Przetarg wysokich kosztów

Analiza Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) z ostatnich dwóch lat wskazuje rażące przypadki niegospodarności samorządów. Zakup drogiego sprzętu serwerowego na własność, zbędnych licencji na oprogramowanie systemowe, a także powtarzająca się w wielu miastach budowa podobnych „autorskich” aplikacji i platform edukacyjnych to najczęściej popełniane błędy. W tym roku w Nowym Sączu na takie działanie miasto wyda niemal 900 tysięcy PLN. W 2011 roku Urząd Miejski w Koszalinie za dostawę sprzętu komputerowego z oprogramowaniem oraz serwerem zapłacił ponad pół miliona PLN. Rok wcześniej samorządowcy z Oleśnicy na podobną „informatyzację” placówek oświatowych przeznaczyli ponad 3 mln PLN. Rekord należy jednak do Urzędu Miasta w Gdyni, który w kwietniu bieżącego roku rozpisał przetarg na dostawę i instalację sprzętu komputerowego dla 52 placówek edukacyjnych w ramach projektu „Rozwój elektronicznych usług publicznych w Gdyni” mającego służyć uruchomieniu elektronicznego dziennika ucznia w gdyńskich szkołach. Wygrała oferta z rekordową ceną 6,5 mln PLN.

Tymczasem eksperci nowych technologii na rynku edukacyjnym zgodnie twierdzą, że wszystkie te projekty to urzędowy twór, który zarówno dla szkół, jak i samorządów oznacza jedno – finansową katastrofę w kolejnych latach. Dlaczego? Urzędnicy nadal nie posiadają odpowiednich kompetencji, by właściwie planować zamówienia na rozwiązania IT dla oświaty. Kupują rozwiązania na własność nie uwzględniając długofalowych czynników kosztowych. W rezultacie w szkołach wdrażane są drogie technologie, które trzeba utrzymać przez kolejne lata, by spełnić wymogi projektu unijnego. Eksperci w dziedzinie edukacji i IT alarmują, by szukać prostszych i tańszych rozwiązań w postaci kupowania usług, z możliwością migracji pomiędzy dostawcami oraz nieustannego podnoszenia jakości i konkurencyjności użytkowanych rozwiązań. Utrzymanie wdrożonej infrastruktury informatycznej po wygaśnięciu na przykład finansowania ze środków unijnych (najczęściej po 2-5 latach) to ogromne koszty. Dostawcy komercyjni tylko na to czekają i oferują placówkom doradztwo w projektach. Szkoły i urzędy muszą wtedy same zapłacić za utrzymanie i serwisowanie serwerów czy przedłużenie licencji na oprogramowanie systemowe, na którym pracują. A można taniej, lepiej i bez „kupowania” sobie problemów na przyszłość.

Tabela 1: Zestawienie wybranych przetargów na rozwiązania IT dla placówek oświatowych na przestrzeni 2 lat (wartości brutto podane w przybliżeniu w walucie polskiej)



Źródło: Opracowanie własne na podstawie wybranych projektów zamówień publicznych 2010-2012

Inwestycje w chmurze

Specjaliści przyznają, że tego typu projekty, o ile pozwolą na to zapisy SIWZ-ów, mogą być wykonane za 50%, a niekiedy nawet za 30% tej ceny z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, bez potrzeby trzymania serwerów w szafie. Rozwiązaniem są systemy webowe oparte na idei Cloud Computingu, czyli chmurze polegającej na udostępnianiu użytkownikowi oprogramowania za pośrednictwem Internetu, ale utrzymywanym i serwisowanym na serwerach dostawcy usługi, a nie użytkownika. Innymi słowy systemy te są sprzedawane placówkom w formie usługi, a nie dostawy, dzięki czemu parametry jakościowe można z góry określić, bez potrzeby zagłębiania się w technologiczne uwarunkowania usługi. Tym samym szkoła czy samorząd nie muszą utrzymywać własnej kosztownej infrastruktury i dbać o jej dostępność. Do połączenia się ze środowiskiem chmury wystarczy przeglądarka internetowa w dowolnym komputerze bądź urządzeniu mobilnym. Dzięki temu dziesięć miast może być obsługiwanych przez jeden sprzęt, a komputery w szkole mogą pracować pod kontrolą bezpłatnego oprogramowania open source co generuje kolejne oszczędności. Różnice w kosztach dobierania różnych architektur informatycznych do realizacji projektów są ogromne – od kilkudziesięciu tysięcy po setki, a nawet miliony złotych.

Poniższa symulacja przedstawia porównanie kosztów wdrożenia i utrzymania infrastruktury serwerowej na własność, która generuje konieczność dodatkowych płatności (licencje, serwisowanie, etaty dla administratorów) z outsourcingiem rozwiązań, gdzie samorząd zamawia usługę o określonych parametrach, a nie dostawę. Analiza ta wyraźnie pokazuje skalę oszczędności. Efekt? Milionowe różnice w kosztach zależne tylko od doboru właściwego rozwiązania IT dla szkół.

Rysunek 1: Porównanie kosztów wdrożenia różnych rozwiązań dla szkół



Źródło: Opracowanie własne na podstawie funkcjonujących obecnie kosztów wdrożenia systemu dziennika elektronicznego

Inwestować, ale mądrze

Świat technologii i edukacji odchodzi od konstrukcji rozwiązań IT zakładających budowę własnej infrastruktury. To już technologiczny relikt. Kluczem do sprawnej i efektywnej informatyzacji edukacji jest otwarcie się urzędników na nowe konstrukcje projektów unijnych, wykorzystujące zakup usług edukacyjnych. Dobrą praktyką w tym kontekście może pochwalić się na przykład Łódź czy Warszawa, gdzie usługi zamawiane są przez same szkoły w zależności od ich potrzeb i możliwości. Dobrym przykładem jest również Sopot, gdzie placówki oświatowe od kilku lat z powodzeniem działają w modelu chmury.

Pozostaje postawić pytanie, czy polskie jednostki samorządu terytorialnego, odpowiedzialne za jakość i kształt składanych wniosków o dofinansowanie oraz planowanie budżetu gmin i powiatów, są otwarte na naśladowanie dobrych wzorców oraz edukację w zakresie optymalnego lokowania środków w rozwiązania IT? Czy urzędnicy i pracownicy polskiej oświaty, dostrzegający potrzebę informatyzacji szkoły i zmiany tradycyjnego miejsca nauki w „cyfrową szkołę”, sami nauczą się, jak profesjonalnie korzystać z dostępnych na rynku edukacyjnym narzędzi i rozwiązań IT? Na pewno będzie im łatwiej, jeżeli także otworzą się na nowe technologie, a o budżecie oświaty zaczną myśleć jak o budżecie dobrze zarządzanego przedsiębiorstwa, w którym decyzje podejmuje się na podstawie szczegółowych analiz kosztowych wybiegających co najmniej na kilka lat w przyszłość.