Gdzie jest moja sekretarka?
W okresie wakacyjnym wielu pracodawców zastanawia się, jak sprawić, aby nieobecności pracowników nie dezorganizowały pracy całej firmy. – Postawić na uporządkowanie procesów wsparte systemami IT – mówi Marcel Kasprzak, prezes firmy MIS S.A. – Bez tego nieobecność kluczowych pracowników może wprowadzić duże zamieszanie w naszej firmie, a nawet narazić ją na straty.
| REKLAMA |
 |
Podobno w pracy nie ma ludzi niezastąpionych. W dłuższej perspektywie ten fakt można uznać za bliski prawdy. Gorzej, kiedy okres zastępstwa to tylko kilka dni, czy nawet godzin. Wtedy trudno znaleźć odpowiednią osobę na zastępstwo, a sytuacja pogarsza się, kiedy nieobecny piastuje w organizacji kluczowe stanowisko. Są metody, aby tego typu kryzysowych sytuacji uniknąć, ale ich skuteczność zależy od kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa.
Praca u podstaw
Najlepszym sposobem na uporządkowanie spraw personalnych w firmie jest inwestycja w nowoczesne technologie. Branża IT dostarcza rozwiązania, które są w stanie zminimalizować skutki nagłych nieobecności, zwolnień, czy urlopów pracowników. Jednak Marcel Kasprzak, prezes firmy MIS S.A., która dostarcza tego typu rozwiązania, podkreśla, że na nic zda się technologia, jeśli szwankuje myślenie. – Technologia jest najbardziej skuteczna wtedy, kiedy jest połączona z nowoczesnymi metodami zarządzania. Nie da się w pełni wykorzystać jej możliwości bez odpowiedniego podejścia biznesowego – podkreśla.
Dlatego jego zdaniem porządkowanie spraw personalnych należy rozpocząć od podstaw. – Przede wszystkim trzeba jasno określić, kto i za co jest odpowiedzialny oraz na jakim szczeblu w hierarchii danego procesu można go umieścić. Na tej podstawie można szybko stwierdzić, kto go może w razie nieobecności zastąpić – mówi prezes Kasprzak. W ten sposób opisane procesy są pierwszym krokiem do wdrożenia technologii, która będzie wsparciem do dalszego zarządzania.
Zarządzanie + technologia = sukces
Mając opisaną personalną strukturę firmy można przystąpić do wdrożenia nowoczesnych aplikacji IT do zarządzania nieobecnościami pracowników. Pod tym względem spółka MIS oferuje klientom autorską aplikację - misPartner21/Nieobecności. – Nasza propozycja to wiele funkcjonalności, które znacznie przyspieszają i usprawniają zarządzanie nieobecnościami w firmie, od planów urlopowych po zarządzanie delegacjami i wyznaczanie zastępstw – podkreśla Marcel Kasprzak.
W razie nieobecności zdefiniowanego w systemie pracownika, aplikacja automatycznie dostosowuje wszelkie procesy, w których on uczestniczy pod wyznaczone zastępstwo. Zastępca uzyskuje dostęp do prowadzonych przez nieobecnego projektów, historii korespondencji i dokumentacji. Aplikacja może również poinformować resztę zespołu o nieobecności danej osoby oraz wskazać, kto ją zastępuje. Jest to szczególnie istotne w sytuacjach, kiedy struktura organizacji jest rozproszona geograficznie. Dodatkowo aplikacja jest zintegrowana z systemami kadrowo-płacowymi, dzięki czemu jest faktycznym wsparciem.
W tak zorganizowanym procesie nie ma zagrożenia, że firma odniesie straty w związku z chwilowym zarzuceniem projektów, za które osoba nieobecna była odpowiedzialna. – Chyba, że informacje dostarczone przez system zostaną zignorowane. Należy przecież pamiętać, że aplikacja nie wykona za nas powierzonych obowiązków – mówi prezes Marcel Kasprzak.
Gdzie oni są...
... śpiewał zespół Republika o swoich przyjaciołach. Równie dobrze pewnego dnia może zawołać prezes firmy, niekoniecznie jednak śpiewająco. Może to być głos rozpaczy odbijający się od ścian pustego biurowca. Warto wcześniej zadbać, aby nie dochodziło do tak krytycznych sytuacji. A prezes, na dłuższy czas, nie stał się sam sobie handlowcem, księgowym i sekretarką.
Źródło: www.mis.eu
Najnowsze wiadomości
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
Jak zarządzanie zmianą decyduje o sukcesie transformacji ERP i AI?
Niezastąpiony partner w IT: rola Delivery Managementu w projektach outsourcingowych
Cyfrowa autonomia w praktyce: nowy mandat CIO od rady nadzorczej
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Jak zminimalizować ryzyko strat w biznesie i zwiększyć rentowność klientów?
