Od 18. kwietnia bieżącego roku zamawiający w rozumieniu ustawy o zamówieniach publicznych będą mieli nowy obowiązek. Wynika on z dyrektywy 2014/55/UE, której następstwem jest ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (z 9. Listopada 2018r.). Tym obowiązkiem jest nałożenie odbioru faktury w formie elektronicznej. Ma w tym pomóc nowe, bezpłatne narzędzie – platforma do elektronicznego fakturowania (PEF). Jak działa PEF i w jaki sposób można ją wdrożyć? Czy to rozporządzenie jest początkiem kompletnej informatyzacji przedsiębiorstw publicznych? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w tym artykule.
| REKLAMA |
 |
Dobrze zinformatyzowane społeczeństwo
Jak wynika z badań GUS przeprowadzonych w 2018 roku, społeczeństwo polskie jest coraz lepiej zinformatyzowane. Odsetek osób korzystających regularnie z Internetu w roku ubiegłym jest o 2,1 punktu procentowego większy w stosunku do wyniku z 2017 roku. Komunikacja wirtualna to teraz wiodący sposób wymiany informacji, również w środowisku biznesowym. Z Internetu korzysta znaczna większość organizacji - odsetek przedsiębiorstw ze stałym dostępem do Internetu szerokopasmowego w 2018 wyniósł 95%, a do mobilnego 67,6%. Firmy także coraz częściej ufają oprogramowaniu udostępnianemu w chmurze, co potwierdza poniższy wykres:
Na rynku nadal jednak funkcjonują instytucje, które większość procesów realizują tradycyjną, papierową drogą. Są to głównie przedsiębiorstwa z sektora publicznego.
PEF - początek cyfrowej rewolucji w przedsiębiorstwach publicznych
Większość prywatnych firm w Polsce już od około 30 lat przesyła faktury oraz inne dokumenty drogą elektroniczną. Gorzej wygląda to natomiast w sektorze publicznym, gdzie nadal jeszcze funkcjonuje papierowa wymiana dokumentów sprzedaży/zakupu. Problem ten nie dotyczy tylko Polski, lecz wielu krajów w Europie, dlatego postanowiła się nim zająć Unia Europejska, wprowadzając wspomnianą dyrektywę.
Oprócz ustawy, następstwem wdrożenia w życie dyrektywy jest sponsorowana przez państwo platforma elektronicznego fakturowania (PEF). To darmowy system, z którego od 18. kwietnia będą mogły skorzystać wszystkie instytucje publiczne oraz ich wykonawcy. W realizację projektu zostały zaangażowane 3 oddzielne podmioty. Pierwszy z nich to Instytut Logistyki i Magazynowania, który pełni rolę inżyniera kontraktu i odpowiada za przebieg i nadzorowanie prac. Pozostałe dwa to brokerzy, którzy na co dzień specjalizują się w dostarczaniu rozwiązań IT wspierających biznes. Każdy z nich ma przygotować swoją niezależną platformę, spełniając przy tym warunek pełnej wymiany danych pomiędzy sobą. Dlaczego więc powstają dwa osobne rozwiązania do realizacji jednego celu? Według ministerstwa chodzi przede wszystkim o bezpieczeństwo - jeśli jeden broker nie wywiąże się lub zrezygnuje z kontraktu, użytkownik może zacząć korzystać z alternatywnej platformy, na której znajdują się już wszystkie jego dane.
Jak wdrożyć PEF w organizacji?
18. kwietnia zbliża się wielkimi krokami, dlatego instytucje publiczne już powinny zacząć intensywne prace prowadzące do wdrożenia PEF w swojej organizacji. Wdrożenie elektronicznych faktur najlepiej przeprowadzić w trzech etapach:
Jak wynika z badań GUS przeprowadzonych w 2018 roku, społeczeństwo polskie jest coraz lepiej zinformatyzowane. Odsetek osób korzystających regularnie z Internetu w roku ubiegłym jest o 2,1 punktu procentowego większy w stosunku do wyniku z 2017 roku. Komunikacja wirtualna to teraz wiodący sposób wymiany informacji, również w środowisku biznesowym. Z Internetu korzysta znaczna większość organizacji - odsetek przedsiębiorstw ze stałym dostępem do Internetu szerokopasmowego w 2018 wyniósł 95%, a do mobilnego 67,6%. Firmy także coraz częściej ufają oprogramowaniu udostępnianemu w chmurze, co potwierdza poniższy wykres:
Na rynku nadal jednak funkcjonują instytucje, które większość procesów realizują tradycyjną, papierową drogą. Są to głównie przedsiębiorstwa z sektora publicznego.
PEF - początek cyfrowej rewolucji w przedsiębiorstwach publicznych
Większość prywatnych firm w Polsce już od około 30 lat przesyła faktury oraz inne dokumenty drogą elektroniczną. Gorzej wygląda to natomiast w sektorze publicznym, gdzie nadal jeszcze funkcjonuje papierowa wymiana dokumentów sprzedaży/zakupu. Problem ten nie dotyczy tylko Polski, lecz wielu krajów w Europie, dlatego postanowiła się nim zająć Unia Europejska, wprowadzając wspomnianą dyrektywę.
Oprócz ustawy, następstwem wdrożenia w życie dyrektywy jest sponsorowana przez państwo platforma elektronicznego fakturowania (PEF). To darmowy system, z którego od 18. kwietnia będą mogły skorzystać wszystkie instytucje publiczne oraz ich wykonawcy. W realizację projektu zostały zaangażowane 3 oddzielne podmioty. Pierwszy z nich to Instytut Logistyki i Magazynowania, który pełni rolę inżyniera kontraktu i odpowiada za przebieg i nadzorowanie prac. Pozostałe dwa to brokerzy, którzy na co dzień specjalizują się w dostarczaniu rozwiązań IT wspierających biznes. Każdy z nich ma przygotować swoją niezależną platformę, spełniając przy tym warunek pełnej wymiany danych pomiędzy sobą. Dlaczego więc powstają dwa osobne rozwiązania do realizacji jednego celu? Według ministerstwa chodzi przede wszystkim o bezpieczeństwo - jeśli jeden broker nie wywiąże się lub zrezygnuje z kontraktu, użytkownik może zacząć korzystać z alternatywnej platformy, na której znajdują się już wszystkie jego dane.
Jak wdrożyć PEF w organizacji?
18. kwietnia zbliża się wielkimi krokami, dlatego instytucje publiczne już powinny zacząć intensywne prace prowadzące do wdrożenia PEF w swojej organizacji. Wdrożenie elektronicznych faktur najlepiej przeprowadzić w trzech etapach:
Etap 1: Na samym początku warto zadać sobie kilka istotnych pytań, takich jak:
Etap 2: Do platformy firma może mieć dostęp na 3 sposoby:
Etap 3: To etap wdrożenia wybranego rozwiązania. Żeby rozpocząć ten proces przedsiębiorca musi założyć konto na portalu wybranego brokera. Robi to bezpośrednio na wybranym portalu, identyfikując się przy tym swoim numerem NIP albo GLN – numerem ustanowionym przez organizację GS1. Po wybraniu sposobu logowania, firma powinna poinformować swoich kontrahentów o sposobie identyfikacji, jaką wybrała w PEF.
Jak systemy ERP pomagają w elektronicznym odbiorze faktur?
Podmiotom, które mają taką możliwość, zaleca się integrację platformy do elektronicznego fakturowania z używanym w organizacji systemem ERP. Dlaczego jest to najbardziej optymalne rozwiązanie?
Dostawcy oprogramowania już planują wdrożenie dodatkowych modułów, które ułatwią taką integrację.
Projekt elektronizacji obiegu dokumentów w ramach zamówień publicznych może liczyć na finansowanie państwa przez 10 lat. Do tego czasu, w każdym państwie unijnym, instytucje publiczne powinny móc zarówno odbierać jak i wysyłać faktury drogą elektroniczną. Warto wiedzieć, że przygotowane w naszym kraju rozwiązanie nie jest autonomiczne w stosunku do rozwiązań przygotowywanych za granicą – za jego pomocą będzie można się wymieniać dokumentami w ramach całej Unii Europejskiej.
To początek dużej rewolucji cyfrowej, która ma jeden cel – wyeliminowanie obiegu dokumentacji papierowej.
Źródło: www.unit4.pl
- Ile faktur rocznie wystawiamy/odbieramy?
- Z jakiego systemu księgowego korzysta nasza firma?
- Czy w firmie funkcjonują już narzędzia do elektronicznego obiegu dokumentów?
- Czy nasi kontrahenci są gotowi na elektroniczną wymianę danych?
Etap 2: Do platformy firma może mieć dostęp na 3 sposoby:
- Bezpośrednio przez stronę www – to rozwiązanie dla firm, które nie planują odbierania dużej ilości faktur. W tej sytuacji faktury są pobierane prosto z platformy.
- Poprzez aplikację desktopową – to rozwiązanie dobre dla tych, którzy nie mają stałego dostępu do sieci, ponieważ taka aplikacja działa również offline. Oznacza to, że użytkownicy mają dostęp do przeznaczonych dla nich dokumentów o ile je wcześniej pobrali.
- Integrując PEF z systemem ERP za pomocą API – to bardzo wygodna metoda, polecana wszystkim firmom, korzystającym z systemu ERP. Dzięki takiej integracji faktury z PEF bezpośrednio transportowane są do systemu księgowego i są automatycznie katalogowane.
Etap 3: To etap wdrożenia wybranego rozwiązania. Żeby rozpocząć ten proces przedsiębiorca musi założyć konto na portalu wybranego brokera. Robi to bezpośrednio na wybranym portalu, identyfikując się przy tym swoim numerem NIP albo GLN – numerem ustanowionym przez organizację GS1. Po wybraniu sposobu logowania, firma powinna poinformować swoich kontrahentów o sposobie identyfikacji, jaką wybrała w PEF.
Jak systemy ERP pomagają w elektronicznym odbiorze faktur?
Podmiotom, które mają taką możliwość, zaleca się integrację platformy do elektronicznego fakturowania z używanym w organizacji systemem ERP. Dlaczego jest to najbardziej optymalne rozwiązanie?
Integracja systemu ERP z platformą za pomocą interfejsu API znacznie przyspieszy wymianę dokumentów. Po pierwsze - brokerzy PEF nie planują oddania funkcjonalności pozwalającej na import na platformę listy kontrahentów oraz indeksów towarowych z wykorzystywanego w przedsiębiorstwie oprogramowania co powoduje konieczność utrzymania tych danych na dwóch systemach. Tego problemu nie będzie w przypadku wysyłania i odbierania dokumentów poprzez ERP. Po drugie – wysyłane i odbierane dokumenty będą już odpowiednie o systemie klasyfikowane - mówi Jacek Janicki, analityk biznesowy z firmy Unit4 Polska, producenta oprogramowania dla biznesu marki TETA.
Dostawcy oprogramowania już planują wdrożenie dodatkowych modułów, które ułatwią taką integrację.
W systemie TETA ERP planujemy stworzyć specjalny moduł, dzięki któremu faktury, oraz resztę komunikatów, które są obsługiwane w ramach PEF, będą klasyfikowane w odpowiednich kartotekach, bez konieczności ich przepisywania. Dotyczy to zarówno wysyłki jak i odbioru takich dokumentów. Moduł bez ingerencji użytkownika, sam sprawdza czy na platformie są faktury do pobrania i przenosi je automatycznie do systemu. Warto też nadmienić, że nowe rozwiązanie może służyć nie tylko do integracji z PEF ale z każdym komercyjnym rozwiązaniem do elektronicznego obiegu dokumentów – podkreśla Jacek Janicki z Unit4 Polska.
Projekt elektronizacji obiegu dokumentów w ramach zamówień publicznych może liczyć na finansowanie państwa przez 10 lat. Do tego czasu, w każdym państwie unijnym, instytucje publiczne powinny móc zarówno odbierać jak i wysyłać faktury drogą elektroniczną. Warto wiedzieć, że przygotowane w naszym kraju rozwiązanie nie jest autonomiczne w stosunku do rozwiązań przygotowywanych za granicą – za jego pomocą będzie można się wymieniać dokumentami w ramach całej Unii Europejskiej.
To początek dużej rewolucji cyfrowej, która ma jeden cel – wyeliminowanie obiegu dokumentacji papierowej.
Źródło: www.unit4.pl
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata- a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku o wartości sztucznej inteligencji decyduje nie jej „nowość”, ale zdolność do dostarczan… / Czytaj więcej
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Ponad 60% średnich przedsiębiorstw przemysłowych w Europie uważa, że tempo ich transformacji cyfrow… / Czytaj więcej
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biz… / Czytaj więcej
Co dziś decyduje o sukcesie projektów IT?
Według danych z analizy rynku IT w 2025 roku, 59% projektów jest ukończonych w ramach budżetu, 47%… / Czytaj więcej
Przemysł w 2026 roku: od eksperymentów do zdyscyplinowanego wdrażania AI
Rok 2026 będzie momentem przejścia firm produkcyjnych od pilotaży technologicznych do konsekwentnyc… / Czytaj więcej
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś… / Czytaj więcej
