Kultura podejmowania decyzji na podstawie danych

Mądrość zebry i żyrafy, czyli jak stworzyć kulturę podejmowania decyzji na podstawie danych

Od zwierząt możemy nauczyć się wiele. Uzmysłowiłem to sobie dzięki wycieczce z dziećmi do zoo. Przykładowo, weźmy pod uwagę współpracę między zebrą i żyrafą oraz płynącą z niej naukę podejmowania decyzji biznesowych na podstawie faktów.

Żyrafa, jak wiemy, jest wysoka i ma rozległe pole obserwacji, lecz nie jest w stanie uzyskać danych sensorycznych z poziomu gruntu. Z drugiej strony, zebra potrafi zwęszyć zbliżające się drapieżniki właśnie na poziomie gruntu, poniżej korony drzew, a nie dostrzeże niebezpieczeństwa nadchodzącego z daleka. Świadome tych niedoskonałości zwierzęta, szukają wspólnie pożywienia, podwójnie się zabezpieczając. Przy pierwszej oznace zbliżającego się zagrożenia jedno ze zwierząt zaczyna uciekać, a drugie za nim podąża.

Szaleństwo odgórnych decyzji

Tradycyjne systemy decyzyjne w korporacjach nie spełniają swojej roli w wielu aspektach. Po pierwsze, korporacje mają w nawyku podejmowanie decyzji z „perspektywy żyrafy”, czyli są one podejmowane odgórnie. Jednakże firma to przecież nie tylko kadra kierownicza, ale także pracownicy niższego szczebla. W swojej codziennej pracy obserwują działanie firmy z wielu innych poziomów i dlatego też powinni mieć wpływ na podejmowane decyzje.

Po drugie, ze względu na to, że odgórne decyzje są standardem w korporacjach, często podejmuje je się bazując na domniemaniach, a nie na zaistniałych okolicznościach. Decyzje podejmowane przez kadrę kierowniczą często wiążą się z koniecznością wypracowania konsensusu odnośnie tego, jakie ustalenia są właściwe, przez co cały proces decyzyjny wydłuża się i staje się nieprecyzyjny. Ponieważ najistotniejsze fakty nie są widoczne z góry, konieczne jest poleganie na pracownikach niższego szczebla. Posiadają oni ważne informacje, służące kierownictwu do tworzenia własnych, jeszcze pełniejszych oglądów sytuacji.

Skuteczne działania

Badania pokazują, że wiodące firmy zorganizowane są niehierarchicznie i zapewniają swoim pracownikom udział w procesie decyzyjnym. Jednakże sukces ten nie jest zawdzięczany jedynie wspieraniu kultury otwartości i współpracy, ale również narzędziom, wykorzystywanym przez wszystkich pracowników do analizy informacji. Odkąd wiedza stała się siłą organizacji, istnieje silne powiązanie pomiędzy sposobem, w jaki firma traktuje informację, a poziomem poczucia odpowiedzialności wśród pracowników.

W obszarze analityki biznesowej oznacza to zwiększenie realnego wpływu pracowników na działanie organizacji przy pomocy informacji. Muszą zostać oni wyposażeni w narzędzia, pomagające ocenić stan rzeczy w ich obszarach biznesowych, podjąć stosowne do swojego stanowiska decyzje w oparciu o fakty, a nie przypuszczenia oraz poinformować o wnioskach kadrę zarządzającą w firmie. Dzięki temu właściwa wersja informacji rozprzestrzeni się w organizacji, sprawiając, że podejmowanie decyzji będzie oparte na faktach, a nie na sile emocjonalnych argumentów.

Starych drzew się nie przesadza

O ile zwierzęta nie zmieniają swoich przyzwyczajeń, pracownicy mają wpływ na sposób, w jaki sposób podejmują decyzje. Nie zawsze jest to proste, naturalnie odczuwamy niechęć do zmian. Jak więc przezwyciężyć opór przed przyjęciem kultury powszechnego, bazującego na faktach podejmowania decyzji?

Gotowość do ponoszenia odpowiedzialności na wszystkich poziomach organizacji ma swój początek wraz z zaopatrzeniem pracowników w łatwe w użyciu narzędzia, pozwalające im odkryć potrzebne informacje oraz umożliwiające efektywną komunikację z kadrą kierowniczą przy pomocy narzędzi wizualizacyjnych. Tradycyjne rozwiązania BI nie pozwalają na tego typu komunikację. Skupiają się one na tworzeniu raportów przy pomocy nieelastycznych, predefiniowanych zapytań oraz wymagają specjalistycznych umiejętności do ich obsługi.

Obawy związane z bezpieczeństwem i integralnością danych często utrudniają rozwój analityki biznesowej wewnątrz firmy. Ludzie, którzy je mają, najprawdopodobniej nie zdają sobie sprawy z tego, jak powszechna jest dystrybucja i modyfikacje danych bazujących na arkuszach kalkulacyjnych. Co ważne, trzeba mieć na uwadze, że platforma business discovery opiera się na aplikacjach, które nie zezwalają na edycję danych źródłowych, a jedynie na ich uzupełnianie. W przypadku gdy wprowadzono błędne poprawki – są one widoczne jedynie dla wprowadzającego. I w przeciwieństwie do arkuszy kalkulacyjnych, aplikacje aktualizują się po wprowadzeniu poprawek lub zmian przez administratora. Dodatkowo model aplikacyjny zapewnia ochronę danych za pomocą przydzielania uprawnień dostępu.

Zacznij od małych kroków

Zawsze doradzamy, aby platformę business discovery wprowadzać stopniowo. Warto rozpocząć od wybranych departamentów czy grup roboczych, które mają szanse na osiągnięcie szybkich i wymiernych rezultatów.  Gdy taki pilotażowy projekt zakończy się sukcesem, będzie jasne, że odwrót od kultury procesów decyzyjnych bazujących na faktach będzie niemożliwy.

Jeżeli to informacje są siłą, to usunięcie ściśle prywatnych i odizolowanych danych, pozwoli uzyskać wyższą jakość decyzji oraz lepsze rezultaty wśród pracowników, którzy będą czerpać korzyści i satysfakcję z większej odpowiedzialności.

Marcin Mazur, Dyrektor Regionalny na obszar Europy Wschodniej, Grecji i Izraela w QlikTech, producenta QlikView
Źródło: QlikView