Krajowy System e-Faktur – jak przygotować firmę do nowych przepisów?

 

Od stycznia 2024 r. w Polsce mają zacząć obowiązywać przepisy, które wprowadzą konieczność wykorzystania centralnego systemu e-fakturowania (KSeF) w procesach wystawiania i odbioru faktur. Poza KSeF nie będzie żadnej możliwości skutecznego wygenerowania faktury.

KSeF narzuci też jeden standard faktury elektronicznej. Jest to tzw. faktura ustrukturyzowana, której budowę określa mocno rozbudowany schemat (podobnie jak to jest w plikach JPK). Ustrukturyzowana, obowiązkowa e-faktura musi mieć format xml. Do wygenerowania takiego pliku niezbędne jest oprogramowanie biznesowe, takie jak na przykład Symfonia KSeF.

Obligatoryjny KSeF przyniesie konieczność zmiany po stronie przedsiębiorców procesów biznesowych m.in. w obszarze fakturowania oraz obiegu faktur – przede wszystkim w zakresie ich pobierania do przetwarzania w oprogramowaniu finansowo-księgowym oraz ich obsługi w tych systemach. Szczególnie duże i średnie firmy będą musiały przygotować się do zmian związanych z KSeF. Dla bezpieczeństwa procesów wskazane jest, aby przygotowania zacząć jak najwcześniej.

Sprzedaż, zakupy, rozliczenia księgowe. Co się zmieni w procesach i jak się do tego przygotować?

Największa zmiana i zarazem nowość związana z KSeF polega na tym, że do wytworzenia uznawanej przez organy skarbowe faktury niezbędne jest jej zatwierdzenie w wymaganej formie w systemie administrowanym przez Ministerstwo Finansów. Nawet jeśli faktura zostanie wygenerowana w dowolnym systemie informatycznym i zostanie przesłana do kontrahenta (np. mailem) z pominięciem KSeF, dla organów skarbowych nie będzie ona dokumentem spełniającym kryteria ustawy i tym samym nie będzie ona podstawą do przeprowadzenia rozliczeń księgowych.

Pierwsza zmiana w procesach biznesowych firm polegać będzie zatem na dostosowaniu użytkowanego oprogramowania biznesowego, w którym wystawiane są faktury i w którym są one przetwarzane na użytek rozliczeń rachunkowych, do komunikacji z KSeF.

Spójrzmy na to z dwóch perspektyw: sprzedaży oraz rozliczania kosztów (zakupów).

KSeF a proces sprzedaży: jak się przygotować?

W sprzedaży oddelegowani pracownicy firmy mogą odpowiadać albo za całościowe wystawianie dokumentów sprzedaży, albo za przygotowanie danych do wygenerowania tych dokumentów, które na dalszych etapach procesu są weryfikowane i akceptowane przez innych pracowników.

W kontekście KSeF zmiana polegać będzie na wdrożeniu w użytkowanym obecnie oprogramowaniu biznesowym funkcjonalności, która pozwoli przygotować e-fakturę ustrukturyzowaną, zgodnie z wymaganym przez resort finansów standardem. To może być oprogramowanie handlowe dedykowane wyłącznie obsłudze sprzedaży (np. w punkcie zbytu), jak również systemy obsługujące logistykę czy magazyny. Na szczęście KSeF już wyposażono w tzw. interfejs programistyczny, czyli API, który pozwala integrować z nim zewnętrzne systemy informatyczne i aplikacje.

Dla przedsiębiorcy ważne jest, by możliwie wcześnie zorientować się, jak producent użytkowanego przez niego oprogramowania podchodzi do kwestii obsługi procesów biznesowych w obliczu obligatoryjnego KSeF.

Kiedy dostarczy aktualizacje systemów; jakie będą one miały funkcjonalności, czy aktualizacja wiąże się z koniecznością poniesienia kosztów; w jakim zakresie producent może udzielić wsparcia w przeszkoleniu pracowników?

Tego rodzaju pytania można mnożyć, dlatego im szybciej nastąpi kontakt z dostawcą oprogramowania, tym lepiej. Jeżeli dostawca oprogramowania nie wprowadzi odpowiednich zmian i nie zapewni aktualizacji na czas, należy odpowiednio wcześniej sięgnąć po rozwiązania wspomagające działalność w okolicznościach obligatoryjnego KSeF.

Symfonia KSeF pomaga automatyzować procesy sprzedażowe

Komunikacja oprogramowania biznesowego z KSeF w procesie sprzedaży powinna być zautomatyzowana. Tego rodzaju automatyzację wspiera rozwiązanie Symfonia KSeF. Po przygotowaniu faktury sprzedaży oprogramowanie to automatycznie przesyła plik w formacie xml do KSeF i dodatkowo obsługuje przepływ informacji zwrotnej z tego systemu – odbiera informację, że e-faktura została pozytywnie zweryfikowana, pobiera UPO (urzędowe poświadczenie odbioru) oraz indywidualny numer dokumentu nadany e-fakturze przez KSeF. Jeśli chodzi o komunikację z kontrahentami, nie ma żadnych przeciwwskazań, by ustrukturyzowane e-faktury przesyłać do nich mailem lub drukować.

Po wysłaniu efaktury do KSeF, kontrahent ma możliwość jej odbiory także poprzez KSeF. Oczywiście bezpieczniej będzie przesyłać kontrahentom e-faktury już pozytywnie zweryfikowane w KSeF, wraz z numerem indywidualnym nadanym w KSeF. Tu kluczowe jest, by oprogramowanie biznesowe miało taką funkcjonalność, która pozwoli wydrukować plik xml lub przekonwertować go do wygodnej dla kontrahenta postaci – np. zwykłego PDF. W przypadku kontrahentów zagranicznych może zaistnieć potrzeba wysyłania efaktury poprzez inne rozwiązanie biznesowe.

Opisane powyżej wskazówki wydają się być proste, natomiast warto sobie zdać sprawę z tego, że wdrożenie ich do praktyki biznesowej może wymagać przeprowadzenia w firmie szkoleń, a pracownicy mogą potrzebować czasu, by zaadaptować się do nowych uwarunkowań. Przecież nowy standard e-faktury ma ściśle określoną strukturę, której należy dochować – inaczej dokument nie zostanie zaakceptowany przez KSeF i odrzucony jako nieważny.

W Symfonii użytkownicy mają możliwość korzystania z naszych szkoleń dostępnych w ramach Akademii Symfonia. Pracownicy obsługujący bezpośrednio klientów, np. w sklepach, powinni biegle posługiwać się oprogramowaniem, aby czynności związane z przygotowywaniem faktury do przesłania do KSeF zajmowały jak najmniej czasu. Tym bardziej za wszelką cenę należy uniknąć sytuacji, w których KSeF będzie odrzucał wysłany dokument z powodów formalnych. Tu dostawcy oprogramowania mogą wnieść istotną wartość dodaną w postaci możliwości weryfikowania poprawności struktury już na etapie przygotowywania dokumentów przed wysłaniem do KSeF

Niewątpliwie kolejną sprawą, o jakiej należy pamiętać, to przetwarzanie informacji o indywidualnych numerach faktur nadawanych przez KSeF w momencie ich akceptacji w systemie. W praktyce biznesowej to one będą służyły identyfikacji dokumentów w procesach rozliczeniowych oraz w komunikacji z klientami. Dlaczego? Ponieważ co do zasady faktury formalnie będą wystawiane w KSeF (nabiorą urzędowej mocy), a nie w firmowych systemach zewnętrznych.

Decydujący więc będzie ów numer indywidualny nadany w KSeF, a nie numeracja własna przyjęta przez sprzedawcę. Można wstępnie założyć, że na potrzeby rozliczeń księgowych, ewidencji i identyfikacji to właśnie indywidualne numery KSeF zyskają na znaczeniu w procesach biznesowych i księgowości.

Kłopotliwa data wystawienia faktury

Obligatoryjny KSeF przyniesie istotną zmianę w określaniu dat wystawianych faktur. Co do zasady nie jest nią data przygotowania i wygenerowania dokumentu w systemie użytkownika, lecz data akceptacji faktury w KSeF. Ta zmiana spowoduje, że wiele firm będzie musiało uważnie przeanalizować swoje procesy fakturowania, tak aby uzyskać pewność daty wystawianych faktur.

Chodzi o to, by przez nieprzewidziane zdarzenia, takie jak słabe połączenie z siecią, awaria systemu własnego, przestój lub przeciążenie KSeF, nie spowodowało przeskoku daty faktury sprzedaży na kolejny dzień lub okres rozliczeniowy (szczególne komplikacje mogą powstawać w sytuacji wystawiania dokumentów ostatniego dnia miesiąca). Dobrą praktyką, oczywiście tam, gdzie będzie to możliwe, może być ustalenie procesu tak, by odpowiednio wcześniej przygotowywać faktury i wysyłać je do KSeF – np. nie ostatniego, a przedostatniego dnia miesiąca lub przynajmniej przesyłać dokumenty do KSeF w pierwszej części dnia

Co z załącznikami do ustrukturyzowanych e-faktur?

Wiele firm będzie musiało ustalić, w jaki sposób przekazywać swoim kontrahentom załączniki do ustrukturyzowanych e-faktur. KSeF jako centralny system przyjmuje wyłącznie faktury i jak na razie nie ma możliwości podczepienia do nich załączników. Tymczasem w wielu sytuacjach w wymianie faktur między firmami towarzyszy dodatkowa dokumentacja.

Być może optymalnym rozwiązaniem jest zachowanie dotychczasowych procesów i kanałów wymiany faktur z kontrahentami, pod warunkiem wdrożenia jednej zmiany w procesie, która polega na uwzględnieniu faktu weryfikacji e-faktury w KSeF. W praktyce mogłoby to wyglądać następująco: użytkownik przygotowuje projekt faktury wraz załącznikami we własnym systemie, a następnie wysyła projekt faktury do KSeF. Po uzyskaniu informacji zwrotnej o jej akceptacji, system pobiera z KSeF zatwierdzoną fakturę wraz z nadanym jej przez KSeF unikatowym numerem identyfikacyjnym i dopiero ten plik zostaje wysłany kontrahentowi wraz z załącznikami (e-faktura przy okazji może zostać przekonwertowana do pliku PDF).

Alternatywną opcją może być jedynie pobranie z zaakceptowanej faktury jej numeru identyfikacyjnego KSeF, umieszczenie tego numeru w nagłówku załączników i wysłanie ich z tą adnotacją do kontrahenta – bez faktury. Szczegółowe ustalenie tych kwestii zależy od indywidualnych ustaleń z kontrahentami, niemniej firmy, które wysyłają załączniki do faktur sprzedażowych, powinny mieć ten problem na uwadze. Również nabywcy, którzy powinni otrzymać załączniki do faktur, powinni zastanowić się, jak mógłby być zorganizowany obieg tych dokumentów po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF.

KSeF a zakupy i ewidencja kosztów: jak się przygotować?

W przypadku zakupów bezpośrednich (np. w sklepie czy na stacji benzynowej) sprawa wydaje się być prosta. W punkcie sprzedaży poprosimy o fakturę i na miejscu ją otrzymamy w postaci wydruku, ewentualnie po sczytaniu karty klienta będziemy otrzymywać zbiorcze rozliczenia na koniec miesiąca – np. mailem lub poprzez portal należący do sieci handlowej. Sprawa się jednak nieco komplikuje w przypadku faktur, które dotychczas kontrahenci zwyczajowo przesyłają sobie mailem lub pocztą.

Po wprowadzeniu KSeF taki sposób wymiany faktur nie będzie konieczny – po zaakceptowaniu e-faktury w KSeF będzie ona czekała w systemie, aż nabywca ją odbierze. Niestety, obecnie KSeF działa w taki sposób, że odbiorca faktury nie wie, iż w systemie czeka wystawiona dla niego faktura zakupowa. System nie wysyła żadnych powiadomień do nabywców. O ile to się nie zmieni, przedsiębiorcy powinni albo wdrożyć u siebie procedury systematycznego sprawdzania swojego konta w KSeF i ściągania z niego faktur zakupowych (opcja być może dobra dla mikroprzedsiębiorców, którzy nie przetwarzają w ciągu miesiąca wielu faktur), albo trzeba będzie zadbać o to, by systemy biznesowe automatycznie importowały ustrukturyzowane e-faktury z KSeF.

Druga z wyżej wymienionych opcji jest wygodniejsza dla przedsiębiorcy nie tylko z tego powodu, że oznacza ona automatyzację procesu, ale z uwagi na to, że w myśl nowych przepisów data odbioru faktury przez nabywcę jest tą samą datą, w której dokument został pozytywnie zweryfikowany w KSeF. Innymi słowy, KSeF przyjmując i akceptując fakturę uznaje, że została ona doręczona nabywcy (pomimo że on nie pobrał dokumentu do swoich systemów informatycznych).

W przypadku przetwarzania wielu faktur zakupowych wskazane jest wdrożenie funkcjonalności, która pozwoli automatycznie importować faktury zakupowe z KSeF do systemów finansowo-księgowych. Możliwość taką zapewnia Symfonia KSeF, która może działać jako usługa w tle – import odbywa się automatycznie do bufora oprogramowania finansowo-księgowego. Opcja taka znacząco usprawni procesy poprzez wyeliminowanie konieczności ręcznego importowania dokumentów z KSeF do użytkowanego systemu.

Indywidualny dostęp do faktur zakupowych

W przypadku firm, które ustalają dla swoich pracowników indywidualne ograniczenia w zakresach dostępu do faktur od poszczególnych kontrahentów, konieczne będzie wdrożenie funkcjonalności, która na to pozwoli. Obecnie bowiem, po uwierzytelnieniu użytkownika w KSeF, osoba taka ma wgląd do wszystkich faktur podmiotu, który reprezentuje. Zarządzanie dostępem do faktur przedsiębiorstwa (zarówno sprzedaży, jak i kosztowych) można regulować z poziomu własnego oprogramowania. Taka funkcjonalność jest dostępna na przykład w rozwiązaniu Symfonia KSeF.

Właściwa integracja systemów fakturujących i finansowo-księgowych

Jednym z istotnych punktów w przygotowaniu firmy na obligatoryjny KSeF jest zadbanie o integrację użytkowanego oprogramowania. Dotyczy to oczywiście firm, które korzystają z co najmniej dwóch rozwiązań – w obszarze sprzedaży oraz zarządzania finansami i księgowością. Integracja powinna zapewnić automatyczną wymianę informacji w zakresie: wystawianych faktur, które trafiają do KSeF, informacji zwrotnych i komunikatów pochodzących z KSeF, możliwości automatycznego importu e-faktur z KSeF. Systemy własne użytkowane w firmie powinny „widzieć” proces obiegu faktur z udziałem KSeF.

Dla przykładu: w systemie finansowo-księgowym powinna być dostępna informacja o zaakceptowanej przez KSeF fakturze sprzedaży, chociaż została ona wysłana z programu handlowego. Im lepsza integracja i automatyzacja działań, tym mniejsze ryzyko pomyłek i mniejsze nakłady czasu pracy na ręczną obsługę dokumentów.

Funkcjonalności takie zapewnia Symfonia KSeF, która jako rozwiązanie natywne jest domyślnie zintegrowana z oprogramowaniem Symfonia – włączając w to nie tylko systemy do wystawiania faktur (Symfonia Handel) i oprogramowanie finansowo-księgowe (Symfonia Finanse i Księgowość), ale także w przyszłości Symfonię Obieg Dokumentów oraz Symfonię eBiuro.

Na szczęście obligatoryjny KSeF wraz ze standaryzacją e-faktur może przynieść sporo zmian na lepsze – firmy nie będą musiały samodzielnie archiwizować faktur, będą mogły wdrożyć automaty wspierające księgowość i rozliczenia, w zasadzie zniknie ręczna ewidencja faktur. Nie trzeba będzie wystawiać faktur korygujących, ani dociekać, czy nabywca odebrał fakturę. Korzyści i zalet idei KSeF jest wiele, a zachowanie odpowiednio wcześniej pewnej uważności na zmiany wynikające z KSeF, powinny pozwolić każdej firmie gładko przejść przez proces adaptacji.

Źródło: www.symfonia.pl