Zwyczajne weekendowe zakupy, czy przedświąteczny szał w centrach handlowych. Ogromne rzesze klientów wymuszają na sklepach sprawną obsługę. W hipermarketach narzędzia szybkiej sprzedaży towarów klientom detalicznym funkcjonują nie od dziś. Małe sklepy czy markety wciąż dość opornie wdrażają nowoczesne technologie wspierające pracę kasjerów. Powodem może być fakt, że to małe, często rodzinne przedsiębiorstwa z ograniczonymi możliwościami inwestycyjnymi. Obawa przed sporym wydatkiem, który niekoniecznie przełoży się na późniejsze zyski może odstraszać. A jednak... wdrożenie szybkiej sprzedaży nawet w małym sklepie to nie tylko wygoda klientów, ale przede wszystkim rozwiązanie, które pozwoli podnieść wydajność pracy ekspedientów, efektywnie wykorzystać czas pracowników, a dzięki temu przynieść wymierne oszczędności samemu przedsiębiorstwu.

Korzyści i dla klienta...

Na tak duży krok w 2009 r. zdecydowała się firma „Świat Alkoholi” specjalizująca się w sprzedaży alkoholi i win z całego świata. W obu firmowych sklepach wdrożyła moduł szybkiej sprzedaży działający w ramach humansoft Corax, kompleksowego programu do obsługi średnich i małych firm. Podstawową zaletą oprogramowania Humansoftu jest to, że tworzy jeden spójny system, oparty na kilkunastu modułach wspomagających funkcjonowanie poszczególnych obszarów działalności niewielkiej firmy. Pełna integracja tych modułów zapewnia szybką wymianę zgromadzonych w systemie informacji – o towarach, cenach czy kontrahentach. Wygodę obsługi zapewnia intuicyjny interfejs użytkownika oraz kompatybilność z szeroką gamą urządzeń zewnętrznych. humansoft Corax współpracuje z drukarkami i kasami fiskalnymi, wagami elektronicznymi, czytnikami kodów kreskowych i kart magnetycznych oraz kolektorami danych – ułatwiając procesy zakupu i sprzedaży towarów. Moduł szybkiej sprzedaży jest bezpłatną opcją, dostępną w pakiecie podstawowym Coraxa.

Funkcja ta pozwala w bardzo prosty sposób obsłużyć końcowego klienta detalicznego. Umożliwia identyfikację towarów za pomocą czytnika kodów kreskowych lub kodów wagowych, dzięki czemu zadaniem kasjera jest jedynie podstawienie produktów pod czytnik. Kasjer może też wyszukiwać artykuły po nazwie, symbolu albo instynktownie. Interfejs jest tak czytelny, że nawet osoby, które nie miały wcześniej kontaktu z komputerem, po krótkim szkoleniu, bez problemów obsługiwały kasę – tłumaczy Zdzisław Skwarna, właściciel Biura Usług Komputerowych KLIK ze Skarżyska-Kamiennej, która wdraża oprogramowanie Humansoftu.

A co jeśli klient zażąda faktury? To w końcu sklep, kolejni klienci czekają. W sprzedaży często liczy się czas wystawienia dokumentu. Ergonomia modułu oprogramowania pozwala na proste tworzenie faktur sprzedaży lub paragonów bezpośrednio z poziomu listy artykułów. Po zaznaczeniu odpowiednich pozycji ekspedient błyskawicznie wystawi fakturę jednym kliknięciem, bez potrzeby otwierania i wypełniania dodatkowego formularza.

Zdecydowanym uproszczeniem procesu sprzedaży jest również zdolność realizacji różnych sposobów płatności. Dzięki modułowi klienci mogą dokonać zapłaty za zakupione produkty zarówno gotówką, kartą, jak i bonami towarowymi. Co ciekawe – system bez problemu jest w stanie przyjąć wszystkie formy płatności jednocześnie. To spore udogodnienie – każdemu zdarzają się sytuacje, w których nie ma wystarczającej ilości gotówki. Dzięki tej funkcji, może podzielić płatność na różne kwoty i różne formy jej realizacji.

Poprzez moduł szybkiej sprzedaży kasjer ma dostęp do stanów magazynowych. Te, dzięki etykietowaniu kodami kreskowymi, są na bieżąco aktualizowane po każdej przeprowadzonej sprzedaży. Bywa, że klient prosi o produkt, który już dostarczono do sklepu, ale nie wprowadzono do systemu i według programu nie ma go na stanie.

Przypadki sprzedaży „na minus” zdarzają się dość często, głównie w sklepach spożywczych, które oferują towar na wagę, czy sprzedają z samego rana świeży chleb prosto z piekarni. Nie ma czasu na natychmiastowe wprowadzanie produktów do systemu, bo trzeba obsłużyć klientów. Moduł szybkiej sprzedaży nie zablokuje transakcji. Przy sprzedaży poniżej stanów magazynowych wystawiany zostaje handlowy dokument rozchodowy, a program rejestruje brak odpowiedniego produktu. Magazynowy dokument rozchodowy powstanie, gdy towar znajdzie się w magazynie. W efekcie eliminowane jest ryzyko utraty potencjalnego klienta, przy zachowaniu porządku księgowego – wyjaśnia Zdzisław Skwarna.

… i dla firmy

Codzienna sprzedaż to też tak popularne w dzisiejszych czasach promocje i rabaty, czy stałe zniżki w programach lojalnościowych. Z jednej strony dla firmy to budowanie trwałych relacji z klientami. Z drugiej nie lada kłopot dla kasjera. I z tym poradzi sobie moduł szybkiej sprzedaży.

W dodatku jest tak skonstruowany, że może każdemu pracownikowi kasy nadać indywidualne uprawnienia, w tym określone kryteria obniżania cen produktów. Wówczas ekspedient udziela rabatu tylko i wyłącznie do określonej w systemie kwoty. To spore zabezpieczeni dla właściciela sklepu przed niekompetentnymi czy nieuczciwymi pracownikami – mówi Zdzisław Skwarna.

Bo nowoczesne oprogramowanie nie tylko ułatwia sprzedaż, ale i wspomaga codzienną działalność małej firmy. W dodatku może być komponowane według jej sprofilowanych potrzeb.

Firma może od razu zdecydować się na zinformatyzowanie całej prowadzonej przez nią działalności i zakupić komplet niezbędnych modułów programu lub nabyć je stopniowo zgodnie z jej bieżącymi potrzebami. W przypadku „Świata Alkoholi” mieliśmy do czynienia z dwoma punktami. Projekt wdrażaliśmy stopniowo. W czerwcu 2009 r. w jeden miesiąc zainstalowaliśmy pełne oprogramowanie w pierwszym sklepie i przeszkoliliśmy pracowników. W tym roku przyszła kolej na drugi sklep. Tam prace zajęły nam dosłownie kilka dni. Powód? Firma postawiła na jedną skonsolidowaną bazę danych i jeden serwer, obsługujące równolegle oba sklepy. Konieczne było tylko skonfigurowanie połączeń internetowych – informuje Zdzisław Skwarna.

Takie rozwiązanie to minimalizacja kosztów, bo nie wymaga zakupu dodatkowych licencji. W dodatku w przypadku sklepów zrzeszonych w sieci ułatwia nadzór nad stanem magazynowym. Gdy przyjdzie klient zainteresowany produktem, którego akurat nie ma na półce w jednym punkcie, wystarczy chwila, by sprawdzić, czy jest dostępny gdzie indziej.

Wprowadzenie komputerowego systemu sprzedaży pozwala nam bezproblemowo nadzorować całą firmę. Zastosowanie kodów kreskowych do identyfikacji towarów ogranicza do minimum pomyłki zarówno przy dostawie jak i podczas sprzedaży towaru. W efekcie tego mamy pełną kontrolę nad stanami magazynowymi, zmienił się też sposób zamawiana towaru – w każdej chwili mamy informacje o dostawcach, ostatnich cenach zakupu czy rotacji towaru. Bardzo istotne jest również szybkie wykonanie inwentaryzacji i rozliczenie magazynu na koniec roku obrachunkowego. Program daje nam możliwość wprowadzenia arkuszy spisu z natury, na bieżąco porównuje stany faktyczne ze stanami ewidencyjnymi i generuje odpowiednie dokumenty magazynowe – mówi Joanna Jakubiak, właścicielka firmy Świat Alkoholi.

Nie trzeba tracić czasu

Zadowolenie klientów i efektywni pracownicy to marzenie każdego właściciela. Czy naprawdę do tego daleka droga? Wdrożenie tak kompleksowego oprogramowania wspierającego sprzedaż i obsługę firmy wcale nie musi pochłaniać wiele czasu. W „Świecie Alkoholi” humansoft Corax z modułem szybkiej sprzedaży wdrażano od podstaw przez miesiąc, w trakcie codziennej pracy sklepu. Pracownicy byli szkoleni na bieżąco, podczas projektu. Najwięcej czasu pochłonęło wprowadzanie danych i stworzenie baz towarów i kontrahentów. W tym przypadku lista produktów obejmowała około 4 tysięcy pozycji. Przy większych sklepach, jak markety spożywcze, gdzie asortyment może sięgać nawet 20 tysięcy produktów – czas wdrożenia odpowiednio się wydłuży. Z doświadczeń Zdzisława Skwarny wynika, że tak rozbudowane projekty trwają średnio dwa miesiące.

Źródło: www.humansoft.pl