Czy wiesz jak leci ?

Lotnictwo początkowo było domeną szaleńców i niepoprawnych romantyków. Jednym z najważniejszych kroków, prowadzących do upowszechnienia i skomercjalizowania tego środka transportu, stało się wyposażenie samolotów w instrumenty, umożliwiające bezpieczny lot bez względu na warunki zewnętrzne. Kiedy za oknem roztacza się wspaniała widoczność, silniki działają prawidłowo a teren pod nami jest znajomy i przyjazny, można lecieć posługując się wyłącznie swoimi zmysłami i intuicją. Jednakże, gdy pogoda się psuje, gdy znika horyzont i punkty odniesienia, wtedy bez odpowiednich przyrządów każdy, nawet najbardziej doświadczony pilot, w ciągu kilku minut z pewnością utraci kontrolę nad samolotem. Badania prowadzone na symulatorach pokazują, że potrzeba na to od trzech do siedmiu minut…

Zarządzanie w biznesie i pilotowanie samolotu mają ze sobą wiele wspólnego. Konieczność dobrego planowania, ciągłe monitorowanie bieżących parametrów, umiejętność szybkiego podejmowania właściwych decyzji, zarządzanie ryzykiem – to tylko niektóre z kompetencji, niezbędnych w obu tych dziedzinach. Wszystko to wymaga ciągłego korzystania z wiarygodnych i właściwie zaprezentowanych informacji, które uzupełnią nasze zmysły i intuicję wtedy, kiedy one same zaczną zawodzić.

I tak jak trudno wyobrazić sobie samolot bez kokpitu pilotów, tak trudno dziś prowadzić biznes bez właściwie przygotowanego kokpitu managerskiego. Jednak co to znaczy ‘właściwie przygotowany’?

Przyjrzyjmy się temu, zaczynając od rzeczy podstawowych. Praktycznie w każdym samolocie, czy jest to mała Cessna czy prom kosmiczny, znajdziemy sztuczny horyzont, wysokościomierz, prędkościomierz i żyrobusolę. Praktycznie w każdym biznesie, czy jest to budka z hot-dogami , czy bank albo stocznia, konieczne jest ciągłe planowanie i mierzenie kluczowych wskaźników w co najmniej trzech obszarach, jakimi są: zarządzanie płynnością, zarządzanie efektywnością sprzedaży oraz zarządzanie kosztami.

Oczywiście pewne podstawowe informacje są niezbędne, aby w ogóle funkcjonować, jednak z pewnością nie wystarczą, aby skutecznie firmę rozwijać i budować realną przewagę rynkową. Istnieje szereg metodyk tworzenia zestawu wskaźników („kart wyników”, „performance dashboards”), w oparciu, o które można skutecznie zarządzać przedsiębiorstwem. Nie miejsce tutaj, aby je dokładnie analizować. Mają one jednak szereg elementów wspólnych, na które warto zwrócić szczególną uwagę.

1. Prezentacja wskaźników

Najwięcej informacji przyswajamy za pomocą wzroku. Mówi się że jeden obraz wart jest tysiąca słów. Dlatego wszelkiego rodzaju diagramy i wykresy mimo tego, że pokazują informację syntetyczną i często uproszczoną, przemawiają do nas o wiele skuteczniej niż szczegółowe kolumny liczb w niekończących się tabelach. Od dawna poszukujemy sposobów, jak przedstawić w jednym miejscu złożoną informację, tak aby była ona czytelna dla odbiorcy.

Przykładem może być lotniczy wskaźnik HSI (Horizontal Situation Indicator). Łączy on w sobie funkcjonalność kilku innych instrumentów i pozwala pilotowi jednym rzutem oka określić takie parametry, jak aktualny kurs, odchylenie od kursu zaplanowanego, położenie względem naziemnych radiolatarni, czy pozycję na ścieżce podejścia przy lądowaniu.

Tworząc kokpity managerskie powinniśmy również zwrócić uwagę na to, by zastosowane formy wizualizacji były jednoznaczne i czytelne, ale jednocześnie aby niosły maksymalnie dużo informacji, w sposób dostosowany do ludzkiej percepcji.

Dobór wskaźników

Poszczególne wskaźniki łączą się w bardziej złożone struktury, nawzajem się wiążąc i uzupełniając. Ich liczba może być naprawdę duża, więc czasami to, co najbardziej istotne, może ginąć w natłoku informacji. Dlatego we współczesnych samolotach najważniejsze dane dotyczące parametrów lotu, pracy silników, nawigacji i pogody zostały dobrane i przedstawione w taki sposób, że mieszczą się na kilku małych monitorach i mogą zostać skutecznie zinterpretowane przez pilotów. To właśnie postęp w dziedzinie prezentacji spowodował, że załoga typowego samolotu transportowego to dziś dwie osoby, a nie jak kiedyś - cztery.

W biznesie staramy się prezentować wskaźniki, bazując na tych samych pryncypiach, co w lotnictwie. To które z nich są najważniejsze, jak się grupują, w jaki sposób się ze sobą nawzajem wiążą, gdzie fizycznie powinny zostać umieszczone, jakie dane szczegółowe powinny zostać pokazane po kliknięciu na wskaźnik – to wszystko wynika ze szczegółowej analizy potrzeb oraz z doświadczenia użytkowników.

Ilość potencjalnie użytecznych informacji jest praktycznie nieograniczona, a cała sztuka w tym, żeby pokazać te, które są naprawdę ważne i zrobić to w taki sposób, aby człowiek był w stanie je zrozumieć i poprawnie zinterpretować.

2. Kontekst informacji

W różnych fazach lotu zmienia się istotność wielu wskazań. Co innego powinno interesować pilota podczas startu, co innego podczas lądowania, a zupełnie inne rzeczy są ważne kiedy płonie jeden z silników. I znowu, szereg badań przeprowadzonych w tej dziedzinie, pozwolił na takie zaprogramowanie systemów zarządzania lotem, że są one w stanie aktywnie dostosowywać się do sytuacji i samodzielnie dobierać zestaw informacji, które należy pokazać w danym momencie.

Podobnie w biznesie – co innego powinno skupiać naszą uwagę kiedy mamy problem z nadmiarem zamówień, a zupełnie co innego kiedy konkurencja masowo przejmuje naszych klientów, bądź gdy mamy problem z płynnością. Dobrze skonstruowany kokpit managerski powinien nie tylko prezentować aktualne wartości, ale również odnosić je do przyjętych planów i limitów, które określają czy wartość ta jest właściwa, czy też wymaga podjęcia jakichś działań.

Zastosowane rozwiązania powinny aktywnie przyciągać uwagę użytkownika, oraz zapewniać prezentację tych danych, które w danej sytuacji są najbardziej istotne.

Zarządzanie w biznesie musi opierać się na aktualnych, wiarygodnych i właściwie zaprezentowanych informacjach. Wdrożenie rozwiązań Business Intelligence powoduje, że znika podstawowy problem dostępności danych. Jednak często w to miejsce pojawia się nadmiar wskaźników, raportów i zestawień, które chociaż są absolutnie poprawne, stają się zbyt liczne i całkowicie nieczytelne. Zamiast eksponować, często ukrywają to, co jest naprawdę istotne. Dlatego kolejnym ważnym krokiem w rozwoju systemów wspierających zarządzanie, jest wdrożenie właściwie zaprojektowanych kokpitów managerskich.

W lotnictwie wymyślono je już dawno temu, dlatego czasem warto spojrzeć jak to robią inni…

Źródło: http://www.businessvision.pl/

Autor: Tomasz Mierzawa - Prezes Zarządu