Udane wdrożenie, czyli w jakim kierunku podążają polskie firmy

 

Jak pokazuje tegoroczne badanie EY Polska “Transformacja cyfrowa firm 2020”, w zeszłym roku aż 57% polskich przedsiębiorstw zdecydowało się na wprowadzenie nowych rozwiązań. Z kolei 27% przyznaje jasno, że to właśnie pandemia stała się czynnikiem, który skłonił je do inwestycji. 8% badanych deklaruje spowolnienie procesu transformacji cyfrowej w organizacji.

Co warto zaznaczyć, 91% ankietowanych dostrzega zalety digitalizacji, podkreślając jednak, że największym wyzwaniem tego procesu jest zmiana dotychczasowego sposobu myślenia. Prawie 80% przedsiębiorców uznaje też transformację cyfrową za jeden z głównych priorytetów. Dodatkowo – ponad połowa badanych firm – zalicza swoją branżę do hybrydowych, skutecznie łączących rozwiązania tradycyjne z cyfrowymi.



Cyfryzacja lekarstwem na…

Zmienne okoliczności i niepewność niektórych działań sprawiły, że przedsiębiorstwa musiały na nowo rozważyć, na czym najbardziej im zależy i jakie cele zamierzają osiągnąć w dłuższej perspektywie.

Z punktu widzenia firm transformacja cyfrowa okazała się przede wszystkim sposobem na zwiększenie efektywności. Organizacje decydowały się na nią także po to, aby jak najlepiej odpowiedzieć na potrzeby klientów oraz nieco zmniejszyć koszty. Równie ważne stało się też poszukiwanie możliwości rozwoju i budowanie przewagi konkurencyjnej. Dla niektórych firm była to konieczność – bez wdrożenia takich rozwiązań ich działanie byłoby mocno ograniczone bądź przestałyby funkcjonować.



Dziś nawet 36% badanych wprowadza cyfryzację jako odpowiedź na bieżące problemy, zaś 31% stosuje ją jako część strategii obejmującej całą strukturę przedsiębiorstwa.

Na podium digitalizacja dokumentów i chmura

Przedsiębiorstwa inwestują dziś nie tylko w podstawowe oprogramowanie umożliwiające organizację konferencji oraz pracę w trybie home office, ale także w narzędzia do cyfryzacji dokumentów i podpisów. Deklaruje to już 44% ankietowanych.

Chociaż jeszcze przed pandemią firmy decydowały się na odczytywanie i tworzenie elektronicznych dokumentów, to czas pracy zdalnej tylko przyspieszył ten trend, pozwalając organizacjom zwiększyć poziom bezpieczeństwa. Przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną nie wymaga kontaktu osobistego, chroniąc tym samym pracowników w okresie pandemii. To również możliwość odtworzenia plików w dowolnym momencie oraz – dzięki automatycznym kopiom zapasowym – dodatkowe zabezpieczenie w razie awarii.

Coraz częściej mówi się też o chmurze jako alternatywie dla infrastruktury sprzętowej oraz lokalnego utrzymywania aplikacji. W swojej organizacji wdrożyło ją 64% respondentów, którzy chwalą i podkreślają między innymi indywidualny charakter tego rozwiązania. Co ważne, podejście do tej technologii zaczyna się zmieniać. Obecnie około 30% przedsiębiorstw nie dostrzega żadnych barier związanych z zastosowaniem chmury.



Trwający nadal okres pandemii zmienił zatem podejście do chmury, sprawiając, że przedsiębiorstwa zaczynają poważniej traktować to rozwiązanie i rozważać wprowadzenie go w swojej organizacji.

Jak wyglądają obecnie wdrożenia?

Proces cyfryzacji objął do tej pory przede wszystkim działy księgowe firm. Na usprawnienie działania tych departamentów zdecydowało się 54% ankietowanych. Dodatkowo aż 44% organizacji usprawnia również działy zajmujące się obsługą klienta.



W pierwszej kolejności warto określić, jak powinno wyglądać udane wdrożenie. Podstawą jest ustalenie potrzeb firmy i dopasowanie do nich oprogramowania. Rozwiązanie powinno nie tylko odpowiadać na potrzeby przedsiębiorstwa, ale także jego klientów. Wiedząc, co należy zautomatyzować i usprawnić, będzie można poświęcić więcej czasu klientom firmy.

Planowanie działań – wprowadzenie nowego rozwiązania powinno odbyć się z odpowiednim zapasem czasu. Specjaliści muszą je odpowiednio wdrożyć, zaś pracownicy poznać oprogramowanie i nauczyć się jego obsługi. Wymaga to współpracy obu stron, aby uzyskać jak najlepszy efekt.

Osoba odpowiedzialna – dużą pomocą będzie wyznaczenie w firmie osoby czuwającej nad przeprowadzanym wdrożeniem. W takiej sytuacji sprawdzi się osoba, która dobrze zna przedsiębiorstwo, komunikuje się na bieżąco z zespołem oraz – w razie potrzeby – podejmie kluczowe decyzje. Dzięki temu implementacja rozwiązania przebiegnie znacznie szybciej. Te aspekty należy analizować z założeniem, że spotkanie odbędzie się online, a nie stacjonarnie. Ma to wpływ zarówno na planowanie działań, jak i na rolę osoby odpowiedzialnej za wdrożenie w firmie – jej rola staje się jeszcze większa, ponieważ musi skoordynować pracowników, którzy pracują w swoich domach.



Kto obecnie wdraża rozwiązania? Najczęściej producent oprogramowania bądź mała lokalna firma doradcza. Prawie połowa respondentów uważa jednak, że jest w stanie poradzić sobie z implementacją samodzielnie, tylko w niewielkim stopniu korzystając z zewnętrznego wsparcia. Mimo to pomoc ekspertów nadal jest istotna podczas wprowadzania nowej technologii w dziale. W rezultacie 80% badanych łączy własne działania ze wsparciem zewnętrznych specjalistów.

Czy zdalne wdrożenia mogą się udać? Dziś można już stwierdzić, że da się je przeprowadzić w nowej, przystosowanej do warunków formie. Bardzo pomocne w takim procesie okazują się chociażby wcześniejsze doświadczenia producentów technologii i firm wdrożeniowych.



Bariery w transformacji cyfrowej

Ankietowani pytani o bariery we wprowadzaniu technologii cyfrowych zwracają uwagę na obawy pracowników przed zmianą bądź brak zasobów i kompetencji do wdrożenia nowych rozwiązań. Ważnym problemem może być również specyfika danej działalności czy brak odpowiedniej strategii firmy.

Epidemia może zatem także hamować rozwój, jeśli firmy nie są na niego odpowiednio przygotowane. Praktyka pokazuje jednak, że w sytuacji, gdy przedsiębiorcy decydują się na zmiany, mogą liczyć na wsparcie – także zdalne – specjalistów, z którego coraz częściej korzystają.

Proces transformacji cyfrowej w firmach przebiega coraz szybciej. Przedsiębiorcy, nawet jeśli nie wprowadzają jeszcze nowych rozwiązań, często poważnie o nich myślą i planują wdrożenia. Już na tym etapie warto konsultować się z ekspertami, którzy pomogą wybrać technologie najlepiej dopasowane do potrzeb organizacji.

Źródło: SaldeoSMART