Firma bez papieru
Sprawne zarządzanie przepływem dokumentów to szybszy dostęp do informacji, precyzyjny podział kompetencji, a w konsekwencji szybsze podejmowanie decyzji. Aby utrzymać pozycję rynkową oraz rozwijać się w warunkach wysokiej konkurencji, przedsiębiorstwa muszą dysponować dostępem do właściwej informacji.
| REKLAMA |
 |
Większość polskich przedsiębiorstw stanie niebawem przed koniecznością dokonania wyboru rozwiązania, które umożliwi im praktyczne wykorzystywanie dokumentu elektronicznego w kontaktach gospodarczych na szeroką skalę. Nie sposób przecież efektywnie zarządzać tysiącami faktur, zamówień, umów, wniosków, wyciągów czy potwierdzeń bez odpowiednich narzędzi.
Rynek globalny
Pomimo coraz powszechniejszego wykorzystywania systemów zarządzania dokumentami trudno znaleźć precyzyjne dane o polskim rynku czy nawet światowym. Wynika to m.in. z problemu z dokładnym zdefiniowaniem. Systemy do zarządzania obiegiem dokumentów, przepływem zadań (workflow), do monitorowania i zarządzania procesami biznesowymi przenikają się wzajemnie, tworząc zestaw różnego typu rozwiązań.
Według Gartnera na światowym rynku działa kilkuset producentów oprogramowania BPM (Business Process Management), w ramach którego oferowane są aplikacje do zarządzania dokumentami. Wśród nich trudno znaleźć choćby dwie firmy o podobnej ofercie. Oprócz oczywistych różnic w zakresach funkcjonalnych, specyfiki branżowej, w różnych ofertach podkreślane są różne zastosowania.
Według niektórych szacunków światowy rynek oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów, workflow i BPM wzrasta o ok. 20% rocznie. Większość firm implementuje systemy BPM małymi krokami, stosunkowo rzadko decydując się na objęcie nimi od razu wszystkich procesów biznesowych. W Polsce prognozowano wzrost tego rynku w 2005 r. o 35–40%.
Do najbardziej znanych na świecie producentów systemów do zarządzania dokumentami i treścią zalicza się firmy FileNet oraz Documentum, która w2004 r. połączyła się z EMC Corporation. Produkty EMC Documentum mają znaczący udział w światowym rynku rozwiązań klasy ECM (Enterprise Content Management).
Dla przemysłu
Rynek systemów zarządzania dokumentami w Polsce ma bogatą ofertę, ale według wielu ekspertów branża przemysłowa w niewielkim stopniu korzysta z proponowanych rozwiązań. W dodatku na rynku jest tyle różnego typu systemów, że trudno połapać się w oferowanych przez nie funkcjach.
Wspólna baza dokumentów umożliwia bieżącą kontrolę realizacji zadań oraz identyfikację osób zajmujących się daną sprawą. Upraszcza wyszukiwanie dokumentów i gwarantuje aktualność wersji, eliminując jednocześnie potrzebę powielania i rozprowadzania dokumentów. Każda korespondencja w firmie – przychodząca, wychodząca lub wewnętrzna – jest dokładnie opisana. W dowolnym momencie można sprawdzić realizację konkretnego zadania, kto, kiedy i jak tworzył oraz modyfikował związane z nim dokumenty.
Systemy do zarządzania obiegiem dokumentów muszą spełniać wiele różnorodnych kryteriów związanych z przyjmowaniem, obiegiem, wysyłaniem oraz przechowywaniem plików. Muszą także radzić sobie z przetwarzaniem dokumentów papierowych, których na razie nie daje się wyeliminować w pracy biurowej.
Z systemów PDM (Project Data Management, czyli Zarządzania Danymi o Projekcie) korzystają nie tylko inżynierowie (projekty konstrukcyjne), ale i informatycy (projekty aplikacji), a nawet marketingowcy (projekty kampanii reklamowych). PDM to baza danych, która gromadzi wszystkie dokumenty związane z projektem, umożliwia jednoczesną pracę wielu osób (przydziela prawa dostępu), kontroluje proces wprowadzania poprawek (z możliwością ich cofnięcia), ułatwia przeszukiwanie dokumentów według rozmaitych kryteriów, generuje odpowiednie raporty (np. listy materiałów potrzebne dla Działu Zamówień).
Praca bez papieru
Codziennie piszemy, drukujemy, odbieramy, wysyłamy przynajmniej kilka dokumentów. Tak mijają dni, miesiące, lata. Powoli zagłębiamy się w morzu bardziej i mniej ważnych dokumentów.
Biuro bez papieru? To od jakiegoś czasu modne hasło zaczyna być wprowadzane w życie. Czy jednak tę wizję uda się zrealizować w najbliższym czasie? Zanim to nastąpi, spróbujmy uporządkować nasze archiwum...
Raport powstał na podstawie ankiet rozsyłanych do dostawców systemów zarządzania dokumentami na polskim rynku. W naszym zestawieniu nie zamieściliśmy produktów firm, które nie odpowiedziały na ankietę, aby nie zasypywać czytelników niesprawdzonymi informacjami. Wiemy np., że na naszym rynku pojawiła się firma LANtek, która jest głównym dystrybutorem w Polsce systemu DOCUframe, ale mieliśmy za mało informacji, aby opisać jej ofertę. W naszym raporcie nie znalazło się kilka firm, które występowały w nim w roku 2006, m.in.: Advatech (system iDoc), IBM Polska (DB2 Document Manager), Macrologic (APIS), Rodan Systems (OfficeObjects DocMan oraz OfficeObjects Document Manager), Ser Solutions Polska (DOXiS iECM Suite). |
Uzupełnienie informacji z tabeli
Clever Age Polska
System: eZ publish
Przykłady wdrożeń w 2006/2007 r.: Dyrekcja Lasów Państwowych, Francja – wdrożenie systemu obiegu dokumentacji drewna: zarządzanie multimedialnymi opisami lasów, składów drewna, dostęp intranetowy i internetowy
CNS Solutions
System: DBWorks
Rozwiązanie jest autonomiczne, ale zawiera moduły integrujące z oprogramowaniem SolidWorks, AutoDesk Inventor, Microsoft Office
Przykłady wdrożeń w 2006/2007 r.: PMPoland, Jelenia Góra – firma zajmuje się maszynami do produkcji papieru, jest częścią międzynarodowej korporacji. W DBWorks należało zaimplementować wszystkie założenia systemu PDM, które nakładają reguły korporacyjne. DBWorks powinien dokładnie zarządzać dokumentacją z regułami przepływu i przynależnością poszczególnych projektów i dokumentów do użytkowników. Wdrożone funkcje: elektroniczny obieg dokumentacji, wielościeżkowy workflow dla różnego typu dokumentacji, podgląd dokumentów, system metainformacji dla dokumentów ,generowanie list materiałowych (BOM), import/eksport z/do zewnętrznych systemów typu ERP, skrypty zdarzeniowe, API; Gazomet sp. z o.o. (2007) – elektroniczny obieg dokumentacji, wielościeżkowy workflow dla różnego typu dokumentacji, podgląd dokumentów, system metainformacji dla dokumentów , generowanie list materiałowych (BOM), skrypty zdarzeniowe, API
System: PDMWorks Enterprise
Przykłady wdrożeń w 2006/2007 r.: Dr. Ząber, Nowy Sącz – firma zajmuje się projektowaniem maszyn specjalnych, wdrożenie polegało na zapanowaniu nad dokumentacją, utworzeniu szablonów dla ofert i zleceń, przydziale użytkowników do odpowiednich projektów i stworzeniu reguł obiegu dokumentacji wewnątrz firmy
Logotec Enterprise
System: Logotec DDM9000 Web Edition
Stanowi integralną cześć innego oferowanego przez Logotec Group produktu – Logotec CRM9000 Web Edition, może również zostać zintegrowany na etapie wdrożenia z innymi rozwiązaniami informatycznymi klasy ERP
Przykłady wdrożeń w 2006/2007 r.: Kärcher sp. z o.o., polski przedstawiciel firmy Alfred Kärcher Gmbh prowadzący na terenie całej Polski sprzedaż, marketing i serwis urządzeń czyszczących przeznaczonych do użytku domowego i zastosowań profesjonalnych – moduły: Archiwum, Kontakty, Sprawy, Security. System obsługuje 50 zdefiniowanych użytkowników w tym 38 jednoczesnych. Wszyscy pracownicy mają możliwość zdalnej pracy z systemem przy wykorzystaniu komputera z przeglądarką i dostępem do Internetu
MIS
System: iPartner21 (system oferowany w modelu SaaS)
System: mis-Partner21/Obieg Dokumentów Przykłady wdrożeń 2006/2007: EnergiaPro Koncern Energetyczny SA – integracja systemów IT oraz narzędzi monitorowania umów na zakupy skonsolidowane z dostawcami we wszystkich oddziałach firmy. Projekt został zakończony w kwietniu br.
PrimeSoft Polska
System: System obiegu i archiwizacji dokumentów V-Desk
Przykłady wdrożeń 2006/2007: PPUiH Agrobex sp. z o.o. (2007) – elektronicznym obiegiem objęte zostały faktury obce zakupowe i kosztowe oraz korespondencja przychodząca. Zdefiniowano również typ dokumentu. Integracja z systemami FK i CRM (dekratacja na konta księgowe, nadanie numeru w rejestrze w sposób automatyczny). Z systemu korzysta 50 użytkowników
Softex Data
Przykłady wdrożeń 2006/2007: Ceramika Paradyż sp. z o.o. i Paradyż sp. z o.o. – projekt rozpoczął się od usprawnienia obiegu faktur i obiegu zamówień. Kolejne procesy były stopniowo dodawane przez wewnętrznych informatyków firmy
T Komp
System: NND 9000
Przykłady wdrożeń w 2006/2007 r.: PKN Orlen SA – zarządzanie obiegiem dokumentacji z możliwym dostępem do dokumentów dla pozostałych spółek kapitałowych, w obecnym roku system poszerzony o kompleksowe narzędzie do opiniowania i akceptację w zakresie obiegu umów
TOT.NET
System: Ordino 2.0 jest nową wersją dostępną od czerwca 2007 r. System istnieje od 2003 r.
Funkcje: możliwość elektronicznej konsultacji dokumentów/ spraw; generator procesów; generator elektronicznych formularzy; ustawianie automatycznych akcji w systemie; śledzenie toku realizacji sprawy, obiegu dokumentu (również przez użytkowników zewnętrznych)
W jakim kierunku rozwiną się systemy zarządzania dokumentami? Jakie nowe funkcje będą w nich niezbędne?
Odpowiedzi udzielone redakcji MSI przez przedstawicieli ankietowanych firm
Clever Age
Aktualne trendy: integracja z innymi systemami; ERP, CRM, systemy biznesowe: wsparcie procesów biznesowych; usługi katalogowe: lepsza integracja w systemie IT; integracja z oprogramowaniem biurowym (pakiety Office, biurko użytkownika); dostęp przez Internet, integracja z portalami.
CNS Solutions
Orkiestracja aplikacji biznesowych oraz ich ujednolicenie. Być może PLM jest rozwiązaniem przyszłościowym. Na pewno konieczne będzie zaaplikowanie lepszych rozwiązań w zakresie bezpieczeństwa i kontroli danych oraz ułatwienie dostępu do aplikacji przez lepszy, bardziej intuicyjny interfejs. Jako cienki klient coraz częściej wystąpi przeglądarka internetowa. Aplikacje będą coraz bardziej zorientowane na usługi (SOA).
Comarch
Systemy do zarządzania dokumentami wyrosły z potrzeby digitalizacji dokumentów papierowych. Zgodnie z tym do najważniejszych funkcji każdego systemu DMS należą skanowanie oraz przechowywanie dokumentów. Dokument papierowy jest tylko jednym z nośników informacji, dlatego coraz częściej systemy DMS przejmują m.in. rolę systemów pocztowych. Systemy DMS/BPM gromadzą informacje z wszystkich systemów biznesowych, stają się więc pewnego rodzaju bazą wiedzy z każdego zakresu biznesowego.
ELO Digital Office PL
Obecnie coraz bardziej odchodzi się od papieru – w każdej chwili trzeba mieć pełną dokumentację (łącznie z mailami); archiwizacja revisions security, akceptacja archiwów elektronicznych przez urzędy (skarbowe) oraz w obszarze prawniczym (akceptowanie jako dowód w sprawach spornych), integracja w telepracy.
EMC
Dostęp z urządzeń mobilnych typu blacberry, palm, telefon etc.
euroscript Polska
Systemy do zarządzania dokumentami rozwijają się w kierunku systemów do zarządzania procesami biznesowymi. Ten trend będzie się pogłębiał. Nie wystarczy centralne repozytorium dokumentów i proste rozwiązania do zarządzania nimi, ale potrzebne będzie pełne instrumentarium do zautomatyzowanego projektowania, symulowania, implementacji i weryfikowania skomplikowanych ciągów zadań stojących przed uczestnikami procesów w przedsiębiorstwach. W dalszej perspektywie dojdzie z pewnością do całkowitej digitalizacji, dokumenty papierowe przestaną więc być potrzebne (ale tu jest jeszcze sporo do zrobienia). Taka sytuacja zmieni także znacząco rynek dostawców systemów obiegu dokumentów. Kolejnym kierunkiem rozwoju będzie zapewne umacnianie się funkcji związanych z respektowaniem przepisów prawa (recorda management).
MIS
Marcel Kasprzak, prezes zarządu MIS SA: – Patrząc na rynek zarządzania dokumentami z perspektywy ostatnich kilku lat, wyraźnie dostrzegamy wzrost zainteresowania przede wszystkim w obszarze workflow. Firmy obejmują profesjonalnymi systemami obiegu dokumentów szerszy zakres, jednocześnie zwiększając intensywność ich wykorzystywania. Punkt ciężkości przesuwa się również w kierunku zarządzania procesami.
Softex Data
Aktualny trend: systemy zarządzania procesami typu BPM, a nie tylko proste systemy pracy grupowej i obiegu dokumentów. Systemy ERP i obiegu dokumentów coraz częściej wzajemnie się przenikają i stąd konieczność łatwej integracji z systemami typu ERP, szczególnie przy wdrażaniu takich procesów jak zamówienia, obieg faktur itp.
T Komp
Systemy zarządzania dokumentami rozwiną się w kierunku integracji z pakietami oprogramowania biurowego, m.in. MS Office, przy uwzględnieniu norm ISO dotyczących integracyjności i składowania danych przez państwa UE. Niezbędna będzie przy tym silna integracja z systemami typu workflow oraz wejście na rynek urządzeń mobilnych.
TOT.NET
W przedsiębiorstwach produkcyjnych przetwarzających na co dzień bardzo dużą liczbę dokumentów istotne stają się mechanizmy automatycznego przetwarzania i zapisu dokumentów papierowych do systemu podczas skanowania (OCR). Tego typu funkcja jest kosztowna, ale TOT.NET pracuje nad jej implementacją w Ordino, aby sprostać oczekiwaniom klientów. Innym obszarem rozwoju tego typu rozwiązań staje się możliwość błyskawicznego wyszukiwania dokumentów i spraw (zarówno tych otwartych, z możliwością sprawdzenia stanu realizacji, jak zamkniętych, znajdujących się w elektronicznym archiwum). W tym celu TOT.NET rozwija mechanizmy filtrowania i wyszukiwania kontekstowego.
Systemy klasy WorkFlow|DMS rozwijają się w kierunku kompleksowych narzędzi Zakres funkcjonalności określony dla systemów klasy Workflow|DMS nieustannie się poszerza. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klienta, dostawcy starają się najlepiej dostosować swoje produkty do jego potrzeb. W związku z tym nowoczesny system klasy Workflow|DMS powinien uwzględniać ewentualną potrzebę stworzenia mechanizmów i narzędzi realizujących przewidziane dla wybranego klienta funkcje. Jako przykład mogę podać możliwość dokonywania opisów controllingowych oraz księgowych dokumentów kosztowych z uwzględnieniem określonego planu kont. Takie rozwiązanie, wraz z realizacją głównej idei systemu klasy Workflow|DMS, czyli elektronicznego obiegu i archiwizacji dokumentów, umożliwia pełne zastąpienie obiegu dokumentów papierowych. Efekt synergii uzyskiwany na gruncie silnej współpracy systemu klasy Workflow|DMS z aplikacjami trzecimi jest zauważalny nie tylko w przypadku dokumentacji kosztowej, ale również faktur sprzedażowych, dokumentów magazynowych, w zakresie obsługi korespondencji przychodzącej czy szeroko rozumianego zarządzania dokumentacją wewnętrzną. Sporym zainteresowaniem odbiorców cieszą się również rozwiązania dostarczające narzędzia charakterystyczne dla danego obszaru działania. Jako przykładem posłużę się branżą budowlaną, gdzie zastosowanie znajdują m.in. mechanizm zarządzania dokumentacją projektową, umożliwiający równoległą pracę zespołu pracowników z dokumentami projektu zrealizowany w oparciu o centralne repozytorium dokumentów, czy moduł platformy zakupów realizujący funkcje przygotowywania zapotrzebowań w oparciu o stworzoną bazę artykułów, automatycznego generowania zapytań i zamówień do dostawców oraz weryfikacji zamówień zrealizowanych. Moim zdaniem bardzo istotnymi cechami decydującymi o konkurencyjności systemu klasy Workflow|DMS są uniwersalność i elastyczność. Możliwość łatwej konfiguracji systemu zgodnie z wymaganiami klienta znacznie skraca czas wdrożenia oraz zapewnia klientowi samodzielne zarządzanie systemem. Dodatkowo funkcja archiwizacji i procesowania dokumentów w postaci elektronicznej wraz z powiązanymi z nimi plikami różnego typu, takimi jak skany dokumentów papierowych w formacie TIFF, pliki pakietu MS Office, dokumenty PDF, MP3, JPG czy pliki wideo, daje użytkownikom proste w obsłudze narzędzie z rozbudowanymi, dostosowanymi do ich potrzeb funkcjami. Sądzę, że przedstawione możliwości aktualnie oferowanych systemów klasy Workflow|DMS potwierdzają rozwój tego typu rozwiązań w kierunku kompleksowych narzędzi umożliwiających użytkownikowi zastąpienie dokumentów papierowych opisem elektronicznym. W rezultacie proces przepływu dokumentów w przedsiębiorstwie znacznie sie usprawnia, a każdy użytkownik może w dowolnej chwili sprawdzić status interesujących go dokumentów. Ponadto mechanizmy raportowania i tworzenia zestawień umożliwiają kontrolę wydatków, a informacje zbie
|
rane w trakcie obiegu dokumentów w systemie mogą być wykorzystane w integracji z innymi systemami zewnętrznymi, np. finansowo-księgowymi lub controllingowymi. Moim zdaniem tego typu rozwiązania będą cieszyły się dużym zainteresowaniem odbiorców pod warunkiem, że będą zaspokajały aktualne potrzeby rynku i usprawniały mechanizm funkcjonowania wewnętrznych procedur przedsiębiorstw.
Każde rozwiązanie można dostosować do realiów danego przedsiębiorstwa Jakie największe korzyści ze stosowania systemów zarządzania dokumentami można przedstawić zarządom przedsiębiorstw? – Przyznam szczerze, że odpowiadałem już na to pytanie tyle razy naszym klientom, a także rozmówcom na łamach czasopism specjalistycznych, w sposób mniej lub bardziej sformalizowany, że tym razem nie oprę się pokusie, aby odpowiedzieć nieco z przymrużeniem oka, parafrazując język niedawnej kampanii wyborczej, ale absolutnie zgodnie z prawdą. Drogie Zarządy. Zastosujcie w swoim przedsiębiorstwie system do zarządzania treścią, bo wtedy przestaniecie zadawać sobie pytania:
|
Jestem przekonany, że większość zarządów w firmach z dowolnej branży: finansowej, usługowej, w przemyśle, telekomunikacji, zadaje sobie dziś takie pytania. My znamy na nie odpowiedzi i – co ważne – wiemy dobrze, że nie ma jednej słusznej. Rozwiązań jest na rynku mnóstwo, każde da się odpowiednio dostosować do realiów danego przedsiębiorstwa
Usługi zarządzania dokumentami w sektorze przemysłowym są jeszcze mało popularne Na rynku aplikacji do zarządzania dokumentami dominują rozwiązania klasy DMS oraz BPM. Systemy DMS to rozwiązania prostsze, koncentrujące się na zorganizowaniu obsługi samych dokumentów, począwszy od momentu zarejestrowania po ich obieg w firmie, archiwizację i udostępnianie. Rozwiązania klasy BPM pełnią szerszą rolę. Pozwalają zarządzać całymi procesami biznesowymi, m.in. takimi, w ramach których przetwarzane są bardzo duże ilości dokumentów. Dzisiaj, ze wzrostem znaczenia zarządzania przez pryzmat procesów biznesowych, systemy DMS są coraz częściej zastępowane przez BPM. Obsługa dokumentów w firmie nie jest już traktowana tylko jako czynność administracyjna, ale także element całych procesów realizowanych przez firmę, również tych kluczowych. Dzięki jej usprawnieniu przedsiębiorstwo może zwiększyć efektywność funkcjonowania, m.in. poprzez redukcję kosztów operacyjnych czy skrócenie czasu obsługi klientów. Firmy zainteresowane usprawnieniem obsługi swojej dokumentacji mogą samodzielnie wdrożyć przeznaczony do tego system. Takie podejście wiąże się jednak z koniecznością dokonania dużych nakładów finansowych zarówno na samą infrastrukturę, jak i pracowników do jej obsługi. Nie należy tu także zapominać o odpowiednim zorganizowaniu całego procesu tak, żeby możliwe stało się osiągnięcie założonych celów biznesowych. Alternatywą pozostaje skorzystanie z usług firmy outsourcingowej specjalizującej się obsłudze procesów back-office. W sektorze przemysłowym outsourcing zarządzania dokumentami znajduje zastosowanie przede wszystkim w firmach z sektora utilities, czyli wśród dostawców prądu, gazu oraz wody. Duża liczba klientów obsługiwanych przez te podmioty generuje ogromne ilości dokumentacji, np. faktury za dostawę mediów, umowy, rozliczenia czy reklamacje. Dostępna na rynku oferta firm zewnętrznych pozwala na wdrożenie usług usprawniających zarówno poszczególne etapy obsługi dokumentów, np. korespondencji przychodzącej od klientów czy rejestracji danych z nowych umów w systemach informatycznych, jak i zastosowanie kompleksowych rozwiązań. Ten drugi wariant umożliwia wyeliminowanie wszystkich problemów związanych z obsługą dużych ilości dokumentów. W rezultacie firma korzystająca z takiego rozwiązania pracuje w oparciu o kompletne dokumenty w wersji elektronicznej, które automatycznie trafiają do odpowiednich osób, zadań i procesów. Skutkuje to znacznym skróceniem czasu obsługi klientów, zapewnia kontrolę terminowości poszczególnych spraw i eliminowanie błędów popełnianych przez pracowników. Liberalizacja rynku energetycznego z pewnością przyczyni się do większej niż dotychczas rotacji klientów wśród dostawców takich usług. To z kolei pociągnie za sobą wzrost ilości niezbędnej do przetworzenia dokumentacji, szczególnie nowych umów czy rezygnacji dotychczasowych klientów. Silniejsze natężenie konkurencji oraz konieczność zwiększania efektywności operacyjnej z pewnością wpłyną na popularyzację outsourcingu zarządzania dokumentami wśród polskich przedsiębiorstw z sektora przemysłowego. Tego typu rozwiązania są od dłuższego czasu stosowane Usługi zarządzania dokumentami w sektorze przemysłowym w Polsce są jeszcze stosunkowo mało popularne, ale w miarę dojrzewania rynku należy spodziewać się wzrostu zainteresowania tego typu ofertą.
|
na rynkach zachodnich, gdzie firmom zewnętrznym powierzane są całe procesy biznesowe.ECM jest dużo lepszą inwestycją W jakim kierunku rozwiną się systemy DMS? Czy będą jeszcze istniały samodzielnie, czy np. w ramach ECM? – Na wstępne warto zdefiniować systemy DMS oraz ECM. Zgodnie z definicją firmy analitycznej Gartner „DMS to system, który zapewnia usługi check-in/ /check-out (zabezpieczania dokumentów przed np. nadpisywaniem, kiedy ktoś nad nimi pracuje), kontrolę wersji, warstwę zabezpieczania danych oraz usługi biblioteczne (czyli wyszukiwanie, zarządzanie metadanymi czy transformacje). Natomiast na ECM według Gartnera składają się: Document Management, Document Imaging, Records Management, Workflow, Web Content Management, Dokument-Centric Collaboration. Obecnie przedsiębiorstwa coraz częściej przyjmują model zarządzania poprzez model procesów biznesowych, a co za tym idzie – ich automatyzacji i kontroli. Rozwiązania ECM oferują nie tylko zarządzanie dokumentami, ale również kontrolę procesów biznesowych, w których dokumenty są wykorzystywane. Końcowym elementem większości procesów biznesowych jest archiwizacja dokumentów, czego nie zapewniają systemy DMS. Systemy DMS są częścią produktów klasy ECM, lecz ich funkcje są wykorzystywane w powszechnie używanych narzędziach, takich jak MS Office. Przyszłość DMS jako punktowego, samodzielnego rozwiązania nie jawi się w jasnych barwach. ECM jest po prostu dużo lepszą inwestycją. Jakie największe korzyści ze stosowania systemów zarządzania dokumentami można przedstawić zarządom przedsiębiorstw? – Dzięki zastosowaniu systemów ECM mamy do czynienia z usprawnieniem mechanizmów kontrolnych, uporządkowaniem uprawnień i odpowiedzialności oraz ograniczeniem biurokracji. Często wdrożenie systemu obiegu dokumentów jest powiązane z analizą dotychczasowego przebiegu pracy. Przedsiębiorstwo po usprawnieniu procesów szybciej reaguje na oczekiwania pracowników, klientów i dostawców. Usprawnienie przebiegu procesów w połączeniu z systemem obiegu dokumentów bardzo często przynosi również wymierne korzyści finansowe. Po pierwsze zmniejsza się zużycie materiałów biurowych i kosztów magazynowania, po drugie następuje zwiększenie np. efektywności procesów wewnętrznych, w wyniku czego mamy do czynienia z pełniejszym wykorzystaniem zasobów firmy. Wśród korzyści płynących z systemów zarządzanie dokumentacją techniczną można wymienić: szybki dostęp do pełnej i aktualnej informacji, likwidację kosztów magazynowania, lepszą ochronę często krytycznych dla przedsiębiorstwa danych. Polskie prawo nakłada na przedsiębiorstwa obowiązek archiwizacji pewnego typu dokumentów. Poprzez zastosowanie systemu archiwizacji przedsiębiorstwo zastępuje papierowe dokumenty, takie jak faktury sprzedażowe, dokumentami w postaci elektronicznej na nośnikach uniemożliwiających ich zmianę. W ten sposób unika się konieczności drukowania i magazynowania, co znacząco obniża koszty operacyjne. Dodatkowo skraca się czas reakcji w przypadku żądania organów kontrolnych udostępnienia dokumentów, a przede wszystkim zwiększa się bezpieczeństwo danych ze względu na większą kontrolę dostępu. Systemy zarządzania dokumentami usprawniają również proces obiegu faktur, co zapewnia oszczędność czasu pracowników i redukcję kosztów. Możliwość likwidacji opóźnień płatniczych i kontrola płatności stanowi tutaj dodatkową korzyść. Zarządzanie portalami wewnętrznymi przedsiębiorstw ułatwia dystrybucję informacji pomiędzy pracownikami, jak również poprawia komunikację zewnętrzną i wizerunek przedsiębiorstwa. Konrad Komarczuk, Documentum Sales Manager, EMC Polska |
Outsourcing zarządzania dokumentami Alternatywą zakupu własnego systemu zarządzania dokumentami jest skorzystanie z oferty firmy specjalizującej się w tego typu usługach. Wówczas zleceniodawca usługi ponosi jedynie koszt przetwarzania dokumentów, natomiast dobór odpowiedniego rozwiązania, jego wdrożenie i obsługa leżą w gestii firmy zewnętrznej. Skorzystanie z usług firmy zewnętrznej to przede wszystkim większa efektywność kosztów i czasu. Zleceniodawca korzysta z przetworzonych wcześniej dokumentów lub pozyskanych z nich danych w wygodnej wersji elektronicznej, nie zaprzątając sobie głowy procesem ich wcześniejszej obróbki, czyli:
Rozwiązanie wybierane przez firmę outsourcingową jest za każdym razem dostosowywane do indywidualnych potrzeb klienta, a jego skalowalność umożliwia proste rozbudowanie systemu o nowe funkcje. Zleceniodawca ponosząc jedynie koszt przetwarzania dokumentów, w widoczny sposób podnosi jakość i terminowość realizowanych przez siebie procesów. |
Źródło: www.msipolska.pl
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
Jak zarządzanie zmianą decyduje o sukcesie transformacji ERP i AI?
Niezastąpiony partner w IT: rola Delivery Managementu w projektach outsourcingowych
Cyfrowa autonomia w praktyce: nowy mandat CIO od rady nadzorczej
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Jak zminimalizować ryzyko strat w biznesie i zwiększyć rentowność klientów?
