyłącznie menedżer bądź dyrektor, a nie osoby bezpośrednio odpowiedzialne za te procesy.

Coraz większa powszechność w użytkowaniu BI jest przyczyną modyfikacji systemu na bardziej przyjazny użytkownikowi. Dzięki temu pracownicy mogą sami, bez konieczności angażowania działu IT, generować raporty, wpisywać zapytania czy pobierać dokumenty bezpośrednio z aplikacji.

Jednak wszelkie korzyści z wykorzystania narzędzi Business Intelligence są uwarunkowane podstawowym ładem informatycznym firmy. BI musi wykorzystywać rzetelną informację pochodzącą z właściwie wdrożonych i efektywnie działających systemów kluczowych dla działalności firmy, jakimi są systemy klasy ERP.

Jeśli system ERP został źle wdrożony i dostarcza niepełnych informacji na temat firmy, narzędzia klasy BI nie przyniosą wartościowych informacji - wyjaśnia Jacek Kowalak, dyrektor ds. sprzedaży Exact Software Poland.

Wdrożenie narzędzi Business Intelligence ma więc sens wtedy, gdy podstawowe procesy w organizacji są uporządkowane, a główne systemy informatyczne dostarczają kompletnych i sprawdzonych informacji o firmie.

Do nich trafiają najistotniejsze dane, na podstawie których można uzyskać informacje o rzeczywistej kondycji przedsiębiorstwa i co za tym idzie, zaplanować skuteczne działania w oparciu o posiadane zasoby.

Źródło: www.wnp.pl