Obecnie na rynku obserwuje się trendy wzrostowe – jak podaje GUS, w tym roku powstało więcej firm, niż zostało wyrejestrowanych. Najwięcej firm powstało w Wielkopolsce, na Śląsku i Mazowszu. W stosunku do grudnia ubiegłego roku aż o 85 tysięcy wzrosła liczba małych i średnich firm. Jak podają eksperci, przyczynami powstania nowych firm z sektora MSP mogą być restrukturyzacje oraz redukcja kosztów działalności dużych przedsiębiorstw. Duże firmy, zmieniając strukturę kosztów, często decydują się na outsourcing części swojej działalności. Jednakże nie tylko większe przedsiębiorstwa przekazują zewnętrznym usługodawcom część wewnętrznych, powtarzających się zadań organizacji. Mali i średni przedsiębiorcy, aby uniknąć zbędnych kosztów, również decydują się na przekazanie na zewnątrz części procesów biznesowych.

Obszarami najczęściej przenoszonymi na zewnątrz przedsiębiorstwa są procesy księgowe i kadrowo-płacowe. Dlaczego? Przede wszystkim zatrudnienie księgowej w firmie wiąże się z poniesieniem wysokich kosztów. Głównie są to koszty wynagrodzenia oraz organizacji miejsca pracy, znacznie wyższe niż koszt wynajmu firmy zewnętrznej. Dodatkowymi kosztami są wydatki poniesione na ciągłe szkolenie kadry oraz zakup literatury fachowej w celu zapewnienia firmie funkcjonowania w zgodzie z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Wydatki poniesione na szkolenia mogą się okazać znaczne ze względu na ciągłe i częste zmiany przepisów prawa, szczególnie w zakresie obsługi kadrowej i wynagrodzeń.

Kolejną barierą prowadzenia księgowości we własnym zakresie są skutki finansowe popełnianych błędów. Praca księgowego i innych osób, które bezpośrednio lub pośrednio odpowiadają za finanse firmy, obarczona jest dużą odpowiedzialnością. W razie stwierdzenia nieprawidłowości firma musi ponieść koszty odszkodowań, wynajęcia ekspertów, ewentualnego postępowania karno-skarbowego. Osoby zajmujące się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych mają obowiązek ubezpieczania się od odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu tychże czynności. Jest to podyktowane przede wszystkim dobrem klienta, który zlecając podmiotowi profesjonalnie działającemu w obrocie prowadzenie usług księgowych w sposób odpowiadający wymogom obowiązującego prawa, powinien uzyskać realne zabezpieczenie na wypadek szkody powstałej wskutek działania lub zaniechania księgowego przy wykonywaniu powierzonych mu czynności.

Dostęp do bieżących danych finansowych przedsiębiorstwa

Jedną z wad korzystania z zewnętrznej obsługi księgowej może okazać się nieobecność w firmie księgowego, który mógłby w każdej chwili raportować stan finansowy przedsiębiorstwa. Rozwiązaniem tej kwestii jest użycie oprogramowania umożliwiającego obsługiwanemu klientowi bieżące śledzenie sytuacji przedsiębiorstwa poprzez przeglądarkę internetową z dowolnego miejsca na ziemi. Rozwiązaniem tego typu jest Pulpit Menadżera w programie Comarch OPT!MA. Jest to dedykowane narzędzie komunikacyjne, które za pośrednictwem specjalnych stron internetowych umożliwia śledzenie zawsze aktualnych danych dotyczących przedsiębiorstwa, bez możliwości ich modyfikacji.

Nowoczesne modele współpracy

Często biura rachunkowe oraz klienci zwracają uwagę na straty czasu powstałe podczas przesyłania danych klienta, wynikające z konieczności ich eksportu i importu do bazy biura rachunkowego. Praca klienta i biura rachunkowego w czasie rzeczywistym na tej samej bazie danych jest możliwa dzięki zastosowaniu modelu SaaS (dzierżawa oprogramowania). Baza danych znajduje się na serwerze Comarch, który odpowiada za zabezpieczenie danych oraz aktualizacje oprogramowania zgodnie ze zmieniającymi się przepisami. Biuro rachunkowe używa jedynie modułów księgowych, korzystając z danych wprowadzanych bezpośrednio do systemu przez klienta. Dzięki temu klienci nie muszą przesyłać danych do biura, oszczędzając przez to swój czas. Dodatkowo model ten zapewnia klientowi oraz osobom pracującym w biurach rachunkowych bardziej efektywne działanie poprzez dostęp do oprogramowania w każdej chwili, z każdego miejsca na świecie z dostępem do Internetu. Oznacza to,że klienci mogą korzystać z oprogramowania nie tylko w miejscu pracy, ale również w domu. Dane przechowywane na serwerach posiadają zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem do niech przez osoby trzecie. Zabezpieczenia te zapewnia firma udostępniająca oprogramowanie. Tak więc klienci nie ponoszą żadnych nakładów finansowych na zabezpieczenie własnych danych oraz aktualizację oprogramowania, na którym pracują.

Dostęp do nowoczesnych rozwiązań nie jest uwarunkowany wielkością przedsiębiorstwa. Jeżeli właściciele mikro lub małych firm potrzebują w prosty i szybki sposób sporządzać rachunki i paragony oraz korzystać z usług wybranego biura rachunkowego, mogą skorzystać z dedykowanej aplikacji iFaktury24. Jest to narzędzie intuicyjne w obsłudze, zapewniające wysoki komfort pracy poprzez dostosowywanie do indywidualnych potrzeb użytkownika (np. dopasowanie wyglądu interfejsu). iFaktury24 dostępne są z poziomu przeglądarki internetowej, przez co korzystanie z programu jest możliwe w dowolnej chwili, w każdym miejscu posiadającym dostęp do Internetu.

Mając już narzędzie umożliwiające fakturowanie, właściciel małego przedsiębiorstwa musi się zastanawiać, w jaki sposób oraz gdzie odnaleźć profesjonalne biuro rachunkowe. Jednym z dostępnych na rynku narzędzi, dzięki którym klienci w łatwy sposób mogą wyszukać dopasowane do ich potrzeb biuro rachunkowe lub kancelarię doradztwa podatkowego, jest portal iKsiegowość24.pl. Jest to miejsce, w którym zaprezentowane są oferty podmiotów zarejestrowanych w Społeczności Biur Rachunkowych i świadczących obsługę księgową oraz kadrowo-płacową na terenie całej Polski. Korzystając z portalu iKsięgowość24, klienci mają gwarancję wyboru rzetelnej i profesjonalnej obsługi księgowej dokonywanej przez specjalistów.

Promocja usług biur rachunkowych

W dzisiejszych czasach przedsiębiorstwo, które chce się rozwijać, poszerzając obszary swojej działalności, nie może istnieć bez zaznaczenia swojej obecności w Internecie. Nie dotyczy to tylko firm produkcyjno-usługowych. W tym gronie znajdują się również firmy oferujące usługi doradztwa podatkowego oraz zewnętrzną obsługę kadrowo-księgową. iKsięgowość24.pl stwarza firmom w nim obecnym przewagę konkurencyjną oraz ułatwia kontakty z klientami. Przynależność do serwisu obejmuje stworzenie indywidualnej strony dla biura rachunkowego, dzięki czemu firmy wcześniej znane jedynie swoim lokalnym klientom stają się dostępne także w sieci. Indywidualna strona na iKsięgowość24.pl zapewnia przejrzystą prezentację danych biura rachunkowego wraz z dokładną lokalizacją siedziby (integracja z mapą Google), co ułatwia bezpośrednie dotarcie klienta do firmy. Serwis jest promowany przez producenta, co wpływa na jego dobrepozycjonowanie w sieci. Dla zrzeszonych w nim biur rachunkowych jest to zatem automatyczne narzędzie promocji.

Dzięki obecności w Internecie biura rachunkowe i kancelarie doradztwa podatkowego są łatwiej identyfikowane na rynku oraz nie mają ograniczeń terytorialnych w prowadzeniu działalności gospodarczej i zdobywaniu klientów – pozyskują zatem klientów z różnych obszarów kraju. Comarch ułatwia zdalną współpracę biura rachunkowego z klientami. Współpraca ta może się opierać na modelu pracy zdalnej – poprzez łącza internetowe – lub na przekazywaniu danych w formie plików. Zastosowanie nowoczesnych modeli współpracy z klientem daje pełne możliwości świadczenia usług, niezależnie od czasu pracy, lokalizacji klienta i biura rachunkowego oraz dzielącego ich dystansu. Dzięki temu biuro rachunkowe może konkurować na rynku ogólnopolskim, bez względu na miejsce siedziby, bez potrzeby otwierania oddziałów, zachowując wysokie standardy świadczonych usług.

Autor: Magdalena Jaworowska, Business Development Manager MSP w Comarch
Źródło: www.comarch.pl