Każdy rozległy system informatyczny w fazie utrzymania wymaga zaangażowania i pracy administratorów w instytucji finansowej oraz osób po stronie dostawcy oprogramowania. Trudno bowiem zaprzeczyć faktowi, że w fazie tej poprawiane są zgłaszane błędy, dokonuje się aktualizacji technologicznych, wprowadza się modyfikacje i dostarcza nowe rozszerzenia. Pobierane są również informacje zwrotne, celem monitorowania działania poszczególnych komponentów systemu. Za część tych prac, zwłaszcza konfiguracyjnych i wdrożeniowych odpowiadają administratorzy, którzy dokonują ręcznie podmian wersji systemu na właściwych środowiskach np. środowiska testowe, edukacyjne czy produkcyjne według procedur zdefiniowanych przez dostawcę. Pytanie o koszty podmian w instytucjach finansowych w dużej mierze jest zatem związane z pytaniami:

• na ile można zoptymalizować prace administratorów, poprzez zautomatyzowanie wykonywanych procesów?
• na ile można podnieść jakość pracy (zminimalizować prawdopodobieństwo popełnienia błędu będącego wynikiem czynnika ludzkiego)?
• jak można usprawnić komunikację na linii dostawca - instytucja finansowa?

Idea jest dość prosta. Instytucja finansowa jednorazowo przygotowuje opis swoich środowisk (używając zmiennych i według przyjętego standardu), na których jest zainstalowany system informatyczny. Dostawca natomiast poruszając się już na poziomie tych zmiennych przygotowuje proces podmiany za pomocą wizualnego narzędzia do modelowania. Administrator po stronie instytucji finansowej wczytuje plik z definicją procesu podmiany, paczkę z podmianą, a resztę załatwia już narzędzie, pozostawiając administratorowi możliwość monitorowania procesu oraz ingerowania, jeśli nastąpi taka konieczność.

Korzyści tak naprawdę jest wiele. Po pierwsze aktualizacja rozległego systemu informatycznego może odbywać się w „tle”. Administrator nie musi wykonywać ręcznie podmiany, robi to za niego narzędzie. Może on w tym czasie zająć się swoimi, innymi zadaniami. Proces aktualizacji jest dodatkowo zrównoleglony, zatem sama podmiana jest znacznie szybsza i czas niedostępności systemu informatycznego jest krótszy. Poprzez zastosowanie automatyzacji eliminuje się też typowe ludzkie błędy, których późniejsza diagnoza może być długotrwała i może okazać się kosztowna. Zastosowanie narzędzia dodatkowo narzuca standardy, wymusza aktualizowanie i utrzymanie świeżych informacji o środowiskach systemu, a więc na bieżąco jest gromadzona aktualna wiedza o konfiguracji systemu. Używając narzędzia zawsze można sprawdzić, kto i kiedy dokonał zmian, a także poznać ich szczegóły. Dodatkowo może być o tym fakcie informowany dostawca, a zatem poprawia się też komunikacja na linii instytucja finansowa - dostawca. Zaletą jest również fakt, że odkąd zaczyna się stosować takie rozwiązanie, podmiany może dokonać dowolny administrator, nie tylko ten z kompetencjami w ramach danego systemu informatycznego. Warunkiem jest jedynie aktualność opisu środowiska. Jednak tutaj można przyjąć, że te dane często się nie zmieniają.

Narzędzie jest proste i intuicyjne w wykorzystaniu. Po uruchomieniu aktualizacji systemu informatycznego, administrator może monitorować postęp procesu podmiany obserwując czynności, które są aktualnie wykonywane, często równolegle. Czasami może zaistnieć potrzeba wycofania (rollback) pojedynczego kroku, bądź całej podmiany. Narzędzia tej klasy dostarcza taką funkcjonalność. Dla specyficznych systemów informatycznych, zdarza się, że pojedynczy krok np. ze względów bezpieczeństwa, musi zostać wykonany ręcznie przez administratora. Wtedy w tym zakresie pojawia się praca ręczna.

Najlepiej stosować je do dużych, systemów informatycznych o złożonej architekturze fizycznej, gdzie poszczególne komponenty są instalowane na kilku czy kilkunastu serwerach. Z doświadczenia jednak obserwujemy, że równie dobrze, narzędzie można zastosować dla mniejszych rozwiązań informatycznych. Zmniejszenie kosztów pracowniczych jest wtedy trochę mniej zauważalne, ale pozostają inne zalety, jak poprawa jakości podmian czy ustandaryzowanie procesu. Firma VSoft wykorzystuje autorskie narzędzie VSoft Deployer, które automatyzuje proces podmian w pełni. Obecnie wprowadzamy je jako standard do aktualizacji systemów informatycznych naszych klientów. Z powodzeniem narzędzie to funkcjonuje już dla jednego z większych banków, gdzie jest używane dla podmian kilkunastu systemów informatycznych, na różnych środowiskach w tym na środowiskach produkcyjnych systemów o wysokiej dostępności.