Wykorzystanie faktur elektronicznych w firmach

{MosModle module=Artykuly_Dzial}

W labiryncie paradoksów

Chociaż firmy od lat zdają sobie sprawę z tego, że elektroniczny obieg dokumentów przynosi realne oszczędności w postaci zmniejszenia kosztów przygotowywania, drukowania, dystrybucji dokumentów czy przyśpieszenia procesu płatności, to jednak stosują je niechętnie. Wynika to z głównie z pewnych zaszłości prawnych – przez wiele lat przepisy nie nadążały za potrzebami biznesu. Urzędy skarbowe często różnie je interpretowały w związku z czym właściciele firm woleli stosować faktury papierowe – to, co jest dobrze znane i powszechnie akceptowane. Trzeba też przyznać, że sam proces zgody na otrzymywanie e-faktury wymagał podpisania papierowego dokumentu, co kompletnie kłóciło się z ideą elektronicznego dokumentu i związanej z nią wygody. O tym jak dużą barierą była konieczność zdobycia pisemnej zgody odbiorców e-faktur na ich otrzymywanie, jest przykład jednej z firm, która na kilkanaście tysięcy faktur, jedynie kilkaset wystawia elektronicznie.


Sytuację komplikowała także konieczność stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego i elektronicznej wymiany danych. Choć ceny tego pierwszego rozwiązania systematycznie spadały, by osiągnąć w końcu poziom akceptowalny także przez wiele małych firm, to przedsiębiorcy podchodzili do e-podpisu nieufnie. Traktowali je jako rozwiązanie siłą narzucone przez państwo, które nie pozostawiło przedsiębiorcom żadnej alternatywy w postaci stosowania choćby certyfikatów niekwalifikowanych. W końcu zaczęto zmieniać przepisy na bardziej przyjazne dla przedsiębiorców.

Przełom czyli zgoda domniemana

Sytuację zmieniło nieco wprowadzenie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. W 2012 r. pojawiło się na horyzoncie kolejne światełko w tunelu – w grudniu wprowadzono nowe przepisy dotyczące wystawiania i sposobu przechowywania oraz wysyłania faktur. Prawo zrównało wreszcie faktury elektroniczne z tradycyjnymi i umożliwiło korzystanie z e-faktur bez konieczności opatrywania ich podpisem kwalifikowanym. Wprowadzono możliwość zapewnienia wiarygodności e-faktur za pomocą dowolnych kontroli biznesowych. Był to krok w dobrym kierunku, choć ten zapis dalej wywoływał kontrowersje, a Izby Skarbowe różnie go interpretowały. W przesyłanej e-mailem e-fakturze konieczne było zachowanie integralności danych i autentyczności pochodzenia dokumentu. Kwestią sporną pozostała procedura potwierdzenia tych wymagań podczas kontroli biznesowej. Zapis prawny był bowiem niejasny.

Od 1 stycznia 2014 r. obowiązuje nowa definicja e-faktury. Zgodnie z nowymi przepisami jest to dokument wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym. Przy tym wybór samego formatu zależy od podatnika. Może to być na przykład faktura w formie komunikatu XML lub też inny rodzaj formatu elektronicznego (jak np. wiadomości e-mail z załącznikiem w PDF, DOC, CSV, lub faks otrzymany w formacie elektronicznym). W praktyce oznacza to, że e-fakturą są też faktury sporządzone w formie papierowej, przetworzone na format elektroniczny, zeskanowane, a następnie wysłane i otrzymane w formie wiadomości e-mail. Elektroniczną fakturą jest też dokument w formacie elektronicznym udostępniany za pośrednictwem serwisu internetowego.

Nowe przepisy to szansa na upowszechnienie e-faktur zwłaszcza zarówno małych, średnich, jak i dużych firm, choć trzeba przyznać, że te ostatnie znacznie częściej wdrażały e-fakturę. Głównie ze względu na niższe koszty w porównaniu z jej papierowym odpowiednikiem i poprawę płynności finansowej. Dla firmy wystawiającej kilkanaście czy kilkadziesiąt tysięcy faktur miesięcznie, korzyści są łatwo namacalne.

W chmurze

Zmiany prawne wpływają na rozwój systemów informatycznych wspierających proces tworzenia, archiwizowania i dystrybucji faktur elektronicznych. Dla małych mobilnych firm, optymalnym rozwiązaniem są programy oferowane w chmurze obliczeniowej. Nie wymagają one żadnych inwestycji w sprzęt czy infrastrukturę. To zwykle bardzo proste w obsłudze aplikacje, zaprojektowane z myślą o firmach wystawiających kilka, kilkadziesiąt faktur miesięcznie. Serwisy różnią się nieznacznie funkcjonalnością oraz interfejsem. Przy ich wyborze trzeba zwrócić uwagę na to, że nie wszystkie oferują np. wersje angielskie faktur, część z nich posiada też ograniczone możliwości edycji dokumentów. Bardziej zaawansowane rozwiązania mają możliwość rejestracji operacji finansowych realizowanych przez pracowników: wpłaty należności do kasy czy odbioru należności od klienta. Automatycznie synchronizują też kursy walut z NBP, mają możliwość windykacji przeterminowanych należności, generowania raportów i zestawień oraz integracji płatności za faktury z systemami takimi jak PayU, PayPal, DotPay czy Przelewy24.

W przypadku większych firm takie aplikacje się jednak już nie sprawdzają. Wystawienie i wysłanie kilkuset czy więcej faktur w krótkim czasie wymaga rozwiązań, które pozwalają zautomatyzować proces przygotowywania e-faktur. Dla średniej firmy ważne jest też to, by sposób generowania różnego rodzaju dokumentów księgowych – np. faktur krajowych czy eksportowych – mógł zostać określony indywidualnie przez użytkownika. Chodzi tutaj nie tylko o temat i treść maila do konkretnego kontrahenta lub grupy kontrahentów, ale także o takie parametry jak np. język faktury czy też waluta. Bardziej zaawansowane rozwiązania pozwalają na automatyczną realizację wysyłki nieograniczonej liczby e-faktur w zdefiniowanym wcześniej terminie, do określonej grupy odbiorców. I mają jeszcze jedną zaletę – pozwalają na archiwizowanie faktur, a ten proces jest znacznie większym wyzwaniem niż wystawianie e-dokumentów.

E-faktura jako element większej całości

W średnich firmach najlepiej i najwygodniej powiązać wystawianie i dystrybucję faktur z innymi procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwie. W takim ujęciu fakturowanie jest fragmentem większej całości. Dla przykładu, w systemie Impuls EVO, moduł do zarządzania e-fakturami funkcjonuje jako finalny etap całego procesu fakturowania, który integruje i analizuje informacje z różnych działów firmy: księgowości, produkcji, logistyki, sprzedaży, etc, dzięki czemu obsługa e-faktur zawsze jest powiązana z innymi procesami zachodzącymi w firmie – np. zamówieniami.

Wdrożenie modułu dystrybucyjno-sprzedażowego umożliwia powiązanie zamówień klientów z dokumentami WZ i fakturami. Po otrzymaniu zamówienia, firma wprowadza je do systemu, na tej podstawie tworzony jest dokument WZ i wystawiana jest faktura. Dzięki temu łatwo kontrolować zamówienia, płatności, znacząco ogranicza się też możliwość pojawiania się błędów w wystawianych dokumentach. Co ważne, do e-faktury zawsze dołączony jest link, po jego kliknięciu przez klienta, następuje autoryzacja szyfrowanej informacji i – jeśli została ona odczytana przez właściwą osobę zdefiniowaną w systemie – trafia ona do systemu Impuls. Zapobiega to sytuacjom, w którym dokument mógłby trafić w niepowołane ręce. Takie rozwiązanie ma jeszcze jedną zaletę - po kliknięciu przez odbiorcę faktury na odpowiedni link, informacja o otrzymaniu e-faktury automatycznie zapisuje się w systemie Impuls EVO, co przyśpiesza płatności. W systemie pojawia się więc potwierdzenie odebrania faktury przez adresata. Rozwiązanie umożliwia też utworzenie do obsługi e-faktur w firmie specjalnego portalu www pozwalającego na generowanie, dystrybucję oraz podgląd dokumentów.

W związku z wprowadzonymi zmianami prawnymi należy spodziewać się coraz powszechniejszej akceptacji e-faktur. Rosnące zainteresowanie rozwiązaniami eliminującymi z obiegu papier w firmach wynika z dwóch powodów. Pierwszy to możliwość ograniczenia kosztów, drugi to poprawa komfortu pracy, która także ma wymiar finansowy. Firma przetwarzająca rocznie kilkadziesiąt tysięcy papierowych dokumentów, w ciągu kilku lat tworzy gigantyczne archiwum, w którym wyszukanie konkretnego dokumentu może trwać nawet kilkadziesiąt minut. Elektroniczne archiwum umożliwia wyszukanie dokumentów ciągu kilku sekund z dowolnego miejsca, w którym mamy podłączenie do Internetu. Możemy wpisać dowolne hasło, nazwę klienta czy przedmiot umowy i otrzymać natychmiast precyzyjny wynik wyszukiwania.

E-faktura stanie się w Polsce standardem i to nie ulega wątpliwości. Pytanie jakie powinniśmy sobie zadać brzmi zatem nie „czy?” tylko „kiedy”? Z naszych doświadczeń wynika, że liczba wdrożeń rozwiązania e-Faktura w ramach systemu Impuls EVO uległa podwojeniu na przestrzeni ostatnich 2 lat. Wprowadzone w tym roku zmiany prawne mogą zachęcić przedsiębiorców do tego, by na e-fakturę spojrzeli oni jeszcze bardziej przychylnie.

Autor: Ireneusz Krak - Dyrektorem ds. Rozwoju i Serwisu Aplikacji w firmie BPSC
Źródło: www.bpsc.com.pl