Obieg dokumentów i planowanie zadań

Ścieżki poszukiwania oszczędności lub zwiększania efektywności tak naprawdę w sporej części wyznaczają kierunki rozwoju szeroko pojętej ekonomii i są katalizatorem rozwoju kilku innych dziedzin. Jednym z istotnych kosztów działania przedsiębiorstw, są to koszty wytworzenia produktu.

Świat biznesu, dążąc do coraz większej efektywności swoich działań, bardzo silny nacisk kładzie na ciągły rozwój logistyki pracy. Manifestuje się to w sposób powszechny w kontroli czasu pracy, kontroli wejść i wyjść itp. Coraz silniej pracodawcy liczą każdą przysłowiową minutę, za którą płacą. Z drugiej zaś strony pracownicy uważnie kontrolują swój czas pracy, pomni wielu lat bezkarności pracodawców w tym temacie. Kontrola jest wzajemna, i dobrze, bo daje nam to pewność, że jest rzetelna.

Jednym z bardzo istotnych czynników zwiększających efektywność pracy, jest właściwe zaplanowanie zadań, czyli opracowanie takiego schematu wykonywanych czynności, aby zminimalizować straty czasu i potencjału. Często zadania planowane oraz kontrolowane są na bieżąco przezf kierownika danej grupy, jednakże wymaga to pamięci na temat wielu elementów oraz ciągłego osobistego monitorowania wykonanych etapów. Mając na uwadze ogrom obowiązków na stanowisku kierownika, ten spory zakres dodatkowych czynności, odbywa się kosztem całej rzeszy pozostałych zadań kierowniczych. Istnieją jednak metody, które świetnie wspomagają, a nawet wyręczają osobę odpowiedzialną za organizację i kontrolę planu prac. Tu z pomocą przychodzą systemy do zarządzania planowaniem zadań.

Systemy typu RCP są coraz częściej rozbudowywane o moduły do planowania zadań, które mają za zadanie uszczegółowić całość procesu kontroli czasu pracy. Poza tą opcją jednocześnie pozwalają na uprzednie planowanie zadań wraz z określeniem ram czasowych ich wykonania. Pozwala to na precyzyjne zaplanowanie całego ciągu zadań. Planowanie zadań daje nam możliwość określenia wielu czynników oraz etapów i podetapów prac. Do każdego zadania możemy przypisać dowolną ilość typów pracy, natomiast zadania to składowa produktu, i tak, mając do wykonania produkt o nazwie X1Y2Z3, definiujemy dla tego produktu zadania: X, Y, Z a dla każdego z zadań typ pracy o nazwie: 1,2 i 3. W celu zakończenia zadania X, który jest elementem produktu X1Y2Z3, trzeba wykonać typ pracy o nazwie 1, aby wykonać zadanie Y potrzeba wykonać typ pracy 2 itd. analogicznie. Ten schemat oczywiście można rozbudowywać w szerz i w głąb.

Wyobraźmy sobie fabrykę mebli. Planowanie końcowego produktu zaczyna się właściwie już na etapie tartaku. Do wyprodukowania stołu (a jeszcze lepiej: całej partii stołów) potrzeba zatem zaplanowania ilości do wyprodukowania. Ilość gotowych produktów końcowych należy rozbić na wszystkie elementy potrzebne do wykonania stołu: nogi i blaty. Każdy z elementów wymaga pracy innego rzemieślnika, np. tokarz wykona określoną liczbę kompletów nóg do stołu, stolarz określoną liczbę blatów. Ponadto, aby zakończyć produkcję, nogi musi polakierować pracownik lakierni a blat musi zostać wygładzony i pomalowany przez pracownika malarni. I tak dzięki uprzedniemu zaplanowaniu czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych czynności jesteśmy w stanie określić termin wykonania całości zamówienia. Dodatkowo, korzystając z modułu rozliczania czasu pracy, jesteśmy w stanie określić faktyczny czas potrzebny na zrealizowanie danego zamówienia, co z kolei pozwala nam przewidzieć w przyszłości wszelkie sytuacje grożące nieterminowemu wykonaniu.

Planując konkretne zadanie można je przypisać do określonej osoby lub grupy osób wraz z typem pracy, jaki ma wykonać, np. planujemy zadanie „wykonania nóg stołowych” dla trzech pracowników, określając typy zadań dla każdego z nich np.: „wykonanie trzonów”, „toczenie” i „szlifowanie”. Taki podział daje nam pogląd na to, jak dysponować czasem tych pracowników oraz w jakim czasie wykonywane są poszczególne etapy.

System RCP z wbudowanym modułem planowania zadań daje ogromne możliwości logistyczne w planowaniu terminów wykonania czynności, planowaniu czasy pracy pracowników oraz przewidywania czasu potrzebnego na wykonanie całych projektów.

Jeszcze lepiej system ów sprawdza się w przypadku prac zleconych, których terminu ukończenia nie sposób przewidzieć, a zatem zaplanować zamkniętego okresu. Jest to bardzo przydatne narzędzie we wszystkich firmach świadczących usługi o charakterze outsourcingowym. W takim wypadku, planujemy zadania bez określania ich ram czasowych. Dopiero po zakończeniu prac nad danym zadaniem, sprawdzamy ile faktycznych godzin pracy poświęcono na realizację tego zadania i na tej podstawie rozliczamy Klienta. Taka kontrola pozwala również Klientowi monitorować faktyczny stan przeprowadzonych dla niego prac, ponieważ istnieje możliwość wydrukowania automatycznych raportów, które uwzględnią wszelkie zmienne wprowadzone do zapytania raportowego i wyświetlą wszelkie informacje dotyczące realizacji zlecenia.

Jak widzimy na tym krótkim przykładzie, rozwój IT w biznesie jest ze wszech miar korzystny. Pozwala nie tylko planować precyzyjnie pracę podległych pracowników, ale także kontrolować koszty tej pracy.

Źródło: www.alan-systems.com
Autor: Michał Chamiga