Od Excela do SAP – o cyfrowym przełomie w administracji publicznej z Axians

Katgoria: WIADOMOŚCI / Utworzono: 16 czerwiec 2025

axians

Od Excela do SAP – o cyfrowym przełomie w administracji publicznej z Axians

Nowoczesne instytucje publiczne działają coraz częściej jak złożone organizacje – zarządzają rozproszonymi budżetami, realizują projekty finansowane z różnych źródeł, funkcjonują w ramach licznych, wyspecjalizowanych zespołów o rozbudowanej strukturze, a przy tym podlegają coraz większym wymaganiom pod kątem transparentności. Aby sprostać tym wyzwaniom, potrzebują stabilnych, zintegrowanych narzędzi, które wesprą administracje publiczne w niezbędnych cyfrowych zmianach.

REKLAMA

Pamiętajmy, że w przeciwieństwie do sektora prywatnego, instytucje publiczne nie funkcjonują w celu generowania zysku. Ich misją jest efektywne i przejrzyste gospodarowanie środkami publicznymi – na rzecz obywateli, zgodnie z obowiązującym prawem i z uwzględnieniem coraz bardziej złożonych oczekiwań społecznych oraz regulacyjnych. Skuteczne planowanie, kontrola wydatków i zarządzanie funduszami z różnych źródeł to dziś nie tylko potrzeba, ale warunek sprawnego funkcjonowania administracji.

Złożoność struktury finansowej jednostek sektora publicznego, od centralnych urzędów, przez samorządy, po uczelnie i instytucje badawcze, wymaga rozwiązań, które pozwolą nie tylko na bieżące rozliczenia, ale również na długofalowe planowanie, analizę i zgodność z przepisami. Odpowiedzią na te potrzeby są nowoczesne systemy klasy ERP, takie jak SAP S/4HANA. Kluczowe jest również, by nad wdrożeniem i utrzymaniem tych rozwiązań czuwali doświadczeni partnerzy technologiczni.

Gotowe podejście, realne efekty

Zamiast tworzyć rozwiązania od podstaw, Axians proponuje instytucjom publicznym wykorzystanie sprawdzonych, dedykowanych modułów w ramach systemu SAP. To podejście pozwala na szybkie uruchomienie kluczowych funkcjonalności, a jednocześnie zapewnia elastyczność potrzebną do uwzględnienia specyfiki danej jednostki – czy to ministerstwa, urzędu marszałkowskiego, uczelni, czy instytucji badawczej. Dzięki temu możliwe jest m.in.:

zintegrowanie rachunkowości budżetowej z controllingiem i zarządzaniem grantami,
zapewnienie kontroli ex-ante i ex-post wydatków,
zarządzanie funduszami pochodzącymi z różnych źródeł,
pełna zgodność z ustawą PZP i innymi regulacjami,
efektywne raportowanie kasowe (np. na potrzeby Ministerstwa Finansów),
szczegółowe planowanie – od poziomu konta syntetycznego po konkretne zadania.

Wspólnym mianownikiem dla naszych projektów jest potrzeba zapewnienia integracji danych i przejrzystości działania. Decyzje finansowe muszą być oparte na danych, nie na intuicji. - Tymoteusz Nowicki Senior Consultant i Team Leader, Axians

Przykłady usprawnień – mniej chaosu, więcej kontroli

Doświadczenia Axians pokazują, że wiele wcześniejszych wdrożeń systemów finansowych w administracji opierało się na obejściach i modyfikacjach, które nie zapewniały pełnej funkcjonalności. Często wynikało to z braku wiedzy, co prowadziło na przykład do niepotrzebnego rozszerzania obszarów systemu, które nie były dedykowane pewnym funkcjom. W Axians eksperci SAP kierują się jasną zasadą, aby używać modułów SAP zgodnie z ich przeznaczeniem, co pozwala osiągnąć największą efektywność.

Dzięki standardowemu podejściu SAP możliwe jest:

eliminowanie rozproszonych danych i manualnych operacji,
skrócenie czasu adaptacji do nowych systemów,
uzyskanie pełnej zgodności z wymogami raportowymi i audytowymi,
centralizacja informacji o finansach, projektach, zatrudnieniu.

Nie chodzi tylko o instalację systemu. Chodzi o zaprojektowanie rozwiązania, które odwzorowuje realne procesy w danej instytucji. Dlatego stawiamy na podejście etapowe i bliską współpracę z klientem. - Sebastian Szymański SAP Architect, Axians

Korzyści widoczne w codziennym działaniu

Instytucje publiczne, które skorzystały z rozwiązań SAP wdrażanych przez Axians, zyskują realne usprawnienia w codziennej pracy – zarówno na poziomie operacyjnym, jak i strategicznym. Wśród najczęściej wskazywanych korzyści znajdują się:

przejrzyste reguły budżetowania i rozliczania dotacji,
zgodność z regulacjami i większą kontrolę nad finansami,
lepszą pozycję negocjacyjną wobec grantodawców,
możliwość prowadzenia zaawansowanej analizy kosztów i efektywności działań.

Integracja rachunkowości budżetowej z controllingiem i zarządzaniem grantami to fundament cyfrowej transformacji instytucji publicznych. Dzięki temu możliwe jest nie tylko zarządzanie budżetem w czasie rzeczywistym, ale też spełnianie rosnących wymogów sprawozdawczych. - Tymoteusz Nowicki Senior Consultant i Team Leader, Axians

Cyfrowa zmiana to nie przyszłość – to teraźniejszość

Wyzwania, przed którymi stoją instytucje publiczne, od presji budżetowej, przez nowe regulacje, po wymagania w zakresie sprawozdawczości, nie mogą być dłużej rozwiązywane doraźnie. Potrzebne są stabilne, zintegrowane systemy, które umożliwiają planowanie, analizę i raportowanie w jednym środowisku.

Jednym z miejsc, gdzie szerzej dyskutowano o tych wyzwaniach i rozwiązaniach, była tegoroczna edycja SAP Innovation Day, która odbyła się 16 kwietnia 2025 roku w Warszawie. W wydarzeniu udział wzięli liderzy sektora publicznego, partnerzy SAP oraz eksperci technologiczni. Axians – jako Złoty Partner SAP – zaprezentował tam swoje podejście do transformacji cyfrowej w sektorze publicznym, w tym konkretne przykłady wdrożeń SAP S/4HANA w instytucjach administracyjnych.

SAP Innovation Day pokazał, że cyfryzacja to już nie tylko hasło – to konieczność niezależnie od branży i skali działania organizacji. A Axians, dzięki doświadczeniu i znajomości realiów sektora publicznego, jest partnerem, który potrafi przeprowadzić tę zmianę sprawnie, etapowo i z poszanowaniem specyfiki każdej instytucji.

Źródło: www.axians.pl

Najnowsze wiadomości

Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes

W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.

Czytaj całość

PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems

PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.

Czytaj całość

SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF

SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.

Czytaj całość

Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.

Czytaj całość

Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością

Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.

Czytaj całość

RAPORT ERP

Katalog rozwiązań IT

Katalog firm

Najnowsze artykuły

5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP

Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.

Czytaj całość

SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP

Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata- a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.

Czytaj całość

Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)

Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.

Czytaj całość

Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników

Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.

Czytaj całość

Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej

Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".

Czytaj całość