Od 1 stycznia 2019 roku dopuszczalne stanie się prowadzenie cyfrowych akt pracowniczych. W związku ze zmianą w przepisach, wiele firm rozpoczęło poszukiwanie systemu, który umożliwi im prowadzenie archiwum teczek w wersji elektronicznej. Na co zwrócić uwagę szukając systemu?
| REKLAMA |
 |
Od przeszłego roku przedsiębiorcy będą mogli przejść na elektroniczne teczki pracownicze – to wynik zmian w kodeksie pracy oraz ustawie o emeryturach i rentach. Ten temat omawialiśmy już szeroko w artykule na początku września (jeśli nie wiesz jak zmienią się przepisy, koniecznie przeczytaj tamten artykuł zanim przejdziesz dalej). Dziś podpowiadamy jakie funkcje powinien mieć dobry system do e-teczek i o co zapytać dostawcę oprogramowania.
Must have - czyli bez tego ani rusz
W najprostszym rozumieniu systemy do prowadzenia archiwum pracowniczego mają pomóc nas ewidencjonować teczek pracowniczych. System do e-archwium powinien więc przede wszystkim:
Decydują się na system koniecznie zastanów się gdzie chciałbyś aby został on zainstalowany (na własnym serwerze, w chmurze etc.) i sprawdź czy dostawca tego oprogramowania daje Ci w tym zakresie dowolność.
Ask about – czyli nie zapomnij o przyszłości
Przede wszystkim, jak pisaliśmy w poprzednim artykule, do akt pracowniczych ma zostać dołączona nowa część dotycząca czasu pracy. Nowo wybrany system powinien więc pozwolić nam na załączania ewidencji czasu pracy do teczki pracowniczej. Oprogramowanie powinno również obsługiwać możliwość wysyłki raportów do ZUS, ponieważ w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych, przedsiębiorcy będą zobowiązani do wysyłania raportów informacyjnych.
Według niektórych źródeł rząd pracuje również nad możliwość zastąpienia całej dokumentacji pracowniczej wersjami elektronicznymi (przedsiębiorcy mogliby zrezygnować z drukowania dokumentów i byłyby one podpisywane elektronicznie). Oprogramowanie powinno więc obsługiwać podpis elektroniczny.
Oczywiście opisanych powyżej funkcji, nie znajdziecie teraz w żadnych systemie. Producenci wciąż czekają na przepisy wykonawcze, które określą miedzy innymi jak będzie wyglądać wspominana nowa część dokumentacji, jak często będzie ona aktualizowana oraz jak będą wyglądać raporty do ZUS. Jednak wybierając oprogramowanie do e-teczek warto skonsultować z dostawcą, jakie są jego plany w tym zakresie oraz przede wszystkim upewnić się czy przyszłe zmiany w przepisach będą w systemie zaimplementowane. Warto również upewnić się czy ewentualne zmiany otrzymamy w ramach posiadanego pakietu aktualizacji czy też dostawca będzie chciał otrzymać za nie dodatkowe wynagrodzenie.
Nice to have – czyli dobrze, aby było
Teczki pracownicze w wersji elektronicznej to jednak nie tylko większe bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Dobrze wybrany system pozwoli Ci również łatwiej zarządzać archiwum oraz lepiej wykorzystywać zgromadzone w nim dane. Na liście funkcji, które mogą być dla Ciebie przydatne należy wymienić:
Finalny wybór oprogramowania będzie zależał oczywiście od wielkości firmy, sposoby działania i naszych własnych preferencji. Poszukiwania idealnego oprogramowania warto rozpocząć już dzisiaj. W końcu do 1 stycznia nie zostało zbyt wiele czasu.
Źródło: www.enova.pl
Must have - czyli bez tego ani rusz
W najprostszym rozumieniu systemy do prowadzenia archiwum pracowniczego mają pomóc nas ewidencjonować teczek pracowniczych. System do e-archwium powinien więc przede wszystkim:
- Posiadać możliwość indeksowania części (A, B, C) teczki pracowniczej zgodnie z kryteriami przyjętymi w kodeksie pracy
- Umożliwiać nie tylko przechowywanie skanów dokumentów ale również ich opisywanie
- Posiadać możliwość łatwego wyszukiwania teczek i konkretnych dokumentów
Decydują się na system koniecznie zastanów się gdzie chciałbyś aby został on zainstalowany (na własnym serwerze, w chmurze etc.) i sprawdź czy dostawca tego oprogramowania daje Ci w tym zakresie dowolność.
Ask about – czyli nie zapomnij o przyszłości
Przede wszystkim, jak pisaliśmy w poprzednim artykule, do akt pracowniczych ma zostać dołączona nowa część dotycząca czasu pracy. Nowo wybrany system powinien więc pozwolić nam na załączania ewidencji czasu pracy do teczki pracowniczej. Oprogramowanie powinno również obsługiwać możliwość wysyłki raportów do ZUS, ponieważ w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych, przedsiębiorcy będą zobowiązani do wysyłania raportów informacyjnych.
Według niektórych źródeł rząd pracuje również nad możliwość zastąpienia całej dokumentacji pracowniczej wersjami elektronicznymi (przedsiębiorcy mogliby zrezygnować z drukowania dokumentów i byłyby one podpisywane elektronicznie). Oprogramowanie powinno więc obsługiwać podpis elektroniczny.
Oczywiście opisanych powyżej funkcji, nie znajdziecie teraz w żadnych systemie. Producenci wciąż czekają na przepisy wykonawcze, które określą miedzy innymi jak będzie wyglądać wspominana nowa część dokumentacji, jak często będzie ona aktualizowana oraz jak będą wyglądać raporty do ZUS. Jednak wybierając oprogramowanie do e-teczek warto skonsultować z dostawcą, jakie są jego plany w tym zakresie oraz przede wszystkim upewnić się czy przyszłe zmiany w przepisach będą w systemie zaimplementowane. Warto również upewnić się czy ewentualne zmiany otrzymamy w ramach posiadanego pakietu aktualizacji czy też dostawca będzie chciał otrzymać za nie dodatkowe wynagrodzenie.
Nice to have – czyli dobrze, aby było
Teczki pracownicze w wersji elektronicznej to jednak nie tylko większe bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Dobrze wybrany system pozwoli Ci również łatwiej zarządzać archiwum oraz lepiej wykorzystywać zgromadzone w nim dane. Na liście funkcji, które mogą być dla Ciebie przydatne należy wymienić:
- Definiowanie alertów (przypomnień) w związku z kończącą się datą ważności dokumentu
- Tworzenie dokumentu (np. elektronicznego świadectwa pracy) bezpośrednio w systemie
- Rozbudowana możliwość przeszukiwania baz
- Portale pracownicze, umożliwiająca przekazywanie danych z system kadrowego bezpośrednio do pulpitu pracownika
- Możliwość masowego wydruku dokumentacji (np. wszystkich dokumentów zgromadzonych w ramach teczki danego pracownika)
Finalny wybór oprogramowania będzie zależał oczywiście od wielkości firmy, sposoby działania i naszych własnych preferencji. Poszukiwania idealnego oprogramowania warto rozpocząć już dzisiaj. W końcu do 1 stycznia nie zostało zbyt wiele czasu.
Źródło: www.enova.pl
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje pr… / Czytaj więcej
Jak system ERP może usprawnić oceny pracownicze?
Oceny pracownicze to niezbędny element zarządzania zasobami ludzkimi. Pozwala na obiektywną ocenę e… / Czytaj więcej
System kadrowo płacowy – jaki wybrać?
System HR powinien być jak najlepiej dopasowany do potrzeb firmy. Zatem jakie najważniejsze cechy i… / Czytaj więcej
Szybki koń czy samochód? – systemy on-premise vs. chmura
Według raportu Gartnera do 2025 roku na systemy chmurowe przejdzie połowa dużych i średnich organiz… / Czytaj więcej
Digitalizacja procesów HR w praktyce
Digitalizacja procesów biznesowych optymalizuje pracę działów HR, przyśpiesza czasochłonne czynnośc… / Czytaj więcej
Gdzie szukać oszczędności w zarządzaniu grupą firm?
Obecnie często mamy do czynienia z procesem koncentracji wielu podmiotów w ramach jednej grupy, co… / Czytaj więcej
