Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który został wprowadzony w 2021 roku zgodnie z ustawą. Jego celem jest umożliwienie elektronicznego wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur. Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, ale od lipca 2024 roku stanie się on obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. System ten obejmie podmioty podlegające opodatkowaniu VAT, zwolnione z VAT oraz podmioty posiadające numer identyfikacji podatkowej (NIP). Wprowadzenie KSeF przyniesie wiele korzyści, takich jak ułatwienia w rozliczaniu faktur korygujących, przyspieszenie realizacji płatności oraz szybsze zwroty podatku VAT.
| REKLAMA |
 |
Przedsiębiorcy mogą korzystać z bezpłatnego oprogramowania do obsługi e-faktur udostępnionego przez Ministerstwo Finansów lub zdecydować się na zakup bardziej zaawansowanego rozwiązania, które zostanie połączone z firmowym systemem księgowym. Wybór rozwiązania do obsługi faktur ustrukturyzowanych nie jest jednak istotą przygotowań do zmian będących konsekwencją nowych przepisów. Kluczowe jest tu dostosowanie procesów biznesowych firmy do nowych wymogów ustawowych. W artykule przedstawiamy cztery obszary, które pomogą firmie wdrożyć KSeF.
4 obszary o które trzeba zadbać, aby korzystać z KSeF
1. Dostosowanie systemów biznesowych do wysyłania i przyjmowania wymaganego zakresu informacji.
Przedsiębiorcy, którzy przygotowują się do korzystania z KSeF, muszą dostosować swoje systemy biznesowe, aby prawidłowo przekazywać i odbierać wymagane dane. Wszystkie e-faktury powinny zawierać wszystkie informacje wymagane przepisami. Aby generować je poprawnie, przedsiębiorca musi dysponować odpowiednimi danymi i gromadzić je w systemie księgowym. Konieczne jest także wyznaczenie miejsca, w którym będą gromadzone wszystkie informacje przychodzące z KSeF.
2. Przyjmowanie i dystrybucja faktur przychodzących (tzw. faktur kosztowych).
Publicznie dostępna platforma KSeF nie zapewnia dystrybucji przychodzących faktur do osób uprawnionych. Aby zapewnić obieg dokumentów z uwzględnieniem uprawnień oraz zasad poufności, konieczne jest wdrożenie narzędzia, które posiada taką funkcję.
3. Zarządzanie uprawnieniami.
KSeF udostępniony przez Ministerstwo Finansów nie pozwala na zarządzanie uprawnieniami użytkowników. Każdy, kto posiada login do firmowego konta, ma dostęp jego do pełnej zawartości. Dlatego pożądane jest wykorzystanie narzędzia, które pozwoli na nadawanie i odbieranie dostępu do określonych grup dokumentów. Taka funkcjonalność jest niezbędna, aby zapewnić bezpieczeństwo i poufność wymiany dokumentów.
4. Utrzymywanie relacji z kontrahentami.
Przełączenie się na KSeF z dnia nadzień nie jest możliwe, należy się do tego przygotować ze sporym wyprzedzeniem. Warto się zatem zainteresować, czy kluczowi kontrahenci również to zrobili. W skrajnej sytuacji może się bowiem okazać, że nie otrzymamy zamówionego towaru, ponieważ nasz dostawca nie jest w stanie wystawić faktury. Aby uniknąć takiego ryzyka, warto omówić z kontrahentami wpływ wdrożenia KSeF na wspólne procesy.
Lista zagadnień jest dość szeroka, co daje wniosek, iż nie da się w sposób skuteczny wdrożyć korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w krótkim czasie. Warto już teraz przyjrzeć się wymogom, które za chwilę każda firma będzie musiała spełnić oraz systemom i procesom, które będzie trzeba do nich dostosować.
PentaSeF – sposób na KSeF
Dla podmiotów, które nie wystawiają zbyt wielu faktur, ministerialny KSeF będzie zapewne wystarczający. Z kolei firmy, które wystawiają więcej faktur, raczej wybiorą bardziej zaawansowane rozwiązanie.
Odpowiedzią na potrzeby tej drugiej grupy jest autorskie rozwiązanie Pentacompu, PentaSeF. PentaSeF będzie pełnił rolę centrum dystrybucji wymiany danych z Krajowym Systemem e-Faktur. Z jednej strony narzędzie będzie zintegrowane z systemami przedsiębiorstwa, a z drugiej będzie się łączyło z KSeF. Podmiotom o bardziej złożonych procesach biznesowych umożliwi między innymi sterowanie dystrybucją dokumentów i zarządzanie uprawnieniami użytkowników.
Źródło: https://www.pentacomp.pl/pl/
4 obszary o które trzeba zadbać, aby korzystać z KSeF
1. Dostosowanie systemów biznesowych do wysyłania i przyjmowania wymaganego zakresu informacji.
Przedsiębiorcy, którzy przygotowują się do korzystania z KSeF, muszą dostosować swoje systemy biznesowe, aby prawidłowo przekazywać i odbierać wymagane dane. Wszystkie e-faktury powinny zawierać wszystkie informacje wymagane przepisami. Aby generować je poprawnie, przedsiębiorca musi dysponować odpowiednimi danymi i gromadzić je w systemie księgowym. Konieczne jest także wyznaczenie miejsca, w którym będą gromadzone wszystkie informacje przychodzące z KSeF.
2. Przyjmowanie i dystrybucja faktur przychodzących (tzw. faktur kosztowych).
Publicznie dostępna platforma KSeF nie zapewnia dystrybucji przychodzących faktur do osób uprawnionych. Aby zapewnić obieg dokumentów z uwzględnieniem uprawnień oraz zasad poufności, konieczne jest wdrożenie narzędzia, które posiada taką funkcję.
3. Zarządzanie uprawnieniami.
KSeF udostępniony przez Ministerstwo Finansów nie pozwala na zarządzanie uprawnieniami użytkowników. Każdy, kto posiada login do firmowego konta, ma dostęp jego do pełnej zawartości. Dlatego pożądane jest wykorzystanie narzędzia, które pozwoli na nadawanie i odbieranie dostępu do określonych grup dokumentów. Taka funkcjonalność jest niezbędna, aby zapewnić bezpieczeństwo i poufność wymiany dokumentów.
4. Utrzymywanie relacji z kontrahentami.
Przełączenie się na KSeF z dnia nadzień nie jest możliwe, należy się do tego przygotować ze sporym wyprzedzeniem. Warto się zatem zainteresować, czy kluczowi kontrahenci również to zrobili. W skrajnej sytuacji może się bowiem okazać, że nie otrzymamy zamówionego towaru, ponieważ nasz dostawca nie jest w stanie wystawić faktury. Aby uniknąć takiego ryzyka, warto omówić z kontrahentami wpływ wdrożenia KSeF na wspólne procesy.
Lista zagadnień jest dość szeroka, co daje wniosek, iż nie da się w sposób skuteczny wdrożyć korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w krótkim czasie. Warto już teraz przyjrzeć się wymogom, które za chwilę każda firma będzie musiała spełnić oraz systemom i procesom, które będzie trzeba do nich dostosować.
PentaSeF – sposób na KSeF
Dla podmiotów, które nie wystawiają zbyt wielu faktur, ministerialny KSeF będzie zapewne wystarczający. Z kolei firmy, które wystawiają więcej faktur, raczej wybiorą bardziej zaawansowane rozwiązanie.
Odpowiedzią na potrzeby tej drugiej grupy jest autorskie rozwiązanie Pentacompu, PentaSeF. PentaSeF będzie pełnił rolę centrum dystrybucji wymiany danych z Krajowym Systemem e-Faktur. Z jednej strony narzędzie będzie zintegrowane z systemami przedsiębiorstwa, a z drugiej będzie się łączyło z KSeF. Podmiotom o bardziej złożonych procesach biznesowych umożliwi między innymi sterowanie dystrybucją dokumentów i zarządzanie uprawnieniami użytkowników.
Źródło: https://www.pentacomp.pl/pl/
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata- a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku o wartości sztucznej inteligencji decyduje nie jej „nowość”, ale zdolność do dostarczan… / Czytaj więcej
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Ponad 60% średnich przedsiębiorstw przemysłowych w Europie uważa, że tempo ich transformacji cyfrow… / Czytaj więcej
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biz… / Czytaj więcej
Co dziś decyduje o sukcesie projektów IT?
Według danych z analizy rynku IT w 2025 roku, 59% projektów jest ukończonych w ramach budżetu, 47%… / Czytaj więcej
Przemysł w 2026 roku: od eksperymentów do zdyscyplinowanego wdrażania AI
Rok 2026 będzie momentem przejścia firm produkcyjnych od pilotaży technologicznych do konsekwentnyc… / Czytaj więcej
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś… / Czytaj więcej
