Biuro bez papierów

Jeszcze szczęśliwsi ci, którzy do jego obsługi przeznaczyli konkretną osobę. A pozostali… czasem ad hoc całe biuro rzuca się na poszukiwanie danego dokumentu a ktoś znienacka wyciąga ów ze swojego biurka, ktoś inny odnajduje dokumenty w domu. W przypadkach skrajnych, a wcale nie rzadkich, prosimy o ponowne przesłanie dokumentu i skrzętnie ukrywamy ten fakt przed naszym przełożonym.

Tak dzieje się w wielu organizacjach, a im więcej dokumentów krąży, tym większe prawdopodobieństwo, iż „zawieruszą” się one gdzieś po drodze. Dodajmy do tego dokumenty wewnętrzne, które także muszą zostać komuś przekazane i rodzi nam się niemal … chaos idealny. Wielokrotnie zarządy i menedżerowie nie zaprzątają sobie tymi kwestiami głowy, zostawiając to swoim asystentom, sekretarkom, pozostałym pracownikom, a przecież właściwa klasyfikacja, archiwizacja i sterowanie obiegiem dokumentów jest kwestią kluczową. Szczególnie w polskich warunkach gospodarczych, gdzie nadal „rządzi” papier, a dokumenty elektroniczne dopiero zyskują na znaczeniu.

Wydaje się, iż właśnie ten czas jest najlepszy na wprowadzenie zmian we własnych systemach zarządzania dokumentami. Uporządkowanie tych stert papierów będzie na pewno czasochłonne, ale warto wyjść krok naprzód i zastanowić się nad uruchomieniem efektywnie działającego archiwum elektronicznego – posiadającego wszelkie niezbędne zabezpieczenia i udogodnienia oraz umożliwiającego szybki obieg dokumentów – czyli po prostu systemu DMS (Document Management System).

Dzięki systemowi DMS możemy archiwizować dokumenty utworzone bezpośrednio w innych aplikacjach i funkcjonujące jedynie w formie elektronicznej, możemy z pewnych programów drukować dokumenty bezpośrednio do systemu – z niego będą one potem pobierane przez upoważnione osoby. Istnieje także jedna z podstawowych w polskich warunkach funkcjonalności – czyli archiwizacja zeskanowanych dokumentów. Ta opcja jest w rodzimym przypadku szczególnie ważna, ze względu na fakt, iż wszelka korespondencja urzędowa jest nadal prowadzona w formie papierowej i dokumenty przesyłane drogą elektroniczną nie są traktowane jako oficjalne. Wobec tego pewne dokumenty muszą być najpierw drukowane i podpisywane, a następnie dopiero skanowane. Warto jednak mieć na uwadze, iż rozwiązanie „elektronicznego podpisu” staje się nawet w instytucjach państwowych coraz częściej akceptowane, warto więc posiadać narzędzie, które pozwoli nam na skuteczną archiwizację oficjalnych dokumentów jedynie w wersji elektronicznej.

Powyższe funkcjonalności są podstawowymi posiadanymi przez każdy system DMS. Oczywistym jest też, że każdy z systemów powinien korzystać z dobrze zabezpieczonej bazy danych, najlepiej umieszczonej na odrębnym serwerze – jednak kwestie technologiczne są dla każdego przedsiębiorstwa sprawą tak indywidualną, iż każdy z pewnością znajdzie odpowiednie dla siebie środowisko zainstalowania wybranego DMS.

Nowoczesne systemy DMS oferują w standardzie coraz więcej skomplikowanych funkcjonalności, które mocno ułatwiają zarządzanie dokumentami i pracę w biurze, np. archiwizowanie nietypowych plików (mp3 z rozmowami telefonicznymi, arkuszy z planami stworzonymi w CAD), inteligentne szukanie, integrację z systemami ERP. Zaawansowanie wybieranego systemu zależy tylko i wyłącznie od potrzeb przedsiębiorstwa. Z pewnością jednak warto znać potencjalne możliwości DMS, tak aby dokonywać tego wyboru świadomie.

Wielkość systemu i jego przejrzystość

Istotną kwestią przy wyborze DMS jest ilość dokumentów, które mogą zostać zdeponowane oraz ilość jednoczesnych użytkowników korzystających z systemu. W przypadku firm handlowych bądź dużych, wielo-oddziałowych organizacji, gdzie ilość wpływających i wypływających dokumentów jest olbrzymia istotne jest, aby wybierany system mógł pomieścić nieograniczoną liczbę dokumentów. Ważne jest też, żeby w przypadku jednoczesnego użytkowania bazy przez kilku pracowników działała ona szybko i sprawnie. W przypadku mniejszych przedsiębiorstw można skupić się na DMS przeznaczonym jedynie do obsługi kilku jednoczesnych użytkowników.

Powszechnie wiadomo, że w obsłudze każdego systemu IT najważniejsi są ludzie. Jeśli więc chcemy, żeby nasz DMS był prawidłowo i chętnie używany, niezbędne jest ustawienie takiej struktury katalogowej, która będzie przejrzysta dla pracowników i logicznie odpowiadająca strukturze przedsiębiorstwa lub wcześniej ustalonej ścieżce zapisywania dokumentów. Dokumenty są przypisywane do odpowiednich „segregatorów”, a te umieszczane w odpowiednich „szafach” – tak więc struktura systemu jest bardzo podobna do tej prowadzonej w „papierowym” archiwum. W niektórych systemach istnieje możliwość włączenia interfejsu pokazującego istniejącą strukturę w formie podobnej do Windows Exploratora. Odpowiednie ustawienie struktury zapisywania dokumentów jest bardzo ważne i powinno odbywać się na samym początku implementacji systemu archiwizacyjnego.

Zarządzanie archiwizacją dokumentów

Zapisywanie archiwizowanych dokumentów może oczywiście odbywać się poprzez żmudne wybieranie odpowiedniego segregatora oraz szafy, w której chcemy go umieścić. Wówczas jednak nie różni się to niczym od standardowego zapisu na wspólnych dyskach firmowych, praktykowane jako archiwum. W DMS możemy każdemu archiwizowanemu dokumentowi nadać odpowiednie właściwości – nazwa, autor, słowa kluczowe, kategoria, komentarze (podobnie jak w MS Word), tzw. maski. Program potrafi zarchiwizować dany dokument w odpowiednim miejscu według informacji tam zawartych. Oszczędza to znacznie czas deponowania dokumentu. Ponadto maski indeksacji są bardzo pomocne przy wyszukiwaniu dokumentów lub analiz z użyciem filtrów.

Dodatkowym ułatwieniem w DMS mogą być opcje automatycznego tworzenia dokumentów. Dla konkretnego zdarzenia można utworzyć standardowy dokument korzystając ze zdefiniowanych wcześniej szablonów, które będą wypełniać się samodzielnie odnoszącym się do danego procesu tekstem. Wiele systemów oferuje także zarządzanie duplikatami. Systemy potrafią już samodzielnie – sprawdzając w maskach – zidentyfikować czy dany dokument jest już zapisany w archiwum. Przy dokumentach wielokrotnie zmienianych DMS oferuje zarządzanie wersjami. Pozwala na zachowanie wszystkich wersji „obrabianego” dokumentu zapisując informacje kto, kiedy i które wersje edytował. Oczywiście dostęp do starszych wersji jest nadal możliwy.

Bardzo ciekawą funkcją, szczególnie przydatną w organizacjach, które archiwizują dużą ilość papierowych dokumentów jest inteligenta opcja skanowania. Programy obsługują większość interfejsów skanerów występujących na rynku. Zawczasu w systemie można zdefiniować konkretne formularze, które będą przez system rozpoznawane, a dzięki opcji rozpoznawania tekstu, np. przy pomocy OCR, w określonych obszarach pozwala sklasyfikować dokument do określonego zasobu.

Nietypową funkcją jest „asystent skanowania”. Pozwala on utworzyć profile skanowania, kryteria rozdzielania do odpowiednich „szaf” czy „segregatorów” skanowanych dokumentów oraz kontrolę obróbki. Bardzo pomocną opcją jest oznaczanie dokumentów papierowych odpowiednio ustawionym kodem kreskowym. Zostaje w nim zawarta odpowiednia ilość informacji niezbędna do właściwego zaklasyfikowania dokumentu, rozdzielenia do odpowiednich zasobów i użytkowników, np. w przypadku faktur zakupowych lub innych dokumentów koniecznych do zatwierdzenia przez odpowiednie osoby. Dzięki zastosowaniu kodu skanowany dokument może zostać od razu włączony do odpowiedniego obiegu. Ponadto kod bardzo ułatwia zintegrowanie z systemem ERP użytkowanym przez przedsiębiorstwo i rozpoznanie dokumentu i jego informacji także w tym systemie.

Nowością w systemach DMS jest zastosowanie oprogramowania wykorzystującego sieci neuronowe. Dzięki temu DMS potrafi inteligentnie rozpoznać informacje nawet w nieustrukturyzowanych dokumentach. System po prostu sam uczy się pewnych słów, wyrażeń, układów tekstu. Dzięki tej technologii już po krótkim treningu DMS rozpoznaje klasę dokumentu i jego zawartość, nawet jeśli chodzi o zupełnie nowy tekst. Wówczas przyporządkowanie może nastąpić i do odpowiedniego zasobu archiwum jak i do systemu ERP.

Udostępnianie zasobów

Tworzenie elektronicznych archiwów dokumentów ma sens jedynie wówczas, jeśli ułatwia nam dostęp do posiadanych zasobów firmowych.

Pierwszą kwestią w tej dziedzinie jest odpowiednie zabezpieczenie przeglądania. Poza oczywistym faktem, iż do archiwum mają dostęp jedynie osoby upoważnione – posiadające hasła dostępowe i loginy - każdemu z użytkowników może zostać nadany odpowiedni poziom tych uprawnień, a więc jedynie przeglądanie zawartości, zapisywanie dokumentów, wyszukiwanie, usuwanie dokumentów, zmiany struktur zapisywania. Możliwości jest bardzo wiele w zależności od potrzeb danego przedsiębiorstwa. Użytkownicy mogą najczęściej korzystać z funkcji pracy grupowej – czyli ustanowienie struktury wspólnej obróbki informacji, powiadamianie o zaistniałych zmianach w dokumencie, równoczesny dostęp do tego samego dokumentu.

Systemy oferują także dostęp do archiwum Offline. W przypadku pewnych dedykowanych procesów DMS pozwala wyłączyć pewne dokumenty i pracować nad nimi danemu użytkownikowi Offline. Dokumenty będą wówczas widoczne w archiwum, ale nikt inny nie będzie miał możliwości pracy nad nimi. Zaawansowaną i przydatną funkcją jest eksport części archiwum do zapisu na CD/DVD. Przeniesione zasoby danych mogą być wówczas dowolnie obrabiane, przeglądane, duplikowane nawet jeśli dany komputer nie ma zainstalowanego odpowiedniego systemu DMS. Takie przenośne archiwum jest wyposażone zwykle w samodzielnie uruchamiającą się przeglądarkę, która pozwala na przeglądanie tych zasobów na każdym komputerze.

Powszechną rzeczywistością firmową jest, iż spora część pracowfników wykonuje pracę zdalnie – bądź jeżdżąc do klientów, bądź pracując w innej lokalizacji niż główne biuro. Tym osobom dostęp do archiwum jest wielokrotnie niezbędny. Część systemów oferuje wersje mobilne do podstawowego pakietu oprogramowania. Wówczas na laptopie instalowane są funkcje odpowiadające tym dostępnym na głównym serwerze (przeszukiwanie dokumentów, zarządzanie wersjami, przypominanie), można wgrać pewien zasób archiwum i dowolnie nad nim pracować offline. Przy kolejnym połączeniu z archiwum te wersje zostaną zsynchronizowane z centralnym serwerem archiwum. Wersja mobilna zwykle zaopatrzona jest w możliwość szyfrowania danych, tak aby w przypadku utraty np. laptopa dane nie mogły zostać przeczytane.

Wiele z nowoczesnych elektronicznych archiwów jest dostępnych przez Internet. Najczęściej w standardowej wersji oprogramowania jest już uwzględniony dostęp do przeglądania, tworzenia elementów struktury, dołączania nowych dokumentów właśnie online. Oczywiście ze względu na pewne ograniczenia sieciowe nie wszystkie funkcje są dostępne przez Internet – np. wyszukiwanie kontekstowe, jednak sposób prezentacji został zachowany, a większe dokumenty są pokazywane jako miniatury. Dzięki opcjom internetowym możemy także udostępniać pewne zasoby osobom z zewnątrz np. klientom. Służą do tego różnorodne narzędzia – bądź stworzenie specjalnego portalu informacyjnego dla klientów bądź włączenie ich w roboczy obieg dokumentów. Co ważne nie muszą oni dysponować na swoich komputerach systemem DMS, a połączenie z nimi odbywa się poprzez specjalne aplikacje dołączone do systemu lub poprzez standardowe e-maile.

W każdym programie ważny jest sposób prezentacji posiadanych zasobów. W nowoczesnych systemach DMS możliwe jest kartkowanie zawartości „segregatorów” niezależnie od rozmiaru i formatu plików. Dla plików niestandardowych, jak np. projekty techniczne, stworzone są specjalne pluginy. Często program pokazuje nam zawartość w postaci miniatur, co przy plikach z analizami lub elementami graficznymi jest szczególnie przydatne.

Zarządzanie obiegiem dokumentów

Według wielu użytkowników systemów DMS ich najbardziej efektywną funkcją usprawniającą zarządzanie w firmie jest możliwość tworzenia dowolnych obiegów dokumentów, a co jest z tym powiązane odpowiednich zadań. Ta funkcjonalność określana jest jako Workflow.

Systemy pozwalają na zamodelowanie obiegu dokumentów odpowiadające procesom biznesowym dokonywanym przy użyciu tych dokumentów. DMS zaawansowane umożliwiają włączenie w ten obieg dużej ilości użytkowników i stworzenie nawet skomplikowanej struktury. Do obiegu dokumentów można także dołączać osoby z zewnątrz organizacji. Stworzone modele obiegu można zagnieździć w systemie, połączyć także z systemem ERP.

W wielu DMS tworzenie obiegów dokumentów jest wspomagane przez graficzny edytor. Pozwala on na szybkie ujęcie istniejących procesów biznesowych i zaopatrzenie ich w dodatkową logikę (np. osoba odpowiedzialna -> sprawdzenie kwoty -> terminowość).

Im większa organizacja tym większa ilość dokumentów krążących w obiegu jednocześnie. Wydajny DMS potrafi obserwować wszystkie bieżące procesy, pozwala na prześledzenie w którym momencie znajduje się dany obieg. Ponadto daje możliwość zdefiniowania alarmów informujących we właściwym czasie o przekroczeniu terminu wykonania czynności. Pozwalają także wygenerować raporty przejrzyście pokazujące nawet po latach przebieg danego procesu.

Nowoczesne systemy pozwalają na bardzo elastyczne kształtowanie Workflow. Użytkownik może korzystać nie tylko z już predefiniowanych obiegów, ale także tworzyć własny na użytek konkretnego jednokrotnego procesu. W takim wypadku nie warto modelować nowego trwałego wzoru obiegu, a można w prosty i szybki sposób stworzyć swój unikalny Workflow. Najlepsze systemy wykorzystują do tego celu funkcję „przeciągnij i upuść”, która pozwala na czerpanie pewnych danych z już istniejących szablonów.

Optymalny przebieg procesu biznesowego uwarunkowany jest brakiem zakłóceń w obiegu. Nie zawsze można ich uniknąć, ze względu na nieobecności chorobowe lub urlopowe, bądź biznesowe odpowiedzialnych użytkowników. W takich wypadkach DMS daje nam możliwość elastycznego ustanawiania zastępców, którzy będą automatycznie zawiadamiani o konieczności wypełnienia zadania. Systemy oczywiście pokazują przejrzyście kto z czyjego upoważnienia dany przebieg autoryzował.

W celu prostego uzupełnienia danego dokumentu użytkownik może sobie samemu lub innym współpracownikom przedłożyć dokument z uwzględnieniem sterowania czasowego. System sam przypomni o zbliżającym się terminie uzupełnienia dokumentu i jego ostatecznej archiwizacji.

Wyszukiwanie dokumentów

Ta opcja DMS jest przydatna każdemu użytkownikowi systemu – od sekretarki do menedżera. Ważnym czynnikiem warunkującym jej szybkość i wydajność jest zapewnienie systemowi odpowiedniej bazy danych.

DMS pozwala na bardzo różnokierunkowe wyszukiwanie. Możemy mieć do czynienia z prostym wyszukiwaniem po nazwie dokumentu, co przypomina eksplorowanie dysków własnego komputera lub sieci firmowej. Systemy nowocześniejsze oferują już wyszukiwanie według rozmaitych masek indeksowania, list haseł, wykorzystując funkcję tezaurusa. Raz zdefiniowane kwerendy szukania można zapisać do późniejszego wykorzystania.

Inteligentne systemy DMS pozwalają także na szukanie pełno-tekstowe. W wyspecyfikowanych dokumentach odnalezione frazy są zaznaczane wówczas na kolorowo pomagając zidentyfikować celność wyszukiwania. Co więcej DMS pozwala na łączenie tych różnych sposobów wyszukiwania (np. pełno-tekstowe i uwzględniające dane indeksy). Dzięki takiej zaawansowanej funkcjonalności wyniki wyszukiwania są bardziej precyzyjne.

DMS zezwala także na szukanie tolerujące błędy. Uwzględnione są wówczas błędy ortograficzne. Skoro na rzecz sprawnego działania DMS wciągnięto już w ich struktury sieci neuronowe to i zakres wyszukiwania także znacznie się zwiększa. Najnowsze systemy potrafią już dokonywać wyszukiwań kontekstowych.

Wszystkie oferowane przez nowoczesne Document Management Systems funkcje sprawiają, że stają się one bardzo efektywnym narzędziem wspomagającym organizacje w ich działalności. Co więcej ich możliwości czynią z nich wielokrotnie niezbędnym elementem sprawnie działających struktur. Pomimo jednak tak zaawansowanych rozwiązań jak sieci neuronowe czy inteligentne wyszukiwanie musimy pamiętać, że to przede wszystkim człowiek musi ten system logicznie zamodelować, a potem umiejętnie wykorzystywać. Żaden DMS nie znajdzie dla nas dokumentu, którego do niego zapomnieliśmy wprowadzić!

Źródło: www.it.integro.pl

SŁOWA KLUCZOWE DLA DANEGO ARTYKUŁU

ERP, CRM, WORKFLOW, OBIEG DOKUMENTÓW, IT.INTEGRO, DMS, DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS, BAZY DANYCH