E-faktura – nowy standard w zamówieniach publicznych

Faktura elektroniczna na przestrzeni lat przyjmowała różne formy, od obrazu graficznego, przez plik PDF lub CSV, po bardziej współczesne formaty jak XML. Jedne wymagały udziału człowieka w procesie weryfikacji i rejestracji w systemach księgowych. Inne, jak w przypadku XML, dostosowania mechanizmów ich generowania lub odczytu w systemach księgowych. Dotychczasowa różnorodność stosowanych standardów wymuszała w takich przypadkach ponoszenie dodatkowych kosztów przygotowania tychże mechanizmów przez podmioty występujące po obu stronach transakcji – dostawców i odbiorców.

W dniu 16.04.2014 roku Parlament Europejski uchwalił Dyrektywę 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, która wprowadza pojęcie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej oraz reguluje zasady rozliczania zamówień publicznych wyłącznie z ich udziałem.

Czym jest ustrukturyzowana faktura elektroniczna?

Taka faktura elektroniczna to ogólnoeuropejski standard e-faktury, który będzie obowiązywał w obszarze zamówień publicznych zarówno po stronie wystawcy dokumentu, jak i jego odbiorcy.

W odróżnieniu od wcześniej wymienionych postaci e-faktur, zastosowanie tego standardu ma na celu przede wszystkim umożliwić pełną automatyzację procesu przetwarzania i rejestracji po stronie odbiorcy. Automatyzacja ma polegać na tym, że dostawca wystawia i przesyła fakturę w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, dzięki czemu zamawiający może ją automatycznie odebrać i przetworzyć.

Standaryzacja formatu e-faktury ma przynieść korzyści przedsiębiorcom, ale dostrzeżemy je także w szerszym wymiarze gospodarczym. Jako najważniejsze można wymienić: oszczędności finansowe oraz wzrost efektywności procesów gospodarczych, obniżenie kosztów funkcjonowania przedsiębiorstw i wzrost ich konkurencyjności na rynku krajowym i wewnątrzwspólnotowym, optymalizację zarządzania płynnością finansową poprzez skrócenie czasu przetwarzania e-faktur i oczekiwania na płatność oraz minimalizację ryzyka wystąpienia błędów.

Od kiedy obowiązuje ustrukturyzowana e-faktura

Zgodnie z podpisaną 9 listopada 2018 ustawą jej zapisy zaczną obowiązywać z dniem 18 kwietnia 2019. Od tego dnia każdy zamawiający, działający w oparciu o ustawę o zamówieniach publicznych, będzie zobowiązany do przyjęcia i przetworzenia ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, jeżeli wykonawca taką fakturę wystawi.

W procesie tym podmioty wspomagać ma budowana Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF), budowana w Polsce przez dwóch brokerów. Będzie ona umożliwiała dostawcom przesyłanie e-faktur ustrukturyzowanych oraz ich odbieranie przez zamawiających, działających w ramach ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Platforma ta z jednej strony odpowiadać będzie za komunikację między podmiotami, z drugiej natomiast zweryfikuje poprawność i kompletność przesyłanych dokumentów. Systemy klasy ERP a e-faktura

Producentów systemów wspomagających zarządzanie czeka praca nad przygotowaniem mechanizmów umożliwiających zarówno utworzenie i wysyłkę faktury elektronicznej w ustrukturyzowanej postaci, a także jej odbiór oraz przetworzenie elektronicznego dokumentu. Z systemów ERP korzystają zarówno zamawiający jak i wykonawcy umów opartych o PZP. Należy także wspomnieć, że stosowanie u zamawiających systemów elektronicznego obiegu dokumentów, wymusi ich dostosowanie do importu ustrukturyzowanych e-faktur od wykonawców. Po procesie akceptacyjnym przekazanie dokumentów do systemu ERP może być realizowane dotychczasowymi mechanizmami.

Podmioty objęte obowiązkiem będą mogły korzystać ze wspomnianej platformy usług elektronicznych, wybierając jedną z dostępnych opcji:

• odczyt dokumentów przez pracownika za pośrednictwem aplikacji webowej lub desktopowej, a następnie ręczne wprowadzenie danych z faktury do systemu finansowo-księgowego.
• ręczny import/eksport dokumentów z platformy e-fakturowania w formacie ustrukturyzowanym (XML), a następnie automatyczne wprowadzenie danych z pobranych faktur do systemu finansowo-księgowego w instytucji, co wymaga dostosowania systemu do przetworzenia e-faktury.
• automatyczne przesyłanie dokumentów z platformy e-fakturowania do systemów finansowo-księgowych instytucji publicznej przy zastosowaniu mechanizmów API.

Obecnie udostępnione zostały pierwsze wersje testowe aplikacji webowych, przygotowane przez dwóch brokerów, które umożliwiają zapoznanie się z działaniem podstawowych funkcji PEF.

Warto nadmienić, że docelowo platforma e-usług obejmie, oprócz wymienionej już faktury elektronicznej, również inne dokumenty w formie elektronicznej funkcjonujące w łańcuchu dostaw tj.

• Zamówienie dostawy
• Awizo dostawy
• Potwierdzenie odbioru

Ponieważ ustawa nakłada na podmioty publiczne od 18.04.2019 obowiązek przyjęcia i przetworzenia faktury elektronicznej, zachęcamy do kontaktu i konsultacji z naszymi Specjalistami. Nie pozwól się zaskoczyć pierwszą e-fakturą.

Autor:Rafał Pawłowski, Product Manager obszaru Obrót Towarowy w SIMPLE S.A.
Źródło: www.simple.com.pl