Zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi sprzętu

 

 

 

Prześledźmy proces użytkowania różnego rodzaju urządzeń, czyli obsługi zgłoszeń lub incydentów związanych z jego eksploatacją. Zobaczymy konkretne przypadki, w których wspomniana komunikacja między użytkownikiem a przyjmującym zgłoszenie jest kluczowa oraz dowiemy się jak możemy ją sprawniej zorganizować korzystając z odpowiednich narzędzi.

Jeśli przy użytkowaniu danego urządzenia (medycznego, maszyny produkcyjnej, obrabiarki, środka transportu, sprzętu IT, czy jakiegokolwiek innego obiektu) wystąpi problem, którego nie będziemy w stanie samodzielnie rozwiązać (mimo dostępu do kompletnej dokumentacji) wówczas konieczny jest kontakt z właściwym działem technicznym lub serwisowym. Często sam kontakt telefoniczny okazuje się niewystarczający, dlatego ważne jest, aby zaledwie za pomocą kilku kliknięć w wygodny i szybki sposób zarejestrować zgłoszenie serwisowe, podając wszelkie niezbędne informacje, takie jak miejsce użytkowania lub wystąpienia problemu, urządzenie, którego dotyczy zgłoszenie, opis problemu czy dokumentację fotograficzną.

Przygotowane zgłoszenie od razu trafia na telefon osoby z działu technicznego, która sprawnie przydziela dedykowanego pracownika do naprawy, podając jednocześnie termin realizacji i wszystkie istotne elementy wysłanego zgłoszenia.

Ponadto aplikacja zapewniać powinna automatyzację w zakresie przepływu informacji po rozwiązaniu zgłoszonego problemu, dlatego na końcu całego procesu od razu następuje przekazanie komunikatu zwrotnego o wykonanej naprawie urządzenia lub jego gotowości do odbioru.

Sprawna komunikacja, o której mowa na wstępie to umożliwienie wykonania opisanych kroków w jednym lub w ściśle zintegrowanych narzędziach. To maksymalnie możliwe uproszczenie w wykonywaniu opisanych elementów, a także dodatkowe wsparcie ułatwiające komunikację: czyli wymianę informacji o zgłoszonej usterce pomiędzy użytkownikiem a pracownikiem obsługującym zgłoszenie.

Narzędzia mobilne i aplikacje webowe są idealnym rozwiązaniem, które wychodzi naprzeciw wyżej opisanym przypadkom. Dzięki temu, że posiadają intuicyjny interface , umożliwiają za pomocą posiadanego smartfona, tabletu lub komputera osobistego wykonać wszystkie kroki w procesie zdefiniowania, opisania i wysłania zgłoszenia.

Dzięki temu, że aplikacja mSerwis jest zintegrowana z SIMPLE.ERP zapewnia pełny przepływ danych i informacji. Niezależnie od formy rejestracji, czyli narzędzia jakiego użyjemy, zgłoszone incydenty trafić powinny do systemu centralnego, w którym prowadzony jest rejestr podlegających obsłudze obiektów (aparatury medycznej, urządzeń itd.). Da nam to możliwość zarówno łatwego tworzenia statystyk (ile zgłoszeń dla danego urządzenia utworzono, ile wykonano jako zlecenia naprawy, ile wykonał dany pracownik, jak szybko zgłoszenia były obsługiwane), a także umożliwi rozliczenie kosztów obsługi zgłoszeń.

Narzędzia SIMPLE zostały zaprojektowane tak, aby cały proces obsługi rejestru urządzeń oraz związanych z nimi zgłoszeń przebiegał w sposób sprawny i elastyczny dostosowany do opisanego wcześniej schematu.

Opisany rejestr może stanowić zarówno sprzęt medyczny, ale jak już wspomniano, także urządzenia techniczne, sprzęt IT, środki transportu, czy nawet obiekty takie jak budynki i pomieszczenia. Rejestr ten może być dodatkowo ściśle powiązany z kartoteką Środków Trwałych systemu SIMPLE.ERP, co w aspekcie wspomnianego rozliczenia kosztów zgłoszeń jest dodatkowym atutem (przekłada się to na niższy koszt, ponieważ nie wymaga integracji pomiędzy systemami).

To w tym centralnym rejestrze gromadzone są wszystkie informacje, dane opisujące urządzenia, koszty z nimi związane, ale także opisane w pierwszej części zgłoszenia serwisowe.

Wspomniane aplikacje mobilne i webowe stanowią wygodne rozwinięcie funkcji systemowych, które są dopasowane do potrzeb użytkowników końcowych i pracowników działu technicznego. Oprócz rejestracji i obsługi zgłoszeń możemy także wyszukiwać urządzenia wg geolokalizacji (funkcja aplikacji mobilnych), przeglądać dane konkretnych urządzeń w oparciu o skaner kodów kreskowych, a także przeglądać historię prac serwisowych oraz wszelkich działań planowanych dla danego urządzenia w wygodnej formie kalendarza.

Aplikacja mobilna mSerwis oprócz sprawniejszego i szybszego zarządzania serwisem zapewnia wszystkim użytkownikom systemu SIMPLE dostęp do niezbędnej dokumentacji oraz istotnych instrukcji serwisowych w wersji elektronicznej i innych danych techniczno – użytkowych pomocnych przy obsłudze danego urządzenia.

Jeśli chcą Państwo sprawdzić jakie konkretne korzyści w Waszej organizacji może zapewnić wykorzystanie naszych narzędzi do obsługi aparatury i urządzeń, zachęcamy do kontaktu i konsultacji ze Specjalistami oraz do zobaczenia na żywo pełnych możliwości systemu oraz aplikacji mobilnej od SIMPLE mSerwis, która jest także dostępna do pobrania w wersji DEMO.

Źródło: www.simple.com.pl