Kupno, czy outsourcing ERP?

Czy decydując się na wdrożenie systemu ERP musimy wszystko kupować na raz?

Zakup i wdrożenie systemu wspomagającego zarządzanie wiąże się z dużymi nakładami finansowymi jak i organizacyjnymi. Outsourcing może być optymalnym rozwiązaniem szczególnie dla przedsiębiorstw o rozproszonej strukturze przed którymi i tak stoi zadanie zbudowanie własnej infrastruktury informatycznej.
W ramach pełnego outsourcingu systemów wspomagających zarządzanie, po stronie outsourcera leży udostępnienie niezbędnej infrastruktury sprzętowej, uzgodnionych licencji na sam system ERP i bazy danych, opieka autorska z nimi związana ale również zapewnienie bezpieczeństwa danych zarówno pod względem technologicznym (backupy) oraz pod względem przepisów prawnych. W końcu, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, to firma outsourcingowa odpowiada za bezpieczeństwo danych.
Nakłady związane z wymienionymi wyżej elementami w przypadku outsourcingu są rozłożone w czasie zgodnie z okresem trwania umowy.

Jakie korzyści wynikają z podpisania umowy outsourcingowej?
Brak konieczności inwestowania w sprzęt, licencje na oprogramowanie czy pozbycie się problemów technologicznych to korzyści które wprost przekładają się na efektywność biznesową danej firmy.

Podpisanie umowy outsourcingowej daje przedsiębiorstwu dużo dodatkowych korzyści do których należą m.in.:

• współdzielenie odpowiedzialności biznesowej
• przewidywalność i stabilizacja kosztów związanych z funkcjonowaniem wydzielonego obszaru - brak konieczności inwestowania w nowy sprzęt, konserwację czy licencje itd.
• możliwość koncentracji i jeszcze lepszego rozwoju kluczowych kompetencji
• wzrost wydajności i stabilności środowiska informatycznego dzięki dostępowi do najnowocześniejszych technologii, standaryzacja procedur, doświadczenie osób wykonujących zadania związane z IT – dzięki długotrwałej współpracy z partnerem zapewniającym wysoki poziom kompetencji
• możliwość wykorzystania outsourcingu jako metody na reorganizację przedsiębiorstwa

Jak outsourcing jest postrzegany na różnych szczeblach zarządzania firmą?

Różnice w postrzeganiu outsourcingu wynikają głównie z pozycji zajmowanej w organizacji,  z perspektywy której przygląda się zagadnieniom związanym z outsourcingiem. Dla kierujących firmą ważne jest podejście biznesowe (skupienie się na kluczowych kompetencjach, efektywność finansowa outsourcingu, itp.), średni szczebel kierowniczy wymaga sprawności działania infrastruktury IT  (ich perspektywa nie obejmuje organizacji jako całości, a raczej jej części – działu, zespołu – dla nich ważne jest czy  dzięki outsourcingowi uzyskają się większą sprawność operacyjną), dla użytkownika końcowego outsourcing jest transparentny – czyli, poza czasem reakcji,  nie ma to dla niego większego znaczenia.

Jakie są najczęstsze opinie na temat  outsourcingu?

Jest wiele obiegowych opinii dotyczących outsourcingu systemów ERP.  Jedna, niestety w Polsce najbardziej rozpowszechniona, dotyczy sfery kosztów. Trzeba wyraźnie zaznaczyć - outsourcing nie jest sposobem na drastyczne obniżenie nakładów finansowych ponoszonych na IT. Outsourcing z pewnością jest sposobem na regulację  sfery kosztowej, uczynienia jej bardziej przejrzystą i podlegającą stałej kontroli. Druga najczęściej powtarzana opinia, a właściwie obawa, dotyczy utraty kontroli nad danymi. Tymczasem dane powierzone zewnętrznej firmie są znacznie bardziej bezpieczne niż te przechowywane we własnym zakresie. Outsourcer oferuje bowiem nowoczesne centra danych oraz, tak jak ZETO S.A. w Poznaniu, posiada specjalistyczne procedury dotyczące bezpieczeństwa przekazywania i przetwarzania oraz przechowywania powierzonych firmie danych. Certyfikowane normy takie jak System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodny z BS 7799:2-2002 są gwarancją, że outsourcer posiada opracowane procedury gwarantujące zabezpieczenie zasobów przed zagrożeniami zewnętrznymi i wewnętrznymi.

Dla kogo outsourcing ERP?

Popularność outsourcingu nie jest już domeną sektora korporacyjnego, coraz więcej zleceń pochodzi od firm średnich, a nawet małych. Jest oto związane z wyraźną zmianą myślenia o outsourcingu jako usłudze wspomagającej osiąganie przewagi konkurencyjnej. Coraz większa część kadry zarządzającej postrzega dostęp do najnowszych technologii, zapewnienie nieprzerwanej pracy systemów i bieżącą pomoc specjalistów jako środki uwiarygodniające firmę w oczach klientów i kontrahentów.