System ERP zgodny z przepisami – droga do sukcesu oczami Jadwigi Wojtas

 

Jadwiga Wojtas – dyrektor ds. produkcji i rozwoju, w Sonecie od 2002 roku. Doświadczony manager z 25-letnią praktyką prowadzenia projektów na różnych stanowiskach i w wielu środowiskach biznesowych.

Dlaczego Soneta?

Trudno powiedzieć, dlaczego, kiedy jest się już w środku. To trochę tak, jakby mówić o sobie. Być może chwalenie się jest modne w dzisiejszych czasach, ale wolę po prostu spokojnie opisać, jak zaczęliśmy funkcjonować.

Jasne.

Był to dość przełomowy czas pod kątem tworzenia oprogramowania dla biznesu w Polsce. Aplikacje istniejące na rynku na początku lat 2000. były zazwyczaj rozwiązaniami, które miały już kilkanaście lat. Wtedy tworzyły się dopiero klarowne standardy dla systemów zintegrowanych. Kluczowym zagadnieniem był rozwój technologii sieciowych oraz internetu. Zmieniło się podejście przedsiębiorców do wykorzystania rozwiązań informatycznych. Dążyliśmy do globalizacji, rozumianej jako skuteczna wymiana informacji biznesowych.

I z tym założeniem zaczęliśmy działać jako Soneta.

Przede wszystkim: weszliśmy na rynek z nowym systemem, nowymi narzędziami. To był początek .NET. Mogliśmy w niego wejść bez obciążeń i od razu zacząć działanie w paradygmacie otwartych technologii sieciowych, wymiany informacji przez internet. Wokół tego ukształtowały się nasze trzy filary, według których funkcjonujemy do dziś.

Jak można je opisać?

Przede wszystkim filar technologiczny, który stał się prapodstawą właściwego funkcjonowania systemu ERP w XXI wieku. Nowe formaty wymiany danych, automatyzacja. Drugi filar to funkcjonalność i wygoda dla użytkownika. Ostatnim filarem jest legislacja, szczególnie zaś – legislacja w prawie polskim. Tutaj jest dynamicznie. Przez ponad 20 lat kluczowym elementem zawsze było dla nas dostosowanie systemu pod zmiany legislacyjne.

Wszystko jest ze sobą połączone.

Równowaga między tymi filarami jest naszą podstawą do bycia solidnym dostawcą oprogramowania dla polskiego biznesu. Soneta nie zaniedbuje żadnego z trzech filarów. Dzięki temu jesteśmy ciągle nowocześni, dbamy o funkcjonalność rozwiązań dla Klientów, a także utrzymujemy stałą zgodność z przepisami.

Wspomniałaś o legislacji. My akurat rozmawiamy w okresie, który jest bardzo gorący pod tym kątem. Jak mogłabyś zdefiniować dobre praktyki komunikacji z polskim biznesem w dziedzinie zmian prawnych? Czy takie schematy Soneta również tworzyła w pierwszym okresie działalności?

Tak. Musieliśmy po prostu połączyć technologię z merytoryką już od samego początku. Żaden klient nie kupiłby programu zgodnego z trendami technologicznymi, jeśli źle naliczyłby mu podatki.

Pewnie, to oczywiste.

Dlatego też w Sonecie działają dwie frakcje wysokiej klasy specjalistów. Pierwsza frakcja to grupa inżynierów-architektów, którzy śledzą na bieżąco świat technologii i czerpią z niego to, co najważniejsze, by enova365 była nowoczesna. Drugą jest frakcja ekspertów. To ludzie, którzy rozumieją potrzeby Klienta w kontekście wymogów, narzucanych przez ustawodawcę. W tym zakresie bezcenną wartością jest doświadczenie. Trzeba przełożyć technologię na procedury prawne, których często jeszcze nie ukształtowała praktyka biznesowa.

Ona pojawia się, gdy przepisy wejdą w życie.

Wcześniej mamy wiedzę, i ją właśnie trzeba przenieść na kod programistyczny. Program musi realizować swoje zobowiązania względem ZUSu, pracowników, rozmaitych kontrahentów. W naszej firmie rdzeniem działalności jest proces analizy otoczenia: przez wewnętrzne dyskusje nad zaprojektowaniem danego rozwiązania, aż do realizacji konkretnych funkcjonalności. Przekazujemy go kolejnym pokoleniom pracowników – najpierw robili to założyciele firmy, teraz eksperci Soneta. Wszystko oparte na starej zasadzie: mistrz i uczeń. Żeby połknąć tego bakcyla, trzeba czasu na jego odpowiednie przekazanie.

Czyli kluczem do sukcesu stają się po prostu odpowiednio dobrani ludzie.

Tak naprawdę w branży IT podstawą jest dobrze zagospodarowana wiedza. Istotą jest umiejętność uczenia się, przekazywania wiedzy dalej i budowania kompetencji na jej bazie. Przy pracy zespołowej szczególnie ważne jest dzielenie się informacją. Tak jest u nas – i uczymy się tego z powodzeniem każdego dnia. Tworzymy system, którego funkcjonalności wręcz domagają się dobrej komunikacji oraz pracy w zespole. To narzuca nam ten sposób działania.

Wspomniany zespół poszerzył się przez te 20 lat, szczególnie w ostatnim czasie. Jak to wpływa na organizację pracy nad zmianami w legislacji?

Wszystko odbywa się ewolucyjnie. W większości firm rozwój naturalnie powoduje kolejne zmiany i reorganizacje, udoskonalenia procesów. W naszym wypadku istotne było to, że to następowało w sposób ugruntowany. Sukces przychodził organicznie wraz z rozwojem firmy, nie był przeskalowany. Latami szliśmy do przodu – tak organizacyjnie, jak i biznesowo. Mogłabym to opisać cytatem z XIV Dalajlamy.

Którym?

„Jeżeli jest to dobre działanie, z natury rzeczy pożyteczne, prawdziwe i sprawiedliwe, wówczas nie zwlekając i nie poddając się zniechęceniu, im więcej napotkasz przeszkód, tym bardziej powinieneś wzmocnić swoją odwagę i tym większy włożyć w to działanie wysiłek.” Przekładając to na działanie firmy Soneta: od samego początku wierzymy w to, co robimy. Kiedy zaś napotykamy przeszkody, jesteśmy zdeterminowani i odważni w podejmowaniu kolejnych decyzji.

Wracając do teraźniejszości, tego intensywnego przejścia między jednym rokiem i drugim: jak to wygląda od kuchni? Jak wiele przepisów dostawca oprogramowania jest w stanie przewidzieć i przygotować się zawczasu?

Utarło się, że intensywny jest koniec roku, ale tak naprawdę to podejście jest zamierzchłą przeszłością. Rzeczywiście, na początku funkcjonowania mieliśmy takie cykle, związane z prawem gospodarczym. Było wiadomo, że ostatnia wersja systemu w roku i pierwsze dwie w kolejnym są poświęcone zmianom w prawie gospodarczym. Odstępstwo od tej normy pojawiło się tylko jeden raz – w momencie wejścia Polski do Unii Europejskiej.

Czyli maj 2004.

Tak, to było wielkie wydarzenie logistyczne również dla nas. Musieliśmy w bardzo krótkim czasie wydać wersję zgodną z prawem unijnym. Zainteresowanie było ogromne – dość powiedzieć, że ówczesne serwery Ministerstwa Finansów przestały odpowiadać z uwagi na duże obłożenie. Po intensywnym okresie wróciliśmy do zwyczajowych cykli pracy, ale w ostatnich latach zweryfikowaliśmy to podejście.

Dlaczego?

To, co wydarzyło się w czasie pandemii, zupełnie zmieniło nasz sposób działania, jeśli chodzi o zmiany w przepisach. Od trzech lat nie można powiedzieć, że mamy jakieś stałe okresy zmian prawnych. Musieliśmy zmienić sposób działania.

Jak więc jest teraz?

Pracujemy na projektach przepisów i reagujemy, gdy tylko pojawią się jakieś zapowiedzi zmian. To jest już praca w trybie „z dnia na dzień”. Zmieniliśmy sposób wydawania systemu i metodykę prowadzenia projektów. Pracujemy w dwutygodniowych sprintach, gdzie najwyższy priorytet mają zmiany w przepisach, a następnie rozwój funkcjonalny. Dzięki temu możemy zachować zwinność i jakość oprogramowania. Oczywiście przełom roku obfituje w największe zmiany, lecz te mniejszego kalibru pojawiają się w każdym miesiącu roku obrachunkowego.

Duża zmiana.

Dodam jeszcze, że jako liczący się na rynku producent jesteśmy zapraszani przez Ministerstwo Finansów do konsultacji społecznych przed wprowadzeniem zmian. To dużo ułatwia, sprawniej odczytujemy intencje ustawodawcy. Korzysta z tego również Klient końcowy.

Możemy powiedzieć, że mamy wpływ na projektowanie zmian w prawie?

Prawa nie zmieniamy, ale wprowadzamy pewne uwagi odnośnie informatycznej strony projektowanych zmian. Dziś niemal każda firma pracuje na jakimś oprogramowaniu. Wszystkie zmiany prawa dotykają również sfery technologicznej. Ustawodawca może zasugerować się naszymi uwagami lub też nie. Staramy się, by nasze by nasze sugestie były podparte argumentami z myślą przede wszystkim o naszych klientach.

Jaki jest więc najważniejszy czynnik pracy przy zmianach w przepisach?

To wypadkowa doświadczenia, sposobu wytwarzania kodu, ale również i wpływu otoczenia, w którym funkcjonujemy. Wspomniałam o tym, że jako firma weszliśmy do grona dostawców oprogramowania, zaproszonych do konsultacji społecznych. Mamy jednak również grupę organizacji i specjalistów w dziedzinie prawa gospodarczego, do których sami możemy się zwrócić i przedyskutować dane tematy. Przykładem jest nasza wieloletnia współpraca ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce czy Polską Izbą Biegłych Rewidentów. Oni mają wyczucie i wiedzę, gdzie postawić akcent. Mamy też grono klientów, którzy opisują nam problemy, które mogą się pojawić, w tym biura rachunkowe i doradców podatkowych.

Słowem, kooperacja.

Dzięki wymianie informacji między różnymi organizacjami możemy upewnić się i pozyskać dodatkowy punkt widzenia na tematy, które są dla nas istotne. Musimy być precyzyjni. Każdy potencjalny błąd w systemie waży w relacji z klientem. Zwiększyła się rola producentów systemów ERP, ale za tym idzie również większa odpowiedzialność.

Jakie są plany rozwojowe enova365?

To żadna tajemnica, naszą przyszłość po prostu pisze ustawodawca. My za nią podążamy, starając się również wyprzedzać pewne fakty. Przykładem może być Krajowy System e-Faktur. To bardzo duża zmiana w polskim obiegu gospodarczym. Digitalizacja w czasie rzeczywistym mocno zmieni warstwę informatyczną. My nie czekaliśmy, aż zacznie obowiązywać obligatoryjnie. Już wcześniej dostarczyliśmy Klientom gotowe rozwiązanie. Dostosowujemy je także do zmian na samej platformie KSeF, która nadal podlega modernizacjom przez ustawodawcę. Organizujemy szkolenia, webinary i zachęcamy przedsiębiorców, by już teraz się do tego przygotowywali.

Tak, tu rzeczywiście da się dużo przewidzieć.

To samo dotyczy wielu innych zmian w obszarze liczenia podatków od wynagrodzeń czy dochodów firmy. My na bieżąco informujemy Klientów, co jest realizowane w kolejnych wersjach. Również ta bieżąca komunikacja z nimi jest doceniana przez użytkowników. Kluczowe jest, by budować świadomość zmian, które nas czekają. Dotarcie z informacją i kolejnymi wersjami do klientów końcowych możliwa jest przez Ogólnopolską Autoryzowaną Sieć Partnerów. To ponad 230 firm, które są w codziennym kontakcie z Klientami.

Źródło: www.soneta.pl