Nie od dziś wiadomo, że funkcjonowanie przedsiębiorstwa można ułatwić dzięki automatyzacji poszczególnych etapów zarządzania: od kadr i płac, poprzez księgi handlowe i CRM. W Polsce już od lat istnieją gotowe rozwiązania dla wielu branż, z których chętnie korzystają przede wszystkim duże i średnie przedsiębiorstwa, czyli liderzy sprzedaży i liczący się na rynku dostawcy usług. Bez względu na profil działalności firmy, usprawnienia informatyczne wydają się dzisiaj podstawą jej wydajnego i skutecznego działania. Ciągła potrzeba zwiększania efektywności oraz walki z konkurencją zmusza do coraz szerszego stosowania narzędzi IT.

Przedstawiciele małych przedsiębiorstw do tej pory najmniej inwestowali w narzędzia IT. Wydawało się bowiem, że to przywilej dużych korporacji lub specjalistycznych firm. Jednak dotacje z Unii Europejskiej, rozwój rynku i technologii sprawiają, że mali gracze coraz chętniej wykorzystują dostępne dla nich technologiczne możliwości.

MSP dzięki wspieraniu się profesjonalnymi, przeznaczonymi do konkretnych celów narzędziami technologicznymi mogą skupić się przede wszystkim na realizacji strategicznych założeń firmy. Badania przeprowadzone pod koniec 2010 roku pokazują, że największymi przeszkodami dla małych firm są wysokie podatki, koszty zatrudnienia pracowników oraz niejasne i niespójne przepisy prawne. Specjalistyczne oprogramowanie może okazać się skuteczną receptą na pokonanie tych trudności. Wysokich obciążeń na rzecz Państwa nie da się ominąć, ale program pozwoli samodzielnie wystawić fakturę VAT, automatycznie dokonać stosownych wpisów w Księdze Przychodów i Rozchodów oraz łatwo wystawić deklarację podatkową. Serwis prawny pozwoli na aktualizację i szybką interpretację istotnych dla firmy prawnych niuansów. Co więcej, komputerowe rozwiązania są bardziej opłacalne niż zatrudnienie etatowego pracownika czy zlecenie poszczególnych zadań firmie zewnętrznej, co oczywiście przekłada się na realne oszczędności dla przedsiębiorstwa.

Rynek producentów specjalistycznego oprogramowania dla firm stale ewoluuje. Impulsem do zmian jest przede wszystkim globalizacja i postęp technologiczny. Nie bez znaczenia są również środki z Unii Europejskiej. Dzięki zastrzykowi gotówki w postaci dotacji powstało wiele nowych firm z sektora przemysłu, stawiających przede wszystkim na wysokie technologie oraz szereg dostawców rozmaitych usług. Program Operacyjny Kapitał Ludzki pozwolił m. in. na intensywny rozwój firm szkoleniowych. Rynek szybko wyszedł naprzeciw potrzebom organizatorów szkoleń, działów HR, a także szkół językowych projektując dla nich kompleksowe systemy informatyczne.

Z naszego doświadczenia przy realizacji projektów unijnych wynika, że pewne czynności, takie jak tworzenie dzienników zajęć, zbieranie danych uczestników czy wystawianie certyfikatów ukończenia szkolenia są powtarzalne, dlatego postanowiliśmy przygotować narzędzie, które pomoże je zautomatyzować, a dzięki temu oszczędzić czas organizatorów. Ci, którzy z niego już korzystają potwierdzają, że to, czym zajmowały się dwie osoby przez cały dzień pracy, w naszym systemie zajmuje 2 godziny – mówi Leszek Duda, prezes zarządu firmy L-System produkującej Internetowy System Obsługi Szkoleń YALA.

Pojawiły się także albo zostały udoskonalone programy branżowe adresowane do np. agentów ubezpieczeniowych, informatyków, stowarzyszeń, agencji pracy, a nawet lekarzy. Także modernizacja rolnictwa i leśnictwa wsparta unijnymi środkami spowodowała wzrost zapotrzebowania na kompleksowe rozwiązania umożliwiające zarządzanie nowoczesnym gospodarstwem. Rolnicy mogą korzystać teraz z systemów ułatwiających m. in. rejestrację bydła.

Dostęp do tych wszystkich informacji można mieć bezpośrednio po zalogowaniu się do używanego programu. Często wgląd do danych możliwy jest za pośrednictwem internetu, w takim przypadku nic nie trzeba instalować na komputerze, a bazy dostępne są 24 godziny na dobę. Stacjonarne wersje można za to swobodnie przenosić za pomocą pendrive’a.

Małe przedsiębiorstwa coraz bardziej doceniają możliwości, jakie dają dobrze sprofilowane programy. Ich właściciele świadomi są wiecznej batalii z biurokracją, niezależnie od jej formy. Nieistotne bowiem, czy będą to kartki papieru, teczki i segregatory, czy foldery z plikami w Excelu i Wordzie – obowiązki formalne nie znikną. Skuteczne prowadzenie każdej firmy musi cechować organizacyjne uporządkowanie i sprawność działania. Na szczęście administracyjnym komplikacjom można zaradzić, a tym samym – pokazać klientom, że mają do czynienia z profesjonalnym przedsiębiorstwem, stosującym nowoczesne narzędzia IT.

Źródło: dobocom