Pola dodatkowe na fakturach KSeF

Katgoria: WIADOMOŚCI / Utworzono: 16 grudzień 2025

SYMFONIA

W wielu firmach - zwłaszcza o rozbudowanej strukturze organizacyjnej lub działających w modelu oddziałowym - prawidłowe przetwarzanie faktur oraz kolejne etapy obiegu dokumentów (w tym realizacja płatności za dostawy) są uzależnione od tego, czy dokument zawiera dodatkowe informacje umożliwiające identyfikację kosztu. Do takich danych należą m.in. numer zamówienia, identyfikator oddziału odbiorcy, kody EAN towarów czy właściwe oznaczenie projektu.

REKLAMA

Do tej pory takie dane można było dopisywać w polach pozycji faktury, w uwagach lub notatkach, a także na indywidualnie przygotowanych szablonach dokumentów sprzedaży. Problem w tym, że e-faktura w KSeF ma ściśle określoną strukturę XML, w której obsługa pól dodatkowych wymaga skonfigurowania dodatkowych ustawień, a indywidualny szablon dokumentu po prostu nie istnieje. Jak zatem dostarczać te informacje w sposób zgodny z KSeF i oczekiwaniami dużych kontrahentów?

Czym są i do czego służą pola dodatkowe na fakturach?

W ujęciu biznesowym pola dodatkowe to informacje, które nie wynikają wprost z obowiązków podatkowych, ale są ważne z perspektywy obsługi transakcji po stronie sprzedawcy i nabywcy. Zwykle służą do powiązania faktury z procesem handlowo-logistycznym, czyli np. zamówieniem, dostawą, projektem, kampanią czy wewnętrznym numerem referencyjnym.

Przed wdrożeniem KSeF takie informacje można było dodać na wiele różnych sposobów - do pozycji sprzedaży na dokumencie, na wydrukach, do dokumentu sprzedaży albo w listach i filtrach w systemach ERP. Problem w tym, że Krajowy System e-Faktur nie pozwala na taką dowolność, bo narzuca jednolity, zdefiniowany format danych.

Struktura FA(3) a pola dodatkowe na fakturze – co się zmienia?

W KSeF 2.0, który zacznie obowiązywać już od 1 lutego 2026 r., wykorzystywana będzie nowa struktura e-faktury: FA(3). Jej układ składa się z jasno określonych bloków, takich jak Nagłówek, Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3, Podmiot Upoważniony, część zasadnicza Faktury (pozycje), a także Stopka czy Warunki Transakcji.

W schemacie FA(3) jest także miejsce na pewne fakultatywne elementy dotyczące danych operacyjnych, które można przekazywać na dwa sposoby:

w ramach pól opcjonalnych, czyli takich, które zostały już zdefiniowane w strukturze XML KSeF. Do tej kategorii należą m.in.: adres e-mail dostawcy, informacje o transporcie, numery zamówień lub WZ, czy numer i data umowy. Aby móc z nich korzystać, wystarczy wskazać w systemie, które wartości z faktury mają zostać umieszczone w odpowiednich polach pliku XML.
w ramach pól dodatkowych, czyli takich, które są tworzone przez użytkownika. W tym przypadku, oprócz wartości, należy określić własną nazwę (klucz) pola, która zostanie zapisana w pliku XML. Mechanizm ten służy do przekazywania danych, które wykraczającą poza zestaw elementów określonych przez Ministerstwo Finansów i przeznaczony jest do przekazywania specyficznego np. dla wybranej branży zestawu danych: np. numer Projektu, nazwa i etap inwestycji budowlanej, identyfikator surowca czy numer wytopu.

Wartości tych pól prezentowane są też w obrazie faktury, generowanym na podstawie schemy XML.

Brak zdefiniowania pól dodatkowych na fakturze KSeF może stanowić dla przedsiębiorców duży problem

W wielu branżach informacje umieszczane dotąd w polach dodatkowych nie są kosmetycznym dodatkiem, ale elementem niezbędnym do poprawnego rozliczenia transakcji. Dotyczy to szczególnie firm działających w łańcuchach dostaw - od motoryzacji, przez produkcję, po handel detaliczny - gdzie każda faktura musi być jednoznacznie powiązana z zamówieniem, dokumentem dostawy czy numerem projektu. Dokument ten musi trafić też w odpowiednie miejsce, do odpowiedniego oddziału, co będzie szczególnym wyzwaniem dla przedsiębiorstw pracujących na jednym NIP, posiadającym rozbudowaną strukturę oddziałów terenowych, jak np. sieci sklepów.

Brak możliwości swobodnego umieszczenia dodatkowych danych w strukturze e-faktury niesie ryzyko czysto operacyjne, skutkujące m.in.:

odrzuceniem dokumentu przez system odbiorcy,
opóźnieniem płatności, wynikającym z wydłużonym procesem akceptacji
koniecznością przesyłania dodatkowych wyjaśnień,
a w skrajnych przypadkach: zatorów płatniczych.

Takie sytuacje nie są czysto teoretyczne – znamy przykłady dostawców do dużych sieci handlowych, którzy często słyszą, że faktura bez określonego numeru zamówienia czy kodu GLN nie zostanie przyjęta. W branży motoryzacyjnej zdarzają się analogiczne sytuacje dotyczące numerów dostaw czy zleceń produkcyjnych. W praktyce oznacza to, że nawet drobna nieścisłość w danych może zablokować, albo znacznie opóźnić płatność za całą dostawę – komentuje Łukasz Banachowicz, kierownik projektu KSeF w Symfonii

Mapowanie pól dodatkowych na fakturach KSeF

Mapowanie pól dodatkowych to proces, który pozwala przełożyć dane pochodzące z systemu (z faktury czy innych danych w ERP) na strukturę XML wymaganą przez KSeF. W wielu firmach jest on niezbędny, ponieważ e-faktura nie może zawierać informacji w dowolnym miejscu – konieczne jest jednoznaczne wskazanie, które pola z dokumentu mają trafić do konkretnych elementów schemy faktury FA(3). W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca musi określić nie tylko jakie dane chce przekazywać odbiorcy, lecz także gdzie zostaną one zapisane w przekazywanym pliku XML KSeF: wykorzystując istniejące w strukturze pola czy utworzyć własne? To często narzucane jest przez jego odbiorców, którzy przekazali swoje wymagania dotyczące procesów KSeF. Dopiero takie przyporządkowanie umożliwia poprawne odczytanie informacji przez systemy kontrahentów oraz minimalizuje ryzyko odrzucenia faktury przez KSeF.

W Symfonii Handel odbywa się to poprzez konfigurację pól własnych i ustawień KSeF. Użytkownik może zdecydować, które informacje staną się częścią faktury ustrukturyzowanej, w jakich polach wybrana informacja ma się pojawić, a system zadba o poprawne umieszczenie ich w strukturze XML. To duża zmiana w porównaniu do dotychczasowej swobody na wydrukach, ale jednocześnie niezbędny krok, aby firmy mogły bezpiecznie i automatycznie wymieniać dane z kontrahentami poprzez KSeF – komentuje Łukasz Banachowicz

Jak działa obsługa faktur z polami dodatkowymi w Symfonii Handel?

W Symfonii Handel obsługa dodatkowych informacji na fakturach została oparta na prostym założeniu: użytkownik decyduje, jakie dane są biznesowo istotne, a system pomaga je umieścić we właściwych miejscach struktury KSeF. Służy do tego okno „Informacje dodatkowe do dokumentu”, dostępne z formatki faktury oraz Ustawienia KSeF. Dane podzielono tam na zakładki, takie jak: rozliczenie, płatność, rachunki bankowe, umowa i zamówienie, partie towaru czy transport. Administrator systemu może włączyć tę funkcjonalność globalnie oraz określić, które pola mają być w ogóle wysyłane do KSeF, a które dane z faktury pozostaną wyłącznie „na użytek wewnętrzny”.

Podczas konfiguracji tej funkcji użytkownik może wskazać także źródła, z których mają być pobierane dane. Dzięki temu cały proces związany z uzupełnianiem tego typu informacji zachodzi w sposób automatyczny.

Przykład zastosowania - numer projektu, zamówienia lub WZ

Aby lepiej zrozumieć działanie tego mechanizmu, przeanalizujmy go na przykładzie firmy realizującej dostawy w ramach różnych projektów swoich odbiorców. Takie przedsiębiorstwo może zdefiniować na dokumencie sprzedaży pole własne „Nr projektu” i oznaczyć je jako przekazywane do KSeF. Podczas wystawiania faktury numer projektu jest wpisywany w dobrze znanym miejscu w Symfonii, a system automatycznie umieszcza tę informację w sekcji DodatkowyOpis w strukturze FA(3).

Analogicznie można obsłużyć inne dane, takie jak numery zamówień obcych, dokumentów WZ, dodatkowe adresy dostawy, indywidualne rachunki wirtualne SIMP czy kody GTIN, PKWiU lub CN. Administrator systemu wskazuje źródło danych (np. pole własne dokumentu lub kartotekę towaru), a program dba o ich poprawne „osadzenie” w odpowiednich elementach struktury XML e-faktury.

Ciekawym przykładem wykorzystania pól dodatkowych jest także obsługa rabatów procentowych. Ponieważ struktura KSeF nie przewiduje odrębnego pola dla rabatu procentowego — dostępne jest jedynie pole dla rabatu kwotowego (P_10) — Symfonia Handel oferuje rozwiązanie alternatywne. Po włączeniu opcji automatycznego przesyłania rabatu procentowego do sekcji DodatkowyOpis, informacja o wysokości udzielonej obniżki procentowej pojawia się przy odpowiednich pozycjach e-faktury.

W niektórych przypadkach przekazywanie dodatkowych danych przestaje być jednak udogodnieniem, a staje się koniecznością. Przykładem są dostawcy współpracujący z sieciami handlowymi, którzy już dziś otrzymują szczegółowe wytyczne określające, jakie informacje powinny znaleźć się w konkretnych sekcjach faktury XML KSeF. Jednym z kluczowych pól w takim scenariuszu jest GLN (Global Location Number), służący do identyfikacji lokalizacji oddziału — w przypadku sieci sklepów będzie to konkretny market. Brak uzupełnienia tej wartości powoduje, że faktura trafia do wspólnego „worka” dokumentów bez jednoznacznej identyfikacji miejsca realizacji dostawy, co znacząco utrudnia jej dalsze procesowanie.

Pola dodatkowe pod kontrolą

Mechanizmy obsługi pól dodatkowych w Symfonii Handel pozwalają firmom odzyskać kontrolę nad danymi, które dotychczas funkcjonowały w wielu miejscach i w różnych formatach. Dzięki automatycznemu mapowaniu do struktury FA(3) informacje takie jak numery zamówień, dokumentów WZ, dane dotyczące dostaw czy identyfikatory projektów trafiają dokładnie do tych elementów e-faktury, w których oczekuje ich kontrahent.

W efekcie znika potrzeba stosowania OCR, czyli odczytywania danych z dokumentu w formie obrazu i przekształcania ich na dane strukturalne, a wraz z nią ryzyko błędów i niejednoznaczności, które często towarzyszą takiemu procesowi.

Takie podejście odciąża użytkowników i ogranicza ryzyko błędów:

po pierwsze, dane są walidowane pod kątem wymagań KSeF (format, długość, liczba wpisów), co zmniejsza ryzyko odrzucenia faktury,
po drugie, raz skonfigurowane mapowanie pól działa powtarzalnie – użytkownik nie musi za każdym razem zastanawiać się, gdzie wpisać numer zamówienia czy nazwę dostawy, żeby kontrahent go „zobaczył” w swoim systemie,
po trzecie, firma zyskuje możliwość pogodzenia sztywnej struktury FA(3) z bardzo konkretnymi wymaganiami dużych odbiorców – bez ręcznego dopisywania, kombinowania na wydrukach i dodatkowych, nieformalnych obiegów informacji poza fakturą.

Nie wiesz, jak poradzić sobie obsługą pól dodatkowych w KSeF? Zobacz, jak robią to inni przedsiębiorcy!

Musisz przekazywać dodatkowe informacje, ale nie wiesz, jak umieścić je w fakturze KSeF? Szukasz sposobu, który uporządkuje i zautomatyzuje ten proces? Obejrzyj kolejny odcinek wideocastu Zielonej Linii Symfonii i posłuchaj, jak Piotr Malesa, dyrektor marketingu i logistyki w firmie PROVITUS, wyjaśnia, w jaki sposób mapowanie pól własnych w Symfonia Handel pomaga uniknąć odrzuconych faktur i usprawnia obieg dokumentów wymaganych przez odbiorców.

FAQ – Pola dodatkowe na fakturach KSeF

Co w praktyce zalicza się do „pól dodatkowych” na fakturze KSeF?

To dane operacyjne, które nie wynikają z wymogów podatkowych, ale są kluczowe dla obiegu po stronie nabywcy i sprzedawcy (np. numer zamówienia, WZ, identyfikator oddziału/GLN, EAN/GTIN, numer projektu). W Symfonii Handel takie informacje można traktować jako pola własne i kontrolować, które z nich mają trafić do faktury ustrukturyzowanej w KSeF.

Jaka jest różnica między polami „opcjonalnymi” a polami „dodatkowymi” w FA(3)?

Pola opcjonalne to elementy już przewidziane w schemie FA(3), a pola dodatkowe są tworzone przez użytkownika jako para „klucz + wartość”. W Symfonii Handel decyzja, czy użyć pola opcjonalnego czy dodatkowego, przekłada się na konfigurację mapowania do XML i zgodność z wymaganiami kontrahentów.

Dlaczego brak pól dodatkowych może realnie opóźnić płatność, mimo że faktura „jest w KSeF”?

Bo część odbiorców procesuje faktury automatycznie i bez numeru zamówienia, WZ czy GLN nie potrafi ich przypisać do właściwego procesu/oddziału. W takim scenariuszu Symfonia Handel ogranicza ryzyko, bo wymusza uporządkowane uzupełnianie i mapowanie danych do właściwych miejsc w XML, zamiast „dopisków” na wydruku.

Na czym polega mapowanie pól dodatkowych i po co jest potrzebne?

Mapowanie to przypisanie konkretnych danych z ERP do konkretnych elementów struktury XML FA(3), aby odbiorca mógł je jednoznacznie odczytać w swoim systemie. W Symfonii Handel robi się to przez konfigurację pól własnych i ustawień KSeF, co pozwala działać powtarzalnie i automatycznie przy każdej kolejnej fakturze.

Jak w Symfonii Handel użytkownik i administrator kontrolują, co trafia do KSeF, a co zostaje wewnętrzne?

Administrator może globalnie włączyć obsługę „Informacji dodatkowych do dokumentu” oraz określić, które pola mają być wysyłane do KSeF, a które mają służyć wyłącznie wewnętrznie. Dzięki temu Symfonia Handel pozwala pogodzić potrzeby księgowe i operacyjne z ograniczeniami struktury KSeF.

Skąd system ma brać wartości do pól dodatkowych, żeby nie wpisywać ich ręcznie?

Źródłem mogą być pola własne dokumentu, kartoteki towarowe, dane kontrahenta lub inne miejsca w ERP wskazane w konfiguracji. W Symfonii Handel wybór źródła danych sprawia, że uzupełnianie staje się automatyczne i mniej podatne na błędy, a wartości trafiają do właściwych sekcji FA(3).

Jak można obsłużyć rabat procentowy, skoro KSeF przewiduje rabat kwotowy?

Gdy schemat nie ma dedykowanego pola dla rabatu procentowego, rozwiązaniem jest przeniesienie tej informacji do sekcji opisu/danych dodatkowych w ramach dopuszczalnego mechanizmu. W Symfonii Handel można włączyć automatyczne przesyłanie rabatu procentowego do sekcji DodatkowyOpis, aby odbiorca widział go przy pozycjach e-faktury.

Co zrobić, gdy duża sieć handlowa narzuca konkretne wymagania, gdzie w XML ma się znaleźć np. GLN?

Trzeba dostosować mapowanie do wymagań odbiorcy, bo „poprawna faktura” to taka, którą system kontrahenta umie automatycznie zidentyfikować i zaksięgować. Symfonia Handel pomaga w tym poprzez konfigurację pól własnych i ich osadzenie w strukturze FA(3) w miejscach oczekiwanych przez odbiorcę.

Źródło: www.symfonia.pl

Oceń system
SYMFONIA na stronie www.raport-erp.pl

Najnowsze wiadomości

Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes

W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF

SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.

Czytaj całość

Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.

Czytaj całość

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP

Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.

Czytaj całość

SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP

Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata- a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.

Czytaj całość

Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)

Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.

Czytaj całość

Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników

Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.

Czytaj całość

Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej

Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".

Czytaj całość