| REKLAMA |
 |
Wymiana danych elektronicznych (EDI), czyli transmisja dokumentów między partnerami handlowymi z wykorzystaniem środków elektronicznych, jest powszechnie stosowana na świecie. Także w Polsce, gdzie mimo iż wdrożenie standardów i rozpoczęcie wymiany dokumentów elektronicznych pomiędzy pierwszymi podmiotami nastąpiło kilkanaście lat później niż w krajach rozwiniętych, to świadomość o EDI oraz liczba podmiotów wykorzystujących tę technologie plasuje nas w czołówce tej części Europy.
Systemy informatyczne wykorzystywane w przedsiębiorstwach różnią się od siebie architekturą i standardem dokumentów, jakie mogą być przez nie importowane i eksportowane. Przesyłanie danych pomiędzy takimi systemami nie byłoby możliwe bez istnienia pewnych reguł dotyczących budowy wymienianych dokumentów elektronicznych (specyfikacja dokumentów). Te reguły, mówiące m.in. o sposobach umieszczania poszczególnych informacji wewnątrz dokumentu elektronicznego są tworzone i publikowane jako standardy wymiany danych elektronicznych.
Systemy klasy EDI (Electronic Data Interchange) pozwalają na szybką i bezpieczną wymianę danych ze wszystkimi partnerami biznesowymi. Systemy te zapewniają wymianę różnych dokumentów handlowych (np. zamówienie, faktura), finansowych (np. potwierdzenie przelewu) czy logistycznych (np. instrukcja transportowa, list przewozowy, awizo wysyłki zintegrowane z etykieta logistyczną) z partnerami biznesowymi.
Najczęściej firmy wykorzystują technologię EDI do następujących procesów w łańcuchu dostaw:
Kiedy firma powinna zastanawiać się nad wdrożeniem takiej platformy?
Proces decyzyjny w firmach, które myślą o rozpoczęciu wymiany dokumentów elektronicznych często dotyczy kwestii biznesowych i technicznych. Od strony biznesowej obliczenie zwrotu z inwestycji nie powinno być skomplikowane, pod warunkiem, że firmy są świadome poziomu kosztów związanych z obsługą dokumentów papierowych. Według międzynarodowej firmy Billentis, każda firma przeciętnie może zredukować o 60-80% koszty obsługi dokumentów papierowych wprowadzając technologię EDI. Jednak każda firma indywidualnie powinna obliczyć zwrot z inwestycji biorąc pod uwagę swoje uwarunkowania – technologia EDI przynosi największe korzyści w przedsiębiorstwach wymieniających znaczną liczbę dokumentów z wieloma partnerami biznesowymi.
Po podjęciu decyzji o uruchomieniu elektronicznej wymiany danych z partnerami biznesowymi należy zdecydować, czy firma posiada wiedzę, zasoby ludzkie oraz infrastrukturę potrzebną do bezpośredniej realizacji projektu. Inną opcją jest wybór operatora EDI. Metody oparte na usługach operatora polegają na powierzeniu większości funkcji związanych z EDI wyspecjalizowanej firmie, która staje się odpowiedzialna za niezawodne dostarczenie dokumentów elektronicznych do odbiorcy w formie wymaganej przez tego odbiorcę. Usługi operatorskie świadczone w modelu SaaS (Software as a Service), w ramach których operator EDI zapewnia:
Przy uruchomieniu komunikacji EDI istotne jest, aby druga strona również była gotowa na wymianę danych elektronicznie. Dlatego przed podjęciem decyzji istotne jest zbadanie gotowości partnerów biznesowych do rozpoczęcia takiej komunikacji. Przy wyborze operatora EDI należy zwrócić uwagę na:
Systemy informatyczne wykorzystywane w przedsiębiorstwach różnią się od siebie architekturą i standardem dokumentów, jakie mogą być przez nie importowane i eksportowane. Przesyłanie danych pomiędzy takimi systemami nie byłoby możliwe bez istnienia pewnych reguł dotyczących budowy wymienianych dokumentów elektronicznych (specyfikacja dokumentów). Te reguły, mówiące m.in. o sposobach umieszczania poszczególnych informacji wewnątrz dokumentu elektronicznego są tworzone i publikowane jako standardy wymiany danych elektronicznych.
Systemy klasy EDI (Electronic Data Interchange) pozwalają na szybką i bezpieczną wymianę danych ze wszystkimi partnerami biznesowymi. Systemy te zapewniają wymianę różnych dokumentów handlowych (np. zamówienie, faktura), finansowych (np. potwierdzenie przelewu) czy logistycznych (np. instrukcja transportowa, list przewozowy, awizo wysyłki zintegrowane z etykieta logistyczną) z partnerami biznesowymi.
Najczęściej firmy wykorzystują technologię EDI do następujących procesów w łańcuchu dostaw:
- Wymiana Master Data (Katalog Produktów) – uporządkowane dane produktowe oraz ich bieżąca aktualizacja są podstawą wysokiej jakości danych. Wiele firm pracuje na wewnętrznych kodach, dlatego sugeruje się użycie kodów EAN jako element wspólny pozwalający na ‘zmatchowanie’ kodów kupującego i sprzedającego.
- Zamawianie (Zamówienie) – Klienci mogą zamawiać produkty z wykorzystaniem portalu (dotyczy mniejszych podmiotów), automatycznie ze swojego systemu czy też dzięki wykorzystaniu aplikacji mobilnej.
- Wysyłka towarów (Awizo wysyłki) – wykorzystanie awiza wysyłki powiązanego z etykietą logistyczną identyfikującą daną jednostkę logistyczną. Dzięki danym zawartym na etykiecie zarówno strona wysyłająca jak i odbierająca ma możliwość efektywnego przekazu informacji i śledzenia towarów.
- Odbiór towaru (Potwierdzenie przyjęcia towaru) – kod SSCC (ang. Serial Shipping Container Code) umieszczany przez wysyłającego na etykiecie logistycznej, umożliwia odbierającemu optymalizację procesu przyjmowania towarów dzięki informacji zawartej w otrzymanym Awizie wysyłki. W odpowiedzi odbiorca, wykorzystując otrzymane Awizo wysyłki może wysłać Potwierdzenie otrzymanych towarów (RECADV).
- Fakturowanie (Faktura) – sprzedawca z kolei na podstawie otrzymanego Potwierdzenia przyjęcia jest w stanie przygotować fakturę ograniczając do minimum ryzyko ewentualnych korekt.
Kiedy firma powinna zastanawiać się nad wdrożeniem takiej platformy?
Proces decyzyjny w firmach, które myślą o rozpoczęciu wymiany dokumentów elektronicznych często dotyczy kwestii biznesowych i technicznych. Od strony biznesowej obliczenie zwrotu z inwestycji nie powinno być skomplikowane, pod warunkiem, że firmy są świadome poziomu kosztów związanych z obsługą dokumentów papierowych. Według międzynarodowej firmy Billentis, każda firma przeciętnie może zredukować o 60-80% koszty obsługi dokumentów papierowych wprowadzając technologię EDI. Jednak każda firma indywidualnie powinna obliczyć zwrot z inwestycji biorąc pod uwagę swoje uwarunkowania – technologia EDI przynosi największe korzyści w przedsiębiorstwach wymieniających znaczną liczbę dokumentów z wieloma partnerami biznesowymi.
Po podjęciu decyzji o uruchomieniu elektronicznej wymiany danych z partnerami biznesowymi należy zdecydować, czy firma posiada wiedzę, zasoby ludzkie oraz infrastrukturę potrzebną do bezpośredniej realizacji projektu. Inną opcją jest wybór operatora EDI. Metody oparte na usługach operatora polegają na powierzeniu większości funkcji związanych z EDI wyspecjalizowanej firmie, która staje się odpowiedzialna za niezawodne dostarczenie dokumentów elektronicznych do odbiorcy w formie wymaganej przez tego odbiorcę. Usługi operatorskie świadczone w modelu SaaS (Software as a Service), w ramach których operator EDI zapewnia:
- Podłączanie partnerów biznesowych W przypadku uruchomienia wymiany dokumentów elektronicznych z dużą liczbą partnerów biznesowych operatorzy EDI „biorą na siebie” uzgadnianie szczegółów technicznych oraz organizacyjnych. Dzięki temu firma może skoncentrować się na głównej działalności biznesowej oszczędzając zasoby na wdrożenie projektu. Warto podkreślić, że operatorzy EDI posiadają już społeczność użytkowników, dlatego po podjęciu decyzji o uruchomieniu projektu może okazać się, że wielu partnerów biznesowych już korzysta z usług danego operatora EDI.
Dodatkowo, operatorzy EDI mają często ze sobą zestawione połączenia międzyoperatorskie, dlatego też uruchomienie komunikacji w przypadku, gdy dany partner biznesowy korzysta z usług innego operatora EDI jest możliwe w krótkim czasie.Walidację dokumentów
Zawartość każdego dokumentu EDI procesowanego przez operatora EDI powinna być walidowana pod względem technicznym i biznesowym – w rezultacie wysyłający może w krótkim czasie poprawić błąd w dokumencie, a odbiorca znacznie poprawi jakość otrzymywanych danych. Reguły walidacji mogą być indywidualnie dostosowane do danego partnera biznesowego. - Konwersję dokumentów z/do wielu formatów W przypadku wymiany różnych typów dokumentów z wieloma partnerami biznesowymi posiadającymi różne systemy informatyczne operator EDI zapewnia konwersję plików z formatu Klienta do różnych formatów odbiorców w przypadku dokumentów wychodzących (np. XML, EDIFACT, Tradacom, Odette, SAP IDOC, flat file) a w przypadku dokumentów przychodzących z wielu formatów odbiorców do jednego formatu Klienta.
- Transmisję wszystkich typów dokumentów uzgodnionych z partnerami biznesowymi
Doświadczenie operatora EDI oraz prowadzenie projektów dla wielu firm sprawia, że uruchomienie wymiany nietypowych komunikatów elektronicznych trwa krócej. Dodatkowo też operator EDI posiada znacznie rozbudowaną infrastrukturę zapewniającą szybki i niezawodny przesył dokumentów. - Monitoring przesyłanych dokumentów
Jedną z usług oferowanych przez operatorów EDI jest możliwość bieżącego podglądu do statusów przesyłanych dokumentów oraz powiadomienia do błędach w dokumentach. Dzięki temu możliwa jest szybsza reakcja i rozwiązanie problemu. - Raportowanie
Operatorzy EDI oferują także dostęp do raportów zestawiających dane w różnych typach dokumentów. Przykładem takich raportów jest porównanie liczby towarów zamawianych do zafakturowanych czy kontrola zgodności występowania kodów produktów w fakturze do referencyjnego zamówienia. - Wsparcie powdrożeniowe
W przypadku bieżących problemów w projekcie operatorzy EDI zapewniają wsparcie telefoniczne/mailowe konsultantów, którzy pomogą rozwiązać problem. - Bezpieczeństwo
Wysoka jakość usług zapewniająca bezpieczną komunikację. Ulokowanie infrastruktury w Data Center, spełniającym najwyższe standardy bezpieczeństwa, to gwarancja spełnienia wysokich wymogów bezpieczeństwa oraz wysokiej jakości świadczonych usług (SLA).
Przy uruchomieniu komunikacji EDI istotne jest, aby druga strona również była gotowa na wymianę danych elektronicznie. Dlatego przed podjęciem decyzji istotne jest zbadanie gotowości partnerów biznesowych do rozpoczęcia takiej komunikacji. Przy wyborze operatora EDI należy zwrócić uwagę na:
- doświadczenie
- pokrycie rynku – znaczna część partnerów może już korzystać z usług danego operatora przy wymianie z innymi partnerami
- referencje
- model biznesowy
- wsparcie przed i powdrożeniowe
Bartłomiej Wójtowicz, Product Manager, sektor usługi Comarch
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Jak zarządzanie zmianą decyduje o sukcesie transformacji ERP i AI?
Zarządzanie zmianą decyduje dziś o tym, czy transformacja ERP lub wdrożenie AI przyniesie realną wa… / Czytaj więcej
Niezastąpiony partner w IT: rola Delivery Managementu w projektach outsourcingowych
W świecie, w którym technologia i stawki dostawców IT coraz częściej się wyrównują, prawdziwą przew… / Czytaj więcej
Cyfrowa autonomia w praktyce: nowy mandat CIO od rady nadzorczej
W raporcie McKinsey suwerenność technologiczna jest opisana jako zdolność do rozwijania i kont… / Czytaj więcej
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozprosz… / Czytaj więcej
Jak zminimalizować ryzyko strat w biznesie i zwiększyć rentowność klientów?
Prowadzenie biznesu w dynamicznie zmieniającym się środowisku gospodarczym wiąże się z wieloma wyzw… / Czytaj więcej
Nowe narzędzie, nowe możliwości – Adrian Guzy z CTDI o innowacyjności, kulturze pracy z danymi i analityce w Microsoft Fabric
W nowej siedzibie CTDI w Sękocinie Starym pod Warszawą tafle szkła odbijają poranne słońce, a wnętr… / Czytaj więcej
