7 sposobów na usprawnienie obsługi zamówień w okresach pików sprzedażowych

 

 

Taktyki radzenia sobie z pikami sprzedaży

Wszystkie przedstawione metody mogą pomóc Twojej firmie sprostać wyzwaniom, które niosą za sobą piki sprzedażowe. Są one jednak możliwe do wdrożenia jedynie z odpowiednimi rozwiązaniami IT. WMS (ang. Warehouse Management System), czyli system, który wspiera efektywną pracę magazynu i automatyczny BOK (Biuro Obsługi Klienta) są kluczowymi narzędziami, które pomogą Ci zastosować zaprezentowane taktyki.

Taktyka pierwsza: zakupy interwencyjne

Możliwość dokonywania tzw. zakupów interwencyjnych pozwala na bieżąco uzupełniać braki towarów, które najszybciej się wyprzedają. Odpowiednio zaprojektowany algorytm w systemie ERP na bieżąco weryfikuje dostępność poszczególnych towarów u dostawców. Następnie generuje automatyczne zamówienie do tego, który jest w stanie dostarczyć potrzebne produkty już na następny dzień. Dzięki temu możliwe jest zapewnienie stałej dostępności produktów, które podczas pików cieszą się największą popularnością. Co więcej, takie rozwiązanie pozwala na szybkie zbieranie towaru do zamówień od razu z dostawy, co dodatkowo pomaga zoptymalizować czas realizacji zleceń.

Taktyka druga: automatyczna obsługa zamówień podczas pików sprzedaży

Dzięki automatyzacji obsługi zamówień z wykorzystaniem systemu ERP możliwe jest realizowanie nawet 95% z nich bez potrzeby angażowania pracowników Biura Obsługi Klienta. Odpowiednio zaprojektowany algorytm jest w stanie rozpoznawać uwagi dodawane przez klientów, a także samodzielnie zastosować odpowiednie reguły, np. w sytuacji, gdy w komentarzu pojawiły się hasła takie, jak: pilna dostawa, proszę o szybką realizację itp. Rozwiązanie automatycznie identyfikuje powtarzające się treści i kieruje zamówienie do realizacji, bez potrzeby rozpatrywania przez pracowników.

Taktyka trzecia: efektywna sprzedaż online w B2B bez potrzeby angażowania handlowców

Tradycyjnie, w modelu B2B klienci dzwonią do handlowców lub pracowników BOK, żeby złożyć zamówienie, dopytać o dostępność asortymentu, czas dostawy itp. Takie działanie zabiera sporo czasu, którego podczas piku sprzedażowego nie ma. Wdrożenie platformy e-Commerce B2B pozwala digitalizować sprzedaż i przekierować klientów, którzy wymagają indywidualnej obsługi, na stronę WWW, gdzie otrzymują spersonalizowane doświadczenie zakupowe.

Taktyka czwarta: kierowanie zamówień do realizacji przez magazyn partiami

Natłok zamówień, które pojawiają się w krótkim czasie, może powodować korki w magazynie. Sposobem na rozwiązanie tego problemu jest przesyłanie zleceń do realizacji mniejszymi partiami. WMS analizuje każde zamówienie i zleca ich przygotowanie zgodnie z datami złożenia, przesyłając je do realizacji jedno po drugim, a nie wszystkie na raz. Dzięki temu zlecenia są realizowane znacznie szybciej, a pracownicy nie zostają przytłoczeni ich nadprogramową liczbą. Zastosowanie takiego rozwiązania pozwala również realnie zarządzać priorytetami zamówień klientów. Kiedy w magazynie jest ich jedynie ograniczona liczba, to możliwa jest szybka wysyłka pilnego zlecenia z bufora oczekującego do przekazania do realizacji.

Taktyka piąta: automatyczna komunikacja na temat braków

Sporym wyzwaniem w trakcie pików sprzedażowych jest również komunikacja z klientami na temat braków towarów. Rozmowy telefoniczne, czy wymiana maili w celu rozwiązania problematycznej sytuacji bywają bardzo czasochłonne. Dobrym rozwiązaniem może być automat, który w przypadku wystąpienia braku wysyła do klienta SMS z pytaniem, czy godzi on się na modyfikację zamówienia (np. realizację zlecenia bez brakującego produktu lub dodanie zamiennika). System wysyła taką wiadomość automatycznie, a po otrzymaniu odpowiedzi, przekazuje odpowiednią dyspozycję. Cały proces odbywa się bez potrzeby angażowania pracowników, a efektem jest rozwiązanie problematycznej sytuacji.

Taktyka szósta: zatrudnienie pracowników sezonowych na czas piku sprzedażowego

Kolejną taktyką, której warto przyjrzeć się przed zbliżającym się pikiem sprzedażowym, jest zatrudnienie dodatkowych pracowników do obsługi magazynu. Choć szkolenie i wdrożenie nowych magazynierów zwykle trwa długo, możliwe jest skrócenie tego procesu do minimum, przy pomocy systemu WMS. W narzędziu możliwe jest skonfigurowanie dodatkowych, specjalnie przygotowanych dostępów – zalogowanie za ich pośrednictwem do systemu na terminalu przenośnym sprawia, że pracownik otrzymuje jedynie proste, niezłożone zamówienia. Rozwiązanie dokładnie pokazuje, w którym miejscu magazynu znajduje się potrzebny towar i krok po kroku prowadzi magazyniera przez proces zbiórki. Dzięki temu już od pierwszego dnia mogą oni rozpocząć w pełni efektywną pracę.

Taktyka siódma: przygotowanie prekompletów

Wiedząc, że zbliża się czas gwałtownie rosnącej sprzedaży w Twojej branży, warto wykorzystać funkcję dostępną w niektórych systemach WMS, jaką jest przygotowywanie prekompletów. Po otrzymaniu zamówienia magazynier nie zbiera każdego produktu pojedynczo. Zamiast tego odbiera całą, przygotowaną wcześniej paczkę, np. zestaw opon zimowych, czy komplet podręczników na nowy rok szkolny. To rozwiązanie, które sprawdza się w branżach, w których można przewidzieć zestawy produktów sprzedających się razem.

Podsumowanie

Powyższe taktyki to lista gotowych do wdrożenia rozwiązań, które pozwalają poradzić sobie z najczęstszymi problemami generowanymi przez rosnącą sezonowo liczbę zamówień. Braki produktów, zwiększona częstotliwość komunikacji z klientem, przeciążenie pracowników magazynu i BOK-u – wyzwania wynikające z każdego z tych aspektów mogą zostać zniwelowane. Większość z omówionych taktyk wymaga zastosowania rozwiązań IT (ERP, WMS), dopasowanych do specyfiki działania firm handlowych lub takich, które można swobodnie dostosowywać do wyzwań tego sektora.

Źródło: www.sente.pl