Krajowy System e-Faktur już w przyszłym roku będzie obowiązkowy dla firm w Polsce. Co przedsiębiorcy wiedzą o nowym systemie fakturowania, a czego jeszcze nie? Comarch postanowił to sprawdzić, przygotowując specjalny test wiedzy o KSeF. Efekty? Są obszary, w których świadomość firm jest wysoka – szczególnie w zakresie podstawowych zasad działania systemu. Mimo stosunkowo dużej wiedzy teoretycznej szwankuje jednak przygotowanie praktyczne do integracji z nowym systemem. A właśnie to będzie kluczowe w efektywnym wykorzystaniu KSeF.
| REKLAMA |
 |
Przedsiębiorcy mogli rozwiązywać test „Gotowi na KSeF” od kwietnia. Składał się z dwóch części: sprawdzającej wiedzę oraz poziom przygotowania na integrację z systemem. Uczestnicy najpierw odpowiadali na pytania sprawdzające ogólną wiedzę i znajomość podstawowych informacji na temat KSeF, a następnie na te dotyczące kwestii technicznych i indywidualnych doświadczeń firm z nowym systemem fakturowania. Ankietowanych pytano m.in. o automatyzację procesów w systemach ERP i obsługę wyjątkowych sytuacji, takich jak faktury dla kontrahentów zagranicznych.
W pierwszej części testu wzięło udział ponad 1110 respondentów, w drugiej – ok. 300
Co zrobić, gdy KSeF będzie miał awarię?
Wyniki testu pokazały, że przedsiębiorcy dobrze znają kluczowe obowiązki i zasady działania KSeF. 89 proc. poprawnie odpowiedziało na pytanie, co zrobić, jeśli system KSeF będzie miał awarię (fakturę można wystawić w trybie offline i przesłać ją do klienta w inny sposób, a po ustaniu awarii wysłać ją przez KSeF). 88 proc. wiedziało też, że po wysłaniu faktury do odbiorcy poprzez nowy system nie trzeba podejmować dodatkowych kroków.
Nieco gorzej przedsiębiorcy poradzili sobie z pytaniem o to, które firmy będą objęte obowiązkiem KSeF. 71 proc. respondentów wiedziało, że dotyczy on wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w Polsce, w tym tych zwolnionych z VAT. Niemal identyczny odsetek osób wskazał poprawnie, że terminem wystawienia faktury jest data jej przesłania do KSeF.
O Krajowym Systemie e-Faktur w przekazie publicznym nie mówi się zbyt dużo, ale każdy z podatników już prawdopodobnie usłyszał niejednokrotnie hasło „KSeF” i zna jego podstawowe założenia – ocenia Paweł Krupa, Product Manager rozwiązań z obszaru finansów i księgowości w Comarch Enterprise Solutions. – W Polsce nie powstał wcześniej projekt obligujący firmy do stałej komunikacji z platformą rządową o podobnym zasięgu, więc nie jest zaskoczeniem, że nie wszystkie niuanse są jasne – dodaje.
Ankietowani największy problem mieli z pytaniami, które wymagały szczegółowego zagłębienia się w specyfikę działania Krajowego Systemu e-Faktur. Przykładowo, tylko 56 proc. z nich wiedziało, że faktura sprzedaży wystawiona na firmę zagraniczną z reguły będzie wysyłana do KSeF, a wydruk jednocześnie zostanie przekazany inną ścieżką do odbiorcy. Jeszcze gorzej ankietowani poradzili sobie z pytaniem, czy sprzedawca może sprawdzić, że odbiorca pobrał fakturę z KSeF. Poprawnej odpowiedzi (że nie jest to możliwe) udzieliło zaledwie 45 proc. przedstawicieli firm.
Paweł Krupa tak ocenia te wyniki:
Krajowy System e-Faktur diametralnie zmienia sposób generowania i przekazywania faktur do odbiorcy. Dotychczasowa logika działania nie sprawdzi się po 1 lutym 2026 roku. Nawet generowanie faktur sprzedaży dla przedsiębiorców zagranicznych ulegnie zmianie. Wiele osób błędnie wskazało, że dostawca będzie mógł sprawdzić, czy odbiorca odebrał fakturę z KSeF. Tutaj warto przypomnieć jedną z najważniejszych cech platformy KSeF, która mówi, że dopuszczalną formą fakturowania będzie wystawianie faktur VAT za pośrednictwem KSeF, więc odbiorca otrzyma fakturę ustrukturyzowaną bez względu na to, czy wyrazi zgodę na taką formę fakturowania.
Czy mój ERP jest gotowy na KSeF?
Duże trudności przysporzyła również odpowiadającym część techniczna testu. Na przykład na pytanie, czy Ministerstwo Finansów przewidziało możliwość próbnej komunikacji z platformą KSeF, dobrze odpowiedziało 57 proc. ankietowanych (poprawna odpowiedź to: tak, ale użytkownik musi korzystać z rzeczywistej autoryzacji).
Firmy pytano też o stopień integracji ich systemów IT (np. ERP) z KSeF. Tylko 44 proc. wskazało, że ich oprogramowanie automatyzuje proces rejestracji faktury zakupu z KSeF, gdy dane na niej pochodzą od nowego kontrahenta. Jeszcze gorzej wypadły wyniki, gdy pytano o to, czy posiadany system potrafi automatycznie parować faktury zakupu pobrane z KSeF z dokumentami magazynowymi, zamówieniami lub zaliczkami. Twierdząco odpowiedziało zaledwie 33 proc. respondentów.
Odpowiedzi na pytania dotyczące automatyzacji procesów w zakresie faktur zakupowych nie były łatwe dla podatników, ponieważ z uwagi na dotychczasowe ręczne przepisywanie danych z faktur do systemu, takiego poziomu automatyzacji nie można było uzyskać. Wyniki te wskazują również, że jeszcze sporo pracy czeka dostawców IT w zakresie uświadamiania klientom potencjalnych korzyści odpowiedniego wdrożenia KSeF – mówi Paweł Krupa.
Wnioski? Najwięcej trudności firmom sprawiają kwestie techniczne i przygotowanie systemów do integracji z KSeF. Respondenci mieli problem z pytaniami o m.in. możliwość sprawdzenia, czy odbiorca pobrał fakturę, reguły dotyczące załączników czy obsługę transakcji zagranicznych. Dużym wyzwaniem jest także ograniczona świadomość tego, w jaki sposób systemy ERP mogą zautomatyzować procesy związane z KSeF. To sygnał, że przed firmami jest jeszcze sporo pracy, by w pełni przygotować się na obowiązkowe wdrożenie KSeF – zwłaszcza w obszarze integracji i automatyzacji.
Wyniki testu jasno wskazują, że rewolucyjny Krajowy System e-Faktur będzie sporym wyzwaniem dla podatników, a jego działanie rodzi jeszcze wątpliwości. Jeden z niepokojących wniosków z testu nie dotyczy wiedzy, lecz świadomości o technologii używanej przez firmy. Skoro zaledwie co trzecia firma jest gotowa na automatyczne przetwarzanie faktur z KSeF, oznacza to, że większość przedsiębiorców nie dostrzega, że klucz do sukcesu leży w integracji z systemem ERP – komentuje Paweł Krupa.
I dodaje:
Ważną kwestią w kontekście KSeF jest więc odpowiednie wykorzystanie potencjału systemów ERP, jaki daje wejście w życie tej platformy. Kluczowe staje się przejście z teorii do praktyki, a więc wprowadzenie w życie wiedzy o KSeF, którą firmy już mają, przez odpowiednie zintegrowanie systemu ze swoim systemem. Bez skutecznej integracji KSeF, zamiast być szansą, stanie się on dla wielu firm uciążliwością.
Źródło: www.comarch.pl
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata- a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku o wartości sztucznej inteligencji decyduje nie jej „nowość”, ale zdolność do dostarczan… / Czytaj więcej
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Ponad 60% średnich przedsiębiorstw przemysłowych w Europie uważa, że tempo ich transformacji cyfrow… / Czytaj więcej
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biz… / Czytaj więcej
Co dziś decyduje o sukcesie projektów IT?
Według danych z analizy rynku IT w 2025 roku, 59% projektów jest ukończonych w ramach budżetu, 47%… / Czytaj więcej
Przemysł w 2026 roku: od eksperymentów do zdyscyplinowanego wdrażania AI
Rok 2026 będzie momentem przejścia firm produkcyjnych od pilotaży technologicznych do konsekwentnyc… / Czytaj więcej
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś… / Czytaj więcej
